ผู้จัดการและผู้นำทุกคนต้องเชี่ยวชาญศิลปะของกระบวนการมอบหมาย การทำความเข้าใจว่าควรจัดสรรความรับผิดชอบให้กับผู้อื่นอย่างไรและเมื่อใดเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการทำงานในระดับสูง ทั้งในระดับบุคคลและระดับองค์กร การมอบหมายงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ

หากต้องการเรียนรู้วิธีมอบหมายงานคือการสร้างทีมที่เหนียวแน่นและมีประสิทธิภาพซึ่งสามารถตอบสนองกำหนดเวลาได้ นอกจากนี้ การรู้ว่าจะมอบหมายงานเมื่อใดและอย่างไรจะช่วยลดภาระงานของคุณ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณภาพชีวิตในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงานของคุณ น่าเสียดายที่ผู้นำหลายคนไม่แน่ใจว่าจะมอบหมายงานอย่างถูกต้องอย่างไรหรือลังเลที่จะทำเช่นนั้น

ในคู่มือนี้ คุณจะค้นพบว่าแท้จริงแล้วการมอบหมายคืออะไร การมอบหมายงานมีประโยชน์ต่อทีมของคุณอย่างไร และวิธีมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สารบัญ

1. ความสำคัญของการมอบหมาย
2. ทำไมผู้คนถึงกลัวการมอบหมายงาน?
3. ความแตกต่างระหว่างการมอบหมายและการจัดสรร
4. วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ
5. บรรทัดล่าง
6. เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิผล

ความสำคัญของการมอบหมาย

หนึ่ง ผู้นำที่ดี รู้วิธีการมอบหมาย เมื่อคุณมอบหมายงานบางส่วน คุณจะมีเวลาว่างและประสบความสำเร็จมากขึ้นในแต่ละวัน

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพยังช่วยส่งเสริมผลิตภาพและการจัดการเวลาที่ดีภายในทีมด้วยการใช้ชุดทักษะที่มีอยู่ของสมาชิก และช่วยให้พวกเขาสามารถพัฒนาความรู้และความสามารถใหม่ๆ ไปพร้อมกัน ผลที่ได้คือทีมที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นที่สามารถแบ่งปันบทบาทเมื่อจำเป็นได้^[1].

เมื่อคุณยินดีที่จะมอบหมาย คุณกำลังส่งเสริมบรรยากาศของความมั่นใจและความไว้วางใจ การกระทำของคุณส่งสัญญาณที่ชัดเจน: ในฐานะผู้นำ คุณไว้วางใจให้ลูกน้องของคุณบรรลุผลตามที่ต้องการ เป็นผลให้พวกเขาจะคิดว่าคุณเป็นผู้นำที่เป็นที่ชื่นชอบและมีประสิทธิภาพซึ่งเคารพในทักษะและความต้องการของพวกเขา

การมอบหมายไม่ได้เกี่ยวกับการเห่าตามคำสั่งและหวังว่าพนักงานของคุณจะเข้าแถว งานของผู้จัดการคือ รับสิ่งที่ดีที่สุดจากผู้ที่อยู่ภายใต้การดูแลของพวกเขาและในการทำเช่นนั้นจะเพิ่มผลผลิตและผลกำไรสูงสุด ^[2].

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการมอบหมายที่ไม่ถูกต้อง:โฆษณา

การมอบหมายอย่างระมัดระวังจะช่วยระบุและใช้ประโยชน์จากจุดแข็งและจุดอ่อนที่เป็นเอกลักษณ์ของสมาชิกในทีม การมอบหมายยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน เนื่องจากเป็นการพิสูจน์ว่าผู้จัดการมีความสนใจที่จะดึงเอาความสามารถของตนมาใช้^[3]

ทำไมผู้คนถึงกลัวการมอบหมายงาน?

การมอบหมายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ไม่ใช่ผู้จัดการทุกคนที่เต็มใจหรือสามารถมอบหมายได้^[4]ทำไม? นี่คือสาเหตุทั่วไปบางประการ:

• พวกเขาไม่พอใจความคิดที่ว่าคนอื่นอาจได้รับเครดิตสำหรับโครงการ
• พวกเขายินดีที่จะมอบหมายตามหลักการ แต่กลัวว่าทีมของพวกเขาจะไม่สามารถจัดการความรับผิดชอบเพิ่มเติมได้
• พวกเขาสงสัยว่าพนักงานของพวกเขาทำงานหนักเกินไปและรู้สึกไม่เต็มใจที่จะเพิ่มภาระ
• พวกเขาสงสัยว่าการทำงานด้วยตนเองจะง่ายกว่าและเร็วกว่า
• พวกเขาไม่ชอบความคิดที่จะละทิ้งงานที่พวกเขาชอบทำ
• พวกเขากลัวว่าหากมอบหมายความรับผิดชอบ ผู้จัดการของตนเองจะสรุปว่าไม่สามารถจัดการภาระงานได้

ความแตกต่างระหว่างการมอบหมายและการจัดสรร

คนส่วนใหญ่คิดว่าการมอบหมายและการจัดสรรมีความหมายเหมือนกัน แต่มีความแตกต่างที่สำคัญที่ต้องทำระหว่างคนทั้งสอง^[5]

เมื่อคุณจัดสรรงาน คุณเพียงสั่งผู้ใต้บังคับบัญชาให้ดำเนินการบางอย่าง คุณบอกพวกเขาว่าต้องทำอะไร และพวกเขาทำมัน—มันง่ายมาก

ในทางกลับกัน การมอบหมายเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนงานของคุณบางส่วนไปยังบุคคลอื่น พวกเขาไม่เพียงแค่ได้รับชุดคำสั่งเท่านั้นส่วนที่สำคัญคือพวกเขาอยู่ในบทบาทที่กำหนดให้พวกเขาตัดสินใจและรับผิดชอบในการทำภารกิจให้สำเร็จ^[6]

วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

แล้ววิธีใดดีที่สุดในการมอบหมายงานเพื่อให้คุณสามารถต่อสู้กับความกลัวการมอบหมาย สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพ และทำงานได้เร็วขึ้น นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอน:

1. รู้ว่าเมื่อใดควรมอบหมาย

การทำความเข้าใจว่าคุณต้องควบคุมสถานการณ์นั้นมากน้อยเพียงใด คุณจึงสามารถกำหนดกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงานได้ การมอบหมายงานมี 7 ระดับที่ให้พนักงานมีระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันโฆษณา

วิดีโอสั้นๆ นี้อธิบายระดับเหล่านี้และนำเสนอตัวอย่างว่าเมื่อใดจึงจะเหมาะสมที่จะใช้แต่ละระดับ:

การมอบหมายเกิดขึ้นตามสเปกตรัม การมอบหมายระดับต่ำสุดจะเกิดขึ้นเมื่อคุณบอกคนอื่นว่าต้องทำอย่างไร เปิดโอกาสให้พนักงานได้ลองใช้แนวทางใหม่ๆ เพียงเล็กน้อย รูปแบบการมอบหมายที่มีอำนาจมากที่สุดเกิดขึ้นเมื่อคุณสามารถมอบอำนาจการควบคุมโครงการส่วนใหญ่ให้กับพนักงานได้

การรู้วิธีมอบหมายงานจะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีเชื่อมโยงผู้คนกับงานที่ใช้ความสามารถของพวกเขาให้เกิดประโยชน์สูงสุด เมื่อทำอย่างถูกต้องจะทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด^[7]

เมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าจะมอบหมายงานอย่างไร ให้ถามคำถามต่อไปนี้:

• คุณต้องรับผิดชอบงานนี้หรือให้คนอื่นดึงมันออกไป?
• สิ่งนี้ต้องการความสนใจของคุณจึงจะประสบความสำเร็จหรือไม่?
• งานนี้จะช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะได้หรือไม่?
• คุณมีเวลาที่จะสอนคนอื่นให้ทำงานนี้ได้อย่างไร
• คุณคาดหวังให้งานในลักษณะนี้เกิดขึ้นอีกในอนาคตหรือไม่?

2. ระบุบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงาน

คุณต้องส่งคบเพลิงไปให้สมาชิกในทีมที่ถูกต้องเพื่อให้คณะผู้แทนทำงาน เป้าหมายของคุณคือการสร้างสถานการณ์ที่คุณ บริษัท และพนักงานมีประสบการณ์ในเชิงบวก

คิดถึงทักษะของสมาชิกในทีม ความเต็มใจที่จะเรียนรู้ ตลอดจนรูปแบบการทำงานและความสนใจของพวกเขาบุคคลที่คุณมอบหมายจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากพวกเขามีความสามารถ ฝึกสอนได้ และสนใจ เมื่อเป็นไปได้ ให้โอกาสพนักงานได้แสดงจุดแข็งของตน

คนงานที่ไม่มีประสบการณ์อาจต้องการคำแนะนำมากกว่าทหารผ่านศึกที่ช่ำชอง หากคุณไม่มีเวลาเตรียมพนักงานใหม่ให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ การมอบหมายให้พวกเขาไม่ยุติธรรม

คุณต้องพิจารณาด้วยว่าพนักงานของคุณยุ่งแค่ไหน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือครอบงำใครบางคนด้วยการให้ความรับผิดชอบมากเกินไปโฆษณา

3. บอกและขายเพื่อรับสมาชิก Buy-In

หลังจากที่คุณพบคนที่ใช่สำหรับงานนี้แล้ว คุณยังคงต้องให้พวกเขารับหน้าที่ใหม่ ให้พวกเขารู้ว่าทำไมคุณถึงเลือกพวกเขาสำหรับงาน^[8]เมื่อคุณแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณสนับสนุนการเติบโตของพวกเขา จะเป็นการสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจ พนักงานที่มองว่างานที่ได้รับมอบหมายเป็นโอกาสมีแนวโน้มที่จะลงทุนในผลลัพธ์มากขึ้น

เมื่อคุณทำงานกับพนักงานใหม่ ให้แสดงความเต็มใจที่จะให้การสนับสนุนและคำติชมอย่างต่อเนื่อง สำหรับพนักงานที่ช่ำชอง ให้คำนึงถึงความคิดและประสบการณ์ของพวกเขาด้วย

4. มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับงาน

สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายให้พนักงานฟังว่าทำไมโครงการจึงมีความจำเป็น สิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา และเมื่อถึงกำหนดส่ง^[9]หากพวกเขารู้ว่าคุณคาดหวังอะไร พวกเขาก็จะมีโอกาสมากขึ้นที่จะนำเสนอ

การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนจะช่วยให้พวกเขาวางแผนว่าจะทำงานอย่างไร ตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญของโครงการเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้โดยไม่ต้องมีการจัดการขนาดเล็ก หากพนักงานของคุณประสบปัญหาในการบรรลุเป้าหมาย พวกเขายังมีเวลาในการแก้ไขก่อนที่จะถึงกำหนดส่งผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

ความรับผิดชอบประเภทนี้มักใช้ในมหาวิทยาลัย หากนักเรียนรู้แค่วันครบกำหนดและข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการกรอกเอกสารวิจัยที่สำคัญ พวกเขาอาจเลื่อนงานออกไปจนถึงเวลาสิบเอ็ดชั่วโมง หลายโปรแกรมต้องการให้นักเรียนพบกับที่ปรึกษาทุกสัปดาห์เพื่อรับคำแนะนำ โครงสร้างที่อยู่ และหาข้อผิดพลาดในวิธีการล่วงหน้าก่อนกำหนด มาตรการเหล่านี้ทำให้นักเรียนประสบความสำเร็จในขณะที่ให้พื้นที่ในการผลิตผลงานที่ยอดเยี่ยม

5. สนับสนุนพนักงานของคุณ

เพื่อดูผลลัพธ์ที่ดีที่สุดของการมอบหมาย ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณต้องการทรัพยากรและการสนับสนุนจากคุณ เชื่อมโยงพวกเขาด้วยการฝึกอบรมและสื่อการสอนเพื่อพัฒนาชุดทักษะที่ยังไม่มี^[10]

อาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการเตรียมทรัพยากรให้พร้อมใช้งาน แต่คุณจะประหยัดเวลาได้ด้วยการทำงานให้ถูกต้อง สำหรับงานที่เกิดซ้ำ การฝึกอบรมนี้ให้ผลตอบแทนซ้ำแล้วซ้ำเล่า

บางครั้งพนักงานต้องการความช่วยเหลือเพื่อดูว่าพวกเขาทำอะไรได้ดีและจะปรับปรุงได้อย่างไร การให้และรับคำติชมเป็นส่วนสำคัญของการมอบหมายงาน นี่เป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมายในฐานะผู้นำ แม้ว่าคุณจะสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ แต่คุณไม่ได้ การจัดการขนาดเล็ก ลูกจ้าง.โฆษณา

ตลอดโครงการ ให้ถามพนักงานของคุณเป็นระยะว่าพวกเขาต้องการการสนับสนุนหรือคำชี้แจงหรือไม่ ทำให้ชัดเจนว่าคุณไว้ใจพวกเขาในการทำงาน และคุณต้องการสร้างพื้นที่สำหรับให้พวกเขาถามคำถามและเสนอความคิดเห็น คำติชมนี้จะช่วยคุณปรับแต่งวิธีการมอบหมายงานของคุณ

6. แสดงความชื่นชมของคุณ

ระหว่างการเช็คอินเป็นระยะ ให้รับรู้ถึงชัยชนะที่คุณเคยเห็นในโครงการจนถึงตอนนี้ รับทราบว่าพนักงานของคุณก้าวหน้าไปสู่เป้าหมาย หลักความก้าวหน้า แสดงให้เห็นว่าการฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้พนักงานมีแรงจูงใจมีความสำคัญเพียงใด^{[สิบเอ็ด]}พนักงานจะมีประสิทธิภาพและทุ่มเทมากขึ้นหากพวกเขารู้ว่าคุณสังเกตเห็นความพยายามของพวกเขา

การรู้จักพนักงานเมื่อพวกเขาทำได้ดีจะช่วยให้พวกเขาเข้าใจคุณภาพงานที่คุณคาดหวัง มันทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะต้องการร่วมงานกับคุณอีกครั้งในโครงการในอนาคต

บรรทัดล่าง

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าการมอบหมายหมายถึงอะไรและเทคนิคในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณอยู่ในตำแหน่งที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงงานและขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงานในทีมของคุณ

การมอบหมายคือการให้อิสระและอำนาจแก่บุคคลอื่น ซึ่งจะช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณเองและสร้างทีมที่รอบรู้และใช้งานได้ดี

ทักษะการมอบหมายงานอาจดูซับซ้อนหรือน่ากลัว แต่เมื่อเวลาผ่านไปจะง่ายขึ้นมาก เริ่มต้นเล็ก ๆ โดยการมอบหมายการตัดสินใจสองสามอย่างให้กับสมาชิกในทีมของคุณในสัปดาห์หน้าหรือสองสัปดาห์หน้า

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิผล

• การมอบหมายงาน: สิ่งที่ควรมอบหมายและไม่ควรทำ
• 10 วิธีในการพัฒนาทักษะการจัดการทีมและเพิ่มประสิทธิภาพ Boost
• ความเป็นผู้นำ vs การจัดการ: หนึ่งดีกว่าที่อื่นหรือไม่?

เครดิตภาพเด่น: CoWomen ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง