เมื่อชีวิตเปลี่ยนแปลงหรือหยุดชะงักครั้งใหญ่ การจัดการเวลาเป็นสิ่งแรกที่ควรมองข้าม ในสถานการณ์เหล่านั้น เวลาอาจสูญเสียคำจำกัดความทั้งหมด เป็นที่เข้าใจกันว่าเงื่อนไขเร่งด่วนและสำคัญใช้ความหมายใหม่

ในหนังสือของเขา อุปนิสัย 7 ประการของผู้มีประสิทธิภาพสูง สตีเวน โควีย์เผยแพร่แนวคิดที่เขาเรียกว่าเมทริกซ์การบริหารเวลา Covey แบ่งเวลาที่เราใช้ในขณะที่ตื่นตัวออกเป็นสี่ส่วน:

• จตุภาค 1 : ด่วนและสำคัญ. ตัวอย่าง: การรับความช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉินทางการแพทย์ หรือการหยุดเด็กเล็กไม่ให้วิ่งเข้าไปในการจราจร
• จตุภาค2 : ไม่ด่วนแต่สำคัญ ตัวอย่าง: การเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่องในรถของคุณเป็นประจำ หรือบรรลุเป้าหมายภายในบริษัทเพื่อตอบสนองต่อการติดต่อลูกค้าทุกรายอย่างมีความหมายภายในหนึ่งชั่วโมง
• จตุภาค 3 : ด่วนแต่ไม่สำคัญ ตัวอย่าง: เพื่อนร่วมงานแวะมาถามเกี่ยวกับการไปปิกนิกในบริษัท หรือตอบกลับข้อเสนอที่มีเวลาจำกัด
• จตุภาค 4 : ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ ตัวอย่าง: doomscrolling ผ่านฟีดโซเชียลมีเดีย ตอบกลับความคิดเห็นบนเว็บไซต์ที่โพสต์โดยคนที่คุณไม่รู้จัก หรือเซสชันการดื่มสุราทางทีวี

นี่คือกราฟเมทริกซ์ที่แสดงโดย Sage Automation:^[1]

เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากสี่ด้านนี้ เราต้องซื่อสัตย์อย่างไร้ความปราณีเกี่ยวกับวิธีการที่เรากำหนดเงื่อนไขของ Covey นี่คือวิธีการ:

1. ใส่เงินดอลลาร์ในเวลาของคุณ

ถ้าคุณต้องการ กำจัดผู้เสียเวลา ในชีวิตของคุณให้เริ่มรักษาเวลาของคุณราวกับว่ามันเป็นเงิน การพิจารณาเวลาเป็นสินทรัพย์อาจรู้สึกเหมือนเป็นแนวคิดที่ค่อนข้างคลุมเครือ การติดสัญลักษณ์ดอลลาร์เข้ากับชั่วโมงของคุณจะทำให้เกิดความชัดเจนขึ้นอย่างรวดเร็ว

Dave Ramsey ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินแนะนำให้ติดตามทุกเพนนีที่คุณได้รับโดยการมอบหมายเงินทั้งหมดของคุณไปยังหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น เช็คเงินเดือนถัดไป 1,000 ดอลลาร์ของคุณอาจอยู่ในหมวดค่าเช่า 400 ดอลลาร์อาจไปร้านขายของชำ และอื่นๆโฆษณา

จนกว่าคุณจะเริ่มตั้งชื่อและติดตามเวลาของคุณ การจัดการเวลาจะไม่มีอะไรมากไปกว่าการคาดเดาและความรู้สึกภายใน การผสมผสานเมทริกซ์การบริหารเวลาของ Covey เข้ากับเทคนิคของแรมซีย์เป็นก้าวแรกในการทำให้ตัวเองอยู่ในที่นั่งคนขับสำหรับการบริหารเวลา บางทีคุณอาจตัดสินใจว่าเวลาของคุณมีมูลค่าเงินสด 30 เหรียญต่อชั่วโมง ตัวอย่างเช่น ในตอนท้ายของการดื่มสุรา Netflix คุณพบว่าคุณใช้เวลา 4.5 ชั่วโมง ซึ่งมีมูลค่าสุทธิ 135 เหรียญ บันทึกลงในบันทึกประจำวันภายใต้ความบันเทิง

หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ ช่วงเวลาที่ชัดเจนของคุณน่าจะมาถึงตอนสิ้นเดือนเมื่อคุณรวมมูลค่าเงินดอลลาร์ที่คุณกำหนดให้กับหมวดหมู่ชีวิตต่างๆ ของคุณ

แม้ว่าคุณจะยักไหล่กับเงินจำนวน 135 ดอลลาร์ที่ใช้ไปกับการดื่มสุราในทีวีเพียงเรื่องเดียว คุณจะรู้สึกอย่างไรเมื่อพบว่าในหนึ่งเดือนคุณใช้เงิน 1,485 ดอลลาร์ในหมวดนั้น เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง เวลาที่มีอยู่ของคุณสำหรับเดือนที่มี 31 วัน สมมติว่ามีการตื่นนอน 16 ชั่วโมงต่อวัน จะอยู่ที่ 14,880 ดอลลาร์ ชั่วโมงทำงานเพียงลำพังอาจทำให้บางช่วงได้ซึมซับบางอย่างในช่วง ,500-,000

ตอนนี้คุณมีอำนาจที่จะนำความชัดเจนที่แท้จริงมาสู่การจัดการลำดับความสำคัญของคุณ การดูทีวีมีค่าเกือบ 10% ของชั่วโมงการตื่นนอนทั้งหมดของคุณหรือไม่? คุณเท่านั้นที่จะตอบคำถามนี้ได้

2. เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จของเมทริกซ์การบริหารเวลา

เริ่มต้นด้วยการเขียนทุกงาน

ณ จุดนี้สิ่งที่คุณพยายามทำคือล้างสมองของคุณ อย่าใช้พลังคิดเกี่ยวกับความเร่งด่วน ความสำคัญ หรือเส้นตาย ส่วนนั้นจะมาในภายหลัง สำหรับตอนนี้ พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้งานทั้งหมดที่อยู่ในสมองของคุณส่งเสียงพึมพำในสเปรดชีตหรือบนกระดาษ

ใช้เครื่องมือใดๆ ก็ตามที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ เพื่อให้คุณสามารถปลดปล่อยความคิดของคุณได้โดยเร็วที่สุด อย่าหยุดจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าจับได้ทุกอย่าง

ถัดไป กำหนดเส้นตายให้กับแต่ละงาน

เริ่มต้นด้วยการกรอกกำหนดเวลาที่คุณรู้ว่าจะต้องกำหนดไว้ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของคำมั่นสัญญาที่คุณได้ทำไว้กับผู้อื่น หากเป็นไปได้ ให้กำหนดเส้นตายของคุณล่วงหน้าตามที่คุณสัญญาไว้ คุณอาจต้องใช้เวลาที่ยืดหยุ่นมากกว่านี้ในอนาคต เริ่มต้นด้วยเป้าหมายการบริหารเวลาที่เป็นที่รู้จักในฐานะบุคคลที่ไม่สัญญาและส่งมอบเกินโฆษณา

เน้นงานที่คุณรู้ว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดใช้ความระมัดระวังในการใช้คำว่าเร่งด่วน สิ่งที่ดูเหมือนเร่งด่วนสำหรับคุณอาจไม่เป็นผลกับครอบครัว เพื่อนฝูง และลูกค้าของคุณ ทุกคนจำเป็นต้องมีคำจำกัดความการทำงานส่วนบุคคล แต่เพื่อเริ่มต้น ให้ใช้การจัดประเภทนี้เท่าที่จำเป็น

จัดลำดับความสำคัญของภาระผูกพันก่อนหน้าตามที่คุณจัดประเภท คุณสามารถย้อนกลับและอัปเกรดงานเฉพาะให้เป็นสถานะนี้ได้ตลอดเวลา แต่เริ่มต้นด้วยการแสดงการยับยั้งชั่งใจ ท้ายที่สุดถ้าทุกอย่างเร่งด่วนก็ไม่มีอะไรเร่งด่วนได้อย่างแท้จริง

จัดลำดับรายการของคุณใหม่ตามความสำคัญ

นี่คือจุดที่การใช้สเปรดชีตแทนกระดาษสามารถชำระได้จริงๆ แทรกคอลัมน์สำคัญบนสเปรดชีตของคุณ หรือเลือกปากกาหรือปากกามาร์กเกอร์สีอื่น หากคุณกำลังใช้กระดาษหรือบัตรดัชนี ให้คะแนนความสำคัญแต่ละงานตั้งแต่ 1 (ไม่สำคัญเลย) ถึง 100 (มีความสำคัญสูงสุด)

โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบใช้มาตราส่วนตั้งแต่ 1 ถึง 100 เนื่องจากความละเอียดของมัน ตัวอย่างเช่น งานสองงานอาจให้คะแนน 8 ในระดับ 1 ถึง 10 แต่คุณสามารถแยกความแตกต่างระหว่าง 82 และ 88 เมื่อเรียงลำดับ

3. เสียบชีวิตของคุณลงในเมทริกซ์การบริหารเวลา

ทีนี้ลองถอยออกมาดูสิ่งที่คุณมี หากคุณทำการบ้านเสร็จแล้ว คุณควรเห็นทุกงานของคุณพร้อมกับการจัดอันดับสำหรับความสำคัญและความเร่งด่วน

เริ่มย้ายงานแต่ละงานไปเป็นหนึ่งในสี่ส่วนของเมทริกซ์การบริหารเวลา เริ่มต้นด้วยตำแหน่งที่ชัดเจน เมื่ออยู่บนกริดแล้ว คุณสามารถประเมินการโทรที่ปิดซึ่งอาจจบลงอย่างถูกกฎหมายในหนึ่งในสองควอแดรนต์ คุณอาจเริ่มจัดลำดับรายการใหม่ในแง่ของความสำคัญหรือความเร่งด่วน และนั่นก็ไม่เป็นไร คุณอาจตระหนักว่างานบางอย่างไม่สำคัญหรือเร่งด่วนอย่างที่คุณคิดในตอนแรก

Q1: รักษาแนวเปิดโล่ง

พยายามเก็บสิ่งต่าง ๆ ออกจากจตุภาคเร่งด่วนและสำคัญให้ได้มากที่สุด นั่นอาจเป็นไปไม่ได้ในความพยายามครั้งแรกของคุณในการจัดการเวลา แต่ตั้งเป้าหมายระยะยาวในการรักษาพื้นที่เปิดโล่งในไตรมาสที่ 1 คุณสามารถทำสิ่งนี้ให้สำเร็จได้โดยจัดการกับงานที่ปรากฏในอีกสามด้านอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุดโฆษณา

ตัวอย่างเช่น ผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพที่มีงานยุ่งจะยังคงต้องการมีรูปร่างที่ดีแต่ไม่มีเวลาไปออกกำลังกายในยิม Dr. John Jaquish ผู้เขียนหนังสือขายดีที่สุดของ Wall Street Journal แนะนำให้ฝึกการต้านทานแบบแปรผันแทนการฝึกด้วยน้ำหนักมาก การฝึกการต้านแบบแปรผันได้รับการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์แล้วว่าให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับการออกกำลังกายในเวลาที่น้อยกว่ามาก Dr. Jaquish กล่าว ประกอบกับอาหารที่มีโปรตีนสูงสามารถให้ผลลัพธ์ที่ต้องการแก่ผู้ประกอบการโดยไม่ต้องสละเวลาอันมีค่าในแต่ละวัน

แน่นอน คุณสามารถรับสายลูกค้าได้ภายใน 10 นาทีนับจากนี้ ซึ่งจะส่งบางสิ่งในไตรมาสที่ 1 ทันที ไม่มีการวางแผนหรือการเตรียมการในส่วนของคุณที่สามารถหยุดการลงจอดที่นั่นได้ ดังนั้นนั่นจึงไม่ใช่ความผิดของคุณ งานของคุณคือทำให้แถบลงจอดพร้อมใช้งานสำหรับเหตุการณ์นี้

Q2: ทำลายงานเหล่านี้ด้วยช่วงเวลาเฉพาะ

หากมีสิ่งใดที่สำคัญ ก็มีโอกาสที่ดีที่จะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนในที่สุด จากตัวอย่างการเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่อง เห็นได้ชัดว่าคุณต้องการจัดการงานนี้ก่อนที่เครื่องยนต์ของคุณจะยึด ถ้าคุณไม่ทำ งานของ Q2 จะต้องถูกจัดประเภทใหม่ในไตรมาสที่ 1 และคุณจะมี Q1 ใหม่ล่าสุดที่จะคงไว้ซึ่งงานนั้น: รับรถเช่า

งานอื่นๆ ของ Q2 อาจไม่เร่งด่วน แต่นั่นไม่ได้ลดความสำคัญของรายการภาพรวมเหล่านี้ บางทีคุณอาจมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อช่วยให้เกิดการต่อต้านการเหยียดเชื้อชาติในที่ทำงาน ผู้เขียนบันทึกย่อ และ Dana Brownlee ผู้ร่วมเขียนข้อความของ Forbes เป้าหมายนั้นมักจะไม่เกิดขึ้นจริงจนกว่าคุณจะปิดกั้นเวลาในปฏิทินของคุณในเชิงรุกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังจัดสรรเวลาที่จำเป็นต่อเป้าหมายนั้น^[สอง]

หากไม่มีความพยายามอย่างตั้งใจในการจัดกำหนดการงานเหล่านี้ งานเหล่านี้จะไม่ถูกเลิกทำตลอดไป

Q3: ถามคำถามด่วนของคุณสักสองสามคำถาม

อย่างน้อยหนึ่งปัญหาในหมวดหมู่นี้คืองานเร่งด่วนมักจะปลอมตัวเป็นสำคัญ เป็นเรื่องปกติที่จะสร้างความสับสนให้กับทั้งสอง ดังนั้นการเรียนรู้ที่จะสร้างความแตกต่างนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญ ข้อความจากลูกค้าที่คาดหวังที่คุณหวังว่าจะได้ลงจอดเป็นเรื่องเร่งด่วนในขณะที่อีเมลจากตัวแทนประกันของคุณที่ต้องการกำหนดเวลาการตรวจสอบนโยบายประจำปีอาจรอจนถึงวันศุกร์

อีเมล วอยซ์เมล ข้อความตัวอักษร และรูปแบบอื่นๆ ของการสื่อสารแบบทันทีทันใดมักจะนำพาความรู้สึกเร่งด่วนติดตัวไปด้วย แต่สิ่งเหล่านี้อาจไม่สำคัญ ในขณะที่คุณดูสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในไตรมาสที่ 3 ให้ถามตัวเองว่าคุณแบ่งปันความรู้สึกเร่งด่วนของผู้ส่งหรือไม่ อาจถึงเวลาที่ต้องยกเลิกการสมัครรับข่าวสารบางกลุ่ม บุคคล หรือจดหมายข่าวเพื่อลดความยุ่งเหยิงของไตรมาสที่ 3โฆษณา

Q4: ใช้ประโยชน์สูงสุดจากกิจกรรมที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญของคุณ

Q4 เป็นจตุภาคที่ผู้จัดการเวลาทุกคนอยากจะทิ้ง แต่อย่ารีบร้อน แม้ว่าคุณจะต้องการกำจัดเวลาที่เสียไปโดยสิ้นเชิง แต่นี่ก็เป็นอีกด้านที่การหยุดทำงานเกิดขึ้นด้วย แทนที่จะสาบานว่าจะงดกิจกรรม Q4 ทั้งหมด ให้ใช้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณทำมากที่สุด

ขั้นแรก ให้เริ่มต้นด้วยการกำจัดหรือมอบหมายงานที่ไม่ได้ใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด แน่นอนว่ารายงานนั้นจำเป็นต้องจัดรูปแบบใหม่ แต่ผู้ฝึกงานอาจทำเพื่อคุณได้ ใช้ซอฟต์แวร์การขายเพื่อทำให้อีเมลหาลูกค้าของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องส่งเองทั้งหมด

เมื่อพูดถึงการหยุดพัก ให้นึกถึงกิจกรรมที่ทำให้คุณรู้สึกสดชื่นและทำกิจกรรมที่ทำให้คุณรู้สึกเหนื่อยล้า ตอบว่าใช่กับการเดินอยู่ในป่าและไม่ต้องโต้เถียงกับคนแปลกหน้าบนโซเชียลมีเดีย ด้วยการเลือกกิจกรรมยามว่างอย่างชาญฉลาด คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงิน Q4 ของคุณ

ความคิดสุดท้าย

เมทริกซ์การบริหารเวลาของ Covey เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการนำมาใช้เมื่อคุณรู้สึกว่าตารางเวลาของคุณควบคุมคุณแทนที่จะใช้วิธีอื่น ความสำเร็จของคุณมักจะขึ้นอยู่กับความซื่อสัตย์ที่คุณมีต่อตัวเองเมื่อกำหนดป้ายกำกับ

อย่ากลัวที่จะถามตัวเองว่านี่เป็นเรื่องด่วนจริงหรือ? คุณจะต้องแยกความแตกต่างอย่างชัดเจนระหว่างสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณและสิ่งที่สำคัญสำหรับคนอื่น เป็นเรื่องง่ายเกินไปที่จะยอมรับป้ายกำกับว่าสำคัญหรือเร่งด่วนของคนอื่นโดยปราศจากวิพากษ์วิจารณ์

มีจุดที่น่าสนใจสำหรับการจัดการเวลาที่ทำให้คุณควบคุมตารางเวลาได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องคิดหนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้ประกอบการจะต้องคำนึงถึงความยืดหยุ่นบางอย่างในตารางเวลาของพวกเขา เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสในไตรมาสที่ 1 ที่ปรากฏขึ้นโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ยืดหยุ่นมากเกินไปและคุณจะเสียเวลา ในขณะที่คุณปรับแต่งเทคนิคของ Covey และ Ramsey ให้เข้ากับชีวิตของคุณ ให้โอกาสตัวเองในการทำผิดพลาดและปรับแต่งตามต้องการ คุณจะไปถึงที่นั่น

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

• 10 วิธีปฏิบัติเพื่อปรับปรุงทักษะการบริหารเวลา
• 10 ทักษะการบริหารเวลาที่พิสูจน์แล้วที่คุณควรเรียนรู้วันนี้
• วิธีเพิ่มผลผลิตในการทำงาน: กฎพื้นฐาน 9 ข้อ

เครดิตภาพเด่น: การสำรวจ # via unsplash.com โฆษณา

อ้างอิง