ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจอะไร มีโอกาสที่คุณจะใช้เวลาในการนัดหมายเป็นอย่างน้อย การนัดหมายของคุณอาจเป็นการประชุมกลุ่มใหญ่ ตัวต่อตัว หรือแม้แต่การสัมภาษณ์งาน คุณอาจข้ามการประชุมแบบเห็นหน้ากันและกำลังประชุมทางโทรศัพท์หรือใช้ Skype ไม่ว่าคุณจะจัดกำหนดการการประชุมประเภทใด เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยพัฒนาทักษะการนัดหมายได้

1. กำหนดวาระล่วงหน้า การรู้ว่าคุณวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จในการประชุมสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะวางแผนอยู่ที่การนัดหมายนั้นนานเท่าใด โดยสมมติว่าคุณสามารถทำตามกำหนดการได้ อาจเป็นเรื่องยากที่จะให้คนอื่นทำตามเป้าหมาย แต่ไม่มีใครอยากใช้เวลาทั้งวันในการนัดหมายครั้งเดียว นอกจากนี้ การทำตามวาระที่ตกลงกันไว้เป็นหนทางเดียวที่จะแน่ใจได้ว่าการประชุมของคุณจะสิ้นสุดลงเมื่อใด
2. เสนอตัวเลือกเวลาและวันที่สำหรับการนัดหมาย แทนที่จะต้องใช้เวลานานกลับไปกลับมา ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล ให้เลือกเวลานัดหมายสองหรือสามครั้งที่เหมาะกับคุณและนำเสนอให้กับอีกครึ่งหนึ่งของการนัดหมายของคุณ หากคุณกำลังติดต่อกับกลุ่มใหญ่ เกือบจะรับประกันได้ว่าอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือกจะไม่เหมาะกับใครบางคน และการมีหลายตัวเลือกเป็นวิธีที่เร็วกว่ามากในการบรรลุข้อตกลงร่วมกัน
3. หลีกเลี่ยงโปรแกรมซอฟต์แวร์แฟนซี แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์การตั้งค่าการนัดหมายที่เก๋ไก๋อยู่บ้าง ให้พยายามหลีกเลี่ยงการใช้สิ่งผิดปกติ ข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้คือฝ่ายหรือการประชุมที่มีขนาดใหญ่มาก โดยทั่วไป การใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้จะใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น — มีช่วงการเรียนรู้สำหรับผู้ใช้ใหม่ และการต้องไปที่ไซต์เพื่อตอบกลับอาจใช้เวลานานกว่าสองเท่าในการตอบกลับอีเมล อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณพยายามประสานงานกับคนกลุ่มใหญ่ การใช้แอปพลิเคชันสามารถให้ตำแหน่งศูนย์กลาง แทนที่จะส่งอีเมลจำนวนมาก
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องมีการประชุมจริงๆ มีการนัดหมายมากมายสำหรับสิ่งง่ายๆ เช่น มอบเอกสารเพื่อขออนุมัติ เว้นแต่ว่าเอกสารนั้นสั้นพอที่จะตรวจสอบได้อย่างสมบูรณ์ในระหว่างการประชุม มันอาจจะคุ้มค่ากว่าที่จะทิ้งเอกสารและกลับมาตอบคำถามและจัดการกระบวนการอนุมัติในภายหลัง ก่อนนัดหมายจริง ให้คิดก่อนว่าจะจัดการเรื่องนี้ให้เร็วกว่านี้ได้หรือไม่
5. ลดเวลาการเดินทาง สาเหตุหนึ่งที่ทำให้การนัดหมายกินเวลามากในปฏิทินของเราคือความจำเป็นของการเดินทาง เราต้องเดินทางไปที่สำนักงานของลูกค้า ร้านกาแฟ หรือที่ใดก็ตามที่เรากำลังประชุม เราสามารถลดความมุ่งมั่นนั้นได้โดยแนะนำให้เราพบกันที่สถานที่ของเรา พบกันครึ่งทาง หรือข้ามการประชุมด้วยตนเองโดยสิ้นเชิง ตัวเลือกต่างๆ เช่น การโทรหรือการประชุมทางวิดีโอมักจะตอบสนองความต้องการทั้งหมดของการนัดหมายที่คุณจะขับรถไปทั่วทั้งเมืองได้
6. กำหนดเวลาสำหรับทั้งการเตรียมการและการซักถาม เมื่อคุณกำหนดเวลานัดหมาย ให้นึกถึงสิ่งที่คุณอาจต้องทำเพื่อเตรียมการ เช่น ทบทวนรายงาน เตรียมการนำเสนอหรือรีดเสื้อของคุณ และกำหนดเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรมก่อนการนัดหมายจริง คุณควรกำหนดเวลาเตรียมการสิบห้านาทีก่อนการนัดหมายเพื่อดูรายละเอียดในนาทีสุดท้าย เช่นเดียวกันในภายหลัง: คุณอาจมีงานติดตามผลบางอย่างที่ต้องจัดการหลังจากการประชุมของคุณ การจัดกำหนดการอย่างน้อยสองสามนาทีหลังจากการนัดหมายรับประกันว่าคุณจะมีเวลาทำบันทึกย่อของคุณให้ครบถ้วน และการดำเนินการใดๆ เพิ่มเติมอย่างน้อยก็ทำให้ปฏิทินของคุณนั้นตรงกัน (ถ้าคุณไม่สามารถทำได้)
7. แยกการนัดหมายส่วนตัวและธุรกิจ พวกเราหลายคนพยายามโหลดการนัดหมายนอกสำนักงานทั้งหมดไว้ในวันเดียว โดยไม่สนใจปัญหาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากสายไปสายหนึ่ง คุณมีปัญหาในการพยายามเปลี่ยนเกียร์ระหว่างการนำเสนอที่คุณให้แก่ลูกค้ากับภาพที่แพทย์รอให้คุณ การเปลี่ยนสภาพจิตใจแบบนั้นจะทำให้การนัดหมายในภายหลังของคุณยากขึ้นเท่านั้น พยายามจัดตารางเวลาการนัดหมายส่วนตัวและธุรกิจของคุณในวันที่ต่างกัน
8. ให้ตารางนัดหมายของคุณทันสมัยอยู่เสมอ หากคุณไม่ใช่คนเดียวที่จัดกำหนดการการนัดหมายของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องคอยให้ข้อมูลอื่นๆ อยู่เสมอ มิฉะนั้น คนรักของคุณอาจคาดหวังให้คุณไปทานอาหารค่ำกับครอบครัวพร้อมกับทำโปรเจ็กต์ใหญ่เสร็จ ฉันชอบปฏิทินที่แชร์ เช่น Google ปฏิทิน ด้วยเหตุผลนั้นเอง แต่มีวิธีแชร์ปฏิทินได้แทบทุกประเภท ถ้าคุณต้องพึ่งพาระบบของคุณเอง ตัวกำหนดตารางเวลาการนัดหมายสามารถรวมถึงผู้จัดการของคุณ คนสำคัญของคุณ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการ (ของคุณหรือแผนก) และบุคคลอื่นทั้งหมด
9. จำกัดผู้ได้รับเชิญ คุณอาจไม่ต้องการให้ทั้งบริษัทแสดงรายงานความคืบหน้า ให้ตัดสินใจว่าใครกันแน่ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมในการนัดหมายของคุณ คุณสามารถส่งอีเมลจำนวนมากในภายหลังได้เสมอหากคนอื่นรู้สึกว่าถูกทิ้ง ฉันเคยอยู่ในสถานการณ์ต่างๆ มาก่อนแล้วที่รู้สึกว่าถูกมองข้ามไป หากคุณไม่ได้พาพวกเขามาในทุก ๆ การนัดหมายที่คุณตั้งขึ้น ทางออกที่ดีที่สุดคือการนำเสนอการประชุมเป็นสิ่งที่ไม่ต้องใช้เวลาอย่างมีค่า
10. ยืนยันทุกอย่าง! ยืนยันว่าจะประชุมเมื่อใดและที่ไหน วาระครอบคลุมถึงอะไร แม้จะไปถึงที่นั่นอย่างไร สิ่งที่คุณต้องมีจริงๆ ก็คืออีเมลสั้นๆ ก่อนการนัดหมายหนึ่งหรือสองวันก่อนการนัดหมายที่สรุปการนัดหมายและขอคำตอบง่ายๆ ว่าใช่ หากทุกอย่างถูกต้อง