แผนฉุกเฉินฟังดูไม่เหมือนสิ่งที่คุณจะพูดคุยกับเพื่อน ๆ ในเรื่องเค้กและกาแฟ แต่เป็นส่วนสำคัญของแผนจริงที่คุณทำ คุณอาจต้องการหนึ่ง (หรือมากกว่า) สำหรับธุรกิจ โครงการโรงเรียน หรือแม้แต่วันหยุดของครอบครัว ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดในการทำแผนฉุกเฉินคือผู้คนมักไม่แน่ใจว่าจะรวมอะไรไว้บ้าง นี่คือคู่มือที่มีประโยชน์สำหรับคุณในการสร้างเนื้อหาที่ครอบคลุม

สารบัญ

1. แผนฉุกเฉินคืออะไร?
2. จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่มีแผนฉุกเฉิน
3. ถ้าแผนฉุกเฉินไม่ดีล่ะ?
4. แผนฉุกเฉินมีประโยชน์ต่อคุณอย่างไร?
5. จะเขียนแผนฉุกเฉินที่ดีได้อย่างไร?
   • 1. ระบุ
   • 2. จัดลำดับความสำคัญ
   • 3. แผน
   • 4. ดำเนินการ
   • 5. รีวิว
   • ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อนำสิ่งต่าง ๆ มาสู่มุมมอง:

แผนฉุกเฉินคืออะไร?

แผนฉุกเฉินคือชุดของการดำเนินการที่คุณจะทำเมื่อมีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้น คิดว่าเป็นแผนสำรองหรือแผน B ควรมีคำแนะนำที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เมื่อแผนเดิมของคุณใช้ไม่ได้เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์

แผนฉุกเฉินเตรียมคุณให้พร้อมรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต และให้เส้นทางหลบหนีจากอุบัติเหตุต่างๆ^[1]

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่มีแผนฉุกเฉิน

หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับแผน A ของคุณโดยไม่คาดคิด หรือหากอุบัติเหตุบังคับให้คุณเปลี่ยนแผนปัจจุบัน คุณอาจจะต้องตื่นตระหนก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณไม่พร้อมรับมือกับเหตุฉุกเฉิน คุณอาจไม่สามารถคิดอย่างตรงไปตรงมาพอที่จะคิดหาวิธีแก้ปัญหาที่คุณต้องการในขณะนั้น คุณจะไม่รู้ว่าต้องทำอะไร

ที่แย่ไปกว่านั้น จนกว่าคุณจะสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ ธุรกิจก็ไม่สามารถกลับสู่สภาวะปกติได้ คุณจะต้องแก้ไขปัญหาและวางแผนใหม่โฆษณา

ถ้าแผนฉุกเฉินไม่ดีล่ะ?

อย่าคิดว่าการวางแผนฉุกเฉินเป็นเรื่องง่าย แผนฉุกเฉินควรมีความครอบคลุม ซึ่งต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบ มิฉะนั้นจะไม่เป็นประโยชน์

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเตรียมพร้อมสำหรับอุบัติเหตุที่ไม่ถูกต้อง และเมื่อแผนของคุณไม่ได้ผลตามที่คาดไว้ คุณจะไม่ได้รับการจัดระเบียบเพียงพอที่จะรับมือกับวิกฤต นั่นคือคุณจะตื่นตระหนก

แผนฉุกเฉินมีประโยชน์ต่อคุณอย่างไร?

ตัวอย่างเช่น แผนฉุกเฉินช่วยให้คุณจัดการกับอุบัติเหตุได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ^[2]ในสถานการณ์ทางธุรกิจ มันสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการแก้ไขสถานการณ์

นอกจากนี้ แผนฉุกเฉินยังช่วยลดผลกระทบหรือความสูญเสียที่เกิดจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด มันแนะนำให้คุณเริ่มจัดการกับสถานการณ์ทันทีที่มีบางอย่างผิดพลาดและทำให้คุณปลอดภัย

ท้ายที่สุด การมีแผนฉุกเฉินพร้อมจะสร้างความมั่นใจ เพราะคุณไม่ต้องกังวลกับการทำแผนใหม่อย่างเร่งรีบโฆษณา

คุณอาจคิดว่าอุบัติเหตุไม่น่าจะเกิดขึ้น คุณอาจคิดว่าแผน A ของคุณสมบูรณ์แบบ อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่าอนาคตเป็นสิ่งที่ไม่แน่นอนจนกว่ามันจะกลายเป็นปัจจุบัน และในฐานะมนุษย์เราไม่สามารถควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นได้ 100% คุณไม่ต้องการที่จะเสียใจที่ไม่ได้มีแผนฉุกเฉินเมื่อมันสายเกินไป!

จะเขียนแผนฉุกเฉินที่ดีได้อย่างไร?

โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน:^[3]

ตอนนี้เราจะพูดถึงพวกเขาทีละคน:

1. ระบุ

เนื่องจากแผนฉุกเฉินเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ไม่คาดฝัน คุณต้องลองและคาดการณ์ความเสี่ยงก่อน:^[4] โฆษณา

• สิ่งที่อาจจะผิดไป?
• โอกาสจะผิดพลาดมากน้อยแค่ไหน?
• ผลกระทบและผลที่ตามมาของเหตุฉุกเฉินคืออะไร?
• ปฏิกิริยาหรือวิธีแก้ปัญหาของคุณควรเป็นอย่างไร?
• คุณจะเตรียมตัวล่วงหน้าได้อย่างไร?

2. จัดลำดับความสำคัญ

ใช้สิ่งที่คุณเขียนไว้ในขั้นตอนที่ 1 จัดอันดับความเสี่ยงของคุณตามผลกระทบและโอกาสที่เป็นไปได้ ยิ่งมีความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นและผลกระทบจะร้ายแรงมากเท่าใด ความเสี่ยงก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

คุณต้องตัดสินใจว่าจะใส่น้ำหนักเท่าใดในแต่ละความเสี่ยงตามสถานการณ์ของคุณ

3. แผน

ขั้นตอนต่อไปคือการเขียนแผนฉุกเฉินของคุณจริงๆ คำนึงถึงทรัพยากรที่มีให้คุณ ออกแบบโซลูชันสำหรับความเสี่ยงที่คุณต้องการครอบคลุมในแผน เป็นจริงเกี่ยวกับความต้องการของคุณ: บางทีปัญหาบางอย่างต้องได้รับการจัดการก่อนปัญหาอื่น หรือบางทีคุณอาจต้องดำเนินการภายในกรอบเวลาที่กำหนด เป็นต้น

สิ่งสำคัญคือต้องให้คำแนะนำที่ชัดเจนและเรียบง่าย เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมสิ่งที่คุณเขียนในเดือนต่อมา มิฉะนั้นจะมีคนเข้าใจผิด^[5]

4. ดำเนินการ

หากแผนฉุกเฉินของคุณเกี่ยวข้องกับผู้อื่น เช่น เพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในครอบครัวของคุณ ให้พูดคุยกับพวกเขา ให้พวกเขารู้ว่าควรทำอย่างไรเมื่อมีบางสิ่งเกิดขึ้น^[6]เตรียมพวกเขาโฆษณา

จากนั้น หากแผนของคุณมีการดำเนินการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับอุบัติเหตุในอนาคต ให้ดำเนินการตามนั้น นี้สามารถช่วยคุณลดความเสี่ยงที่คุณอาจมีในขณะที่ตั้งเป้าหมาย

5. รีวิว

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลา เพื่อให้แผนฉุกเฉินของคุณนำไปใช้ได้จริง คุณควรทบทวนและทำการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ ประเมินรายการในแผนของคุณ เมื่อเวลาผ่านไป ความเสี่ยงบางอย่างอาจมีโอกาสมากขึ้นหรือน้อยลง หรืออาจนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน เรียนรู้สถานการณ์ของคุณให้ดี และอัปเดตวิธีแก้ไขของคุณตามนั้น

หากแผนของคุณเกี่ยวกับความเสี่ยงขนาดใหญ่ เช่น ภัยธรรมชาติหรือความล้มเหลวของเซิร์ฟเวอร์ การฝึกซ้อมจะมีประโยชน์มากในการระบุจุดอ่อนของแผน ตลอดจนตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องจะเตรียมพร้อมที่จะปฏิบัติตามแผนเมื่อพวกเขามี ถึง.

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อนำสิ่งต่าง ๆ มาสู่มุมมอง:

ตัวอย่างที่ 1: แผนฉุกเฉินสำหรับการจัดนิทรรศการกลางแจ้ง

• ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น: ฝนตก
• ผู้ที่จะได้รับผลกระทบ: ผู้แสดงสินค้า ผู้เยี่ยมชม ผู้จัดงาน และลูกเรือ
• การดำเนินการ 1: รักษาความปลอดภัยรายการจัดแสดง
  • ใครจะดำเนินการ: ลูกเรือในสถานที่
  • การจัดเตรียม: ผ้าคลุมกันฝนสำหรับแผงลอยของผู้แสดงสินค้า ส่งอีเมลถึงผู้แสดงสินค้าพร้อมพยากรณ์อากาศล่วงหน้า 3 วัน
• มาตรการที่ 2: นำผู้เยี่ยมชมไปยังพื้นที่กำบัง
  • ใครจะดำเนินการ: ลูกเรือในสถานที่, รปภ.
  • การเตรียมการ: ทำเครื่องหมายพื้นที่ที่กำหนดเป็นพื้นที่ห้ามจอด เสื้อกันซึมสำหรับลูกเรือ

ตัวอย่างที่ 2: แผนฉุกเฉินในการกล่าวสุนทรพจน์ต่อผู้ชมกลุ่มใหญ่ (เพื่อนร่วมงาน) โฆษณา

• ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น: โปรเจ็กเตอร์หรือคอมพิวเตอร์ไม่ทำงาน
• ใครจะได้รับผลกระทบ : ฉัน
• การดำเนินการ: เขียนโครงร่างและประเด็นสำคัญบนไวท์บอร์ดขณะพูด
  • ใครจะดำเนินการ: ฉัน
  • การจัดเตรียม: โน้ตเป็นกระดาษ มาร์กเกอร์ 3 สี พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยาย

เครดิตภาพเด่น: Flaticon ผ่าน flaticon.com

อ้างอิง