วิธีสร้าง TO DO LIST และทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการลดความเครียดและการจัดการเมื่อคุณรู้สึกกระวนกระวายใจเกี่ยวกับงานของคุณคือการนั่งลงด้วยปากกาและกระดาษแล้วเขียนสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมด ผู้เขียนคนใด ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ , David Allen เรียกการกวาดล้างจิตใจ มันบรรเทาสมองของคุณจากการโอเวอร์โหลดของความรู้ความเข้าใจ และเมื่อคุณสามารถเห็นรายการทั้งหมดที่คุณต้องทำ คุณจะรู้สึกสบายใจที่รู้ว่ามันไม่ได้เลวร้ายอย่างที่สมองของคุณบอกคุณ

อย่างไรก็ตาม เพียงแค่เอาสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดออกจากหัวของคุณ ไม่ได้ทำให้งานเสร็จ เป็นเพียงก้าวแรก

เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากการทำรายการสิ่งที่ต้องทำจริงๆ มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้ซึ่งจะทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำ

ฉันมักจะเห็นทำรายการด้วยงานที่เขียนเช่น คุยกับทิม หรือ เตรียมนำเสนอ . ปัญหางานเขียนแบบนี้มันไม่ชัดเจน มีคำถามมากมายที่ยังไม่ได้รับคำตอบ คุยกับทิมเรื่องอะไร? นำเสนออะไร? ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

เมื่อคุณเขียนงาน คุณจะรู้ว่าคุณต้องการทำอะไร แต่หลังจากวันหยุดสุดสัปดาห์หรือสองสามวัน สิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จกลายเป็นโคลนและไม่ชัดเจน เขียนดีกว่าเยอะ คุยกับทิมเกี่ยวกับการเดินทางไปเบอร์ลินในสัปดาห์หน้า หรือ เตรียมโครงร่างสำหรับการนำเสนอต่อคณะกรรมการในสัปดาห์หน้า . แน่นอนว่าอาจต้องใช้เวลาอีกสองสามวินาทีในการเขียนคำเพิ่มเติม แต่คุณจะขอบคุณตัวเองในภายหลังเมื่อคุณมาทำงาน

งานเขียนแบบนี้ ทำให้ชัดเจนว่าคุณต้องการทำอะไร . และเมื่อคุณนั่งลงเพื่อเริ่มงาน คุณจะรู้ว่างานเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับอะไร เพื่อให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าต้องทำงานอะไรโฆษณา

นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาได้มากเพราะความชัดเจนหมายความว่าคุณจะสามารถรับไฟล์ที่ถูกต้องและเริ่มต้นได้ทันที แทนที่จะต้องใช้เวลาสองสามนาทีพยายามจำสิ่งที่คุณต้องทำ

2. อย่าสุ่มวันที่งาน

เป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจมากที่จะเพิ่มวันที่ให้กับทุกงานที่คุณเขียน—คุณไม่ต้องการที่จะลืมทำมันใช่ไหม—ปัญหาของการสุ่มออกเดททุกงานที่คุณใส่ในรายการที่ต้องทำคือคุณจบลงด้วย รายการงานประจำวันที่ไม่ต้องการทำมากมายในวันที่ที่คุณเลือก และคุณจะจัดตารางงานใหม่หรือคุณจะเพิกเฉยต่องานเหล่านั้น

แทนที่จะได้รับกลยุทธ์มากขึ้น ใส่วันที่ในงานถ้าคุณตั้งใจจะทำในวันนั้นเท่านั้น ฉันเห็นทุกวันที่จะทำรายการที่มีงานยี่สิบถึงสามสิบงานเมื่อบุคคลนั้นมีการประชุมแบบตัวต่อตัว ในสถานการณ์เหล่านี้ ไม่มีทางที่งานจะเสร็จลุล่วง

ไม่เป็นไรที่จะเตือนความจำในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณ เช่น การแจ้งเตือน : ทบทวนโครงการ X – จำเป็นต้องทำอะไรอีกไหม? หรือสร้างรายการการโทรเพื่อโทรออกและมีงานประจำวันที่บอกให้คุณตรวจสอบรายการการโทรของคุณ เพียงแค่พยายามทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณจัดการได้และสมจริง

การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในแต่ละสัปดาห์เพื่อวางแผนสัปดาห์โดยพิจารณาจากสิ่งที่อยู่ในปฏิทินของคุณ จะช่วยให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถเพิ่มวันที่ในงานของคุณได้แล้ว เมื่อคุณมีวันที่เงียบสงบในสำนักงานโดยไม่มีการประชุม ให้ทำรายการสิ่งที่ต้องทำอีกต่อไป หากคุณไม่เดินทางไปทำธุรกิจ ให้ลดจำนวนงานในรายการของคุณ

3. เก็บรายการประจำวันของคุณไว้ไม่เกินสิบงาน

เมื่อฉันแนะนำสิ่งนี้กับผู้คน พวกเขามักจะหัวเราะเยาะฉัน พวกเขาเชื่อว่าพวกเขายุ่งกว่านั้นมากและต้องมีงานอย่างน้อยยี่สิบงานในรายการโฆษณา

ปัญหาอยู่ที่การรบกวน เหตุฉุกเฉิน และการหยุดชะงักที่คุณจะได้รับในแต่ละวัน คุณจะไม่ทำงานยี่สิบอย่างให้เสร็จ คุณจะหงุดหงิดถึงจุดสิ้นสุดของวันเพราะคุณกำลังจัดกำหนดการใหม่ 25 ถึงห้าสิบเปอร์เซ็นต์ของงานที่คุณมีในรายการของคุณ

ในตอนท้ายของวัน ให้ใช้เวลาประมาณสิบถึงสิบห้านาทีในการจัดลำดับความสำคัญในวันถัดไป เลือกงานที่สำคัญที่สุดสิบงานในรายการของคุณ และเน้นพวกเขาในทางใดทางหนึ่ง ผู้จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำจำนวนมากมีวิธีตั้งค่าสถานะงาน ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มการตั้งค่าสถานะให้กับงาน 10 รายการที่คุณต้องการทำให้เสร็จในวันถัดไป

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้คุณจดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญเท่านั้น แต่ยังบังคับให้คุณเลือกงานที่จะมีผลกระทบเชิงบวกมากที่สุดในแต่ละวันของคุณ

เมื่อคุณเริ่มจัดลำดับความสำคัญของรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสมาธิจดจ่อมากขึ้นโดยธรรมชาติและจะใช้เวลาอันมีค่าไปกับงานที่ขับเคลื่อนคุณไปข้างหน้าในโครงการและเป้าหมายของคุณ

4. จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน

เมื่อคุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณจะสังเกตเห็นงานหลายอย่างที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน

โทรหาลูกค้าของคุณเช่น หากคุณมีงานสองหรือสามงานในรายการประจำวันที่เกี่ยวข้องกับการโทรหาลูกค้า ให้จัดกลุ่มงานเหล่านี้เข้าด้วยกันและดำเนินการพร้อมกัน กำหนดเวลาสามสิบนาทีหรือประมาณนั้นเพื่อโทรออกและทำทีละรายการ ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีงานที่เกี่ยวข้องกับอีเมล ให้จัดกลุ่มงานเหล่านั้นด้วย คุณจะพบว่าคุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น และจิตใจของคุณจดจ่ออยู่กับงานที่คุณทำมากขึ้นโฆษณา

มันอาจจะกลายเป็นความโกลาหลเมื่อคุณต้องสลับไปมาระหว่างงานประเภทต่างๆ ตลอดทั้งวัน ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของคุณดีกว่ามากในการ ทำงานที่คล้ายกันด้วยกัน . คุณมีเครื่องมือที่เหมาะสม (แอป อีเมลโทรศัพท์ ฯลฯ) เปิดอยู่ และจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

5. สร้างแรงจูงใจในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

เมื่อคุณเขียนงานต่างๆ เช่น ตอบกลับอีเมลหรือติดตามการโทรของลูกค้า จะไม่มีแรงจูงใจที่แท้จริงอยู่ในนั้น รู้สึกเหมือนคุณกำลังผ่านกิจวัตรการทำงาน หากเป็นไปได้ ให้เขียนงาน เช่น ทำให้กล่องจดหมายอีเมลกลายเป็นศูนย์ และโทรหาลูกค้าของฉันเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีความสุข นี้อาจดูเหมือนง่าย แต่หลายครั้งที่รายการสิ่งที่ต้องทำไม่มีค่าทางอารมณ์ เป็นเพียงรายการงานที่ต้องทำ

เพื่อช่วยให้รายการสร้างแรงบันดาลใจมากขึ้น เขียนงานเพื่อให้พวกเขากระตุ้นการตอบสนองทางอารมณ์ . การทำให้ลูกค้ามีความสุขจะเป็นแรงจูงใจมากกว่าแค่โทรหาพวกเขา เพราะนั่นคืองานของคุณหรือแข่งขันกับตัวเองเพื่อให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ในแต่ละวันจะเพิ่มจุดประกายให้กับงานอีกเล็กน้อย

อีกวิธีหนึ่งในการทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีแรงจูงใจมากขึ้นคือ จดรายการประจำวันให้สั้นลง . ตามที่ฉันเขียนไว้ข้างต้น เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณมีงานไม่เกินสิบงาน มันจะรู้สึกว่าทำได้ หากมีงานระหว่างยี่สิบถึงสามสิบงาน มันจะรู้สึกท่วมท้น ดีกว่าที่จะดูรายการประจำวันของคุณและรู้สึกมีแรงบันดาลใจมากกว่าดูรายการของคุณและรู้สึกหมดกำลังใจ

6. ทำรีวิวประจำสัปดาห์

สำหรับใครที่ได้อ่าน David Allen's ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ หนังสือ คุณจะรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการทบทวนรายสัปดาห์ ทว่ามันทำให้ฉันประหลาดใจที่มีคนข้ามมันไปกี่คน หากคุณต้องการให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณยังคงมีประสิทธิภาพและเป็นปัจจุบัน การตรวจสอบรายสัปดาห์ก็มีความสำคัญ

ในช่วงสัปดาห์ที่คุณเร่งรีบและทำสิ่งต่างๆ คุณจะพลาดสิ่งต่างๆ เราเป็นมนุษย์และเราจะลืมที่จะตรวจสอบงานที่เราทำ เราจะเพิ่มงานที่ละเอียดอ่อนด้านเวลาและไม่เพิ่มวันที่และเราจะลืมที่จะเพิ่มงาน บทวิจารณ์รายสัปดาห์เป็นที่ที่คุณหยุดเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงและถ่ายภาพภาพรวมของสิ่งที่คุณต้องทำโฆษณา

ตามหลักการแล้ว การทบทวนรายสัปดาห์ของคุณควรจะทำในที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวนสมาธิ เพื่อที่คุณจะได้มีสมาธิกับงานที่คุณต้องทำและวางแผนในสัปดาห์ถัดไป รวบรวมงานทั้งหมดของคุณ—คุณอาจเขียนงานลงในสมุดบันทึกและไม่ได้เพิ่มงานลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ—และล้างงานที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปหรือที่ยังไม่ได้ทำ

การตรวจสอบรายสัปดาห์ทำให้คุณควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ตัดสินใจว่าต้องทำอะไรต่อไป และอะไรที่สามารถเลื่อนออกไปได้ในภายหลัง เป็นวิธีที่ดีที่สุดที่ฉันรู้ เริ่มต้นสัปดาห์ด้วยแผนและทิศทาง และเป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำสิ่งที่ถูกต้องและไม่จมอยู่กับงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ทำให้คุณก้าวไปข้างหน้าในโครงการหรือเป้าหมายของคุณ

บรรทัดล่าง

เมื่อใช้อย่างถูกต้อง รายการสิ่งที่ต้องทำสามารถเป็นแรงจูงใจและแรงผลักดันที่ผลักดันให้คุณทำงานให้ดีที่สุดและบรรลุสิ่งที่น่าอัศจรรย์ มันช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญและหยุดคุณงานที่ขาดหายไปซึ่งมิฉะนั้นอาจสูญหาย

การทำรายการยังช่วยลดความเครียดและความรู้สึกหนักใจ เพราะแทนที่จะพยายามจำทุกอย่างในหัว คุณได้ทำให้งานทั้งหมดที่คุณต้องทำเป็นสื่อนอกเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในใจสำหรับความพยายามที่สร้างสรรค์มากขึ้น

มาสรุปประเด็นสำคัญกัน:

เขียนงานเพื่อให้ชัดเจนว่าคุณต้องทำอะไร หากคุณต้องโทรหาใครซักคน ให้ใส่หมายเลขโทรศัพท์ในงานเพื่อประหยัดเวลาในการค้นหาหมายเลข
เพิ่มวันที่ที่มีความหมายและไม่สุ่ม เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณมีเพียงงานที่ต้องทำในวันนั้น คุณจะมีสมาธิกับงานที่เหมาะสมมากขึ้น
อนุญาตงานที่ถูกตั้งค่าสถานะสูงสุดสิบถึงสิบสองรายการต่อวันในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณทำงานเหล่านั้นเท่านั้น หากคุณมีเวลาและพลังงานในตอนท้ายของวัน คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น
จัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ประเภทของงานที่คุณทำในเวลาเดียวกัน สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยง ความเสี่ยงจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน .
เขียนงานของคุณเพื่อให้มีความหมายและสร้างแรงบันดาลใจ คุณต้องการดูรายการของคุณและมีแรงจูงใจในการทำงาน
ไม่พลาดที่จะทำการตรวจสอบรายสัปดาห์เต็มรูปแบบ นี่คือกาวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกันและเกี่ยวข้อง