ธุรกิจหรือองค์กรของคุณมีข่าวที่จะแบ่งปัน แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะเผยแพร่อย่างไร ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่สะดวกและเหมาะสมที่สุดในการประชาสัมพันธ์ธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นโครงการก่อสร้าง งานอีเวนต์ที่จะเกิดขึ้น ธุรกรรมที่สำคัญ การจ้างใหม่ หรือการเลื่อนตำแหน่ง การรวบรวมข่าวประชาสัมพันธ์ไม่จำเป็นต้องน่ากลัว ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับแปดประการในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. เขียนพาดหัวที่ดี

นักข่าวได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับทุกวัน เพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดดเด่นกว่าคนอื่น คุณต้องมีหัวข้อข่าวที่ติดหูแต่ให้ข้อมูล เก็บพาดหัวไว้ไม่เกินหกคำ—คุณสามารถเพิ่มหัวเรื่องย่อยได้เสมอ—และตรวจดูให้แน่ใจว่าหัวเรื่องนั้นมีข้อมูลที่สำคัญที่สุด อย่าเบื่อและพูดว่า บริษัท A จ้างคนงาน แทนที่จะพูดว่า บริษัท A เพิ่ม Jane Smith สำหรับบทบาทสำคัญ สำหรับสไตล์ อย่าลืมจัดกึ่งกลางและทำให้พาดหัวหนาขึ้น ทำให้ได้ประมาณ 20 คะแนน หากเพิ่มหัวข้อย่อย ให้ใส่ตัวเอียง (และอย่าเป็นตัวหนา) แล้วทำประมาณ 16 หรือ 17 คะแนนโฆษณา

2. เริ่มต้นอย่างถูกต้อง

เริ่มแถลงข่าวกับเมืองและรัฐที่องค์กรของคุณตั้งอยู่ เริ่มต้นด้วยข้อมูลนั้นแล้วเพิ่มเส้นประ—จากนั้นคุณสามารถเข้าสู่การเปิดตัวได้ทันที

3. อย่าฝังตะกั่ว

สำหรับนักข่าว บทนำคือประเด็นหลักของเรื่อง ในการแถลงข่าว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเด็นหลักและข้อมูลสำคัญทั้งหมดรวมอยู่ในย่อหน้าแรกนั้น คุณไม่สามารถรับประกันได้ว่าผู้อ่านจะไปไกลกว่านั้น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นต้องรู้ ย่อหน้าที่สองและสามควรมีข้อมูลรองและข้อมูลสนับสนุนโฆษณา

4. จำ Five Ws

การแถลงข่าวที่มีประสิทธิภาพจะต้องตอบคำถามว่าอะไร เมื่อไหร่ ใคร ที่ไหน และทำไม เกิดอะไรขึ้น? ที่ไหนและเมื่อไหร่? ทำไมมันถึงเกิดขึ้น? ใครเกี่ยวข้อง? ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีต้องมีข้อมูลนี้ หากไม่มีมันผู้อ่านจะกดลบ นอกจากนี้ หากใช้งานได้ ให้รวม H— ยังไง เกิดอะไรขึ้น? ทั้งหมดนี้มีความจำเป็น การเขียนที่ดี เคล็ดลับ

5. ใช้สไตล์ที่เหมาะสม

เขียนข่าวประชาสัมพันธ์เป็นข่าว แต่งประโยคให้สั้นและเรียบง่าย อย่าใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์ที่คนทั่วไปไม่เข้าใจ เน้นที่ข้อเท็จจริงและข้อมูล—จำไว้ว่าคุณต้องการให้นักข่าวรับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเข้าใจว่าเป็นข่าว องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่ง—อย่าลืมตรวจสอบตัวสะกดและอ่านให้ละเอียดก่อนส่ง ผู้สื่อข่าวจะกดปุ่มลบทันทีหากได้รับข้อผิดพลาดเต็มรูปแบบโฆษณา

6. รวมใบเสนอราคา

นักข่าวชอบคำพูด ดังนั้นให้พิจารณารวมไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างจริงจัง ไม่ว่าจะเป็นจากประธานบริษัทหรือประธานการระดมทุน (หากการเปิดเผยเป็นเรื่องเกี่ยวกับงานที่กำลังจะเกิดขึ้น) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบเสนอราคานั้นฟังดูจริงและไม่บรรจุกระป๋อง อ่านออกเสียงและทำให้แน่ใจว่าเป็นสิ่งที่คนจริงๆ จะพูดจริงๆ เคล็ดลับอีกข้อเกี่ยวกับคำพูด: อย่าทำให้มันยาวเกินไป จำไว้ว่า มันต้องให้เสียงเหมือนมีคนพูดจริงๆ ถ้ามันประกอบด้วยประโยคยาวๆ สี่ประโยค ให้แก้ไข

7. รวมข้อมูลการติดต่อ

คุณต้องทำให้ผู้รายงานติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ง่าย หรือหากเขาหรือเธอมีคำถามเพิ่มเติม อย่าลืมใส่ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ หรือใส่ข้อมูลดังกล่าวสำหรับบุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับข่าวของบริษัท นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะรวมที่อยู่เว็บไซต์ที่ฝังไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อให้นักข่าวสามารถตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมได้ อย่าลืมใส่ชื่อ Twitter หรือที่อยู่เพจ Facebook ของบริษัทด้วยโฆษณา

8. จบตรงโน๊ต

ข่าวประชาสัมพันธ์มักจะจบลงด้วย ### สามรายการ เป็นการบอกนักข่าวว่าการเผยแพร่ได้สิ้นสุดลงแล้ว การทำเช่นนี้แสดงว่าคุณกำลังแสดงให้นักข่าวเห็นว่าคุณเข้าใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ทำงานอย่างไร และเขาหรือเธอก็ต้องจริงจังกับคุณมากขึ้น