โลกธุรกิจทุกวันนี้ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเกือบทั้งหมด ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจขนาดเล็กหรือครอบครองมุมเล็ก ๆ ของแผนผังองค์กรที่บริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ โอกาสที่งานส่วนใหญ่ของคุณประกอบด้วยการสื่อสารกับผู้อื่น โดยส่วนใหญ่จะเป็นลายลักษณ์อักษร แน่นอนว่ามีอีเมลและจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิม แต่นักธุรกิจส่วนใหญ่มักถูกขอให้เขียนงานนำเสนอ บันทึกช่วยจำ ข้อเสนอ ข้อกำหนดทางธุรกิจ เอกสารการฝึกอบรม สำเนาส่งเสริมการขาย ข้อเสนอทุน และเอกสารอื่นๆ อีกหลากหลาย

นี่คือการถู: นักธุรกิจส่วนใหญ่มีประสบการณ์ในการเขียนน้อย . ในขณะที่ผู้ที่มีวุฒิการศึกษาด้านธุรกิจอาจเขียนหนังสือได้บ้างในโรงเรียน แต่ก็ไม่ค่อยเน้นในโปรแกรมธุรกิจ และการเรียนรู้ที่จะเขียนได้ดีแทบจะไม่เป็นแรงผลักดันเบื้องหลังความปรารถนาของคนส่วนใหญ่ที่จะไปเรียนที่โรงเรียนธุรกิจ ผู้ที่ไม่มีพื้นฐานในมหาวิทยาลัยอาจไม่เคยถูกกดดันให้เขียนเลย อย่างน้อยก็ตั้งแต่โรงเรียนของรัฐ

หากคุณเป็นหนึ่งในหลาย ๆ คนในธุรกิจที่งานเขียนไม่เคยเป็นปัญหาใหญ่ คุณควรรู้ว่า การขาดทักษะการเขียนเป็นอุปสรรคที่มากขึ้นและมากขึ้นทุกปีที่ผ่านไป . การใช้เวลาปรับปรุงงานเขียนของคุณอาจส่งผลให้ความสามารถในการจ้างงานและการส่งเสริมการขายของคุณดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ไม่มีอะไรมาทดแทนการฝึกฝนได้ แต่นี่คือคำแนะนำสองสามข้อที่จะนำคุณไปสู่เส้นทางที่ถูกต้องโฆษณา

1. น้อยแต่มาก

ในการเขียนเชิงธุรกิจเช่นเดียวกับงานเขียนประเภทอื่นๆ แทบทุกประเภท ความรัดกุมนั้นมีความสำคัญ น่าแปลกที่ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีความสำคัญต่อการทำงานที่ราบรื่นของธุรกิจมากขึ้นเรื่อยๆ ผู้คนจึงเต็มใจอ่านน้อยลงเรื่อยๆ นิตยสารและร้านอื่น ๆ ที่เคยใช้คุณสมบัติ 2,000 คำกำลังตัดกลับไปเป็นภาพร่าง 500 คำมากขึ้นเรื่อยๆ ใช้คำเท่าที่จำเป็น ตัดบทร้อยแก้วออก และหลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวและคดเคี้ยว ในขณะที่ซอร์โรสอนลูกชายของเขา เข้ามา สร้าง Z ของคุณและออกไป! - พูดให้ตรงประเด็น พูดในสิ่งที่คุณอยากจะพูด แล้วทำมันให้เสร็จ

2. หลีกเลี่ยงศัพท์แสง

ทุกคนในธุรกิจเกลียดการเขียนเชิงธุรกิจ การแก้ปัญหาสีฟ้าและการทำงานร่วมกันเชิงกลยุทธ์เหล่านั้นในท้ายที่สุดก็ไม่มีความหมายอะไร การระดมความคิดและโอกาสในการทำงานร่วมกันนั้นมีความหมายมากขึ้นโดยไม่ฟังดูไร้สาระ แม้ว่าบางครั้งอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น ในเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจหรือข้อกำหนดทางเทคนิค ให้ลองใช้ภาษาที่ชัดเจนกว่านี้ แม้แต่คนที่อยู่ในสายงานเดียวกันกับคุณ ศัพท์แสงมักไม่มีประสิทธิภาพ สายตาก็เลื่อนผ่านไปโดยไม่ได้เข้าใจความหมายจริงๆ มีเหตุผลที่มักใช้ศัพท์เฉพาะเมื่อนักเขียนต้องการ ไม่ พูดอะไรก็ได้ โฆษณา

3. เขียนครั้งเดียวตรวจสอบสองครั้ง

พิสูจน์อักษรทันทีหลังจากที่คุณเขียน และหลังจากนั้นอีกหลายๆ ชั่วโมงหรือหลายวันต่อมา ไม่มีอะไรน่าอายไปกว่าการพิมพ์ผิดอย่างโง่เขลาในเอกสารที่ดีอย่างอื่น มันไม่ยุติธรรมเลย - การพิมพ์ผิดเกิดขึ้น! – แต่ผู้คนตัดสินคุณจากความผิดพลาดเหล่านั้นอยู่ดีและรุนแรง ยกเว้นในกรณีฉุกเฉินโดยตรง ให้เวลากับตัวเองเสมอที่จะทิ้งงานเขียนไว้และกลับมาอ่านทีหลัง สมองมีเล่ห์เหลี่ยมและจะเพิกเฉยต่อข้อผิดพลาดที่เพิ่งเกิดขึ้น บางครั้งการทำงานกับอย่างอื่นจะทำให้คุณแยกส่วนที่คุณต้องจับข้อผิดพลาดเหล่านั้นก่อนที่คนอื่นจะอ่าน

4. เขียนครั้งเดียวตรวจสอบสองครั้ง

ฉันรู้ว่าฉันเพิ่งพูดไป แต่ฉันหมายถึงอย่างอื่นที่นี่ นอกจากการจับคำผิดและข้อผิดพลาดอื่นๆ แล้ว การให้เวลาระหว่างการเขียนและการอ่านงานของคุณซ้ำสามารถช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดของโทนเสียงที่อาจหนีคุณและทำให้เกิดปัญหาได้ . ตัวอย่างเช่น เมื่อเราอารมณ์เสียหรือโกรธ เรามักจะเขียนสิ่งที่เราไม่ต้องการให้ใครอ่านจริงๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณพูดในสิ่งที่คุณต้องการให้พูด คุณต้องการพูดอย่างไร ก่อนปล่อยให้มันเข้าถึงผู้ชม

5. ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับชื่อ ตำแหน่ง และเพศ

โอเค มีสิ่งหนึ่งที่น่าอายมากกว่าการพิมพ์ผิด: การโทรหาคุณสมิธ คุณสมิธอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งเอกสาร หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดชื่อ ตำแหน่งงาน (และความหมาย) หรือเพศของพวกเขา ก) ให้ตรวจสอบกับคนรู้จัก (เช่น ผู้ช่วยของเขา) หรือ ข) ในกรณีของเพศ , ใช้ภาษาที่เป็นกลางทางเพศ พวกเขาและของพวกเขากำลังกลายเป็นคำสรรพนามเอกพจน์ที่เป็นกลางทางเพศที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แม้ว่าครูไวยากรณ์ของคุณและนาซีไวยากรณ์ที่คิดว่าตัวเองชอบธรรมในห้องโถงอาจพูดอย่างไรโฆษณา

6. บันทึกเทมเพลต

เมื่อใดก็ตามที่คุณเขียนจดหมาย อีเมล บันทึกช่วยจำ หรือเอกสารอื่นๆ ที่ดีเป็นพิเศษ หากมีโอกาสน้อยที่สุดที่คุณจะเขียนเอกสารที่คล้ายกันในอนาคต ให้บันทึกเป็นเทมเพลตสำหรับใช้ในอนาคต เนื่องจากความเร่งรีบในการเขียนเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดอื่นๆ ประหยัดเวลาโดยใช้เอกสารที่เขียนไว้ล่วงหน้า ช่วยให้คุณไม่ต้องลำบากใจกับข้อผิดพลาดดังกล่าว . เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลบข้อมูลเฉพาะใดๆ เช่น ชื่อ บริษัท ฯลฯ ก่อนนำกลับมาใช้ใหม่ คุณไม่ต้องการส่งจดหมายถึงคุณชารีฟที่ส่งถึงคุณ O'Toole!

7. เป็นมืออาชีพ ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ

มีแนวโน้มที่จะคิดว่าการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดเป็นทางการ ซึ่งไม่จำเป็นหรือให้ผลมาก ภาษาที่เป็นทางการนั้นใช้ได้สำหรับเอกสารทางกฎหมายและการสมัครงาน แต่ศัพท์แสงมักจะมองไม่เห็น บดบังแทนที่จะเปิดเผยความหมาย ในขณะเดียวกัน จงจำไว้ว่า ไม่เป็นทางการไม่ควรหมายถึงไม่เป็นมืออาชีพ – กันไม่ให้ความคิดเห็นส่วนตัว เรื่องตลกที่ผิดสี และการนินทาที่น่าสยดสยองในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ โปรดจำไว้ว่ากฎหมายกำหนดให้ธุรกิจจำนวนมาก (อาจเป็นของคุณ) จำเป็นต้องเก็บสำเนาจดหมายโต้ตอบทั้งหมด อย่าส่งอีเมล ไปรษณีย์ หรือเผยแพร่สิ่งที่คุณรู้สึกไม่สบายใจที่จะอ่านบันทึกในการพิจารณาคดีในที่สาธารณะ

8. จำ 5 W (และ H)

เช่นเดียวกับข่าวของนักข่าว การสื่อสารของคุณควรตอบทุกคำถามที่เกี่ยวข้องกับผู้ฟังของคุณ: ใคร? อะไร? เมื่อไร? ที่ไหน? ทำไม? แล้วยังไง? ตัวอย่างเช่น บันทึกช่วยจำนี้เกี่ยวข้องกับใครบ้าง พวกเขาควรรู้อะไร จะใช้เมื่อใดและที่ไหน เหตุใดจึงสำคัญ และควรใช้ข้อมูลนี้อย่างไร ใช้สูตร 5W+H เพื่อคาดการณ์คำถามใดๆ ที่ผู้อ่านของคุณอาจถามเช่นกันโฆษณา

9. คำกระตุ้นการตัดสินใจ

เนื้อหาของเอกสารที่ให้ข้อมูลเพียงอย่างเดียวนั้นไม่ค่อยถูกเก็บรักษาไว้อย่างดี การสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่มีขึ้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์บางอย่าง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเรียกร้องให้ดำเนินการ – สิ่งที่ผู้อ่านคาดหวัง ทำ . ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งที่ผู้อ่านควรทำคือ ตอนนี้ . อย่าปล่อยให้ผู้อ่านตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลที่คุณให้ไว้ – ส่วนใหญ่จะไม่สนใจด้วยซ้ำ และคนที่ทำมากพอจะเข้าใจผิดว่าคุณจะเลอะมือก่อนจะนานเกินไป

10. อย่าให้ตัวเลือกมากเกินไป

เป็นการดีอย่าให้ใด ๆ หากคุณต้องการกำหนดเวลาสำหรับการประชุม ให้ครั้งเดียวและขอให้พวกเขายืนยันหรือนำเสนอเวลาอื่น อย่างมากที่สุด ให้สองตัวเลือกและขอให้พวกเขาเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง การเลือกมากเกินไปมักนำไปสู่อาการอัมพาตในการตัดสินใจ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่ใช่ผลที่ต้องการ

11. ผู้อ่านของคุณมีอะไรบ้าง?

รากฐานที่สำคัญของการเขียนที่มีประสิทธิภาพคือการอธิบายถึงประโยชน์ ไม่ใช่คุณลักษณะ ทำไมผู้อ่านจึงควรใส่ใจ? ตัวอย่างเช่น ไม่มีใครสนใจว่า Windows 7 สามารถทำงานในโหมด 64 บิตได้ สิ่งที่พวกเขาสนใจคือสามารถจัดการหน่วยความจำได้มากขึ้นและทำให้ทำงานได้เร็วกว่าระบบปฏิบัติการ 32 บิต 64 บิตเป็นคุณลักษณะ ปล่อยให้ฉันทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นก็เป็นประโยชน์ ผลประโยชน์ดึงดูดผู้อ่าน เนื่องจากพวกเขามักจะกังวลกับการค้นหาว่าพวกเขาจะทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นหรือดีขึ้นได้อย่างไร โฆษณา

12. จ้างนักแปลอิสระ

ไม่ใช่เคล็ดลับการเขียน ต่อตัว ฉันรู้ แต่คำแนะนำที่ดีกระนั้น การเขียนมักจะไม่ใช่ชุดสูทที่แข็งแรงของคุณ – หากสำคัญ ให้จ้างคนที่เขียนให้ คือ ชุดที่แข็งแกร่งของพวกเขา คุณอาจคิดว่า freelancer มีไว้สำหรับสื่อการตลาดเท่านั้น แต่นั่นไม่เป็นความจริง นักเขียนอิสระที่ดีสามารถสร้างบันทึกช่วยจำ คู่มือฝึกอบรม จดหมายภายใน จดหมายข่าวองค์กร บล็อกโพสต์ รายการ Wiki และงานเขียนอื่นๆ ที่คุณคิดได้ . ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ คุณสามารถทำฟาร์มได้ตามต้องการหรือย้ายนักแปลอิสระไปที่ห้องเล็ก ๆ ในสถานที่ หรือจัดการจัดเตรียมอื่นๆ ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด คาดว่าจะจ่ายอย่างน้อย ต่อชั่วโมง และมีแนวโน้มมากกว่า - 5 ต่อชั่วโมง สำหรับการเขียนที่ดี – ใครก็ตามที่คิดเงินน้อยกว่านั้นอาจไม่ดีนักหรือไม่ค่อยเข้าใจธุรกิจมากนัก (อัตราเหล่านี้สำหรับนักเขียนในเขตเมืองใหญ่ของสหรัฐฯ – อัตราอาจแตกต่างกันในส่วนอื่นๆ ของโลก)

งานเขียนที่ยอดเยี่ยมอาจต้องใช้พรสวรรค์ที่พวกเราบางคนมี แต่ มีประสิทธิภาพ การเขียนเป็นทักษะที่เรียนรู้ได้ หากการเขียนธุรกิจของคุณยังไม่พอ ให้ทำตามคำแนะนำด้านบนและดูว่าคุณไม่สามารถปรับปรุงได้หรือไม่ ถ้างานเขียนของคุณ ทำ ผ่านการชุมนุม แล้วทิ้งเคล็ดลับไว้สักหนึ่งหรือสองข้อในความคิดเห็นด้านล่างล่ะ