เราทุกคนต่างมีวันที่ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จลุล่วงไปไม่ได้ ด้วยความเย้ายวนใจของโซเชียลมีเดีย เกมบนมือถือ และอินเทอร์เน็ตโดยทั่วไป—ไม่ต้องพูดถึงความพลุกพล่านของผู้คนในสำนักงาน—เป็นเรื่องง่ายที่จะตกเป็นเหยื่อของสิ่งรบกวนและสิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงาน

แล้วเราจะทำอะไรกับมันได้บ้าง? ทำงานอย่างไรให้ได้ผล?

แม้ว่าเราจะไม่มีระบบป้องกันการเข้าใจผิดที่สามารถขจัดสิ่งรบกวนและการเบี่ยงเบนความสนใจได้ แต่เราก็มีกฎพื้นฐาน 9 ข้อที่สามารถนำมาใช้เพื่อช่วยเพิ่มระดับการผลิตของคุณ

อ่านต่อเพื่อดูเคล็ดลับเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของเรา

สารบัญ

1. การมีประสิทธิผลหมายความว่าอย่างไร
2. 9 กฎพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิผล
3. บรรทัดล่าง
4. เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต

การมีประสิทธิผลหมายความว่าอย่างไร

ทำงานอย่างไรให้ได้ผล? เป็นคำถามเก่าแก่ที่รบกวนพนักงานและนายจ้างทั่วโลก ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหนและทำอะไร ทุกคนมักจะมองหาวิธีใหม่ๆ เพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

แต่การทำงานอย่างมีประสิทธิผลก่อให้เกิดอะไร?

การทำงานให้เสร็จในรายการของคุณหรือทำงานเป็นเวลานานขึ้นไม่ได้หมายความว่าคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นเสมอไป นั่นหมายถึงว่าคุณยุ่งมากกว่า และไม่ควรสับสนระหว่างผลิตภาพกับงานยุ่ง

ผลผลิตหมายถึงการบรรลุผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพในระยะเวลาอันสั้นที่สุด ทำให้คุณมีเวลาเพลิดเพลินได้อย่างอิสระมากขึ้น

มันเกี่ยวข้องกับการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่หนักขึ้น หมายถึงการปรับแต่งกระบวนการ เร่งเวิร์กโฟลว์ และลดโอกาสในการหยุดชะงัก

ประสิทธิภาพการทำงานทำได้ดีที่สุดเมื่อพิจารณาจากวิธีการทำงานในปัจจุบันของคุณ ระบุปัญหาคอขวด ข้อบกพร่อง และอุปสรรค จากนั้นจึงหาวิธีปรับปรุง

9 กฎพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิผล

1. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันสามารถให้ความรู้สึกว่าสามารถทำงานหลายอย่างให้สำเร็จได้ในขณะที่คุณทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริงโฆษณา

การวิจัยพบว่าการพยายามทำหลายๆ อย่างพร้อมๆ กันต้องเสียประสิทธิภาพ และการเปลี่ยนไปมาระหว่างงานอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายถึง 40 เปอร์เซ็นต์ของเวลา^[1]นั่นเป็นเพราะการโฟกัสและสมาธิของคุณถูกขัดขวางอย่างต่อเนื่องเนื่องจากต้องสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ

หากคุณมีงานมากมายบนจานของคุณ กำหนดลำดับความสำคัญของคุณ และจัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับแต่ละงาน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำงานเร่งด่วนก่อนและมีเวลาเพียงพอสำหรับทำงานที่เหลือให้เสร็จ

2. ปิดการแจ้งเตือน

จากผลสำรวจของ Gallup พบว่าเจ้าของสมาร์ทโฟนในสหรัฐฯ มากกว่า 50% ยอมรับว่าตรวจสอบโทรศัพท์ 2-3 ครั้งต่อชั่วโมง^[สอง]

การปิดโทรศัพท์—หรืออย่างน้อยก็การแจ้งเตือน—ในช่วงเวลาทำงานเป็นวิธีที่ดีในการป้องกันไม่ให้คุณตรวจสอบโทรศัพท์ตลอดเวลา

เช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงโซเชียลมีเดียบนเดสก์ท็อปที่ทำงานของคุณ ให้ปิดการแจ้งเตือนที่นั่น

เคล็ดลับที่ดีอีกประการหนึ่งคือการออกจากระบบบัญชีโซเชียลมีเดียของคุณ ดังนั้น เมื่อคุณรู้สึกอยากที่จะตรวจสอบ คุณอาจถูกโยกเยกเพราะเข้าถึงเพจของคุณไม่ง่ายนัก

3. จัดการการหยุดชะงัก

มีการหยุดชะงักบางอย่างในสำนักงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น ผู้จัดการของคุณเรียกประชุมด่วน หรือเพื่อนร่วมงานของคุณขอความช่วยเหลือ ในการจัดการกับสิ่งนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือการรู้วิธีจัดการกับการหยุดชะงักอย่างมืออาชีพ

เป็นเชิงรุกและแจ้งให้ผู้คนรอบตัวคุณทราบถึงความต้องการของคุณที่จะมุ่งเน้น เปิดสถานะของคุณเป็นไม่ว่าง/ไม่พร้อมใช้งานบนแอปแชทที่ทำงานของคุณ

หากคุณถึงกำหนดส่ง ให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าคุณจำเป็นต้องมีสมาธิและจะยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะไม่ถูกขัดจังหวะ หรือแม้แต่ทำงานจากที่บ้านหากนั่นเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับคุณ

ด้วยการคาดการณ์และมีแผนในการจัดการ สิ่งนี้จะลดโอกาสที่คุณจะได้รับผลกระทบจากการหยุดชะงักลง

4. กินกบ

Mark Twain เคยกล่าวไว้ว่า:โฆษณา

ถ้ามันเป็นหน้าที่ของคุณที่จะกินกบ ควรทำอย่างแรกในตอนเช้า และถ้าเป็นงานของคุณที่จะกินกบสองตัว ทางที่ดีที่สุดคือกินตัวที่ใหญ่ที่สุดก่อน

โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าคุณควรทำให้งานที่ใหญ่ที่สุดและเร่งด่วนที่สุดของคุณออกไปให้หมดก่อน

เราทุกคนมีงานใหญ่และสำคัญที่เราไม่ต้องการทำ แต่รู้ว่าเราต้องทำเพราะมันมีผลที่ยิ่งใหญ่ที่สุดถ้าเราไม่ทำสำเร็จ

กินกบ เป็นเทคนิคการผลิตที่กระตุ้นให้คุณทำงานที่สำคัญที่สุดและไม่พึงปรารถนาที่สุดก่อน การทำภารกิจนี้ให้สำเร็จก่อนสิ่งอื่นจะทำให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จอย่างมาก มันจะทำให้ลูกบอลกลิ้งไปตลอดทั้งวันและกระตุ้นให้คุณทำงานอื่น ๆ ให้เสร็จลุล่วง

5. ลดการประชุม

การประชุมอาจใช้เวลามาก ซึ่งเป็นเวลาที่สามารถใช้ทำอะไรที่เป็นประโยชน์ได้

คุณต้องรอให้ทุกคนมาถึง และหลังจากที่ความเพลิดเพลินหมดไป คุณก็จะติดอยู่กับมันได้ในที่สุด และบางครั้ง อาจใช้เวลาทั้งชั่วโมงในการแก้ไขปัญหาเดียว

ทางเลือก? อย่าจัดการประชุมเลย คุณจะประหลาดใจกับจำนวนสิ่งที่สามารถแก้ไขได้ผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ด่วน

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรยกเลิกการประชุมทั้งหมด มีบางสถานการณ์ที่ยังคงจำเป็นต้องมีการอภิปรายและการเจรจาแบบตัวต่อตัว เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณชั่งน้ำหนักตัวเลือกต่างๆ ก่อน

หากเป็นเพียงการแบ่งปันข้อมูล คุณควรส่งอีเมลดีกว่า แต่ถ้าจำเป็นต้องมีการระดมความคิดหรือการอภิปรายในเชิงลึก การประชุมแบบตัวต่อตัวจะดีที่สุด

6. ใช้เครื่องมือ

การมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณมีทรัพยากรที่ดีพอๆ กับทรัพยากรที่คุณมีอยู่ ไม่เพียงแต่คุณจะสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่ยังสามารถปรับปรุงกระบวนการได้อีกด้วย กระบวนการดังกล่าวมีความสำคัญต่อธุรกิจเนื่องจากจัดการงาน ทำให้พนักงานเชื่อมต่อกัน และเก็บข้อมูลสำคัญไว้

หากคุณเป็นผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมโฆษณา

และหากคุณเป็นพนักงานและคิดว่าเครื่องมือที่คุณต้องใช้ในปัจจุบันยังไม่เพียงพอ ให้แจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบ หัวหน้าทีมที่ดีเข้าใจถึงความสำคัญของการมีเครื่องมือที่เหมาะสม และวิธีที่เครื่องมือดังกล่าวจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

ตัวอย่างเครื่องมือที่สามารถใช้ได้:

การสื่อสาร

• หย่อน สำหรับการแชทเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน
• Samepage สำหรับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ
• Zendesk เพื่อการบริการลูกค้าสัมพันธ์

การจัดการงาน

• เซนกิต สำหรับงานและการทำงานร่วมกันของโครงการ
• Wunderlist เพื่อแสดงรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
• วีกัน สำหรับตัวเลือกโอเพ่นซอร์ส

การจัดการฐานข้อมูล

• Zoho Creator สำหรับฐานข้อมูลออนไลน์ฟรี
• Ninox สำหรับรูปแบบต่างๆ
• QuintaDB สำหรับตัวสร้างเว็บฟอร์มและ CRM

การติดตามเวลา

• Clockify สำหรับตัวติดตามฟรี
• TMetric สำหรับการผสานรวมพื้นที่ทำงาน
• TimeCamp สำหรับการเข้าร่วมและการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน

คุณยังสามารถดูสิ่งเหล่านี้ได้ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ 10 อันดับแรกที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้น 10 เท่าในเวลาที่น้อยลง .

7. Declutter และจัดระเบียบ

การมีพื้นที่ทำงานที่ไม่เป็นระเบียบและรกอาจจำกัดความสามารถในการโฟกัสของคุณ นักวิจัยกล่าวว่าความยุ่งเหยิงทางกายภาพอาจส่งผลเสียต่อความสามารถในการจดจ่อและการรับข้อมูลของคุณ^[3]นั่นคือเหตุผลที่การรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณให้เป็นระเบียบและไม่เกะกะเป็นสิ่งสำคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบองค์กรของคุณเอง เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อเอกสารเริ่มกองพะเนิน

การจัดระเบียบจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะรู้ว่าจะหาเครื่องเขียน เครื่องมือ หรือเอกสารที่เหมาะสมได้ที่ไหนเมื่อคุณต้องการ ผลการศึกษาในสหรัฐฯ เปิดเผยว่า คนงานโดยเฉลี่ยอาจเสียเวลาถึงหนึ่งสัปดาห์ต่อปีในการค้นหาสิ่งของที่วางผิดที่^[4]

นี่คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยคุณจัดระเบียบและจัดระเบียบ: วิธีแยกแยะชีวิตของคุณและลดความเครียด (คู่มือขั้นสูงสุด)

8. หยุดพัก

การหยุดพักเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาประสิทธิภาพในการทำงาน การทำงานหน้าคอมพิวเตอร์อาจนำไปสู่การใช้ชีวิตอยู่ประจำซึ่งอาจทำให้คุณมีความเสี่ยงสูงที่จะเป็นโรคหัวใจ เบาหวาน และโรคอ้วน แม้แต่ไมโครเบรก 30 วินาทีก็สามารถเพิ่มระดับการผลิตของคุณได้มากถึง 30 เปอร์เซ็นต์

นอกจากสุขภาพร่างกายแล้ว การหยุดพักยังมีความสำคัญต่อสุขภาพจิตและอารมณ์ของคุณอีกด้วย นั่นเป็นเพราะว่าสมองของคุณเปรียบเสมือนกล้ามเนื้อ ยิ่งทำงานโดยไม่หยุดพักมากเท่าไหร่ สมองก็จะเสื่อมสภาพได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

การทำให้แน่ใจว่าคุณได้หยุดพักจริง ๆ สามารถป้องกันคุณจากความทุกข์ทรมานจากการตัดสินใจเมื่อยล้า นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเพิ่มความคิดสร้างสรรค์

ดูบทความนี้และเรียนรู้ว่าทำไมคุณควรเริ่มกำหนดเวลาพัก: ความสำคัญของการจัดตารางเวลาการหยุดทำงานโฆษณา

9. ดื่มน้ำ

แม้ว่าเราจะรู้ว่าควร แต่ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมดื่มน้ำให้เพียงพอระหว่างวันทำงาน

พวกเราหลายคนหันไปดื่มชาหรือกาแฟเพื่อดื่มคาเฟอีนเพื่อให้เราไปต่อ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับการหยุดพัก การดื่มน้ำเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาระดับผลิตภาพในที่ทำงาน มันง่ายและมีประสิทธิภาพ

ดื่มน้ำไม่เพียงพอ ทำให้เกิดภาวะขาดน้ำ และยังปวดหัว เหนื่อยล้า และน้ำหนักขึ้นอีกด้วย

เคล็ดลับที่ดีในการหลีกเลี่ยงภาวะขาดน้ำคือวางขวดน้ำไว้ที่โต๊ะทำงานเพราะจะเป็นเครื่องเตือนใจให้ดื่มน้ำตลอดเวลา

หากคุณพบว่ารสชาติของน้ำจืดไปหน่อย ให้เติมผลไม้ เช่น แตงกวาหรือมะนาวลงไปเพื่อให้มีรสชาติที่ดีขึ้น

คุณสามารถรับแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดื่มน้ำให้มากขึ้นได้ที่นี่: วิธีดื่มน้ำให้มากขึ้น (และทำไมคุณจึงควร)

บรรทัดล่าง

กฎพื้นฐาน 9 ข้อข้างต้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานไม่ใช่สิ่งสุดท้ายและจบทั้งหมด คุณและบริษัทที่คุณทำงานด้วยอาจมีเคล็ดลับอื่นๆ เกี่ยวกับวิธีการเพิ่มและรักษาประสิทธิภาพการทำงานให้ดีที่สุด

เพราะเป็นสิ่งที่สามารถรับรู้ได้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับงานและสภาพแวดล้อมการทำงานที่แน่นอน

อย่างไรก็ตาม ในการกล่าวว่ากฎพื้นฐานทั้ง 9 ข้อนั้นเป็นพื้นฐานที่ดีสำหรับทุกคนที่พบว่าตนเองต้องยอมจำนนต่อสิ่งรบกวนและวอกแวก และกำลังมองหาวิธีที่จะเอาชนะพวกเขา

เคล็ดลับที่ดีที่ควรจำไว้คือการเปลี่ยนแปลงจะไม่เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน เริ่มต้นเล็ก ๆ และสม่ำเสมอ . หากคุณพลาด ก็แค่ปัดฝุ่นออกแล้วลองอีกครั้ง

การพัฒนานิสัยจะเกิดขึ้นทีละน้อย ตราบใดที่คุณทำตามนั้น ในไม่ช้า คุณจะเริ่มสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ และในที่สุดก็มีความสุขกับผลงานของคุณโฆษณา

เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต

• สุดยอดคู่มือการจัดลำดับความสำคัญของงานและชีวิต
• หนังสือเพิ่มผลผลิตที่ดีที่สุด 30 เล่มที่คุณควรอ่านเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ
• 13 กลยุทธ์ในการเร่งผลิตภาพของคุณ
• ศิลปะอย่างรอบคอบของการมอบอำนาจ

เครดิตภาพเด่น: Cathryn Lavery ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง