วิธีจัดลำดับความสำคัญใน 10 นาทีและทำงานเร็วขึ้น 10 เท่า

สมาชิกในทีมของฉันทุกคนมีภาระงานที่ต้องจัดการในทุกๆวัน ยิ่งไปกว่านั้น งานส่วนใหญ่เป็นงานสร้างสรรค์หรืองานแก้ปัญหา แต่ละคนต้องเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อให้ทุกอย่างเสร็จลุล่วง

แม้ว่าจะมีงานหลายอย่างที่ต้องจัดการ แต่ทีมของเราสามารถมุ่งเน้นและสร้างสรรค์และทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอในระยะเวลาที่กำหนด

ฉันจะเปิดเผยให้คุณทราบถึงวิธีที่ฉันช่วยให้ทีมของฉันทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงโดยใช้เวลาน้อยลงผ่านพลังของการจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้องได้อย่างไร การใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการอ่านบทความนี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายพันชั่วโมงในระยะยาว มาเริ่มด้วยวิธีของฉันในการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่าง ๆ กันดีกว่า:

วิธีการจัดลำดับความสำคัญด้วยวิธีเครื่องชั่ง

บรรณาธิการคนใหม่ของเราคนหนึ่งมาหาฉันเมื่อวันก่อนและบอกฉันว่าเธอพยายามดิ้นรนเพื่อให้ทันกับงานมากมายที่เธอต้องจัดการและกำหนดเวลาที่เธอต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

ในตอนท้ายของแต่ละวัน เธอรู้สึกว่าเธอได้ทำสิ่งต่างๆ มากมาย แต่มักจะล้มเหลวในการคิดไอเดียสร้างสรรค์และเผยแพร่บทความอย่างประสบความสำเร็จ จากสิ่งที่เธอบอกฉัน เห็นได้ชัดว่าเธอรู้สึกหนักใจและรู้สึกหงุดหงิดมากขึ้นเรื่อยๆ เกี่ยวกับความล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมายของเธอ แม้จะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงเป็นพิเศษในทุกๆวัน ทั้งหมดนี้ทำให้เธอไม่สามารถพัฒนาสมดุลชีวิตการทำงานที่ดีในระยะยาวได้

หลังจากที่เธอฟังคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับการใช้ Scales Method เธอก็พบว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างมากในทันที ซึ่งมีลักษณะดังนี้:

เธอสามารถผลิต ความคิดสร้างสรรค์เพิ่มขึ้นสามเท่า สำหรับบทความบล็อก
เธอทำได้ เผยแพร่บทความทั้งหมดของเธอตรงเวลา
และเธอสามารถทำงานให้เสร็จทันเวลาทุกวัน ( ไม่มีการทำงานล่วงเวลาอีกต่อไป !).

หากคุณสงสัยว่าเธอทำได้อย่างไร โปรดอ่านคำแนะนำทีละขั้นตอน:

1. เผื่อเวลาไว้ 10 นาทีสำหรับการวางแผน

เมื่อพูดถึงการแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพ คุณควรวางแผนก่อนดำเนินการ อย่างไรก็ตาม อย่าเข้าไปพัวพันกับการวางแผนจนคุณติดอยู่ในนั้นและอย่าก้าวข้ามฐานแรกโฆษณา

คำแนะนำของฉันคือให้เวลากับตัวเองในการวางแผน แต่ให้สั้น 10 หรือ 15 นาทีก็เพียงพอแล้วที่จะคิดเกี่ยวกับแผนของคุณ

ใช้เวลานี้เพื่อ:

ดูภาพใหญ่.
นึกถึงเป้าหมายปัจจุบันและเป้าหมายที่คุณต้องการ/ต้องการบรรลุ
จัดวางงานทั้งหมดที่คุณต้องทำ

2. จัดตำแหน่งงานของคุณกับเป้าหมายของคุณ

นี่คือองค์ประกอบหลักที่ทำให้ Scales Method มีประสิทธิภาพเมื่อคุณเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญ

มันทำงานเช่นนี้:

ดูงานทั้งหมดที่คุณทำ และทบทวนความสำคัญของงานแต่ละงาน โดยเฉพาะ วัดความสำคัญของงานด้วยต้นทุนและผลประโยชน์ .

ฉันกำลังพูดถึงความพยายามที่จำเป็นต่องานโดยเสียค่าใช้จ่าย (รวมถึงเวลา เงิน และทรัพยากรอื่นๆ) ประโยชน์ที่ได้คืองานสามารถนำไปสู่เป้าหมายของคุณได้อย่างใกล้ชิดเพียงใด

เพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ เราได้แสดงรายการชุดค่าผสมสี่ชุดที่ด้านล่างซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย:โฆษณา

ต้นทุนต่ำ + ผลประโยชน์สูง

ทำงานเหล่านี้ก่อนเพราะเป็นงานที่ง่ายที่สุด แต่จะช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น

การอนุมัติงานศิลปะที่สร้างขึ้นสำหรับโบรชัวร์การขายน่าจะเหมาะกับหมวดหมู่นี้ คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าคุณชอบงานศิลป์/เลย์เอาต์หรือไม่ แต่การตัดสินใจอนุมัติของคุณจะทำให้มีการผลิตแผ่นพับและผลประโยชน์ด้านการขายที่ตามมาของการส่งออกไปยังลูกค้าเป้าหมาย

ต้นทุนสูง + ผลประโยชน์สูง

แบ่งงานที่มีต้นทุนสูงออกเป็นงานที่เล็กลง กล่าวอีกนัยหนึ่ง แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยที่ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงในการดำเนินการให้เสร็จ จากนั้นจึงประเมินงานเล็ก ๆ เหล่านี้อีกครั้งและกำหนดระดับความสำคัญที่ถูกต้อง

ลองนึกภาพถ้าคุณถูกขอให้เขียนแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์สำหรับอาหารเสริมโปรตีนชนิดใหม่ที่ปราศจากไดอารี่ แทนที่จะพยายามเขียนแผนในคราวเดียว ให้ตั้งเป้าที่จะเขียนส่วนต่างๆ ในเวลาที่ต่างกัน (เช่น ใช้เวลา 30 นาทีในการเขียนคำนำ หนึ่งชั่วโมงเขียนเนื้อหาเนื้อหา และ 30 นาทีในการเขียนบทสรุป)

ต้นทุนต่ำ + ผลประโยชน์ต่ำ

เมื่อเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของเวลาและงาน ชุดค่าผสมนี้ควรมีความสำคัญน้อยที่สุด ให้เวลาตัวเอง 10-15 นาทีในการจัดการงานนี้ หรือให้งานประเภทนี้อยู่ระหว่างงานอันมีค่าเพื่อเป็นการพักที่มีประโยชน์

สิ่งเหล่านี้อาจเป็นงานที่จำเป็น (เช่น งานประจำ เช่น การตรวจสอบอีเมล) แต่ก็ไม่ได้มีส่วนอย่างมากในการบรรลุเป้าหมายที่คุณต้องการ ทำให้พวกเขาอยู่ในรายการลำดับความสำคัญของคุณ

ต้นทุนสูง + ผลประโยชน์ต่ำ

ตรวจสอบว่างานเหล่านี้จำเป็นจริงๆ หรือไม่ คิดหาวิธีลดต้นทุนหากคุณตัดสินใจว่าจำเป็นต้องทำงานให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือหรือระบบใด ๆ สามารถช่วยเร่งความเร็วในการทำงานได้หรือไม่? ในหมวดหมู่นี้ คุณมักจะพบสิ่งต่างๆ เช่น การตรวจสอบและอัปเดตสเปรดชีตผู้ติดต่อฝ่ายขาย การทำเช่นนี้อาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและใช้เวลานานโดยไม่ทำผิดพลาด อย่างไรก็ตาม มีแอพมากมายที่สามารถทำให้กระบวนการนี้รวดเร็วและราบรื่นโฆษณา

กลับมาที่บรรณาธิการที่ฉันพูดถึงก่อนหน้านี้ มาดูรายการงานประจำวันทั่วไปของเธอกัน:

หลังจากฟังคำแนะนำของฉันแล้ว เธอทำลาย ต้นทุนสูง + ผลประโยชน์สูง งานที่เล็กลง งานของเธอมีลักษณะดังนี้ (ตามลำดับความสำคัญ):

และสำหรับงานเกี่ยวกับการส่งเสริมบทความไปยังแพลตฟอร์มต่างๆ หลังจากตรวจสอบประโยชน์ของบทความแล้ว เราตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นไปที่แพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเท่านั้น ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนเวลาที่เกี่ยวข้องลงได้อย่างมาก

เมื่อคุณวิเคราะห์ต้นทุนและประโยชน์ของงานประจำวันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว คุณสามารถดำดิ่งลงไปใน นี้ นักวางแผนชีวิตเต็มรูปแบบ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ทำทุกอย่างในรายการของคุณอย่างดีที่สุด

เคล็ดลับโบนัส: จัดการกับงานที่มีกำหนดเวลา

เมื่อคุณประเมินงานของคุณแล้ว คุณจะรู้ถึงความสำคัญของงานแต่ละงาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนในการจัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาจากงานที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น (ในแง่ของการกำหนดเป้าหมาย) อย่างไรก็ตาม บางครั้ง คุณไม่สามารถตัดสินใจลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดได้ เนื่องจากจะมีวันที่ครบกำหนดที่กำหนดโดยบุคคลภายนอก เช่น ผู้จัดการและเอเจนซี

ในกรณีเช่นนี้ ฉันขอแนะนำว่าหลังจากพิจารณาถึงความสำคัญและคุณค่าของงานปัจจุบันของคุณแล้ว ให้จัดรายการในลักษณะที่ช่วยให้คุณบรรลุกำหนดเวลาและปรับลำดับความสำคัญตามนั้น โฆษณา

ตัวอย่างเช่น มาดำดิ่งสู่โลกของบรรณาธิการอีกครั้ง

บทความบางบทความที่เธอแก้ไขจำเป็นต้องเผยแพร่ตามวันที่กำหนด จึงเป็นงานเร่งด่วนและสำคัญ Scales Method ช่วยให้สามารถทำได้ และในกรณีนี้ รายการงานที่แก้ไขของเธอจะมีลักษณะดังนี้:

หวังว่าตอนนี้คุณจะเห็นว่าการประเมินความสำคัญของงานนั้นง่ายเพียงใด และวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานให้เป็นลำดับที่ใช้การได้

บรรทัดล่าง

วิธีการ Scales นั้นแตกต่างจากวิธีอื่นๆ ที่คุณเคยลอง เมื่อใช้วิธี Scales คุณจะเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างถูกต้องและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 10 เท่า!

ต่างจากวิธีอื่นๆ ที่ไม่ได้อธิบายวิธีตัดสินใจความสำคัญของงานจริงๆ วิธีของฉันจะช่วยให้คุณแบ่งงานแต่ละงานออกเป็นสองส่วน: ต้นทุนและผลประโยชน์ วิธีการของฉันยังช่วยให้คุณดำเนินการติดตามผลโดยพิจารณาจากต้นทุนและผลประโยชน์ที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยเพิ่มการพัฒนาอาชีพของคุณโดยรวม

เริ่มเลยโดย ใช้เวลา 10 นาทีเพื่อประเมินงานประจำวันทั่วไปของคุณ และสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณอย่างไร เมื่อคุณมีข้อมูลนี้แล้ว คุณจะสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ง่ายมาก สิ่งที่เหลืออยู่คือคุณเริ่มต้นวันทำงานถัดไปโดยทำตามรายการหลักใหม่ของคุณ