สิ่งที่ทุกคนคิดผิดเกี่ยวกับการบรรลุ INBOX ZERO

อ่า อินบ็อกซ์ซีโร่ ความสำเร็จที่พวกเราหลายคนโหยหา มันเข้าใจยาก เป็นมาตรฐานประสิทธิภาพการทำงาน มันเป็นการต่อสู้อย่างต่อเนื่อง

นอกจากนี้ยังไม่จำเป็น

อย่าเข้าใจฉันผิด วิธีที่ Inbox Zero ถูกเรียกในตอนแรกนั้นมีค่าอย่างเหลือเชื่อ Merlin Mann ได้บัญญัติวลีนี้ไว้เมื่อหลายปีก่อนและสิ่งที่เขานิยามมันไว้นั้นไปไกลกว่าคำศัพท์นั้นเอง^[1]

ทว่าผู้คนต่างสร้างคำจำกัดความของ Inbox Zero ขึ้นมาเอง พวกเขาไม่ได้ใช้โดยเจตนาที่แมนน์แนะนำ กลับกลายเป็นว่าไม่มีอะไรเหลือให้เห็นในทันที มันกลายเป็นเกี่ยวกับการทำให้กล่องจดหมายอีเมลของคุณเป็นศูนย์ข้อความ หรือมีกล่องขาเข้าที่ว่างเปล่าบนโต๊ะทำงานของคุณซึ่งครั้งหนึ่งเคยเต็มไปด้วยเอกสาร มันกลายเป็นเกี่ยวกับการขจัดความยุ่งเหยิงทางสายตา

แต่มันไม่เกี่ยวกับเรื่องนั้น ไม่ใช่เลย.โฆษณา

นี่คือสิ่งที่กล่องข้อความศูนย์เป็นจริงตามที่กำหนดโดย Mann:

มันเกี่ยวกับวิธีเรียกคืนอีเมลของคุณ ความสนใจของคุณ และชีวิตของคุณ ศูนย์นั้น? ไม่สำคัญว่ากล่องจดหมายของคุณมีข้อความกี่ชิ้น แต่เป็นสมองของคุณในกล่องจดหมายนั้นมากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ต้องการให้เป็น แค่นั้นแหละ. – เมอร์ลิน มานน์

ศูนย์กล่องจดหมายปลอม

ความรู้สึกของการเติมเต็มที่ได้รับจากการล้างข้อมูลทุกอย่างในกล่องจดหมายของคุณเป็นสิ่งที่ดีที่สุดชั่วคราวและน่าผิดหวังที่เลวร้ายที่สุด บ่อยครั้งที่เราพบว่าเรากำลังถ่ายทำเพื่อ Inbox Zero เพียงเพื่อที่เราจะได้บอกว่าเราได้ทำทุกอย่างที่จำเป็นต้องทำแล้ว นั่นไม่ใช่กรณี

แน่นอน การนำสิ่งของทั้งหมดที่อยู่ในกล่องจดหมายออกหมายความว่าพวกเขาได้รับการดูแลหรืออยู่ในทางที่ดีในการดูแล คำพูดเดิมๆ ที่ไม่อยู่ในสายตา ความคิดถึง มักใช้กับการล้างกล่องจดหมายของคุณ แต่ถ้าคุณไม่ได้ทำอะไรกับมันจริงๆ มันก็ไม่คุ้มที่จะมีในกล่องจดหมายของคุณตั้งแต่แรกหรือยังคงนั่งอยู่ในกล่องข้อความในใจของคุณ

คุณต้องทำอะไรบางอย่างกับสิ่งนั้น และสำหรับหลายๆ คน นั่นเป็นเรื่องยากที่จะทำ นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้ Inbox Zero - ตามที่ Mann กำหนด - ไม่ประสบความสำเร็จบ่อยเท่าที่หลายคนอยากจะเชื่อ เป็นแนวคิดที่รดน้ำลงของ Inbox Zero ที่เสร็จสมบูรณ์แทน คุณไม่มีอีเมลในกล่องจดหมาย และไม่มีกระดาษในกล่องจดหมายของโต๊ะทำงาน นั่นหมายความว่าคุณอยู่ที่ Inbox Zeroโฆษณา

จนกว่าอีเมลฉบับต่อไปจะมาถึงหรือเอกสารฉบับต่อไปจะมาถึงคุณ จากนั้นคุณพยายามกำจัดสิ่งเหล่านั้นโดยเร็วที่สุดเพื่อที่คุณจะได้กลับไปที่ Inbox Zero: The Lesser อีกครั้ง หากเป็นสิ่งที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว คุณก็ไปที่นั่น แต่ถ้าพวกเขาต้องการเวลามากกว่านี้ ในไม่ช้าคุณก็จะมีของมากขึ้นในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้นคุณจึงเปลี่ยนงานเพื่อไปยังสิ่งที่ไม่ต้องการเวลาหรือความสนใจมากนัก เพื่อให้คุณเข้าใกล้กับรูปแบบใหม่ของ Inbox Zero

อย่างไรก็ตาม จนกว่าคุณจะจัดการกับรายการใหญ่ๆ คุณยังไปไม่ถึงที่นั่น บางคนรู้สึกราวกับว่าพวกเขาปล่อยให้ตัวเอง (หรือคนอื่น ๆ ) ผิดหวังหากไม่ได้ไปที่นั่น และนั่นค่อนข้างตรงไปตรงมาเป็นเรื่องงี่เง่า นั่นเป็นสาเหตุที่ Inbox Zero เวอร์ชันนี้ใช้งานไม่ได้

วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าสู่ Inbox Zero

วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าสู่ Inbox Zero คืออะไร?

มีกล่องจดหมายเป็นศูนย์

กล่องจดหมายมีไว้เพื่อหยุดระหว่างทางไปยังปลายทางสุดท้ายของคุณ เป็นที่สำหรับวางสิ่งของต่างๆ ไว้จนกว่าคุณจะพร้อมจะวางลงในที่ที่จัดวางจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะรับมือกับมันโฆษณา

เหตุใดจึงไม่ข้ามกล่องจดหมายไปเลย ทำไมไม่วางไว้ในที่ที่มันนั่งจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะจัดการกับมัน? เพราะต้องดำเนินการทันที หมายความว่าคุณต้องให้ความคิดและความสนใจแก่รายการ

คุณต้องย้อนกลับไปดูมันแทนที่จะยื่นมันออกมา นั่นเป็นเหตุผลที่เรามีกล่องจดหมายรับทั้งหมด ทั้งสำหรับอีเมลและสำหรับรายการแอนะล็อก ช่วยให้เราดูสิ่งเหล่านี้ได้ก็ต่อเมื่อเราพร้อมที่จะทำเช่นนั้นเท่านั้น

สิ่งที่ตลกคือเราสามารถตัดสินใจได้เมื่อเราพร้อมโดยไม่ต้องดูกล่องจดหมายล่วงหน้า เราสามารถดูสิ่งต่าง ๆ ด้วยนาฬิกาของเราเองมากกว่าเมื่อเราได้รับการแจ้งเตือนหรือรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำ

ไม่มีเหตุผลใดที่คุณต้องมีกล่องจดหมายเข้าเลยเพื่อเก็บสิ่งของต่างๆ ไว้นานเกินกว่าที่คุณจะเห็นก่อน ไม่มี. เป็นทางเลือก และทางเลือกที่คุณควรทำคือ วิธีจัดการกับสิ่งต่าง ๆ เมื่อคุณเห็นมันครั้งแรก แทนที่จะจัดการกับสิ่งที่คุณยังไม่ได้ดูเมื่อไร

หยุดแกล้งมัน

การเห็นสิ่งต่าง ๆ ในกล่องจดหมายของคุณเป็นเพียงการใช้สายตาของคุณ การดูสิ่งต่าง ๆ ในกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณเห็นมันเป็นครั้งแรกคือการใช้ข้อมูลเชิงลึกโฆษณา

หยุดตรวจสอบอีเมลมากกว่าสองครั้งต่อวัน ปิดการแจ้งเตือนของคุณ วางกล่องขาเข้าของโต๊ะทำงานของคุณในที่ที่ผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้ และมีเพียงคุณเท่านั้นที่เข้าถึงได้เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับสิ่งที่อยู่ในนั้น อย่าวางไว้บนโต๊ะทำงานของคุณ – นั่นเป็นพิษต่อประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณต้องการไปที่ Inbox Zero ซึ่งเป็น Inbox Zero ตัวจริง ให้กำจัดจุดแวะระหว่างทาง คุณจะพบว่าเมื่อทำอย่างนั้น คุณจะได้งานที่คุณต้องการให้เสร็จเร็วขึ้นมาก แทนที่จะเห็นมันเคลื่อนที่ด้วยความเร็วไม่เกินศูนย์