5 เทคนิคในการจัดการกับตารางงานที่ยุ่ง (และสร้างเวลาให้มากขึ้น)

ตารางงานที่ยุ่งไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับผู้ที่ทำงานเต็มเวลาในสำนักงาน มากเสียจนคำว่า ฉันเกลียดการทำงาน อาจเป็นเรื่องธรรมดาที่วนเวียนอยู่ในหัวคุณ ถ้าคุณพบว่างานนั้นกินชีวิตของคุณ และคุณไม่มีเวลาทำอย่างอื่น

แต่ถ้าฉันบอกคุณว่ามีวิธีหาเวลามากขึ้นล่ะ?

คนทำงานยุคใหม่อาศัยอยู่ในโลกที่มีงานยุ่งอยู่บนแท่น มีความเข้าใจผิดกันทั่วไปว่ายิ่งคุณยอมรับงานมากเท่าไหร่และงานของคุณยิ่งยุ่งมากเท่าไหร่ งานนั้นก็จะยิ่งแสดงให้เจ้านายและเพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุณเป็นคนงานที่ทุ่มเทมากเพียงใด

อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่ มันเป็นเพียงความเข้าใจผิด เพียงเพราะตารางงานของคุณยุ่ง ไม่ได้แปลว่าคุณกำลังมีประสิทธิผลเสมอไป . และคุณนำคุณค่ามามากแค่ไหนหากคุณไม่ได้ผลิตผล?

การรู้ความแตกต่างระหว่างงานยุ่งและผลิตภาพเป็นพื้นฐานของความสามารถในการจัดการกับตารางงานที่ยุ่งของคุณเพื่อสร้างเวลาให้มากขึ้น

ในขณะที่มีงานยุ่งหมายถึงมีมากในจานของคุณ มีประสิทธิผล หมายถึงการบรรลุผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพในเวลาที่น้อยที่สุด อย่างหลังสามารถทำให้คุณมีโอกาสมากขึ้นที่จะเพลิดเพลินได้อย่างอิสระ

การมีตารางงานที่ยุ่งไม่เพียงแต่ทำให้คุณรู้สึกหนักใจและเครียด แต่ยังทำให้คุณรู้สึกพ่ายแพ้และไม่มีแรงจูงใจที่จะดำเนินการและทำงานให้เสร็จลุล่วงอย่างสุดความสามารถโฆษณา

แม้ว่าพวกคุณส่วนใหญ่อาจไม่สามารถควบคุมจำนวนงานที่มอบหมายให้กับคุณได้ แต่ก็มีวิธีที่สามารถช่วยคุณจัดการงานเหล่านั้นได้ เพื่อไม่ให้คุณใช้เวลาทั้งหมดไปยุ่งกับงานเหล่านั้น

การสร้างเวลามากขึ้นไม่จำเป็นต้องมีมารวิเศษหรือไทม์แมชชีน มันง่ายกว่านั้น สิ่งที่คุณต้องมีคือเทคนิคที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ แทนที่จะต้องทำงานหนักและท่วมท้น คุณสามารถจัดตารางเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิผล

นอกเหนือจากเทคนิคด้านล่าง Lifehack ยังมีให้คุณ คู่มือ 4 ขั้นตอนเพื่อสร้างเวลาว่างให้มากขึ้นจากตารางงานที่ยุ่ง . เป็นคู่มือฟรีที่จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของความต้องการในชีวิตประจำวันและหยุดยุ่งเกินไป!รับคู่มือฟรี.

ตอนนี้ มาดู 5 เทคนิคในการจัดการกับตารางงานที่ยุ่ง

1. จัดลำดับความสำคัญ

หากคุณยังไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงาน แสดงว่าคุณกำลังทำผิดทั้งหมด!

การจัดลำดับความสำคัญของงานตามกำหนดเวลาเป็นวิธีที่ดีในการแก้ไขปัญหา เนื่องจากเป็นการเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องทำก่อน และการรู้ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณจัดการเวลาและมั่นใจได้ว่าคุณจะทำตามกำหนดเวลาทั้งหมด

วิธีการจัดลำดับความสำคัญที่คุณสามารถลองได้คือ กินกบ . วิธีการประกาศเกียรติคุณอย่างแพร่หลายโดย Brian Tracy ในหนังสือของเขา กินกบตัวนั้นซะ! 21 วิธีที่ยอดเยี่ยมในการหยุดผัดวันประกันพรุ่งและทำงานให้เสร็จในเวลาที่น้อยลง คุณไม่จำเป็นต้องกินสัตว์ครึ่งบกครึ่งน้ำ แต่เป็นการกระตุ้นให้คุณจัดการกับงานที่ใหญ่ที่สุดของคุณก่อนโฆษณา

แนวคิดเบื้องหลังคือ เมื่อคุณได้งานที่ใหญ่ที่สุดออกไปแล้ว ความรู้สึกของความสำเร็จจะยิ่งใหญ่มากจนคุณจะถูกกระตุ้นให้ทำงานที่เหลือให้เสร็จในวันนั้นโดยไม่มีปัญหาใดๆ ทำให้เกิดเอฟเฟกต์โดมิโน .

2. อย่าหักโหมจนเกินไป

หากคุณเป็นคนที่ตอบตกลงกับทุกๆ คำขอที่ส่งถึงคุณ ก็ไม่น่าแปลกใจที่คุณจะมีตารางงานที่ยุ่ง การค้นหาตัวเองทำงานและภาระผูกพันมากกว่าที่คุณจะทำได้อาจทำให้คุณรู้สึกว่าฉันเกลียดการทำงาน

แม้ว่าการปฏิเสธอาจไม่เป็นธรรมชาติสำหรับบางคน แต่เป็นทักษะที่ควรได้รับการพัฒนาหากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานภายในขอบเขตของคุณ การทุ่มเทกับสิ่งต่างๆ มากเกินไปอาจทำให้คุณผอมลงและทำให้เกิดแรงกดดันและความเครียดเพิ่มขึ้น

คุณอาจพบว่ามันยากที่จะปฏิเสธเจ้านายของคุณ แต่เชื่อฉันเถอะ การไม่พูดในตอนแรกจะทำให้พวกเขาผิดหวังน้อยกว่าถ้าคุณทำอะไรบางอย่างและไม่ส่งมันให้เต็มศักยภาพ

แม้ว่าการปฏิเสธงานและภาระผูกพันจะทำให้คุณมีเวลามากขึ้น แต่ก็ควรจำไว้เสมอว่าก่อนที่คุณจะปฏิเสธทุกคำขอโดยอัตโนมัติ คุณควรประเมินสิ่งที่ถูกถามจากคุณก่อน คุณไม่มีทางรู้ อาจมีบางสิ่งที่ไม่ใช้เวลามากเกินไปที่จะคุ้มค่ากับเวลาของคุณ

เรียนรู้คำแนะนำของ Leo Babauta เกี่ยวกับ ศิลปะอ่อนโยนของการปฏิเสธ Say .

3. จัดระเบียบไว้

การวางแผน การประสานงาน และการมีระบบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการตารางงานที่ยุ่งอย่างมีประสิทธิผลโฆษณา

แน่นอนว่าวิธีการจัดระเบียบของคุณนั้นขึ้นอยู่กับคุณ ไม่ว่าจะหมายถึงการใช้ระบบการจัดการงานทั้งหมดหรือรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันง่ายๆ ที่เขียนลงบนกระดาษ การแสดงภาพตารางเวลาของคุณจะช่วยให้คุณมีระเบียบและอยู่เหนือสิ่งอื่นใด

นอกจากนี้ยังสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ลืมงานสำคัญ การหมกมุ่นอยู่กับตารางงานที่ยุ่งอาจหมายความว่าคุณอาจมองข้ามสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับความประหลาดใจที่ไม่คาดคิดหรือการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเพื่อไม่ให้เวิร์กโฟลว์ของคุณช้าลง

จำไว้ว่าสิ่งที่อาจใช้ได้ผลสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ เพียงเพราะว่าคุณไม่มีระบบการจัดกำหนดการที่ล้ำสมัยและทันสมัย ไม่ได้ทำให้วิธีการจัดระเบียบของคุณถูกต้องน้อยลง

4. ผู้แทน

หากคุณมีความสามารถในการทำเช่นนั้น การมอบหมายงานก็เป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดการกำหนดการที่ยุ่งวุ่นวาย รู้วิธี มอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นทักษะที่จำเป็นที่ทุกคนในตำแหน่งผู้นำควรมี ไม่เพียงแต่จะช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณมีเวลามากขึ้นด้วยเพื่อให้คุณได้ใช้เวลาไปกับสิ่งที่คุณชอบ

การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพมากกว่าการตะโกนสั่ง ตัวอย่างเช่น คุณต้องระบุประเภทของทักษะที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ จากนั้นจึงตัดสินใจว่าใครจะทำได้ดีที่สุด สิ่งนี้ต้องการให้คุณรู้จักพนักงานและ/หรือเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าคุณให้คำแนะนำที่ชัดเจน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำงานซ้ำ เนื่องจากไม่ได้ทำอย่างถูกต้องในครั้งแรก

การมอบหมายงานไม่เพียงแต่ให้ประโยชน์กับคุณเท่านั้น สามารถช่วยให้ผู้อื่นได้รับทักษะใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในอนาคต แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มมอบหมาย ให้มองหาเสมอว่ามีงานใดบ้างที่คุณสามารถกำจัดทิ้งได้หมด มันไม่มีประโยชน์ที่จะให้ความรับผิดชอบกับคนอื่น ถ้ามันไม่จำเป็นต้องทำตั้งแต่แรกจริงๆ คุณต้องการสร้างเวลาให้กับทุกคนในบริษัทมากขึ้น ไม่ใช่แค่เพื่อตัวคุณเอง!

5. หยุดพัก

อันตรายจากตารางงานที่ยุ่งคืออาจทำให้เครียด อ่อนเพลีย และผลิตภาพลดลง ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวมช่วงพักไว้ในตารางเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหมายถึงคนที่ทำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะใช้ชีวิตอยู่ประจำโฆษณา

การหยุดพักเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ ความเครียดและความเหนื่อยล้ามากเกินไปอาจนำไปสู่ปัญหาสุขภาพที่ร้ายแรง เช่น ความทุกข์ทรมานจากภาวะหมดไฟในการทำงาน^[1]ซึ่งขณะนี้ได้รับการยอมรับว่าเป็นอาการที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งเกิดขึ้นภายในสถานที่ทำงานเท่านั้น

ประโยชน์ของการหยุดพักเป็นประจำในขณะที่คุณทำงานคือ แม้ว่าดูเหมือนว่าคุณกำลังต่อต้านการพยายามสร้างเวลาให้มากขึ้น โดยการรักษาสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ คุณกำลังเพิ่มระดับพลังงานและผลผลิตของคุณจริงๆ

ใช้เวลาเพียง 30 วินาทีไมโครเบรกเพื่อเพิ่มความคมชัดของจิตใจขึ้น 13%! นอกจากนี้ คุณยังลดโอกาสในการติดโรคที่อาจส่งผลให้ต้องออกจากสำนักงานเป็นจำนวนมาก

บรรทัดล่าง

การมีตารางงานที่ยุ่งอาจทำให้งานยุ่งและลืมเรื่องอื่นๆ ในชีวิตได้ง่าย ในที่ที่ความยุ่งวุ่นวายหมายถึงปริมาณของสิ่งต่างๆ ที่คุณมี ประสิทธิภาพการทำงานนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการกับงานได้ดีเพียงใด เพื่อให้คุณประสบความสำเร็จได้มากที่สุดในเวลาอันสั้นที่สุด

ด้วยการใช้เทคนิคทั้ง 5 ข้างต้น คุณสามารถจัดการตารางเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณยังเข้าใกล้การขจัดความคิดที่ว่า ฉันเกลียดการทำงานให้หมดไปจากใจคุณอีกก้าวหนึ่ง เพราะคุณจะสังเกตเห็นว่าตารางงานของคุณว่างขึ้น

คุณจะสามารถใช้เวลาที่สร้างขึ้นกับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณมากที่สุด