15 เคล็ดลับการจัดระเบียบที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรสำนักงานและการทำงานให้สำเร็จมากขึ้น

คุณอาจคิดว่าคุณไม่มีเวลาสำหรับองค์กรในสำนักงาน แต่ถ้าคุณรู้จริง ๆ ว่าความโกลาหลนั้นต้องเสียคุณไปนานเพียงใด คุณควรพิจารณาใหม่

การจัดเรียงและเคลื่อนย้ายกองบางครั้งไม่นับรวม ไม่ล้างโต๊ะทำงานของคุณหากคุณกวาดสิ่งสกปรกลงในถังขยะหรือลิ้นชักโต๊ะ

พื้นที่สำนักงานที่ค่อนข้างเรียบร้อยและเป็นระเบียบจะช่วยให้ได้ผลผลิตที่สูงขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

การจัดระเบียบสำนักงานของคุณไม่ต้องใช้เวลาหลายวัน สามารถทำได้ทีละน้อย อันที่จริง การรักษาสำนักงานที่เป็นระเบียบจะมีประสิทธิภาพมากกว่าถ้าคุณปฏิบัติต่อมันเหมือนเป็นโครงการที่ดำเนินอยู่ แทนที่จะเป็นการจู่โจมครั้งใหญ่

ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น เคล็ดลับการจัดระเบียบต่อไปนี้จะช่วยคุณเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้เป็นพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ

1. ล้างสำนักงานของคุณ

ขจัดความยุ่งเหยิง ว่างเปล่า ฉีก กำจัดทุกสิ่งที่คุณไม่ต้องการหรือต้องการ มองไปรอบ ๆ. อะไรที่คุณไม่ได้ใช้ในขณะที่?

ใช้เวลาหนึ่งพื้นที่ในแต่ละครั้ง หากไม่ได้ผล ให้ส่งไปซ่อมหรือโยนทิ้ง หากคุณไม่ได้ใช้งานมาหลายเดือนแล้วและนึกไม่ออกว่าจำเป็นต้องใช้จริงๆ เมื่อใด ก็เลิกใช้ไปเลย นี้ไปสำหรับเฟอร์นิเจอร์, อุปกรณ์, วัสดุสิ้นเปลือง, ฯลฯ.โฆษณา

อย่าลืมเกี่ยวกับของจุกจิก ต้นไม้ (ของจริงหรือของเทียม) และของตกแต่งต่างๆ หากฝุ่นปกคลุมและทำให้สำนักงานของคุณดูโทรม แสดงว่าเป็นเกมที่ยุติธรรม

2. รวบรวมและแจกจ่าย

รวบรวมทุกรายการที่ไม่ใช่ที่ที่มันอยู่และวางไว้ในที่ที่มันอยู่

3. จัดตั้งเขตงาน

ตัดสินใจเลือกประเภทของกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละพื้นที่ในสำนักงานของคุณ คุณอาจจะมีพื้นที่ทำงานหลัก (ส่วนใหญ่เป็นโต๊ะทำงานของคุณ) พื้นที่อ้างอิง (ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง เครื่องผูก) และพื้นที่จัดหา (ตู้เสื้อผ้า ชั้นวางหรือลิ้นชัก)

วางอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่เหมาะสมให้อยู่ในพื้นที่ที่เหมาะสมให้มากที่สุด

4. ระยะใกล้

จัดตำแหน่งอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณใช้มากที่สุดให้อยู่ในมือ สิ่งที่คุณไม่ค่อยได้ใช้สามารถจัดเก็บหรือเก็บไว้ได้

5. รับผู้ติดฉลากที่ดี

เลือกเครื่องทำฉลากที่ใช้งานง่าย ใช้เวลาในการติดฉลากชั้นวาง ถังขยะ ตะกร้า ลิ้นชัก ไม่เพียงแต่จะเตือนคุณว่าสิ่งของไปไหน แต่ยังช่วยผู้อื่นที่อาจจำเป็นต้องค้นหา ใช้ หรือเก็บสิ่งของใดๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณ

6. แก้ไขระบบการจัดเก็บของคุณ

ในขณะที่เราก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มที่ ความต้องการจัดเก็บไฟล์กระดาษก็ลดลงโฆษณา

ร้านค้าของคุณทำอะไรได้บ้างแบบดิจิทัล? คุณกำลังทำซ้ำไฟล์? คุณอาจสามารถลบไฟล์และโฟลเดอร์บางส่วนที่คุณเคยใช้ในอดีตได้ หากคุณกำลังจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังสำรองข้อมูลเป็นประจำ

ต่อไปนี้คือแนวคิดการจัดเก็บบางส่วนสำหรับการสร้างระบบการจัดเก็บที่ราบรื่น:

สร้างโฟลเดอร์การประชุม – ใส่รายการที่จะพูดคุยในนั้นพร้อมกับรายการที่ต้องส่งรายงานที่ต้องได้รับ ฯลฯ จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมและช่วยให้คุณไม่ต้องเครียดแม้การประชุมจะเลื่อนขึ้น .
สร้างโฟลเดอร์ WOR – เอกสารรกๆ ของเราจำนวนมากเป็นสิ่งที่ถูกระงับไว้จนกว่าคนอื่นจะตอบหรือทำอะไร รวบรวมไว้ในโฟลเดอร์ WOR (กำลังรอการตอบกลับ) ตรวจสอบทุกสองสามวันสำหรับการดำเนินการที่ค้างอยู่ซึ่งคุณอาจต้องติดตาม
กล่องเก็บของ – ใช้กล่องเก็บของราคาถูกเพื่อเก็บไฟล์ที่เก็บถาวรและนำออกจากพื้นที่ไฟล์ปัจจุบันของคุณ
กล่องนิตยสาร – ใช้กล่องนิตยสารหรือที่ยึดนิตยสารเพื่อจัดเก็บนิตยสารและแค็ตตาล็อกที่คุณต้องการจัดเก็บจริงๆ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำเป็นต้องใช้จริงๆ เพื่อการอ้างอิงหรือค้นคว้า มิฉะนั้น รีไซเคิล หรือแจกให้ผู้อื่น
กำลังอ่านโฟลเดอร์ – กำหนดไฟล์สำหรับพิมพ์บทความและเอกสารที่คุณต้องการอ่านที่ไม่เร่งด่วน
ไฟล์เก็บถาวร – เมื่อโปรเจ็กต์เสร็จสิ้น ให้รวบรวมวัสดุทั้งหมดเข้าด้วยกันแล้วจัดเก็บออกไป เก็บโฟลเดอร์การทำงานของคุณสำหรับโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
ไฟล์รายสัปดาห์ - อย่าปล่อยให้การยื่นของคุณกองพะเนินเทินทึก ใส่เอกสารของคุณในโฟลเดอร์ To File และจัดเก็บทุกอย่างสัปดาห์ละครั้ง

เรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณที่นี่: วิธีจัดระเบียบไฟล์เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

7. เคลียร์โต๊ะทำงานของคุณ

นำทุกอย่างออก ทำความสะอาดอย่างทั่วถึง และใส่กลับเฉพาะของที่จำเป็นต่อการใช้ชีวิตประจำวันเท่านั้น

หากคุณมีปัญหาในการจัดระเบียบสิ่งของ สูตร Declutter สูตรนี้ จะช่วยให้คุณทิ้งของโดยไม่เสียใจในภายหลัง

8. จัดระเบียบเดสก์ท็อปของคุณ

เมื่อคุณปรับปรุงเดสก์ท็อปของคุณแล้ว คุณควรจัดระเบียบเดสก์ท็อป

ใช้ตัวจัดระเบียบเดสก์ท็อปหรือคอนเทนเนอร์เพื่อจัดระเบียบสิ่งของบนโต๊ะทำงานของคุณ ใช้ถาดใส่กระดาษ ภาชนะใส่ของชิ้นเล็กโฆษณา

อย่าลืมเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณ! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์หรือรูปภาพทั้งหมดอยู่ในโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบ ฉันแนะนำให้คุณล้างเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ทุกวันก่อนออกจากงาน

9. จัดระเบียบลิ้นชักของคุณ

วางสิ่งของที่ใช้ร่วมกันในพื้นที่ลิ้นชักเดียวกัน แสตมป์พร้อมซองจดหมาย แผ่นแปะพร้อมสมุดจด ฯลฯ

ใช้ตัวจัดระเบียบลิ้นชักสำหรับของชิ้นเล็กๆ เช่น คลิปหนีบกระดาษ ตะปู ฯลฯ ใช้ลิ้นชักแยกต่างหากสำหรับของใช้ส่วนตัว

10. แยกกล่องจดหมาย

หากคุณทำงานกับผู้อื่นเป็นประจำ ให้สร้างโฟลเดอร์ ถาด หรือกล่องจดหมายสำหรับแต่ละบุคคล

11. ล้างกองของคุณ

หวังว่าสำนักงานใหม่ของคุณจะไม่สร้างกองกระดาษอีกต่อไป แต่คุณยังคงต้องคัดแยกของเก่า

ผ่านกอง (ทีละน้อยถ้าจำเป็น) และวางไว้ในที่ที่เหมาะสมหรือทิ้ง

12. เรียงลำดับเมล

อย่าเพิ่งติดจดหมายในกองเพื่อจัดเรียงหรือยิงปืนและนำชิ้นส่วนที่คุณต้องการออกตอนนี้ จัดเรียงทันทีที่คุณได้รับ – เพื่อดำเนินการ อ่าน ยื่นเอกสาร มอบหมายหรือส่งต่อ .โฆษณา