เนื่องจากธุรกิจต้องพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น จึงจำเป็นต้องวางแผนอย่างเร่งด่วน อย่างไรก็ตาม การวางแผนเทคโนโลยีแทบจะไม่เคยอยู่ในรายการที่ต้องทำของธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากผู้ประกอบการจำนวนมากไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของแผนเทคโนโลยีหรือพิจารณากระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนี้ และในบทความนี้ เราจะแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญเพื่อช่วยคุณพัฒนาและนำแผนเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพไปใช้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

การวางแผนเทคโนโลยีไม่ได้เป็นเพียงการตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสมในการเปลี่ยนคอมพิวเตอร์และอัปเดตซอฟต์แวร์เท่านั้น มันเกี่ยวข้องกับกระบวนการเชิงกลยุทธ์ในการพิจารณาว่าธุรกิจของคุณจะใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มวัตถุประสงค์และประสิทธิผลได้อย่างไร

1- การประเมินทรัพยากรเทคโนโลยีของธุรกิจของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการวางแผน การประเมินทรัพยากรเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ คุณจะต้องทำการประเมินที่ครอบคลุมทุกด้านของนวัตกรรมในธุรกิจของคุณ ซึ่งจะรวมถึงรายการอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่จริงของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการระบุว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและทรัพยากรในธุรกิจของคุณเป็นไปตามมาตรฐานปัจจุบันสำหรับอุตสาหกรรมและประสิทธิภาพของคุณหรือไม่

2- การจัดการ

การบริหารจัดการคือสิ่งสำคัญที่สุด ในการวางแผนเทคโนโลยีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งจะกระตุ้นการใช้เทคโนโลยีเพื่อสานต่อภารกิจทางธุรกิจ มีส่วนสนับสนุนให้พนักงานเต็มใจใช้อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ใหม่ ช่วยเรื่องความน่าเชื่อถือกับนักลงทุน และลดความไม่เต็มใจจากกลุ่มเทคโนโฟบ ตามหลักการแล้ว เจ้าของธุรกิจมีความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง แต่ก็สามารถมาจากหัวหน้างานและผู้จัดการคนอื่นๆ ได้เช่นกันโฆษณา

3- ทีมวางแผน

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ การวางแผนเทคโนโลยีควรเป็นกิจกรรมของทีม ทีมงานควร:

• ประเมินเทคโนโลยีที่มีอยู่
• ตระหนักถึงข้อกำหนดและข้อกังวลด้านนวัตกรรม
• เตรียมแถลงการณ์วิสัยทัศน์เทคโนโลยี
• พัฒนางบประมาณและระยะเวลา
• เขียนแผนเทคโนโลยี
• ติดตามการดำเนินงานของโครงการ
• รับประกันการซื้อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตามหลักการแล้ว ทีมควรประกอบด้วยเจ้าของหรือประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) ผู้จัดการโครงการ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการ นักบัญชี และผู้ดูแลระบบหรือผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี ไม่ใช่ทุกธุรกิจขนาดเล็กที่จะมีทรัพยากรบุคคลเพียงพอสำหรับทีมที่ซับซ้อนเช่นนี้ อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องมีตัวแทนจากฝ่ายปฏิบัติการหลักของบริษัทเพื่อประกอบกลุ่มการวางแผน

4- ระบุและจัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนดด้านเทคโนโลยี

หลังจากที่คุณได้ตรวจสอบสถานะที่มีอยู่ของทรัพยากรเทคโนโลยีของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปสำหรับทีมวางแผนของคุณในกระบวนการเตรียมการคือการรับรู้ถึงความต้องการด้านนวัตกรรมในอนาคตของบริษัทของคุณและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งเหล่านั้น ทุกองค์กรจะมีข้อกำหนดแต่ควรรวมถึง:

• การซื้อซอฟต์แวร์และการอัปเดตใหม่
• การปรับแต่งซอฟต์แวร์
• การฝึกอบรมบุคลากร
• การเปลี่ยนและอัพเกรดอุปกรณ์
• ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
• การพัฒนาตัวตนทางอินเทอร์เน็ต
• พัฒนาการตลาดออนไลน์
• ออกแบบหรือปรับปรุงเว็บไซต์ธุรกิจ
• การพัฒนานโยบายการใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เทคโนโลยีอื่นๆ
• การนำระบบสำรองข้อมูลและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยไปใช้
• เปลี่ยนฮาร์ดแวร์ที่ล้าสมัย
• การจ้างบุคลากรทางเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ค่อนข้างเป็นธรรมชาติเมื่อคุณระดมสมองเกี่ยวกับความต้องการด้านเทคโนโลยี คุณจะสร้างรายการได้นานกว่างบประมาณที่คุณตั้งไว้ ดังนั้น งานต่อไปในการวางแผนเทคโนโลยีของคุณคือการจัดลำดับความสำคัญ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณจะต้องเป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้และกำหนดเวลาที่เหมาะสมโฆษณา

5- คำชี้แจงวิสัยทัศน์

หลังจากจัดลำดับความสำคัญ ก็ถึงเวลาเตรียมคำแถลงวิสัยทัศน์สำหรับแผนเทคโนโลยีของคุณ เริ่มต้นด้วยการประเมินพันธกิจของบริษัทของคุณ ข้อพิจารณาที่สำคัญในกระบวนการนี้ควรรวมถึงวิธีที่เทคโนโลยีจะช่วยให้ธุรกิจของคุณบรรลุพันธกิจและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

6- การจัดทำงบประมาณ

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดงบประมาณ นี่อาจเป็นความท้าทายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่มีความสำคัญในการสร้างแผนเทคโนโลยี การวิจัยอย่างละเอียดเป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันต้นทุนที่แท้จริงสำหรับการดำเนินการตามลำดับความสำคัญทางเทคโนโลยีของธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่เจ้าของธุรกิจจะละทิ้งค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น การสูญเสียชั่วโมงทำงานสำหรับการฝึกอบรมพนักงาน การอัปเดตซอฟต์แวร์รายเดือน และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่นๆ ที่เพิ่มเติมจากราคาที่ได้มา

7- การดำเนินการ

ขั้นตอนสำคัญอีกขั้นตอนหนึ่งในแผนเทคโนโลยีของคุณคือการกำหนดระยะเวลาในการดำเนินการ คุณควรจะใช้กลยุทธ์ที่สามารถทำได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และทีมควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• สิ่งแรกที่คุณจะต้องทำคืออะไร?
• คุณใช้เวลาประมาณเท่าไรกว่าจะเสร็จแต่ละอัน?
• เมื่อธุรกิจเสร็จสิ้นตามแผนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคืออะไร?

ไทม์ไลน์ควรมีความหลากหลายเพื่อรองรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด แต่เข้มงวดพอที่จะรักษาโมเมนตัมไว้ได้ คุณจะต้องนำเสนอไทม์ไลน์ของคุณเป็นระยะเพื่อให้มีเวลาในการระบุการเงินสำหรับแต่ละกิจกรรมโฆษณา

8- การเขียนแผน

คุณได้ประเมินทรัพยากรที่มีอยู่ กำหนดและจัดลำดับความสำคัญของความต้องการ เตรียมวิสัยทัศน์ด้านเทคโนโลยี พัฒนางบประมาณ และสร้างไทม์ไลน์สำหรับการดำเนินการ ขั้นตอนต่อไปในการวางแผนเทคโนโลยีคือการเขียนแผน การเตรียมงานและการระดมความคิดส่วนใหญ่โดยทีมจะทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นมาก

แผนงานเขียนต้องประกอบด้วยองค์ประกอบหลักอย่างน้อยสี่องค์ประกอบเหล่านี้:

• คำแถลงวิสัยทัศน์ด้านเทคโนโลยี
• คำอธิบายของกลยุทธ์
• ไทม์ไลน์
• แผนงบประมาณ

แผนรายละเอียดเพิ่มเติมอาจประกอบด้วย:

• โปรไฟล์องค์กร
• พันธกิจ
• สินค้าคงคลังของนวัตกรรมที่มีอยู่
• รายละเอียดของรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน
• การวิเคราะห์วัตถุประสงค์ระยะยาวและระยะสั้น

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากจะเตรียมงานที่จำเป็น จัดการประชุมหลายครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนเทคโนโลยี แต่ไม่เคยเตรียมเอกสารจริงๆ การมีแผนเทคโนโลยีที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะเป็นจุดอ้างอิงสำหรับเจ้าของธุรกิจและพนักงานโดยทั่วไปโฆษณา

9- การจัดหาเงินทุนสำหรับเทคโนโลยี

หากโชคดี ความพยายามในการเตรียมแผนเทคโนโลยีจะช่วยในเรื่องเงินทุนด้วย นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคำแถลงวิสัยทัศน์ของคุณจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอธิบายว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้องค์กรของคุณบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างไร

แม้ว่าจะมีหน่วยงานที่ให้ทุนด้านเทคโนโลยีแก่ธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็มักจะได้รับการร้องขออย่างล้นหลาม ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้าหาผู้ให้ทุนและผู้บริจาคที่สนับสนุนภารกิจของคุณอยู่แล้วและใช้แผนของคุณเพื่อแสดงเป้าหมายของคุณ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าเทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก และการเติบโตจะขึ้นอยู่กับวิธีที่บริษัทสามารถได้มาและใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลข้างต้นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการพัฒนาแผนเทคโนโลยีในธุรกิจของคุณ หากคุณยังไม่มี

เครดิตภาพเด่น: Pexels.com ผ่าน static.pexels.com โฆษณา