กลับไปสู่พื้นฐาน: รีวิวประจำสัปดาห์ของคุณ
ไม่ว่าคุณจะมีระเบียบอย่างไร ระบบของคุณมีการทำงานร่วมกันอย่างไร ระมัดระวังในการประมวลผลกล่องจดหมายของคุณ การสร้างรายการงาน และการทำงานของปฏิทินของคุณ ถ้าไม่หยุดมองภาพใหญ่ครั้งแล้วครั้งเล่า คงจะท่วมท้น . คุณจบลงง่าย ๆ กำลังตอบกลับ กับสิ่งที่โยนใส่คุณ แทนที่จะเป็นเชิงรุก การสร้าง เงื่อนไขในชีวิตของคุณ
ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตเกือบทุกคนแนะนำการตรวจสอบบางประเภท ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการที่เป็นทางการที่คุณต้องทำ (อย่างที่ David Allen แนะนำ) หรือใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการคิดว่าคุณอยู่ที่ไหน แม้ว่าจะไม่มีอะไรวิเศษเกี่ยวกับสัปดาห์ในฐานะหน่วยของเวลา การทำรีวิวแบบนี้ทุกสัปดาห์น่าจะได้ผลดีที่สุด – เป็นช่วงเวลาที่ฝังแน่นอยู่ในตัวเราอย่างลึกซึ้งในฐานะหน่วยการจัดกำหนดการโฆษณา
แม้ว่าจะมีรูปแบบการทบทวนมากมาย แนวคิดพื้นฐานจะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะกำลังดูระบบใดก็ตาม การตรวจสอบรายสัปดาห์ประกอบด้วยคำถามสามข้อ:
- ฉันต้องทำอะไรในสัปดาห์หน้า?
- ฉันทำอะไรผิดที่ต้องแก้ไข
- ฉันควรทำอะไรใหม่ ๆ เพื่อนำชีวิตของฉันไปในทิศทางที่ฉันต้องการให้ไป?
เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบของคุณ
แม้ว่าบางคนจะจัดการได้ดีโดยทบทวนทุกครั้งที่มีเวลา แต่สำหรับคนส่วนใหญ่ การมีเวลาทุ่มเทเพื่อทบทวนในแต่ละสัปดาห์จะได้ผลมากกว่า มันควรจะเป็นนิสัยการนัดหมายปกติที่คุณเก็บไว้กับตัวเอง
- กำหนดเวลาการทบทวนรายสัปดาห์ของคุณ ในปฏิทินของคุณ ให้เวลาตัวเองอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมง ควรสองชั่วโมง
- ทำงานให้เสร็จ ก่อนที่การทบทวนจะเริ่มขึ้น
- สบายตัว. คุณอาจต้องการไปในที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน
- ใช้เวลาเงียบ 5-10 นาที ทำสมาธิ ขีดข่วน หรือเพียงแค่จ้องที่หัว - ทำทุกอย่างเพื่อให้มีบัฟเฟอร์ระหว่างคุณกับเรื่องประจำวันของคุณ
- มีสิ่งที่จะเขียนใน/บน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกรบกวน นี่คือเวลาของคุณ!
รีวิว GTD รายสัปดาห์
ฉันได้เขียนภาพรวมคร่าวๆ ของการทบทวนรายสัปดาห์ตามที่ David Allen กำหนดไว้แล้ว ดังนั้นฉันจะเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำสิ่งที่ฉันพูดที่นั่น จากคำกล่าวของ Allen การทบทวนรายสัปดาห์ควรประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:โฆษณา
- รวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณแล้วใส่ลงในกล่องจดหมายเพื่อดำเนินการ
- ประมวลผลบันทึกย่อของคุณ เพื่อรวบรวมรายการการดำเนินการ การนัดหมาย โครงการใหม่ ฯลฯ
- ตรวจสอบข้อมูลปฏิทินก่อนหน้าของคุณ เพื่อเตือนความคิด งาน ฯลฯ ที่คุณอาจนึกไม่ถึงในขณะนั้น
- ตรวจสอบปฏิทินที่กำลังจะมาถึงของคุณ เพื่อดูว่ามีการดำเนินการใหม่ที่คุณต้องเพิ่มในรายการของคุณหรือไม่
- ล้างหัวของคุณ เขียนอะไรก็ได้ที่อยู่ในใจของคุณหรือดึงดูดความสนใจของคุณ
- ตรวจสอบรายการโครงการของคุณ เพื่อกำหนดสถานะของแต่ละโครงการและหากมีการดำเนินการใด ๆ ที่คุณต้องดำเนินการเพื่อย้ายแต่ละโครงการไปข้างหน้า
- ตรวจสอบรายการดำเนินการต่อไปของคุณ อัปเดตพวกเขาโดยทำเครื่องหมายการกระทำที่คุณได้ทำไปแล้ว ใช้การดำเนินการที่เสร็จสิ้นแล้วเป็นตัวกระตุ้นเพื่อเตือนให้คุณทราบถึงขั้นตอนเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องทำโดยที่ไม่ต้องมีการดำเนินการ
- ตรวจสอบรายการรอตรวจสอบ เพิ่มการติดตามที่เหมาะสมในรายการการดำเนินการของคุณ ตรวจสอบสิ่งที่คุณได้รับแล้ว
- ตรวจสอบรายการตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบสักวันหนึ่ง/บางทีรายการของคุณ และตัดสินใจว่ามีอะไรที่คุณพร้อมจะย้ายไปยังรายการโครงการที่ใช้งานอยู่หรือไม่
- ตรวจสอบไฟล์สนับสนุนโครงการของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดการกระทำใหม่ๆ ที่ต้องทำ
- มีความคิดสร้างสรรค์และกล้าหาญ นี่เป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดและอธิบายได้ไม่ดีที่สุดในหนังสือของอัลเลน ซึ่งเลวร้ายเกินไป เนื่องจากนี่คือที่มาของเวทมนตร์ เมื่อเคลียร์ความคิดของทุกสิ่งที่คุณต้องทำในขณะนี้ ใช้เวลาในการฝันถึงแนวคิดใหม่ ๆ — ความคิดที่เสี่ยง ความคิดสร้างสรรค์ ฯลฯ โดยพื้นฐานแล้วเป็นเซสชั่นระดมสมองแบบอิสระเกี่ยวกับหัวข้อว่าฉันจะทำอะไรได้บ้าง
ขั้นตอนเหล่านี้เป็นไปตามรูปแบบสามขั้นตอน:
- ชัดเจน: ผูกปลายหลวม ๆ จากสัปดาห์ก่อนหน้าเพื่อให้คุณสามารถมองไปสู่อนาคตได้
- รับปัจจุบัน: วางแผนขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการในสัปดาห์หน้าเพื่อพัฒนาโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่
- สร้างสรรค์: คิดและเริ่มวางแผนสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อย้ายชีวิตของคุณไปในทิศทางใหม่ หรือเพื่อก้าวผ่านระดับปัจจุบันของคุณ
อีกรีวิวประจำสัปดาห์
ฉันชอบคิดว่าการทบทวนรายสัปดาห์ของฉันเป็นชุดคำถามที่ต้องตอบ มากกว่าที่จะคิดทบทวนเป็นชุดๆ ในขณะที่ฉันยังคงพยายามทบทวนทุกสัปดาห์ (แม้ว่าทุกๆ สองสัปดาห์ดูเหมือนจะเป็นประโยชน์สำหรับฉันมากกว่า) ฉันก็ทำการทบทวนเล็กๆ น้อยๆ อีกสองสามข้อตามเวลาที่อนุญาตในระหว่างการตรวจทานฉบับเต็ม
บทวิจารณ์สั้นๆ ประกอบด้วยคำถามสองสามข้อ:โฆษณา
- ฉันต้องทำงานอะไรในอีกไม่กี่วันข้างหน้านี้
- ฉันจะมีกำหนดส่งอะไร
- มีโครงการใหม่ใดบ้างที่ฉันมีเวลาเริ่มทำงาน
ฉันทำสิ่งนี้โดยให้ Moleskine อยู่ข้างหน้า โดยระบุงานขณะที่ฉันคิดทบทวนคำถามแต่ละข้อ (ต่อมา ฉันจะโอนพวกเขาไปยังระบบการจัดการงานของฉัน – การตรวจทานแบบย่อ สำหรับฉัน เป็นการจับภาพมากกว่าการประมวลผล)
ประเด็นของการทบทวนสั้น ๆ คือเพื่อให้แน่ใจว่าฉันอยู่ในเส้นทางและอย่าให้สิ่งที่สำคัญตกหล่นผ่านรอยแตก เมื่อฉันนั่งลงเพื่อทบทวนฉบับเต็ม ฉันกังวลมากขึ้นกับวิถีชีวิตโดยรวม การตรวจสอบฉบับเต็มประกอบด้วยคำถามเหล่านี้:
- ฉันต้องทำงานอะไรในอีกไม่กี่วันข้างหน้านี้
- ฉันจะมีกำหนดส่งอะไร
- มีโครงการใหม่ใดบ้างที่ฉันมีเวลาเริ่มทำงาน
- เกิดอะไรขึ้นในช่วงสัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันสามารถเรียนรู้บทเรียนอะไรจากสิ่งนั้น
- เกิดอะไรขึ้นในช่วงสัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่ามีอะไรเกิดขึ้นมากกว่านี้?
- ฉันรักษาหน้าที่และภาระผูกพันทั้งหมดของฉันได้ดีเพียงใด?
- อะไรจะเกิดขึ้นฉันต้องเตรียมการ?
- ฉันต้องการความช่วยเหลือประเภทใด
- ทุกสิ่งที่ฉันทำนั้นมีส่วนทำให้ความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายของฉันหรือไม่? ฉันจะทำอย่างไรกับสิ่งที่ไม่ใช่
- ฉันมีความสุขกับที่ที่ฉันอยู่ไหม ฉันต้องการเปลี่ยนอะไร
- เป้าหมายของฉันในสัปดาห์หน้าคืออะไร? เดือน? 90 วัน?
ฉันชอบรูปแบบคำถาม/คำตอบมากกว่าแบบเป็นขั้นเป็นตอนของ Allen เพราะ ก) ฉันทำสิ่งที่เป็นประโยชน์เป็นส่วนใหญ่ในแต่ละวันอยู่แล้ว และ b) ฉันชอบที่จุดเน้นของ (ส่วนใหญ่) คำถามเหล่านี้คือตัวฉันเอง กว่าสิ่งของของฉันโฆษณา
นั่นคือประเด็นของการทบทวน ไม่ใช่เพื่อให้ทันกับสิ่งที่คุณควรทำแต่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง และที่สำคัญ- เรามักจะต่อต้านการดูถูกตัวเองมากเกินไป ไม่ว่าจะเป็นเพราะรู้สึกเห็นแก่ตัวหรือหลงตัวเอง หรือเพราะเรากลัวว่าจะเจออะไรถ้าเรามองใกล้เกินไป .
หากฟังดูอ่อนเกินไปสำหรับคุณ แสดงว่าคุณอาจต้องการมันมากกว่าคนส่วนใหญ่ เพราะอย่างที่ฉันพูดต่อไป ประเด็นของประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดนี้คือไม่ต้องทำงานให้เสร็จมากขึ้น คือการมีชีวิตที่ดีขึ้น
