ในโพสต์ที่แล้ว ฉันได้พูดถึงนิสัยการทำงานที่พบบ่อยที่สุด 6 ประการที่บ่อนทำลายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ผู้กระทำผิดคนแรกในรายการของฉันคือความถี่ที่คุณตรวจสอบอีเมลของคุณ ขณะที่ฉันเขียนบทความล่าสุด ฉันพบว่ามีข้อมูลมากมายในหัวข้อนั้น และมันก็สมควรที่จะได้รับบทความเฉพาะของตัวเอง

เมื่อพูดถึงอีเมลที่ทำงาน คนส่วนใหญ่มองว่าเป็นลูกโซ่ เราต้องคอยตรวจสอบอยู่ตลอดเวลา หรือเสี่ยงต่อความโกรธเกรี้ยวของเจ้านายและเพื่อนร่วมงานที่พยายามจะสื่อสารกับเรา หากเราไม่ตอบกลับอีเมลภายใน 5 นาที แสดงว่าเราขี้เกียจหรือไม่ได้ผล

แต่ตามความเห็นของผู้เชี่ยวชาญบางคน การตรวจสอบอีเมลของคุณบ่อยเกินไปจริงๆ แล้วเป็นปัจจัยสำคัญที่อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง หากคุณเป็นหนึ่งในนั้นทุกครั้งที่โทรศัพท์ส่งเสียง ฉันต้องตรวจสอบอีเมลของฉันทันที ประเภทของผู้คน อ่านต่อไปเพื่อค้นหาว่าทำไมคุณถึงกลายเป็นศัตรูตัวฉกาจของคุณเองโฆษณา

ปกติบ่อยแค่ไหน?

แล้วคนทั่วไปเช็คอีเมลบ่อยแค่ไหนในแต่ละวัน? เป็นการยากที่จะติดตามสถิติที่เชื่อถือได้ ตามที่ หนึ่งโพล ประมาณ 40% ของผู้ตอบแบบสำรวจคิดว่าพวกเขาตรวจสอบอีเมลระหว่าง 6 ถึง 20 ครั้งต่อวัน แน่นอน เป็นการยากที่จะบอกว่าบุคคลนั้นแม่นยำเพียงใดเมื่อประเมินพฤติกรรมการใช้อีเมลของตนเอง

อื่น สำรวจ บอกว่า 56.4% ของคนเช็คอีเมลระหว่าง 0-5 ครั้งต่อวันเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การศึกษานั้นมาจากปี 2009 และเนื้อหาค่อนข้างเก่า

อย่าเช็คอีเมลของคุณในตอนเช้า

ผู้เชี่ยวชาญด้านองค์กรคนโปรดของ Oprah คือผู้หญิงชื่อ Julie Morgenstern ผู้เขียน Never Check Email in the Morning คาดเดาสิ่งที่เธอแนะนำ?

จากคำกล่าวของ Morgenstern การตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นอย่างแรกเมื่อคุณเข้าไปในสำนักงานทุกเช้านั้นเป็นปัญหาเพราะอาจทำให้เข้าใจผิดได้ คุณตอบอีเมล 40 ฉบับ และรู้สึกว่าคุณทำงานมามากแล้ว แต่ในความเป็นจริง คุณอาจยังมีงานเอกสาร การประชุม และการโทรศัพท์ที่ต้องทำอีกมากมาย การตอบอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานของคุณ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่จะทำเงินให้กับคุณหรือบริษัทของคุณเสมอไปโฆษณา

ผู้เชี่ยวชาญด้านผลผลิต ซิด ซาวารา ยังเห็นด้วยกับ Morgenstern เมื่อพูดถึงอีเมล ความไม่รู้คือความสุข นั่นเป็นเหตุผลที่ถ้าคุณมีบางสิ่งที่สำคัญที่คุณต้องการดำเนินการ ฉันมีคำสี่คำนี้สำหรับคุณ: อย่าเช็คอีเมลของคุณ ทันทีที่คุณลุกขึ้น ให้ทำงานที่สำคัญเป็นเวลา 30-45 นาที แล้วตรวจสอบเท่านั้น ถ้าทนได้ก็รอต่อไป บางวันฉันไม่เช็คอีเมลเลยจนกระทั่งหลังมื้อเที่ยง…ข้อมูลใหม่ๆ ที่คุณได้รับอาจทำให้คุณฟุ้งซ่านได้ ฉันไม่สามารถควบคุมทุกอย่างได้ แต่ฉันสามารถควบคุมสิ่งที่ทำให้ตัวเองไขว้เขวได้

วิธี 24 ชั่วโมง

คนอื่นโต้แย้งว่าแทนที่จะเช็คอีเมลของคุณตั้งแต่เช้าตรู่ คุณควรตรวจสอบอีเมลวันละครั้งในตอนเช้า ในบรรดาสมาชิกของค่ายนี้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต อลิซาเบธ เกรซ ซอนเดอร์ส . โดยทั่วไป เธอล้างกล่องจดหมายออกในช่วง 1-2 ชั่วโมงแรกของวัน และกำหนดแผนเกมสำหรับช่วงที่เหลือของวันหลังจากนั้น หลังจากนั้น เธอจะไม่ดูอีเมลของเธออีกเลยในช่วงที่เหลือของวัน ทำให้เธอสามารถมุ่งความสนใจไปที่การพัฒนาธุรกิจและโครงการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่

แน่นอนว่ามันยากกว่า ถ้าคุณอยู่ท้ายสุดของห่วงโซ่อาหารในบริษัทของคุณ แต่ถ้าคุณอยู่ในผู้บริหารระดับสูงหรือคุณเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระ การตั้งค่ากิจวัตรนี้อาจเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เมื่อมีข้อสงสัย ให้ตรวจสอบแผนภูมิ

Scott Scheper ตรวจสอบอีเมลของเขาวันละสองครั้ง และได้สร้างผังงานที่มีประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณอ่านข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณโฆษณา

ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมลใหม่ ให้ถามตัวเอง 3 คำถามพื้นฐาน:
1. สิ่งนี้เกี่ยวข้องหรือไม่?
2. ฉันสามารถแก้ปัญหานี้ได้หรือไม่?
3. ฉันจะใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาทีในการจัดการกับสิ่งนี้หรือไม่?

โดยทำตามผังงานที่มีประโยชน์ของเขา คุณจะพัฒนาวิธีใหม่ในการทำลายกล่องจดหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5 วัน

และในกรณีที่คุณมีความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญที่ขัดแย้งกันไม่เพียงพอ นี่คืออีกหนึ่งความคิดเห็น Rod Kurtz ของ Business Week ระบุว่าคุณควรตรวจสอบอีเมลที่ทำงานของคุณห้าครั้งต่อวันโฆษณา

ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเพียงห้าครั้งต่อวันเท่านั้น อย่างแรกในตอนเช้า ตอนกลาง หลังอาหารกลางวัน ช่วงบ่าย และตอนท้ายของวัน หรือน้อยกว่านั้นหากคุณมีความสามารถ สิ่งนี้ใช้ได้เมื่อคุณปิดฟังก์ชันส่ง/รับอัตโนมัติ ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณได้นานถึงสองชั่วโมง แทนที่จะถูกขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง มันใช้งานได้เมื่อคุณจัดกลุ่มการเรียงลำดับของอีเมลของคุณ ทำให้คุณมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการกับอีเมล

บทสรุป

มีความแตกต่างระหว่างการไม่ว่างและมีประสิทธิผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเวลาอีเมลของคุณในแบบที่คุณหลีกเลี่ยงไม่ให้ทั้งสองสับสน หากคุณเข้าหาอีเมลด้วยทัศนคติที่ถูกต้อง คุณสามารถเพิ่มผลผลิตได้แบบก้าวกระโดด

ในคำพูดของ Scott Scheper หนึ่งวันที่เต็มไปด้วยการพูดคุยอย่างเป็นกันเองกับพนักงาน การตอบคำถาม การดูอีเมล การตรวจสอบเครือข่ายสังคม และการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานไม่ได้ทำให้คุณร่ำรวย มันจะทำให้คุณยุ่งโฆษณา

กิจวัตรประจำวันของอีเมลของคุณคืออะไร คุณวางแผนที่จะลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง!