สิ่งที่ยอดเยี่ยมที่สุดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับ Gmail คือตัวกรอง — ตั้งค่าอย่างถูกต้อง ตัวกรองสามารถเพิ่มฟังก์ชันการทำงานมากมายให้กับบัญชี Gmail ที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้วของคุณ ประหยัดเวลาและพื้นที่ กำจัดกล่องจดหมายของอีเมลที่ไม่ต้องการ และเปลี่ยน Gmail ของคุณให้เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่มีตัวกรองง่ายๆ

มีข้อจำกัดบางประการสำหรับตัวกรองของ Gmail ที่ฉันอยากให้มีการปรับปรุงในอนาคต ได้แก่:โฆษณา

• ไม่สามารถทำเครื่องหมายโพสต์ว่าอ่านแล้ว
• ไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์สมาร์ทสดได้
• ความยากลำบากในการเพิ่มที่อยู่อีเมลจำนวนมากลงในตัวกรอง

แต่โดยรวมแล้วฟังก์ชั่นตัวกรองนั้นยอดเยี่ยมมาก ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการสำหรับวิธีใช้งาน:โฆษณา

โฆษณา

• Killfile . ถ้ามีคนส่งเมลขยะมาให้ฉันมากเกินไป (เรื่องตลก เมลลูกโซ่ ฯลฯ) พวกเขาจะถูกเพิ่มใน killfile ของฉัน เป็นตัวกรองง่ายๆ ที่จะดูช่องจากและลบข้อความหากเป็นหนึ่งในที่อยู่ที่ฉันเพิ่มลงในตัวกรอง ทุกๆ ครั้งฉันจะตัดสินใจเพิ่มใครบางคนใน killfile ของฉัน และฉันจะเปิดตัวกรองและเพิ่มที่อยู่ของพวกเขา
• บูลีน . ตัวกรองทำงานเหมือนกับฟังก์ชันการค้นหาของ Gmail โดยคุณสามารถเพิ่มข้อความค้นหา เช่น AND หรือ OR หรือ NOT ดังนั้นฉันจึงสามารถค้นหาที่อยู่ที่มาจากบุคคลจำนวนมาก (โดยใช้ OR) หรืออีเมลที่ต้องมีคำทั้งหมดในรายการ (โดยใช้ AND) ใช้สัญลักษณ์ตัวดำเนินการค้นหาเพื่อทำให้ง่ายยิ่งขึ้น: | สำหรับ OR ช่องว่างสำหรับ AND, - สำหรับ NOT และวงเล็บเพื่อจัดกลุ่มคำต่างๆ ในสตริงการค้นหาของคุณ
• คำค้นหาอื่นๆ . นอกเหนือจากคำทั่วไปข้างต้น ตัวกรองของคุณสามารถใช้คำอื่นๆ เช่น from:, to:, has:, is:, filename:, and label:, และอื่นๆ การใช้คำเหล่านี้จะทำให้ตัวกรองมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ส่งการเตือนความจำถึงใครบางคน . สิ่งหนึ่งที่ฉันต้องการให้ Google เพิ่มใน Gmail คือความสามารถในการส่งอีเมลที่ล่าช้า ซึ่งจะทำให้ฉันสามารถส่งการเตือนความจำถึงใครก็ได้ในเวลาปกติ แต่ฉันสมัครใช้บริการอีเมลเตือนความจำเพื่อส่งการเตือนความจำ (สำหรับคนอื่น) ไปยังที่อยู่ Gmail ของฉัน แล้วตั้งค่าตัวกรองเพื่อส่งต่อการเตือนความจำไปยังบุคคลต่างๆ ขึ้นอยู่กับหัวข้อหรือเนื้อหาของอีเมล มันไม่สมบูรณ์แบบ แต่ช่วยให้ฉันส่งการเตือนความจำไปยังคนอื่นได้เป็นประจำ
• ปฏิทินและบันทึก . ฉันตั้งค่า Google ปฏิทินเพื่อส่งการแจ้งเตือนกิจกรรมให้ฉัน คุณสามารถตั้งค่าป้ายกำกับ (กิจกรรม) เพื่อให้การเตือนปฏิทินของคุณตรงไปที่ป้ายกำกับ ติดดาวข้อความ และข้ามกล่องจดหมาย ตอนนี้กิจกรรมของคุณไม่เพียงแค่อยู่ในที่เดียว แทนที่จะกระจัดกระจายอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถเลิกติดดาวข้อความเมื่อคุณทำงานหรือกิจกรรมเสร็จ และตอนนี้คุณยังมีบันทึกของทุกสิ่งที่คุณทำไปแล้วด้วย
• สิ่งที่ต้องทำ . นี่เป็นฟังก์ชันที่ใช้กันทั่วไป แต่คุณสามารถส่งอีเมลงานที่คุณต้องทำให้ตัวเอง แล้วตั้งค่าตัวกรองที่มีที่อยู่อีเมลของคุณทั้งในกล่องถึงและจากกล่องที่ใช้ป้ายกำกับสิ่งที่ต้องทำกับข้อความ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดของคุณได้ในตัวกรองเดียว หรือหากคุณเป็นแฟน GTD คุณสามารถตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำสำหรับแต่ละบริบท (@work, @home, @errands, @phone เป็นต้น) โดยสร้างป้ายกำกับต่างๆ สำหรับแต่ละบริบท แล้วตั้งค่าตัวกรองสำหรับ ที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ส่งอีเมลถึงตัวคุณเองที่ชื่อ+ที่ทำงาน (คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วน @gmail.com) และตั้งค่าตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับที่อยู่นั้น @work และอื่นๆ สำหรับแต่ละบริบท
• ติดตาม . แม้ว่าคุณจะไม่ใช่แฟน GTD ก็ตาม ต้องมีป้ายกำกับติดตามผล เพียงตั้งค่าตัวกรองด้วยที่อยู่อีเมล เช่น คุณชื่อ+ติดตาม และใส่ลงในช่องตัวกรองคำว่า และให้ตัวกรองนี้ติดป้ายกำกับว่า @ติดตาม และข้ามกล่องจดหมาย ตอนนี้เมื่อคุณส่งอีเมลที่ต้องติดตาม ให้ใส่ชื่อของคุณ+ติดตามในฟิลด์ bcc แล้วอีเมลนั้นจะอยู่ในป้ายกำกับ @follow ของคุณ อย่าลืมตรวจสอบป้ายกำกับนี้วันละครั้งเพื่อให้ติดตามผลทางอีเมลได้
• ส่งสแปมไปที่ถังขยะ . แทนที่จะให้สแปมที่กรองโดย Gmail ไปที่โฟลเดอร์สแปมของคุณ (และมีจำนวนสแปมที่ยังไม่ได้อ่านที่น่ารำคาญตามชื่อโฟลเดอร์) ให้ตั้งค่าตัวกรองด้วย is:spam ในช่องมีคำ (เพียงคลิกตกลงในกล่องโต้ตอบคำเตือนของ Gmail เมื่อคุณคลิกขั้นตอนต่อไป) และลบเป็นการดำเนินการ ตอนนี้ข้อความสแปมทั้งหมดจะอยู่ในถังขยะของคุณ
• บุ๊คมาร์คที่เก็บถาวร . หากคุณใช้ del.icio.us และบริการบุ๊กมาร์กอื่นๆ คุณสามารถเก็บถาวรทั้งหมดไว้ในป้ายกำกับ Gmail (บุ๊กมาร์ก) รับ URL ของฟีดสำหรับบริการบุ๊คมาร์คแต่ละรายการของคุณ ป้อนในบริการส่งต่อ เช่น rssfwd.com จากนั้นตั้งค่าตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับบุ๊กมาร์กทั้งหมด ตอนนี้บุ๊กมาร์กทั้งหมดของคุณรวมอยู่ในที่เดียวด้วยการค้นหาที่ยอดเยี่ยมของ Gmail
• เอกสารแนบ . หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณชอบอ่านอีเมลเก่าและลบทีละหลายฉบับ ฉันทำการค้นหาทั่วไปในระหว่างกระบวนการล้างข้อมูล เช่น has:attachment เพื่อให้ฉันสามารถตรวจดูอีเมลที่ใหญ่กว่าทั้งหมดของฉันและลบทิ้งได้ ทำให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นโดยสร้างป้ายกำกับและตัวกรองสำหรับการค้นหานี้ และสำหรับการค้นหาทั่วไปใดๆ ของคุณ สำหรับเรื่องนั้น
• ครึ่ง . หากคุณได้รับสื่อมากมายที่ส่งถึงคุณ เช่น ไฟล์เพลง วิดีโอ และภาพถ่าย ให้ตั้งค่าตัวกรอง (filename:wmv | filename:mov for videos, filename:mp3″ for music, filename:jpg | filename:gif for photos , หรือ filename:pdf | filename:doc สำหรับเอกสาร). คุณสามารถค้นหาสื่อต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
• สำรองข้อมูล . สร้างบัญชี Gmail บัญชีที่สองสำหรับเก็บข้อมูล และสร้างตัวกรองเพื่อส่งต่ออีเมลที่มีไฟล์แนบ (มี:ไฟล์แนบ) ไปยังที่อยู่ที่สองนี้โดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณสามารถลบอีเมลเก่าของคุณได้โดยไม่รู้สึกผิดหรือกังวล
• กลุ่มข่าวหรือฟีด . คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสำหรับกลุ่มข่าวของคุณ เพื่อไม่ให้กล่องจดหมายของคุณอุดตัน หรือส่งต่อฟีดโปรดของคุณไปยัง Gmail และติดป้ายกำกับและเก็บถาวรโดยอัตโนมัติเพื่ออ่านในภายหลัง ตอนนี้คุณไม่เพียงสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ แต่ยังค้นหาได้ด้วย
• บล็อกเกอร์ . หากคุณเปิดบล็อก คุณสามารถเก็บความคิดเห็นและ Pingback ของบล็อกทั้งหมดโดยอัตโนมัติและติดป้ายกำกับ (บล็อก) ดังนั้นกล่องจดหมายของคุณจะไม่เต็มอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ให้ส่งรายงานสถิติบล็อกของคุณทางไปรษณีย์ถึงคุณและแยกไปที่ป้ายกำกับนี้ เพื่อให้คุณสามารถดูความสำเร็จของบล็อกได้อย่างรวดเร็ว
• ลบอีเมลเก่าที่ส่ง . ในกรณีส่วนใหญ่ ไม่มีเหตุผลใดที่จะเก็บอีเมลที่ส่งเก่าจริงๆ ของคุณไว้ ลบพวกเขา สร้างตัวกรองด้วย before:2006/06/01 label:sent with Delete it as the action (คุณจะต้องคลิกตกลงในกล่องโต้ตอบคำเตือนของ Gmail) อัปเดตวันที่ของตัวกรองนี้ทุกเดือน
• ไม่ลบ . อีเมลบางฉบับที่คุณไม่ต้องการลบ เช่น อีเมลอันมีค่าจากลูกๆ ของคุณ หรืออาจเป็นอีเมลจากเจ้านายของคุณ ตั้งค่าป้ายกำกับ (nodelete) และตัวกรองที่ติดป้ายกำกับ nodelete ในอีเมลจาก (หรือถึง) ที่อยู่ที่คุณต้องการ ตอนนี้ ตัวกรองด้านบนบางส่วน เพิ่มสตริง -nodelete เพื่อไม่ให้แสดงอีเมลเหล่านี้ ตอนนี้คุณสามารถลบอีเมลเก่าที่ส่งหรืออีเมลไฟล์แนบได้ เช่น ไม่ต้องกังวลว่าอีเมลของบุตรหลานหรือเจ้านายของคุณจะถูกทิ้งลงในถังขยะ
• Flickr . ส่งต่อฟีดของบัญชี Flickr ของคุณไปยัง Gmail ของคุณด้วยตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ และตอนนี้รูปภาพของคุณสามารถค้นหาได้ผ่าน Gmail คุณยังสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อส่งการแจ้งเตือนว่าแท็กบางแท็กในบัญชี Flickr ของคุณมีรูปถ่ายใหม่ให้ญาติบางคน
• หมายเหตุ . อีเมลบันทึกย่อเกี่ยวกับการวิจัยเว็บ การประชุม หนังสือที่คุณกำลังอ่าน ในชั้นเรียนที่คุณกำลังเรียน ตั้งค่าตัวกรองเพื่อเก็บถาวรและติดป้ายกำกับ (เช่น ถ้าคุณส่งโน้ตไปที่ชื่อ+โน้ต) ตอนนี้สามารถค้นหาและเก็บถาวรและเข้าถึงได้จากทุกที่
• ทวิตเตอร์ . ใช้โทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อส่งข้อความหรือข้อความ IM ไปยัง Twitter โดยมีคำหลักที่จุดเริ่มต้นของข้อความ Twitter แต่ละข้อความ (หมายเหตุ สิ่งที่ต้องทำ บล็อก ติดตาม ฯลฯ) ส่งต่อฟีดของบัญชี Twitter ของคุณไปยัง Gmail และตั้งค่าตัวกรองสำหรับคำหลักแต่ละประเภท (เช่น ตัวโน้ต twitter จะติดป้ายกำกับว่า) ตอนนี้คุณสามารถใช้อุปกรณ์มือถือของคุณเพื่อส่งบันทึก สิ่งที่ต้องทำ เตือนความจำติดตามผล และอื่นๆ ไปยัง Gmail ของคุณผ่าน Twitter
• ไวลด์การ์ด . ใช้อักขระตัวแทน (*) สำหรับบริษัทที่ใช้ที่อยู่หลายประเภทจากโดเมนเดียวกัน การใช้ที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งที่ฉันเคยเห็นคือการใช้อักขระตัวแทนสำหรับผู้ขายเช่น Amazon หรือ eBay เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามการสั่งซื้อออนไลน์ สร้างป้ายกำกับ (ช้อปปิ้งออนไลน์) และตัวกรองด้วยที่อยู่อีเมล เช่น *@amazon.com|*@ebay.com|*@paypal.com|*@barnesandnoble.com