แม้กระทั่งหลังจากการถือกำเนิดของโซเชียลมีเดียและการปรับปรุงการส่งข้อความ อีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ยังคงปรากฏอยู่ในขอบเขตของความเป็นมืออาชีพ ความสามารถในการบอกทิศทาง ดับไฟ และอื่นๆ โดยไม่ต้องเผชิญหน้ากัน ช่วยให้ธุรกิจจำนวนมากใช้อีเมลเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่ความเป็นมืออาชีพออกไปนอกหน้าต่าง และกฎของมารยาทก็ถูกลืมไป วันนี้เราจะมาดู 27 เคล็ดลับมารยาททางอีเมลสำหรับนักธุรกิจ

1. การทักทายและการส่งตัว

ฉันไม่เคยเริ่มอีเมลที่มีเนื้อหา อีเมลจะเริ่มต้นด้วยการแนะนำเสียงหรือชื่อผู้รับเสมอ ในตอนแรก การทำเช่นนี้จะทำให้พวกเขารู้ว่ากำลังพูดกับใครอยู่ เมื่อคุณเริ่มต้นด้วยการยอมรับชื่อพวกเขา (เช่น สวัสดี John Doe) คุณจะทำให้พวกเขารู้ว่าคุณตั้งใจจะคุยกับใคร เมื่อคุณทำอีเมลเสร็จแล้ว ให้จบด้วยการกล่าวขอบคุณหรือเชียร์เสมอ เพื่อฝึกฝนมารยาทและความเคารพที่ดี

2. รู้ว่าเมื่อใดควรโทร

การสื่อสารทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นผ่านอีเมล เมื่อการสนทนาเริ่มพูดถึงเรื่องเฉพาะเจาะจง อาจเป็นการดีที่จะนัดเวลาคุยโทรศัพท์ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดและช่วยให้การติดต่อของคุณรวดเร็วขึ้น การรับโทรศัพท์เมื่อยกเลิกการประชุมตามกำหนดเวลาทางอีเมลก็เป็นเรื่องที่น่าเคารพเช่นกัน

3. คำนึงถึงเครื่องหมายวรรคตอนของคุณ

ความเป็นมืออาชีพเกี่ยวข้องกับการรู้วิธีคำนึงถึงเครื่องหมายวรรคตอนของคุณ ในการโต้ตอบอีเมลมาตรฐาน คุณควรใช้จุดและเครื่องหมายคำถามประมาณ 95% ของเวลาทั้งหมด ทิ้งเครื่องหมายอัศเจรีย์ไว้เมื่อการสนทนาของคุณเป็นแบบสบายๆ และคุณคุ้นเคยกับผู้รับ

4. นาฬิกากำลังฟ้อง

เมื่อต้องรับมือกับธุรกิจ อย่าปล่อยให้รอนาน อย่างที่บอก เวลาคือเงิน คุณไม่ควรปล่อยให้ผู้รับรอการตอบกลับของคุณเกินสองวัน เช่นเดียวกับการโทรศัพท์ การรออีเมลอาจทำให้ความคืบหน้าในโครงการใดๆ ที่คุณพยายามสร้างได้ ท้ายที่สุด นั่นคือเหตุผลที่คุณส่งอีเมลและไม่ใช้เมลหอยทากใช่หรือไม่

5. เขียนให้ถูกต้อง

ไวยากรณ์และการสะกดคำควรพิจารณาสองประการเมื่อส่งอีเมลในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ แม้ว่าเนื้อหาจะเป็นจุดเด่นของอีเมล แต่การตรวจสอบว่าไวยากรณ์ของคุณอยู่ในการตรวจสอบช่วยให้คนรู้จักทางธุรกิจรู้ว่าคุณกำลังดำเนินการสนทนาอย่างจริงจัง โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่มีการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ ดังนั้นควรใช้!โฆษณา

6. พิจารณาวัฒนธรรมองค์กร

พูดตามตรง—แม้ว่าไวยากรณ์และน้ำเสียงควรมีความเป็นมืออาชีพ แต่เรายังต้องพิจารณาบริษัทที่เรากำลังติดต่ออยู่ อีเมลธุรกิจภายในระหว่างบริษัทที่ผ่อนคลายกว่านั้นแน่นอนว่าจะต่างจากทำเนียบขาวเล็กน้อย ในขณะที่คำนึงถึงไวยากรณ์ของคุณ ให้สร้างบรรยากาศที่เข้าถึงได้ในขณะที่ส่งอีเมล

7. สร้างหัวเรื่องที่สมบูรณ์แบบ

สิ่งแรกที่ผู้รับของคุณเห็นคือหัวเรื่อง ตรงไปตรงมา พวกเขาจะแยกแยะความสำคัญของอีเมลตามหัวเรื่องก่อนที่จะอ่านเนื้อหา อย่าลืมสร้างความประทับใจที่ดีโดยคำนึงถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ กระชับ และตรงประเด็น

8. ตอบกลับเทียบกับตอบกลับทั้งหมด

ไม่มีอะไรน่าอายไปกว่าการส่งอีเมลจำนวนมากซึ่งมีไว้สำหรับผู้รับเพียงคนเดียว นี่คือผลลัพธ์ของอีเมลที่เริ่มต้นด้วยผู้รับหลายคน เมื่อตอบกลับ คุณจะมีตัวเลือกในการตอบกลับ ซึ่งจะส่งอีเมลถึงผู้ส่ง หรือตอบกลับทั้งหมด ซึ่งจะส่งข้อความของคุณไปยังทุกคนที่ได้รับข้อความต้นฉบับ ตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่งมิฉะนั้นคุณจะเสียใจ

9. พิจารณาความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น

จะมีบางกรณีที่คุณจะต้องส่งอีเมลธุรกิจไปยังผู้รับหลายคนที่อาจไม่รู้จักกัน ที่อยู่อีเมลของผู้รับจะถูกเพิ่มลงในส่วน ถึง: ในอีเมลทั่วไป แต่ในอีเมลของผู้รับหลายฉบับ คุณควรเพิ่มที่อยู่ใน BCC หรือส่วน Blind Carbon Copy เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดูที่อยู่ของผู้รับ

10. ปรับแต่งลายเซ็น

ลายเซ็นอีเมลจะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของข้อความโดยอัตโนมัติ ซึ่งแตกต่างจากคำทักทายหรือการส่ง ซึ่งคุณสามารถเพิ่มประวัติและข้อมูลติดต่อเล็กๆ ได้ สิ่งนี้ไม่ได้แทนที่คำทักทายที่มีคุณภาพ แต่ช่วยให้คนรู้จักใหม่ได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณและรู้ว่าจะติดต่อกับคุณได้ที่ไหน

11. เข้าสู่โหมดพักร้อน

ปีละหลายครั้ง ในช่วงวันหยุด ฉันมักจะพบว่าตัวเองแยกจากอีเมล ตามที่เห็นในเคล็ดลับ #4 เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และไม่ควรทิ้งอีเมลไว้ในกล่องจดหมายโดยไม่ได้รับคำตอบ เพื่อเตือนบุคคลที่ไม่อยู่ของฉัน ฉันเพิ่มระบบตอบกลับอัตโนมัติ (ผ่าน Gmail แต่ยังมีให้ในไคลเอ็นต์อื่นๆ ด้วย) โดยระบุว่าเหตุใดฉันจึงไม่อยู่และจะกลับมาเมื่อใดโฆษณา

12. ระวังลิงค์

แฮกเกอร์พบวิธีเพิ่มไวรัสและมัลแวร์ลงในไฟล์แนบและลิงก์ เมื่อส่งต่ออีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์และไฟล์แนบนั้นปลอดภัย นอกจากนี้ ลดจำนวนข้อความลูกโซ่ที่คุณส่งต่อและไม่ส่งข้อความใดๆ จากผู้รับที่ไม่รู้จัก

13. สร้าง TL:DR Summary

TL:DR ย่อมาจาก Too long,ไม่ได้อ่าน. ค่อนข้างตรงไปตรงมาและเป็นกรณีของคนรู้จักธุรกิจที่มีงานยุ่งหลายคนซึ่งยุ่งเกินกว่าจะอ่านการสนทนาทางอีเมลยาวๆ ด้วยเหตุนี้ เมื่อส่งต่อหรือตอบการสนทนาเป็นระยะๆ ให้สรุปประเด็นก่อนหน้าในหัวข้อย่อยเพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลอีเมลที่รวดเร็วที่สุด

14. เคล็ดลับการหางาน: ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน

เมื่อหางาน มารยาทอีเมลมีความสำคัญสูงสุด เมื่อตอบกลับกระดานงาน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน โดยค่าเริ่มต้น สิ่งเหล่านี้ควรเป็นสิ่งที่แนบมาเว้นแต่จะขัดกับสิ่งที่แนบมาอย่างชัดเจน

15. ถามก่อนแนบ

เหตุผลที่บริษัทไม่ชอบไฟล์แนบขนาดใหญ่เนื่องจากบริษัทจะได้รับพื้นที่จัดเก็บเฉพาะที่พวกเขาจ่ายไป ไฟล์แนบขนาดใหญ่ของคุณกินพื้นที่จัดเก็บ ก่อนที่จะส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่หรือหลายไฟล์ ให้ขออนุญาตจากผู้รับทุกครั้ง

16. Irony เหมาะสมเมื่อใด

Irony เป็นรูปแบบตลกยอดนิยมสำหรับคนส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ในการตั้งธุรกิจ คุณควรหลีกเลี่ยงมัน การเยาะเย้ยในรูปแบบลายลักษณ์อักษรใด ๆ สามารถเข้าใจผิดได้ดีที่สุดและที่แย่ที่สุดถือเป็นความไม่พอใจ บันทึกการประชดสำหรับอีเมลภายในบริษัทของคุณ

17. คิดใหม่แบบอักษรของคุณ

อีเมลของบริษัทไม่ใช่งานนำเสนอ PowerPoint จากโปรเจ็กต์ภาษาอังกฤษชั้นประถมศึกษาปีที่ 6 ของคุณ: ทิ้งฟอนต์แฟนซีไว้อีกครั้ง ไม่เพียงแต่มันดูไม่เป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่บางบริษัทอาจไม่มีโปรแกรมรับส่งเมลที่สามารถนำเสนอแบบอักษรดังกล่าวได้ นอกจากนี้ใครอยากอ่านฟอนต์ Edwardian Script ล่ะ?โฆษณา

แบบอักษรระดับมืออาชีพที่จะใช้ to

• Times New Roman
• จอร์เจีย
• ระเบียง
• Arial
• Helvetica
• คาลิเบอร์

18. เอกสารที่เปิดสำหรับทุกคน

ประเภทไฟล์ที่ไม่ชัดเจนสามารถป้องกันไม่ให้บริษัทต่างๆ เปิดไฟล์แนบที่คุณส่ง ซึ่งอาจทำให้การดำเนินธุรกิจและโครงการช้าลง ปล่อยให้ประเภทไฟล์แนบเป็น PDF, .doc, .txt หรือ .jpeg โดยปกติแล้วจะมีขนาดที่เหมาะสมและสามารถเปิดได้ในเครื่องและระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่

19. แยกงานออกจากการเล่น

ไม่ควรใช้อีเมลของบริษัทเพื่อส่งข้อความส่วนตัวถึงเพื่อนและญาติ ใช้อีเมลธุรกิจของคุณสำหรับเพื่อนร่วมงานและคนรู้จักทางธุรกิจเท่านั้น ด้วยเหตุผลสองประการ: เพื่อรักษาลักษณะความเป็นมืออาชีพของกล่องจดหมายเข้าของคุณ และเพื่อจำกัดการใช้พื้นที่จัดเก็บอีเมลอย่างสิ้นเปลือง

20. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ถูกทิ้งในถังขยะ

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับจากผู้รับ เป็นไปได้ว่าพวกเขากำลังยุ่งอยู่ การสอบถามว่าพวกเขาได้รับข้อความของคุณหรือไม่อาจทำให้ข้อความแย่ลง แต่มีบางครั้งที่อีเมลค่อนข้างเกี่ยวข้องกัน รอหนึ่งสัปดาห์ถึงหนึ่งสัปดาห์ครึ่งหากมีเวลา และถ้าคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับ ให้โทรติดต่อหรือส่งอีเมลอื่น

21. ทำให้ความตั้งใจของคุณชัดเจน

เมื่อผู้รับมีเวลาเพียงหนึ่งหรือสองนาทีในการอ่านอีเมล คุณควรทำให้ข้อความของคุณกระชับและตรงประเด็นมากที่สุด ให้โครงร่างในตอนต้นของอีเมลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับก่อนที่จะเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย

22. เชื่อมต่ออีเมลกับโทรศัพท์ของคุณ

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับรอ ให้เชื่อมต่ออีเมลธุรกิจของคุณกับโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถตอบกลับได้ทันท่วงที ในการตั้งค่าของสมาร์ทโฟนส่วนใหญ่ คุณสามารถปรับลายเซ็นของคุณได้โฆษณา

23. ตัวย่อภายในบริษัท

แม้ว่าคนรู้จักใหม่จะไม่แนะนำให้ใช้คำย่อ แต่การสร้างคำย่อของบริษัทระหว่างเพื่อนร่วมงานอาจเป็นวิธีที่ชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจถึงความสำคัญหรือเจตนาของข้อความ คำย่อ เช่น NRN (ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ) ช่วยให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าข้อความใดเร่งด่วนและอะไรที่รอได้

24. ขยายสิ่งที่อยู่ในอีเมล

เป็นการง่ายที่จะตำหนิว่าลืมหรือเข้าใจผิดเกี่ยวกับคำขอประชุมที่ได้รับทางอีเมล โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่ไม่มีระบบเตือนภัย ซึ่งหมายความว่าเป็นความรับผิดชอบของคุณในการนำสิ่งที่เกี่ยวข้องไปใช้นอกกล่องจดหมาย (การสร้างการแจ้งเตือนในปฏิทินสำหรับการประชุม ฯลฯ) เพื่อให้เกิดประสิทธิผล

25. พิจารณาความแตกต่างของเวลา

การขอโทรหรือประชุมผ่านอีเมลอาจทำให้คุณลำบากใจและไม่ได้รับการติดต่อกลับภายในเวลาที่กำหนด อย่างไรก็ตาม มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ไม่ได้เกิดจากความแตกต่างของเขตเวลา หากคุณกำลังขอโทรศัพท์จากคนรู้จักชาวออสเตรเลียและคุณอยู่ในนิวยอร์ก โปรดตรวจสอบความแตกต่างของเขตเวลา

26. ตรวจสอบปฏิทินของคุณ

เพื่อป้องกันการส่งอีเมลไปมาโดยไม่จำเป็น คุณควรคำนึงถึงประเพณีและวันหยุดในวัฒนธรรมหรือศาสนาของผู้รับของคุณ หากคุณอยู่ในประเทศที่ไม่ได้มีการเฉลิมฉลองคริสต์มาสอย่างกว้างขวาง ไม่ควรกำหนดเวลาการประชุมในวันที่ 24 ธันวาคม เมื่อสถานที่อื่นๆ ของคุณเปิดทำการตามปกติ

27. แจ้งพนักงานเกี่ยวกับมารยาท

การปฏิบัติตามเคล็ดลับมารยาททางอีเมลเหล่านี้เป็นเรื่องปกติและดูดีทีเดียว แต่ถ้าคุณเป็นคนเดียวที่ทำตาม ก็ยังทำให้ธุรกิจของคุณมีภาพลักษณ์ที่ไม่ดี แบ่งปันเคล็ดลับมารยาททางอีเมลอันมีค่ากับเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าชื่อธุรกิจนั้นปลอดภัย

แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่างในขณะที่มารยาทอีเมลของคุณทิ้งความประทับใจที่ดีให้กับผู้รับ นอกจากนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบเมื่อมารยาทอีเมลถูกโยนออกไปนอกหน้าต่างและผลลัพธ์โฆษณา