วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณ

6 โมงเช้า และคุณเพิ่งตื่น อาบน้ำเสร็จก็กินข้าวเช้า หาข่าว อ่านหนังสือพิมพ์ตอนเช้า แล้วเริ่มงาน คุณรู้สึกผ่อนคลายและมีความสุข คุณมีความคาดหวังสูงมากสำหรับวันนี้ และคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิผลกับรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้มากที่สุด

กรอไปข้างหน้าถึง 14.00 น. ในวันเดียวกัน คุณกำลังทำงานอย่างเร่งรีบ และคุณแทบไม่มีโอกาสได้พักรับประทานอาหารกลางวัน คุณเริ่มรู้สึกเครียดและเหนื่อยเล็กน้อยเนื่องจากตารางงานที่ยุ่ง นอกจากนี้ ดูเหมือนว่าคุณจะต้องกลับไปทำงานบางอย่างและแก้ไขมัน เพราะคุณไม่มีเวลาไปใส่ใจกับมันอย่างเหมาะสม

คุณต้องการพบปุ่มรีเซ็ตเพื่อที่คุณจะได้เริ่มต้นวันใหม่ด้วยกลยุทธ์ที่แตกต่างออกไป

สิ่งที่คุณอาจประสบคือสิ่งนี้: คุณวางแผนวันของคุณในคืนก่อนหน้า และคุณรู้สึกว่าคุณทำภารกิจได้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม สิ่งต่างๆ เริ่มผิดพลาดเมื่อคุณเพิ่มงานลงในรายการของคุณเรื่อยๆ และในที่สุดรายการงานของคุณก็ยาวหลายไมล์ รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณยังมีงานที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำในหนึ่งวัน

อีกประเด็นหนึ่งที่ส่งผลต่อวันที่วุ่นวายและเครียดของคุณคือไม่เข้าใจว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จและเมื่อใดจึงจะสามารถทำงานได้ หากคุณมีข้อมูลนี้ คุณจะสามารถหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น

สุดท้าย แผนของคุณไม่ยืดหยุ่นเลย คุณลืมเพิ่มบัฟเฟอร์ระหว่างงานและเข้าใจว่างานบางอย่างมีขนาดใหญ่กว่าที่เห็นภายนอกมาก

แต่คุณรู้อะไรไหม เหตุผลเหล่านี้เพียงอย่างเดียวไม่ใช่เหตุผลหลักที่ทำให้คุณเครียดและยุ่ง อ่านต่อเพื่อดูว่ามันคืออะไร

สารบัญ

สิ่งที่ผู้คนเข้าใจผิดเกี่ยวกับ To-Do List
ส่วนประกอบของรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยอดเยี่ยม
วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณ
บรรทัดล่าง
เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต

สิ่งที่ผู้คนเข้าใจผิดเกี่ยวกับ To-Do List

คุณรู้จริง ๆ ว่าคุณควรจะทำอะไร?

คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในการวางแผนวันของคุณ—มันแค่ 5 นาทีตอนที่ทีวีกวนใจคุณหรือเปล่า?

ถ้าเป็นเช่นนั้น นี่อาจเป็นเหตุผลที่ใหญ่ที่สุดที่ทำให้คุณเครียดโฆษณา

เมื่อคุณวางแผนวันของคุณ คุณควรเข้าใจงานที่คุณกำลังจะทำและสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จอย่างแท้จริง นี่เป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานที่สำคัญ เนื่องจากคุณสามารถก้าวหน้ากับงานที่สำคัญที่สุดได้

การขาดเวลาที่ใช้ในการวางแผนจะแสดงเป็นงานใหญ่มากเกินไปในรายการประจำวันของคุณ หากคุณไม่ได้แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ เป็นไปได้ว่าคุณจะไม่ทำเสร็จในระหว่างวัน ในทางกลับกัน ทำให้คุณเอาชนะตัวเองได้เพราะไม่ทำรายการงานให้เสร็จ

สุดท้าย อย่าถือว่าการสร้างรายการงานเหมือนกับสิ่งรองที่คุณพยายามทำโดยเร็วที่สุด ที่จริงแล้ว เมื่อคุณให้ความสำคัญกับรายการงานของวันถัดไปมากขึ้น รายการก็จะยิ่งสมจริงและเครียดน้อยลงสำหรับคุณ

ส่วนประกอบของรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยอดเยี่ยม

เมื่อฉันพูดถึงรายการงานที่ดี ฉันถือว่าคุณลักษณะเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของรายการ:

สมดุล

รายการงานมีทั้งงานที่สำคัญและมีความสำคัญน้อยกว่า มาเผชิญหน้ากัน แม้ว่าเราทุกคนอยากจะทำงานที่สำคัญเพียงอย่างเดียว (เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย) เราต้องดูแลงานที่สำคัญน้อยกว่าด้วย (เช่น ทำธุระ ดูแลบ้าน หรือเรื่องอื่นๆ ในชีวิตประจำวัน ).

ความยืดหยุ่นเพียงพอ

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณวางแผนงานแต่คุณไม่สามารถดูแลมันได้? คุณมีแผน B ในสถานที่หรือไม่? หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ลองคิดหาทางเลือกอื่นที่คุณสามารถทำได้ในสถานการณ์เหล่านี้

เวลาสำหรับการเปลี่ยนผ่าน

เข้าใจว่าเวลาเปลี่ยนผ่านก็กินเวลาของคุณด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณวางแผนรายการงาน เวลานี้จะรวมอยู่ในแผนของคุณด้วย การเพิ่มบัฟเฟอร์พิเศษระหว่างงานจะทำให้รายการของคุณยืดหยุ่นและสมจริงยิ่งขึ้น

มีงานไม่มากในหนึ่งวัน

การให้ตัวเลขที่แน่นอนแก่คุณเกี่ยวกับจำนวนงานที่คุณควรมีในรายการประจำวันนั้นเป็นเรื่องยาก ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ แต่ฉันยินดีที่จะบอกว่างาน 5-10 งานควรจะเพียงพอสำหรับหนึ่งวัน

เข้าใจว่างานบางอย่างนั้นรวดเร็วมาก ดังนั้นจึงง่ายกว่าที่จะรวมมากขึ้นและจัดระเบียบงานของคุณในบางวัน เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีงานสำคัญอยู่ในรายการด้วย เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการกับโครงการที่ใหญ่ขึ้นได้

โล่ป้องกัน

สร้างเกราะป้องกันรอบๆ รายการงานของคุณ เพื่อให้งานน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สามารถเข้าสู่รายการของคุณได้ และจำนวนรายการในรายการของคุณจะไม่เพิ่มขึ้นในระหว่างวันโฆษณา

ในกรณีแรก พยายามกำจัดแหล่งที่มาสำหรับงานของคุณ ทำได้โดยการลดภาระผูกพันและจำกัดโครงการที่คุณมี ความจริงก็คือยิ่งคุณมีภาระผูกพัน (หรือโครงการ) มากเท่าไร โอกาสที่พวกเขาจะจบลงเป็นงานสำหรับรายการประจำวันของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ในกรณีที่สอง ทำรายการของคุณเป็นรายการปิด ฉันเรียนรู้แนวคิดนี้โดยการอ่าน ทำพรุ่งนี้และความลับอื่นๆ ของการบริหารเวลา โดย มาร์ค ฟอร์สเตอร์ ในการสร้างรายการงานที่ปิด สิ่งที่คุณต้องทำคือลากเส้นใต้งานสุดท้ายในรายการ

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะไม่ได้รับอนุญาตให้เพิ่มงานใหม่ในรายการของคุณในระหว่างวัน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจำนวนงานจะลดลงตามวัน

วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณ

เพื่อทำรายการที่คุณทำได้จริง สำเร็จในวันรุ่งขึ้น ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. กำจัดงานที่ไม่จำเป็น

ทำตามคำมั่นสัญญาของคุณและตัดสินใจว่าคุณต้องการแต่ละข้อจริงๆ หรือไม่

ตัวอย่างเช่น ฉันเป็นสมาชิกที่กระตือรือร้นของชมรมคอมพิวเตอร์ท้องถิ่นในบ้านเกิดของฉัน แต่แล้วฉันก็ตระหนักว่าฉันไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับกิจกรรมนั้นอีกต่อไป แม้ว่าฉันจะยังเป็นสมาชิกของสโมสรอยู่ แต่ฉันก็จะไม่เข้าร่วมในกิจกรรมของสโมสรอีกต่อไป สิ่งนี้ได้ขจัดงานที่เกี่ยวข้องกับความมุ่งมั่นนั้น

2. ใช้เวลาของคุณในการวางแผนรายการ

อย่ารีบเร่งสร้างรายการงานของคุณ ใช้เวลากับขั้นตอนการวางแผน หากจำเป็น ให้แยกตัวเองออกจากส่วนการวางแผนโดยไปที่ห้องอื่นในบ้านของคุณ (หรือแม้แต่ออกไปข้างนอก) วิธีนี้จะช่วยให้คุณคิดงานต่างๆ ได้จริงก่อนที่จะใส่ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ

พยายามใช้เวลาอย่างน้อย 15 นาทีกับรายการของคุณเมื่อคุณวางแผน

3. ย้ายงานสำคัญไปที่จุดเริ่มต้น

เมื่อวางแผนวันของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่สำคัญอยู่ที่จุดเริ่มต้นของรายการของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำงานเหล่านั้นให้เสร็จโดยเร็วที่สุด

ตัวอย่างเช่น ในฐานะบล็อกเกอร์ ฉันแน่ใจว่าฉันมีงานสร้างเนื้อหาอยู่ที่ตอนต้นของรายการ ทันทีที่ฉันตื่น ฉันจะโจมตีงานเหล่านั้นทันที และงานเหล่านั้นก็เสร็จก่อนที่ฉันจะไปทำงานโฆษณา

4. ติดตามงานที่เกิดซ้ำ

คุณอาจมีงานที่เกิดซ้ำในรายการของคุณ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าต้องใช้เวลาเท่าไรจึงจะสำเร็จ

หากคุณไม่ทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้เวลาติดตามเพื่อทำความเข้าใจ วิธีนี้ช่วยให้คุณวางแผนวันของคุณได้ดีขึ้น เนื่องจากคุณรู้ว่างานต้องใช้เวลาเท่าใด และมีช่วงเวลาใดในกำหนดการของคุณเมื่องานนั้นสามารถดำเนินการได้

5. แบทช์งานที่คล้ายกัน

ดูรายการของคุณ และดูว่ามีงานที่คล้ายกันที่คุณสามารถประมวลผลเป็นชุดได้หรือไม่ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถนำงานบางอย่างออกจากรายการได้เร็วและง่ายขึ้น

6. กำหนดงานในรายละเอียดเพิ่มเติม

อย่าเพิ่งรวมงานเช่นสร้างเว็บไซต์ในรายการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ยิ่งงานมีขนาดเล็กเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้เสร็จก่อนวันครบกำหนดได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

7. เตรียมงานล่วงหน้าบ้าง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมงานบางอย่างไว้ล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่น ฉันเขียนโครงร่างสำหรับโพสต์ของแขกในวันอาทิตย์ เพื่อให้ฉันเริ่มเขียนโพสต์จริงได้ง่ายขึ้น (และเร็วขึ้น) เมื่อฉันตื่นนอน ด้วยการเตรียมงานเพียงเล็กน้อย ฉันเร่งความเร็วและทำให้แน่ใจว่างานต่างๆ จะเสร็จลุล่วงเมื่อถึงวันที่เหมาะสม

8. บำรุงรักษาอัตโนมัติ

โดยปกติ คุณสามารถใช้ปากกาและกระดาษกับรายการสิ่งที่ต้องทำส่วนตัวของคุณ แต่พยายามใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีด้วย อันที่จริง พยายามหาเครื่องมือที่ดูแลการบำรุงรักษารายการงานของคุณ เครื่องมือที่ฉันชอบคือ นอซเบ้ แต่มี แอพจัดการงานอื่นๆ ที่คุณสามารถลองได้เช่นกัน

9. รู้จักประเภทงานและกำหนดการของคุณ

สุดท้าย เมื่อคุณวางแผนวันของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

ฉันมีอะไรอีกบ้างในกำหนดการของฉัน

คำถามนี้อ้างถึงตารางเวลาส่วนตัวของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเดินทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของคุณสะท้อนถึงข้อเท็จจริงนี้ อย่าพยายามจัดรายการของคุณมากเกินไปเพราะงานเหล่านั้นมีโอกาสมากกว่าที่คุณจะทำสำเร็จเพียงเศษเสี้ยว

งานนี้เป็นคนเฝ้าประตูหรือไม่?

คำถามนี้ถามว่างานกำลังบล็อกงานอื่นที่จำเป็นต้องดำเนินการหรือไม่โฆษณา

นานๆทีเราอาจจะมีงานที่ต้องจัดการก่อน หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถดูแลงานต่อไปนี้ได้

เมื่อคุณมุ่งเน้นที่การสร้างรายการงานของคุณในลักษณะที่เน้น คุณจะสามารถระบุตำแหน่งผู้รักษาประตูได้อย่างง่ายดาย

ฉันมีภูเขาน้ำแข็งในรายการของฉันหรือไม่?

คำถามนี้ถามว่างานของคุณจริง ๆ แล้วใหญ่กว่าที่ดูเหมือนมากหรือไม่ บางครั้งเมื่อคุณเริ่มทำงาน คุณจะรู้ว่ามันใหญ่กว่าที่คุณคิดในตอนแรกมาก (เปรียบเทียบกับภูเขาน้ำแข็งที่มีเพียงยอดภูเขาน้ำแข็งที่อยู่เหนือน้ำ แต่น้ำแข็งส่วนใหญ่อยู่ด้านล่าง) .

อีกครั้ง เมื่อคุณจดจ่อกับรายการงานของคุณมากพอในระหว่างขั้นตอนการสร้าง คุณจะสังเกตเห็นภูเขาน้ำแข็งเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นและแยกงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น

งานนี้ไม่รบกวนสมาธิหรือไม่?

งานบางงานไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่ากัน: งานบางงานยอมให้เสียสมาธิมากกว่า ในขณะที่งานบางงานต้องการความสนใจจากคุณอย่างเต็มที่

ตัวอย่างเช่น ฉันสามารถตรวจสอบสตรีม Twitter ของฉันหรือดูแลบล็อกง่ายๆ ได้แม้ว่าฉันจะอยู่กับครอบครัว งานเหล่านี้ไม่รบกวนสมาธิ และฉันสามารถดูแลมันได้ แม้ว่าฉันจะไม่ได้สนใจงานเหล่านี้อย่างเต็มที่ก็ตาม

บรรทัดล่าง

หากคุณยังมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการบรรลุงานประจำวันของคุณในรายการที่ต้องทำ อย่าลืมวิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น หากมีสิ่งใด อย่าได้ท้อถอยเพราะทำรายการงานไม่เสร็จ

ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ และเราสามารถเรียนรู้จากความผิดพลาดของเราได้

ต้องใช้การฝึกฝนเล็กน้อยเพื่อสร้างรายการงานที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเรียนรู้ที่จะประกอบชิ้นส่วนทั้งหมดเข้าด้วยกัน สิ่งต่างๆ จะดูดีขึ้นมาก และคุณจะมีประสิทธิภาพโดยรวมมากขึ้น