เดวิด อัลเลน ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ หนังสือมีมานานกว่าสิบปีแล้วและได้เปลี่ยนวิธีการทำงานและการเล่นของผู้มีความรู้จำนวนมากโดยสิ้นเชิง

ระบบได้ช่วยฉันและทีมของฉันที่ Lifehack ทำงานที่สำคัญที่สุดในแต่ละวัน รายเดือน รายสัปดาห์ และตลอดชีวิต

แต่ถ้า (นี่เป็นเรื่องใหญ่ล่ะ ถ้า) มีบางอย่างที่ดีกว่า GTD สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในขณะที่ลดภาระชีวิตของคุณลง? จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีสิ่งที่ดีกว่าและเข้ากับวิถีชีวิตของคนทำงานที่มีความรู้?

ดีคุณสามารถหยุดกังวลและมอง ฉันมาที่นี่เพื่อบอกคุณว่า GTD เป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดเพราะสามารถปรับให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของคุณได้ มีโมเดลที่โค้งมนที่คุณสามารถใช้ได้ตลอดชีวิต และมีอาวุธลับสองอย่างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล

1. มันยากที่จะบ่นในตอนแรก แต่จะกลายเป็นธรรมชาติที่สองของคุณ

เหตุผลหลักประการหนึ่งที่ทำให้ผู้คนเลิกใช้ GTD โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนแรก ดูเหมือนว่าจะมีอะไรมากมายเกิดขึ้น

คุณหมายความว่าฉันต้องออกไปซื้อคนติดฉลาก ตู้เก็บเอกสาร โน้ต แอพทำรายการ และปากกาที่ดีกว่านี้เหรอ ไม่ เว้นแต่คุณต้องการ

หนังสือของคุณ Allen แนะนำให้เตรียมอุปกรณ์บางอย่างเพื่อเริ่มต้นสิ่งต่าง ๆ แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ คุณสามารถเริ่ม GTDing ด้วยสมุดบันทึกและปากกาที่ห่วย

อีกสิ่งหนึ่งที่ GTD แนะนำคือใช้เวลาสองวันเต็มในการรวบรวมและประมวลผลทุกอย่างในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ ฉันจำได้ว่าอ่านแล้วคิดว่า เป็นไปได้ยังไงในนรก? ฉันมีสิ่งที่ต้องทำมากเกินไปและฉันต้องการทำมันให้เสร็จเดี๋ยวนี้!

ในขณะที่ให้เวลาตัวเองสองวันเต็มในการทำความสะอาดและทำความสะอาดชีวิตของคุณนั้นยอดเยี่ยมมาก คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการรวบรวมและดำเนินการตามที่คุณไปโฆษณา

แนวคิดของการดำเนินการและโครงการต่อไปอาจเป็นสิ่งแปลกปลอม (แม้ว่าจะยินดี!) สำหรับผู้ที่เคยใช้รายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จในอดีต บางคนติดอยู่และสับสนกับการมีรายการและสิ่งต่างๆ มากมายในรายการเหล่านั้น

สาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากการขาดการตรวจสอบรายสัปดาห์ที่เหมาะสม เมื่อตกลงกับ GTD แล้ว ให้รวบรวมและจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ลงในรายการที่ถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ความสับสนจะหายไป

GTD ต้องใช้เวลาและฝึกฝนเพื่อทำความเข้าใจและใช้งาน แต่เมื่อผ่านไประยะหนึ่ง จะกลายเป็นลักษณะที่สองของผู้ปฏิบัติ นี่เป็นเพียงความช่วยเหลือจากแบบจำลองที่คุณอัลเลนสร้างขึ้นเท่านั้น

2. เป็นโมเดลสร้างสรรค์แบบ all-in-one พร้อมแนวคิดที่จำเป็นทั้งหมด

บางคนคิดว่าคุณอัลเลนเป็นผู้คิดค้นแนวคิดเบื้องหลัง GTD นั่นไม่เป็นความจริงเลย

สิ่งที่เราสามารถให้เครดิตเขาได้คือการระบุสิ่งที่มืออาชีพและมนุษย์มีงานยุ่งทำเพื่อทำงานให้สำเร็จมากขึ้นโดยใช้ความพยายามและความเครียดน้อยที่สุด จากนั้นเขาก็นำหลักการเหล่านี้มารวมกันและสร้างแบบจำลองสำหรับผลิตภาพ

แทนที่จะทำในสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตหลายคนทำก่อนหน้าเขา คุณอัลเลนตัดสินใจว่าการเข้าหางานของคุณจากล่างขึ้นบนเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ตัวเองมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยเร็วที่สุด

หลังจากเคลียร์สำรับของคุณด้วยการดำเนินการต่อไปและระบุโครงการของคุณแล้ว คุณก็จะจดจำเป้าหมายชีวิตที่ใหญ่ขึ้นและความหมายของชีวิตได้ง่ายขึ้น จากนั้นคุณปรับเปลี่ยนโครงการของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

คุณอัลเลนให้เรา ห้าขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ (รวบรวม ประมวลผล จัดระเบียบ ทบทวน และทำ) แบบจำลองการวางแผนตามธรรมชาติสำหรับการสร้างและก้าวไปข้างหน้าในโครงการ กฎ 2 นาที และสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายที่เราสามารถใช้เพื่อ Get Things Done

ความคิดเหล่านี้มีอยู่เสมอ คุณอัลเลนฉลาดและสร้างสรรค์มากพอที่จะรวมทุกอย่างไว้ในแพ็คเกจที่สวยงาม แบบจำลองต่างๆ ของ GTD ช่วยทำให้เป็นระบบการผลิตที่ดีที่สุด เนื่องจากเราสามารถย้อนกลับไปสู่พื้นฐานของระบบเพื่อกลับสู่สภาวะที่ลื่นไหลในการทำงานและชีวิตได้โฆษณา

3. ทางเลือกแทน GTD มักมีบางสิ่งที่ขาดหายไป

มีทางเลือกอื่นสำหรับ GTD เช่น ควบคุมวันทำงานของคุณตอนนี้ (รวมถึงรายการสิ่งที่ต้องทำหนึ่งนาที) GSD , ได้ผลลัพธ์แบบ Agile , ZTD , และอื่น ๆ อีกมากมาย.

ประเด็นคือเกือบทั้งหมดใช้สิ่งต่างๆ จากแบบจำลองของนายอัลเลน หรือไม่ครอบคลุมภาพรวมของงานและชีวิตที่ใหญ่ขึ้น ทำให้สิ่งสำคัญมากมายหลุดรอดไปได้

ฉันได้ลองใช้ทางเลือกอื่นๆ ส่วนใหญ่แล้ว (แม้ว่าจะไม่ได้ใช้เวลานานมาก) และฉันก็รู้สึกเหมือนมีบางอย่างขาดหายไป มันเป็นระบบที่สมบูรณ์ที่ GTD เสนอให้ฉันซึ่งทางเลือกเหล่านี้ไม่ครอบคลุม

ตัวอย่างเช่น การรับผลลัพธ์ในแบบ Agile Way นั้นน่าสนใจมาก แต่ถ้าคุณลองพิจารณาให้มากขึ้น คุณจะเห็นว่ามันขึ้นอยู่กับหลักการหลักของ GTD เป็นอย่างมาก จากนั้น Agile Results จะเพิ่มชั้นบนสุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับผลลัพธ์ระหว่างสัปดาห์ ซึ่งเป็นรีวิวรายสัปดาห์ที่แก้ไขโดยคุณ Allen แนะนำใน GTD

ดังนั้น ดูเหมือนว่าทางเลือกแทน GTD เป็นเพียงเวอร์ชันดัดแปลงของระบบของ Mr. Allen ไม่ใช่แนวคิดที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงในการจัดการงานของคุณ

ใช่ พวกเขาอาจทำงานให้กับผู้อื่นได้ แต่เราต้องเห็นว่าหากไม่มี GTD ระบบเหล่านี้ส่วนใหญ่จะไม่มีอยู่ในรูปแบบปัจจุบัน ทำให้ GTD เป็นเสาหลักของระบบผลิตภาพ

4. ครอบคลุมงานส่วนตัวและอาชีพ

GTD ไม่สนใจว่างานของคุณจะเป็นมืออาชีพหรือส่วนตัว มันคือ ทั้งหมดทำงานในสายตาของระบบของคุณ .

แน่นอน คุณสามารถแยกงานจากงานเป็นงานที่บ้านและโครงการได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำถ้าไม่ต้องการ

ทุกอย่างใช้ RAM จริงในสมองของคุณเท่ากัน ดังนั้นจึงถือว่าทุกอย่างทำงาน ตั้งแต่สร้างรายงาน TPS ไปจนถึงซื้อขนมสุนัขสำหรับลูกสุนัข ถือว่าทำงานตามมาตรฐาน GTDโฆษณา

5. ทำให้คุณเริ่มลงมือทำ

ฉันบอกคุณแล้วว่ามีความลับสองประการที่ทำให้ GTD เป็นระบบผลิตภาพที่ดีที่สุด จำได้ไหม? ความลับเหล่านั้นคือ การจับภาพและความคิดของการกระทำต่อไป .

ปัญหาใหญ่ที่สุดปัญหาหนึ่งที่ GTD พยายามแก้ไขคือแนวคิดที่ว่าพนักงานมี open loop มากเกินไปในชีวิต โดยทั่วไปแล้วลูปเปิดคือทุกสิ่งที่เรามุ่งมั่นที่จะทำ แต่ไม่ได้ติดตามในทางใดทางหนึ่ง (นอกเหนือจากในสมองที่ผิดพลาดของเรา)

ความเครียดจะเกิดขึ้นเมื่อเรามี open loop มากเกินไปในคราวเดียวและไม่ได้รวมไว้ในระบบที่เราวางใจได้ จิตใจของเราเริ่มแข่งกัน จากนั้นทุกอย่างก็ตกต่ำลงมาจากที่นั่น

การจับภาพเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ตัวเองมีสติ

เข้ามา จับ. การจับภาพช่วยให้ผู้ปฏิบัติงาน GTD ปิดลูปที่เปิดกว้างในชีวิตของพวกเขาโดยการเขียนลงไปและทำให้พวกเขาไม่อยู่ในความคิด นี่คือวิธีที่เราเริ่มเข้าสู่ด้านของจิตใจเหมือนน้ำ และเริ่มคลายความเครียดจากทุกสิ่งที่พวกเขาเก็บไว้ในใจเป็นเวลานาน

การระบุการดำเนินการครั้งต่อไปของโครงการใดๆ เป็นความลับอีกข้อหนึ่งของ GTD

การเห็นว่าการดำเนินการทางกายภาพครั้งต่อไปเป็นอย่างไรทำให้เรามีขั้นตอนแรกในการทำโครงงานขนาดใดก็ได้ให้เสร็จ ปัญหาเกี่ยวกับหลายโครงการที่หยุดชะงักหรือยังไม่แล้วเสร็จคือพวกเขายังไม่ได้คิดให้รอบคอบและยังไม่ได้ระบุการดำเนินการทางกายภาพครั้งต่อไปเพื่อย้ายโครงการ

เมื่อฉันเริ่มระบุการเคลื่อนไหวทางกายภาพครั้งต่อไป ฉันรู้สึกประหลาดใจที่เห็นว่าฉันสามารถย้ายโปรเจ็กต์ที่ค้างอยู่ได้เร็วแค่ไหน ไม่ว่าการกระทำต่อไปจะเล็กน้อยเพียงใด อย่างเช่น โทรหา Bob เพื่อขอหมายเลขของนักบัญชีก็พอจะจุดประกายโครงการใหญ่ๆ อย่างเช่น Form your LLC

การจับภาพและการดำเนินการต่อไปเป็นความลับว่าทำไม GTD จึงเป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดโฆษณา

บทสรุป

หากคุณใช้ GTD ในหลายๆ ด้าน คุณจะรู้สึกโล่งใจเกี่ยวกับงานและชีวิตที่คุณไม่เคยรู้สึกมาก่อน

GTD เป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด เนื่องจากครอบคลุมกรณีการใช้งานที่หลากหลาย และเรียบง่ายและซับซ้อนพอที่จะรองรับระบบส่วนบุคคล รวมทั้งสามารถใช้สำหรับโครงการที่ใหญ่ที่สุดในที่ทำงานของคุณ

แนวทางจากล่างขึ้นบนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของ GTD ช่วยให้คุณทำเรื่องเร่งด่วนในชีวิตได้ คุณจึงมีพลังงานในการตอบคำถามว่าเป้าหมายในชีวิตของฉันคืออะไร ช่วยให้คุณตรวจสอบความคืบหน้าทุกสัปดาห์และช่วยให้คุณวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับอนาคต

และด้วยแนวคิดในการจับภาพ GTD และการดำเนินการถัดไป คุณสามารถใช้เพื่อปิดลูปเปิดในทันทีและย้ายโปรเจ็กต์ที่ไม่ทำงานไปข้างหน้า

แม้ว่า GTD จะอยู่มาระยะหนึ่งแล้ว แต่ก็ยังพิสูจน์ตัวเองว่าเป็นระบบผลิตภาพที่ดีที่สุดที่เราในฐานะผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้สามารถเข้าถึงได้

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ GTD อย่าพลาดบทสัมภาษณ์พิเศษของเรากับ David Allen:

ผู้นำ GTD: บทสัมภาษณ์พิเศษ Lifehack กับ David Allen และ Mike Williams

เครดิตภาพเด่น: Unsplash ผ่าน unsplash.com