เหตุใดรายการสิ่งที่ต้องทำจึงไม่ทำงาน (และจะเปลี่ยนได้อย่างไร)

บ่อยแค่ไหนที่คุณรู้สึกหนักใจและไม่เป็นระเบียบในชีวิต ไม่ว่าจะที่ทำงานหรือที่บ้าน? เราทุกคนดูเหมือนจะต่อสู้กับการจัดการเวลาในบางด้านของชีวิต หนึ่งในวลีที่พบบ่อยที่สุดนอกจากฉันรักคุณคือฉันไม่มีเวลา ทุกคนแนะนำให้ทำงานจากรายการที่ต้องทำเพื่อเริ่มจัดชีวิตของคุณให้เป็นระเบียบมากขึ้น แต่ทำไมรายการเหล่านี้ถึงมีความหมายเชิงลบต่อพวกเขาด้วย?

สมมติว่าคุณมีความปรารถนาอย่างแรงกล้าที่จะพลิกสถานการณ์นี้ด้วยความตั้งใจดีทั้งหมดของคุณ จากนั้นคุณอาจหยิบกระดาษและปากกาออกมาเพื่อเริ่มจัดการกับสิ่งที่จับต้องไม่ได้นี้ด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือ คุณอาจรู้สึกท่วมท้นเมื่อเห็นทุกอย่างในรายการของคุณ ซึ่งทำให้คุณรู้สึกแย่กว่าที่เคยทำ หรือคุณสร้างรายการแต่ติดอยู่กับวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

รายการสิ่งที่ต้องทำอาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ แต่ถ้าคุณไม่ใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพ รายการสิ่งที่ต้องทำเหล่านี้อาจทำให้คุณรู้สึกไม่แยแสและเครียดมากกว่าที่เคยทำ ลองนึกถึงระบบการจัดเก็บ: แนวคิดเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าคุณเพียงแค่ยื่นเอกสารออกไปโดยไม่มีโครงสร้างหรือระบบ ระบบการจัดเก็บก็จะส่งผลเสีย รายการสิ่งที่ต้องทำก็เหมือนกัน—คุณสามารถรวมรายการเข้าด้วยกัน แต่ถ้าคุณทำไม่ถูกต้อง มันจะเป็นการออกกำลังกายที่ไร้ผล

ทำไมบางคนพบว่ารายการที่ต้องทำทั่วไปไม่ทำงาน

คนส่วนใหญ่พบว่ารายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไปใช้ไม่ได้เนื่องจาก:โฆษณา

พวกเขารู้สึกหนักใจเมื่อได้ดูทุกสิ่งที่พวกเขาต้องทำ
พวกเขาไม่รู้ว่าจะจัดลำดับความสำคัญของรายการอย่างไร
พวกเขารู้สึกว่าพวกเขากำลังเพิ่มรายการอย่างต่อเนื่องแต่ไม่ลดจำนวนลง
มีความรู้สึกสับสนเมื่อเห็นงานบ้านผสมกับงาน

ประโยชน์ของการใช้ To-Do List

อย่างไรก็ตาม มีข้อดีหลายอย่างในการทำงานจากรายการที่ต้องทำ:

คุณมีความชัดเจนในสิ่งที่คุณต้องทำ
คุณจะรู้สึกเครียดน้อยลงเพราะสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดอยู่ในกระดาษและไม่อยู่ในความคิดของคุณ
ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของการกระทำของคุณ
คุณไม่ได้มองข้ามงานมากมายและลืมอะไรไป
คุณรู้สึกมีระเบียบมากขึ้น
ช่วยคุณในการวางแผน

4 กฎทองในการทำ To-Do List ให้ได้ผล

นี่คือกฎทองของฉันในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ:

1. จัดหมวดหมู่

การศึกษาพบว่าสมองของคุณล้นหลามเมื่อเห็นรายการตัวเลือก 7 หรือ 8 ตัวเลือก; มันต้องการที่จะปิดตัวลง^[1]ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องทำงานจากรายการต่างๆ แยกพวกเขาออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ และไม่มีงานมากกว่า 7 หรือ 8 งานในแต่ละงาน

การมีรายการโครงการ รายการติดตามผล และรายการไม่ลืมอาจใช้ได้ผลดีสำหรับคุณ คุณจะรู้ว่าสิ่งใดใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ เนื่องจากชื่อเหล่านี้จะแตกต่างกันไปสำหรับทุกคนโฆษณา

2. เพิ่มค่าประมาณ

คุณไม่เพียงแค่ต้องรู้ว่าต้องทำอะไร แต่ต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลองนึกภาพในรายการของคุณ คุณมีงานหนึ่งที่จะใช้เวลา 30 นาที อีกงานหนึ่งอาจใช้เวลา 1 ชั่วโมง และอีกงานหนึ่งอาจใช้เวลา 4 ชั่วโมง คุณจำเป็นต้องรู้ช่วงเวลาที่คุณดูงาน มิฉะนั้นคุณจะบ่อนทำลายการวางแผนของคุณ ดังนั้นให้เพิ่มคอลัมน์พิเศษลงในรายการของคุณและรวมการประมาณการว่าคุณคิดว่างานจะใช้เวลานานแค่ไหน และเป็นจริง!

เคล็ดลับ: หากคุณพบว่าการประมาณการอย่างแม่นยำเป็นเรื่องยาก ให้เริ่มโดยสร้างทักษะนี้ทุกวัน ประมาณการว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการเตรียมตัว ปรุงอาหารค่ำ ไปเดินเล่น ฯลฯ จากนั้นเปรียบเทียบกับเวลาจริงที่คุณใช้ คุณจะเริ่มได้รับความแม่นยำมากขึ้นในการประมาณการของคุณ

3. จัดลำดับความสำคัญ

ในการเลือกสิ่งที่คุณควรทำอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องคำนึงถึง: ลำดับความสำคัญ ลำดับ และเวลาโดยประมาณ เพิ่มคอลัมน์อื่นในรายการของคุณเพื่อลำดับความสำคัญ แบ่งงานของคุณออกเป็นสี่ประเภท:โฆษณา

สำคัญและเร่งด่วน
ไม่ด่วนแต่สำคัญ
ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
ไม่สำคัญหรือเร่งด่วน

คุณต้องการทำงานที่เร่งด่วนและสำคัญแน่นอน แต่ต้องเลือกงานที่สำคัญและไม่เร่งด่วนด้วย ทำไม? เนื่องจากงานเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับเป้าหมายระยะยาว และเมื่อคุณทำงานเฉพาะงานที่เร่งด่วนและสำคัญ คุณจะรู้สึกว่าวันของคุณถูกใช้ไปกับการดับไฟ คุณจะละเลยประเด็นสำคัญอื่นๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะส่งผลกระทบในทางลบ

คุณควรใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับสองประเภทแรก

4. รีวิว

เพื่อให้รายการนี้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับคุณ จะต้องเป็นเครื่องมือประจำวันที่คุณใช้จัดการเวลาและตรวจทานเป็นประจำ ไม่มีประโยชน์ที่จะมีรายการเพียงเพื่อบันทึกทุกสิ่งที่คุณต้องทำ แต่คุณไม่ได้ใช้มันเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการเวลาที่ใหญ่กว่าของคุณ

ตัวอย่างเช่น: ทุกสิ้นสัปดาห์ ให้ทบทวนรายการและใช้เพื่อวางแผนสัปดาห์หน้า เลือกสิ่งที่คุณต้องการใช้โดยคำนึงถึงลำดับความสำคัญ เวลา และลำดับ จากนั้นจัดกำหนดการรายการเหล่านี้ลงในปฏิทินของคุณ กฎทองในการวางแผน: อย่ากำหนดเวลาเกิน 75%โฆษณา

บรรทัดล่าง

ดังนั้นจงหยิบปากกาและกระดาษแล้วมอบของขวัญแห่งจิตใจที่สงบและปลอดโปร่งด้วยการปลดปล่อยทุกอย่างในนั้นและลงในรายการ เพราะตอนนี้คุณมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ความรู้ไร้ประโยชน์เว้นแต่จะนำไปใช้—คุณต้องการเวลามากขึ้นเพียงใด?

เพื่อความสำเร็จของคุณ!