มีการเผยแพร่บล็อกโพสต์มากกว่า 4 ล้านรายการทุกวัน^[1]นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากและกำลังขยายใหญ่ขึ้นเท่านั้น แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะไม่อ่านโพสต์ในบล็อกจำนวนมาก แต่ผู้คนยังคงใช้ข้อมูลจำนวนมาก

อาจจะไม่ผ่านบล็อกโพสต์ แต่ผ่านโซเชียลมีเดียและข่าว แต่นั่นไม่ได้เปลี่ยนความจริงที่ว่าการรับข้อมูลของเรามีขนาดใหญ่ขึ้นในขณะนี้ และบางคนก็เรียกปัญหาที่เราเผชิญกับการรับข้อมูลที่มากขึ้นนี้ว่า ข้อมูลเกินพิกัด . มีกลยุทธ์มากมายที่จะช่วยเราบรรเทาลง แต่เรากำลังทำอะไรผิดแบบนี้? จะเกิดอะไรขึ้นหากปัญหาเกิดจากการที่เราไม่รู้ว่าจะจัดระเบียบข้อมูลอย่างไร?

ฉันเชื่อว่าเป็นกรณีนี้เมื่อเราพิจารณาพฤติกรรมของเราเองเกี่ยวกับข้อมูล ในทางกลับกัน สิ่งนี้อธิบายได้ว่าทำไมเราจึงต้องจัดระเบียบข้อมูลและค้นหาวิธีการทำอย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าปริมาณข้อมูลที่มีอยู่จะไม่มีอะไรผิดปกติ แต่ก็ขึ้นอยู่กับเราที่จะกำหนดว่าเราใช้ข้อมูลนั้นอย่างไร ในหลายกรณี ผู้คนไม่มีการควบคุมตนเองหรือไม่สนใจที่จะเรียนรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูล ข้อเท็จจริงนี้ท่ามกลางเหตุผลอื่นๆ สองสามประการคือเหตุผลว่าทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ

เราเริ่มเสพติดข้อมูลมากขึ้น

ดังที่ Karol Krol พูดง่ายๆ ใน บทความที่ Lifehack :

ข้อเท็จจริงเพียงอย่างเดียวที่มีการเผยแพร่ข้อมูลออนไลน์มากขึ้นทุกวันไม่ใช่ปัญหาที่แท้จริง เฉพาะข้อมูลคุณภาพเท่านั้นที่จะกลายเป็นปัญหาปริมาณเนื้อหาที่ยิ่งใหญ่บนอินเทอร์เน็ตในทุกวันนี้มีขนาดใหญ่มากจนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะแยกแยะได้ทั้งหมด แต่เราพยายามต่อไป

สิ่งนี้สร้างสถานการณ์ที่เรากำลังย่อยข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นหลักเพราะ เราต้องรู้สิ่งนี้ . แม้ว่าเราจะไม่เคยนำข้อมูลนั้นไปใช้ในชีวิตของเราเองก็ตาม

พฤติกรรมทั้งหมดนี้คล้ายกับแนวคิดในการเข้าร่วมการสัมมนาที่จัดโดยวิทยากรที่สร้างแรงบันดาลใจหรือผู้นำทางความคิด ผู้คนเดินออกจากงานสัมมนาเหล่านั้น และส่วนใหญ่ไม่เคยฝึกฝนสิ่งที่เรียนรู้เลย^[สอง]

การใช้ข้อมูลด้วยตัวเองไม่แตกต่างกันมากนักโฆษณา

ข้อมูลมากเกินไปทำให้เกิดความยุ่งเหยิง

เมื่อไม่นานมานี้ ฉันได้อธิบายสถานการณ์ที่คุณกำลังอ่านและจดจ่ออยู่กับหนังสือบนรถบัส ทันใดนั้นมีคนนั่งใกล้คุณและกำลังสนทนาส่วนตัวเกี่ยวกับชีวิตรักของเพื่อนของพวกเขา

แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ยืนดูในการสนทนานั้น แต่นั่นก็ยังเป็นข้อมูลและสามารถสร้างความยุ่งเหยิงได้มากมาย คล้ายกับการมีสิ่งรบกวนอื่น ๆ บนโต๊ะทำงานที่ดึงคุณออกจากงานหรือทำกิจกรรมอื่นๆ

แต่อีกแง่มุมหนึ่งที่ฉันพูดถึงไม่ได้ก็คือ ความยุ่งเหยิงอาจเกิดขึ้นได้จากการสะสมเช่นกัน ในกรณีของข้อมูล การอ่านบทความหลายบทความในหัวข้อเดียวกันอาจสร้างความยุ่งเหยิงได้มาก

ข้อมูลประเภทใดมีความสำคัญ?

โพสต์นี้บอกว่าสิ่งนี้สำคัญในขณะที่อีกโพสต์บอกว่าไม่สำคัญ ข้อมูลใดที่เกี่ยวข้องที่นี่

ข้อมูลใดที่คุณควรรวบรวมและนำไปใช้

ในท้ายที่สุด ข้อมูลจะสร้างเสียงรบกวน และอาจเป็นเรื่องยากสำหรับเราที่จะจัดระเบียบข้อมูลนั้นตามความรู้สึกและอุปกรณ์ปัจจุบันของเรา

วิธีการจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการจัดระเบียบข้อมูลสามารถทำได้ง่ายเมื่อคุณมีแผน นอกจากนี้ยังมีกลวิธีต่างๆ ที่ควรพิจารณาใช้เพื่อจัดระเบียบข้อมูลให้ดีที่สุด

แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อมูลที่เราบริโภคนั้นขึ้นอยู่กับเรา เราควบคุมอาหารข้อมูลของเราได้อย่างสมบูรณ์และวิธีที่เราแจกจ่ายโฆษณา

1. หลักการ LATCH

วิธีที่มีประสิทธิภาพคือวิธีหนึ่งที่ Richard Saul Wurman พัฒนาขึ้นในปี 1996 ในหนังสือของเขา สถาปนิกข้อมูล เขาใช้ทฤษฎีที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ นั่นคือ Five Hat Racks และกำหนดสิ่งที่เรียกว่าหลักการ LATCH

เมื่อกี้หมายความว่าไง? Wurman อธิบายว่า:

ข้อมูลอาจไม่มีที่สิ้นสุดอย่างไรก็ตาม…การจัดระเบียบข้อมูลมีขอบเขตเนื่องจากสามารถจัดระเบียบโดย LATCH เท่านั้น: ตำแหน่ง ตัวอักษร เวลา หมวดหมู่ หรือลำดับชั้น

อันที่จริง วิธีนี้เกี่ยวกับการจัดระเบียบข้อมูลในความหมายที่กว้างขึ้น คุณไม่ได้จดจ่อกับลำดับความสำคัญของตัวเองมากนัก แต่ควรจัดระเบียบข้อมูลอาหารของคุณให้ดีขึ้น

ตามความเห็นของ Wurman นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบข้อมูล เพราะเขาทดสอบหลักการพันครั้ง ทุกครั้งที่เขาลองทำอะไรที่แตกต่างออกไป เขาจะไปที่หนึ่งในห้าวิธีนั้นโดยตรง

เขาอาจมีอคติเพราะเขาเป็นผู้สร้างหลักการนี้ แต่มันได้ผลอย่างมหัศจรรย์ ฉันโต้แย้งสิ่งนี้ด้วยเหตุผลสองประการ:

ขั้นแรก ในการจัดระเบียบทุกอย่าง คุณต้องลบสิ่งที่คุณไม่ต้องการออกไปมากมายก่อน เมื่อกลับไปสู่ความยุ่งเหยิง มันสร้างเสียงรบกวนมากมาย และทำให้เราเสียสมาธิจากเป้าหมายปัจจุบันและลำดับความสำคัญในชีวิตของเรา

อย่างที่สองคือ การจัดระเบียบช่วยลดความวิตกกังวลได้มาก และเพื่อที่จะจัดระเบียบได้อย่างถูกต้อง จะต้องมีวิธีการหรือระบบบางอย่าง มันไม่เป็นระเบียบจริง ๆ หากไม่มีวิธีการจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ของคุณ

นี่คือที่มาของ LATCH LATCH มีห้าวิธีที่เราสามารถเลือกเพื่อจัดระเบียบอะไรก็ได้ในชีวิตของเรา:โฆษณา

• ที่ตั้ง สามารถใช้งานได้หลากหลายสถานการณ์ คล้ายกับการบอกทิศทาง เรามุ่งเน้นสิ่งที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเพื่อให้เข้าถึงได้ ในทำนองเดียวกัน เรายังใช้เพื่อแสดงว่าสิ่งต่าง ๆ เชื่อมโยงถึงกันอย่างไร
• ตัวอักษร เป็นการจัดระเบียบข้อมูลตามตัวอักษร ซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อจัดระเบียบรายชื่อบุคคลและสถิติ หรืออาจเป็นพจนานุกรมศัพท์แสงอุตสาหกรรมหรือเอกสารทางการ
• เวลา ใช้งานได้ดีกับการสื่อสาร ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดตารางนัดหมายหรือการจัดโครงการ เป็นการดีที่จะใช้วิธีนี้เมื่อให้คำแนะนำทีละขั้นตอนหรือเมื่อสิ่งต่าง ๆ ต้องเรียงตามลำดับเวลา
• หมวดหมู่ เป็นวิธีการจัดข้อมูลตามความคล้ายคลึงหรือความเกี่ยวข้องกัน ลองนึกย้อนกลับไปที่รายการคอลเลกชันที่ฉันกล่าวถึงก่อนหน้านี้
• ลำดับชั้น เป็นการจัดระเบียบข้อมูลที่ใช้รวมกันเพื่อเปรียบเทียบสิ่งต่างๆ ลองนึกถึงขนาดเสื้อยืดหรือว่าคุณให้คะแนนอาหารหรือผลิตภัณฑ์หรือบริการอย่างไร ทุกคนใช้เมตริกเดียวกันนั้นในการจัดระเบียบข้อมูล

แม้ว่าในสถานการณ์ส่วนใหญ่ ผู้คนจะสวมหมวกหลายใบ แต่ความจริงก็ยังคงมีอยู่ว่าเราใช้วิธีการเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งวิธีตามสัญชาตญาณ ไม่ว่าเราจะจัดระเบียบข้อมูลหรือเก็บรวบรวมข้อมูล วิธี LATCH ก็เป็นวิธีที่จะไป

2. การทำแผนที่ความคิด

การทำแผนที่ความคิดเป็นวิธีการจับความคิดและจัดระเบียบความคิดในลักษณะที่มองเห็นได้ ในอุตสาหกรรมนี้ เป็นคำศัพท์ประเภทหนึ่ง แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่คนที่อธิบายความหมายที่แท้จริงหรือวิธีการสร้าง

แนวคิดโดยรวมของการทำแผนที่ความคิดคือการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำโดยละเอียด คุณมีงานประจำวันที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ แต่มันไปไกลกว่านั้น

การทำแผนที่ความคิดกระตุ้นให้คุณคิดในระยะยาว เช่น สิ่งที่คุณอยากทำในห้าปีกับอะไรก็ได้ในชีวิตของคุณ มันไม่ได้กล่าวถึงการรับข้อมูลรายวันเป็นส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการจัดระเบียบสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ

สิ่งนี้จะต่อสู้กับข้อมูลที่เกินพิกัด เนื่องจากเป็นอีกวิธีหนึ่งในการประเมินข้อมูล หากเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและความปรารถนาของคุณ ให้จดไว้ ถ้าไม่ก็ลบออกจากใจ

นี่คือคำแนะนำที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการทำแผนที่ความคิด: วิธีใช้ Mind Map เพื่อจัดระเบียบชีวิตของคุณ

3. สร้างรายการ

นอกจากการใช้เฟรมเวิร์กข้างต้นแล้ว คุณยังสามารถเริ่มสร้างนิสัยง่ายๆ ในการใช้โพสต์อิทโน้ตหรือแผ่นจดบันทึกขนาดใหญ่เพื่อสร้างชุดรายการ ทำรายการสิ่งที่ต้องทำทุกวันและใช้เพื่อจัดระเบียบงานที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในวันนั้น

หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องเพิ่มรายการประจำ ให้แยกรายการกับรายการเหล่านั้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด รายการช่วยจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำและให้ความรู้สึกในการจัดการเวลาเช่นกัน ท้ายที่สุด คุณจะรู้คร่าวๆ ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จ

4. สร้างคอลเล็กชัน

คล้ายกับรายการ สร้างคอลเลกชันด้วย สิ่งที่ฉันหมายถึงคือใส่บันทึกที่คุณทำลงในกลุ่มข้อมูลเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับแนวคิดทางธุรกิจหรือโอกาส ให้เขียนลงในหนังสือหรือใส่ไว้ในเอกสารดิจิทัล เก็บแยกจากรายการเคล็ดลับการพัฒนาตนเองและความคิดโฆษณา

รวมคอลเลกชันเหล่านั้นด้วย ทิ้งข้อมูลที่คุณไม่ต้องการหรือเคยลองมาก่อนแล้ว

5. จัดลำดับความสำคัญของข้อมูลสำคัญ

ส่วนใหญ่ บล็อกโพสต์จะมีข้อมูลสำคัญมากมาย หากคุณเป็นคนประเภทที่บริโภคมาก ๆ มันคงเป็นเรื่องยากที่จะจัดการมันทั้งหมด กลยุทธ์เฉพาะนี้นำแนวคิดในการสร้างรายการไปสู่อีกระดับ

แนวคิดคือการสรุปข้อมูลหรือวางประเด็นสำคัญในรายการที่คุณสามารถปรึกษาได้ในภายหลัง ไม่ต้องจัดเป็นชุดหรืออะไรทั้งสิ้น แนวคิดก็คือจะย่อยและประมวลผลได้ง่ายขึ้นในภายหลังเมื่อสมองของคุณมีพลังงาน

บรรทัดล่าง

ในโลกที่เราเสพติดการกักตุนข้อมูลในตัวเรา เราเสี่ยงที่จะฟุ้งซ่านและถอยห่างจากลำดับความสำคัญที่แท้จริงของเรา

การเรียนรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูลให้ดีขึ้นทำให้เราสามารถลบสิ่งที่เราไม่ต้องการออกไปได้ ยิ่งไปกว่านั้น เราสามารถเรียนรู้ที่จะให้ความสำคัญกับสิ่งที่มีความสำคัญต่อชีวิตของเรามากขึ้น

เมื่อเราเริ่มจัดระเบียบข้อมูลและพฤติกรรมของเรา เราจะควบคุมชีวิตและสิ่งที่เราปล่อยให้เข้าไปได้มากขึ้น

เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดระเบียบชีวิตของคุณ

• ความยุ่งเหยิงระบายสมองของคุณอย่างไร (และวิธีแยกแยะ)
• 3 ขั้นตอนในการจัดระเบียบความคิดและเพิ่มผลผลิตของคุณถึง 10 เท่า
• รู้สึกกระจัดกระจาย? วิธีจัดระเบียบโน้ตเพื่อให้อยู่เหนือสิ่งอื่นใด

เครดิตภาพเด่น: Matthew Guay ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง