การประชุมทั้งหมดมีวัตถุประสงค์ การประชุมบางส่วนเป็นการระดมความคิด การประชุมอื่นๆ เป็นการประชุมเชิงกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะ การประชุมบางส่วนเป็นการสรุปจากการประชุมอื่นๆ ไม่ว่าคุณจะรวมตัวกันเพื่อเติมเต็มพนักงานของคุณในผลประกอบการไตรมาส 3 อันน่าทึ่ง หรือเพื่อฝึกการเสนอขายให้กับลูกค้าใหม่ การประชุมของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยวาระการประชุมที่จัดทำขึ้นอย่างพิถีพิถัน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพและจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล

สารบัญ

1. ความสำคัญของวาระการประชุม
2. การเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
3. เทมเพลตวาระการประชุม
   • เทมเพลตวาระ #1 - การวางแผน
   • แบบแผนวาระ #2 - ข้อมูล
   • แบบแผนวาระ #3 - การนำเสนอ
4. บรรทัดล่าง
5. เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล

ความสำคัญของวาระการประชุม

การประชุมโดยไม่มีวาระก็เหมือนการเดินทางบนถนนที่ไม่มีกำหนดการเดินทาง

ในฐานะมืออาชีพที่มีงานยุ่ง คุณจะหมดความอดทนเมื่อคุณรู้สึกว่าเสียเวลาอันมีค่าของคุณไปโดยเปล่าประโยชน์ สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิด สำหรับผู้บริหารหลายคน การประชุมใช้เวลาสองในห้าวันของสัปดาห์ทำงาน

มีเหตุผลมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมทุกครั้งมีความสำคัญ ถามก่อนว่าไม่สามารถครอบคลุมหัวข้อด้วยวิธีอื่นได้หรือไม่ — ผ่านอีเมล บางที หรือทางโทรศัพท์กับผู้เล่นหลัก หากคุณเห็นว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันมีความจำเป็น ให้เขียนวาระการประชุมเพื่อร่างประเด็นการอภิปราย และกำหนดเวลาสำหรับผู้พูดแต่ละคน

คุณรู้ไหมว่าคุณรู้สึกหงุดหงิดใจเมื่อการประชุมช้ากว่ากำหนดสิบนาทีในขณะที่ทุกคนรออย่างสุภาพรอให้ซูซานเล่าถึงการเดินทางของเธอที่เบอร์มิวดาให้เสร็จ วาระการประชุมทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจสำหรับทุกคนที่รวมตัวกันว่าเวลานั้นมีค่าและช่วยให้ตรงประเด็น

รวมวาระที่สร้างสรรค์อย่างดี Are

การจัดกำหนดการการประชุมเจ้าหน้าที่จะส่งสัญญาณให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าจำเป็นต้องมีข้อมูลเข้า หรือจำเป็นต้องทำการมอบหมายงาน เมื่อคุณติดตามคำเชิญเข้าร่วมการประชุมที่มีรายละเอียดกำหนดการ ผู้เข้าร่วมจะต้องเตรียมตัว คนงานบอกว่าพวกเขาสนุกกับการมีส่วนร่วมในการประชุมหากมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและมีการแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

วาระการประชุมที่ชาญฉลาดเป็นไปตามเป้าหมาย

วาระการประชุมกำหนดหัวข้อทั้งหมดที่จะครอบคลุม เลือกวิทยากรที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละหัวข้อ และควรจัดสรรเวลาสำหรับผู้พูดแต่ละคน หากเป็นการระดมความคิด ให้พิจารณาวาระที่แสดงรายการผลลัพธ์ที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่น ร่างแผนการพัฒนาโปรแกรมการให้คำปรึกษาของเรา กำหนดเวลา; ทำการมอบหมายพนักงาน

วาระการประชุมทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้อำนวยความสะดวกในการประชุม ทำให้ทุกคนมีข้อมูลตรงกัน และจัดเตรียมรูปแบบสำหรับผู้ที่จะปฏิบัติตามรายงานการประชุม

การเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

แล้วคุณจะกำหนดวาระการประชุมที่สำคัญทั้งหมดนี้ได้อย่างไร ใช้ 8 เคล็ดลับที่มีประโยชน์เหล่านี้:

1. ขอคำติชมล่วงหน้า

ผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานของคุณจะมีส่วนร่วมมากขึ้นหากคุณขอความคิดเห็น การได้รับการตอบรับจะทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่พวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมและสนับสนุนผลลัพธ์โฆษณา

หนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุม ให้ไปเยี่ยมผู้มีบทบาทสำคัญบางคนในบริษัทของคุณและถามง่ายๆ ว่า คุณต้องการรวมอะไรในวาระการประชุมหรือไม่

2. ปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุมที่เหมาะสม

หลังจากที่คุณร่างระเบียบวาระแล้ว อย่าลืมดำเนินการโดยหัวหน้างาน หัวหน้าของหัวหน้างาน และแต่ละคนที่อ้างถึงในวาระการประชุม ห้ามรวมผู้พูดในวาระการประชุมโดยไม่ใช้ความระมัดระวังก่อน หลีกเลี่ยงการลงรายชื่อคนงานที่อยู่นอกเมืองหรือเข้าร่วมการประชุมอื่น

หากผู้เล่นคนสำคัญในธุรกิจใดงานหนึ่งไม่อยู่ ให้ขอให้พนักงานอีกคนกรอกแทนเธอ เพื่อความสุภาพ โปรดแจ้งให้ทั้งคู่ทราบว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนนี้แล้ว

เมื่อวาระการประชุมได้รับการอนุมัติและมีการกำหนดวิทยากรแล้ว ให้ส่งอีเมลวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้า ดูแลเพื่อรับ RSVP ในการประชุม คุณต้องการหลีกเลี่ยงความประหลาดใจใด ๆ

3. เคารพไทม์ไลน์

หากคุณจองห้องประชุมของสำนักงานไว้เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง แสดงว่าการประชุมของคุณนานที่สุด

ที่บริษัทบางแห่ง กลุ่มอื่นๆ จะจองห้องประชุมโดยตรงหลังจากที่กลุ่มของคุณออกไป ให้ร่างวาระการประชุมของคุณเพื่อให้ทีมของคุณออกจากห้องอย่างน้อยห้านาทีก่อนเริ่มการประชุมครั้งต่อไป

4. หาหลักการจัดวาระการประชุม

ปรับปรุงวาระการประชุมของคุณเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจถึงผลลัพธ์ที่ชัดเจน คุณอาจต้องการจัดลำดับความสำคัญ โดยระบุโครงการที่สำคัญที่สุดที่ต้องพูดคุยกันก่อน

บางครั้งการจัดระเบียบโครงการเหล่านี้ตามกำหนดเวลาก็สมเหตุสมผล ในบางครั้ง คุณควรระบุโครงการเหล่านี้ตามความสำคัญที่มีต่อบริษัท

5. พิจารณาจำนวนผู้ควรรายงาน

เวลาห้านาทีอย่างต่อเนื่องมักจะนานเพียงพอสำหรับการอัปเดตในการประชุมครั้งใดโดยเฉพาะ เป็นการขัดจังหวะที่เพิ่มเวลา!

หาก V.P. อาวุโสของคุณ ของการตลาดมีแนวโน้มที่จะกระวนกระวายหรือเบี่ยงเบนความสนใจเมื่อถูกขัดจังหวะ ให้พิจารณาวาระการประชุมที่ออกจาก Q&A ในช่วงสิบนาทีสุดท้ายของการประชุม จากนั้นให้แน่ใจว่าได้บังคับใช้ คุณสามารถขัดจังหวะผู้ขัดขวางอย่างนุ่มนวลและพูดว่า อย่างที่คุณรู้ Paul เราเหลือเวลาไว้สำหรับคำถามในตอนท้าย ตอนนี้ ให้ริคทำการอัพเดทให้เสร็จโฆษณา

6. ใส่ใจกับคำสั่งของผู้พูด

ในบางบริษัท ผู้บริหารระดับสูงจะพูดก่อน ในบริษัทอื่น ผู้ร่วมงานรุ่นเยาว์ทำ เมื่อค้นหาลำดับของลำโพง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ

ที่กล่าวว่าไม่ต้องรวมใครในวาระการประชุมที่ไม่จำเป็นต้องรายงาน การทำเช่นนี้จะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างยาวนาน เมื่อลงรายชื่อวิทยากรในวาระการประชุม การตัดสินใจว่าจะใส่ชื่อของพวกเขาอีกครั้งหรือไม่นั้นจะขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ

ในสภาพแวดล้อมที่เป็นกันเอง คุณอาจเขียนชื่อเท่านั้น ในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการมากขึ้น คุณอาจระบุชื่อและนามสกุลและรวมชื่อเรื่อง

7. จัดรูปแบบวาระการประชุมในลักษณะเดียวกัน

วาระการประชุมควรทำบนหัวจดหมายขององค์กร หรืออย่างน้อยต้องมีโลโก้บริษัทด้วย กำหนดชื่อการประชุมและวันที่ไว้บนสุดของวาระการประชุม พร้อมกับเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่คาดการณ์ไว้ของการประชุม

วาระการประชุมควรอยู่ในรูปแบบโครงร่างในขนาดประเภทที่อ่านได้ ค้นหาการออกแบบที่สะอาดตาสำหรับวาระการประชุม และใช้ทุกครั้งเพื่อความสอดคล้อง แบบอักษรควรอ่านง่าย เช่น Times New Roman หรือ Geneva หรือ Arial หากมีเทมเพลตสำหรับวาระการประชุมอยู่แล้ว ให้ใช้เทมเพลตนั้น หากไม่มีอยู่ให้สร้างขึ้น (ดูส่วนถัดไป)

8. รวมรายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม

บ่อยครั้งในการประชุม กลุ่มจะถูกขอให้ตอบสนองต่อรายงานหรือข้อเสนอ และควรแสดงรายการเอกสารเหล่านี้ที่ด้านล่างของวาระการประชุม

นอกจากนี้ จะช่วยประหยัดเวลาหากคุณส่งเอกสารร่วมกันก่อนการประชุม เพื่อให้ทุกคนที่เข้าร่วมจะมีเวลาทบทวน

หากจำเป็นต้องใช้แล็ปท็อป โปรดแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า

เทมเพลตวาระการประชุม

ตราบใดที่มีการประชุมก็มีวาระการประชุม เป็นไปได้ว่ามีคนในบริษัทของคุณรู้จักเทมเพลตระเบียบวาระการประชุมที่สะอาดและอ่านง่ายที่คุณสามารถใช้ได้ แต่หากไม่ใช่ ให้พิจารณาข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

เทมเพลตวาระ #1 – การวางแผน

วาระการประชุมการวางแผนโปรแกรมพี่เลี้ยง

สถานที่: ห้องประชุมชั้น 1 Firstโฆษณา

วันที่: 18 พฤศจิกายน 2019

เวลา : 1-2:30 น. และ

กำหนดการ

1. ความเป็นมาเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโปรแกรมพี่เลี้ยง Cheryl Smith ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (1-1:15 น.)
   • ก. หลักฐานการมีส่วนร่วมของพนักงาน
   • ข. ต้องดูแลดาวรุ่ง
2. รับสมัครพี่เลี้ยง/พี่เลี้ยง, Max Marcus, Associate Director, HR (13:15-13:35 น.)
   • ก. โมเดลองค์กรอื่นๆ
   • ข. เกณฑ์การระดมความคิด
3. ข้อกำหนดโปรแกรม Mentor, Seth Walsh, HR Intern (13:35-13:55 น.)
   • ก. ข้อดีและข้อเสียของการประชุมพี่เลี้ยงแบบมีโครงสร้าง
   • ข. ความต้องการระดมความคิด
4. การดำเนินการ Cheryl Smith (13:55-14:20 น.)
   • ก. กรอบเวลาสำหรับหัวหน้าแผนกในการระบุผู้เข้าร่วม
   • ข. การเปิดตัวโปรแกรมนำร่อง
     • ผม. ผู้เข้าอบรม ครั้งที่ 1
     • ii. การเปิดตัวโปรแกรมนำร่อง
     • สาม. ซักถามรายไตรมาส
   • ค. การประเมินโปรแกรม
5. ก้าวต่อไป Max Marcus (14:20-14:25 น.)

เทมเพลตวาระ #2 – ข้อมูล

วาระการประชุม WXYZ

วัตถุประสงค์: เพื่อสร้างรายชื่อธุรกิจที่สามารถโทรเย็นได้

หัวหน้าการประชุม: Mary Starsky

วันที่: 20 พฤศจิกายน 2019

สถานที่: ห้องประชุมชั้น 16 B

เวลา : 16.00 - 17.00 น. ET

เบอร์โทรศัพท์/รหัส

รายการวาระโฆษณา

แนะนำตัว 16.00-16:05 น.

1. จอห์น สมิธ—ผู้บรรยาย 16:05-16:20 น. บริษัทที่ติดต่อ
2. Marianne Legit—ผู้นำเสนอ 16:20-16:35 น. โอกาสในการขายที่เป็นไปได้
3. Sylvia Stretch—พรีเซ็นเตอร์ 16:35-16:55 น. เทคนิคการค้นหาใหม่
4. ถาม & ตอบ [เฉพาะเวลา]

การเตรียมตัวประชุม

• โปรดอ่าน: [รายการและแนบเอกสาร]
• โปรดนำ: [เช่น แล็ปท็อปคำแนะนำอุปกรณ์]

แบบแผนวาระ #3 – การนำเสนอ

วาระของบริษัท ZZZ

วันที่/เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด: 21 พ.ย. 2019; 09.00 น. ET-10 น. ET

ที่ตั้ง: โรงอาหาร ชั้น 12

เรียกประชุมโดย: Steve Parks

1. ต้อนรับ/แนะนำ – [สตีฟ พาร์คส์ 09.00-19.00 น.]
2. ภาพรวมสายผลิตภัณฑ์ใหม่ – [พอล อาเรีย 09:10-9:20 น.]
3. การสาธิต – [แคลร์ ริงกิส 09:30-9:40 น.]
   • ก. ยาสีฟันไวท์เทนนิ่ง
   • ข. ยาสีฟันที่เสริมสร้างเหงือก
   • ค. ยาสีฟันที่ต่อสู้กับคราบพลัค
4. การตลาดผลิตภัณฑ์ – [สตีฟ พาร์คส์ 09:40-9:50 น.]
5. อภิปรายและถาม-ตอบ [09:50 - 09:55 น.]
6. ขั้นตอนต่อไป – [จะแจกจ่ายหลังการประชุม]

บรรทัดล่าง

เมื่อคุณเขียนวาระการประชุม คุณเป็นผู้ควบคุมการประชุม

เป้าหมายของคุณควรเป็นการประชุมที่แน่นแฟ้น วาระอันชาญฉลาดจะช่วยคุณในเรื่องนี้ ให้เวลาเพียงพอสำหรับการสนทนา แต่อย่าใช้เวลามากเกินไป นอกจากนี้ อย่าลืมเริ่มการประชุมตรงเวลา

เมื่อคุณรับผิดชอบในการจัดทำวาระการประชุม คุณกำลังกำหนดแนวทางการดำเนินการที่จะต้องดำเนินการ ความสามารถของคุณในการร่างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มทั้งการประชุมและติดตามผล นี่เป็นสองความสำเร็จที่ไม่ธรรมดา

จัดการประชุมที่คับแคบที่สุดที่บริษัทของคุณ และผลงานของทีมของคุณจะทะยานขึ้น

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล

• เคล็ดลับ 12 ข้อในการประชุมที่ให้ผลผลิตสูงที่คุณควรรู้
• วิธีกำจัดการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดและคงประสิทธิภาพไว้
• วิธีการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ (พร้อมตัวอย่าง)
• แอพกำหนดตารางเวลาการประชุม 11 ตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เครดิตภาพเด่น: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík via unsplash.com โฆษณา