วิธีการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ (พร้อมตัวอย่าง)

รายงานการประชุมคือบันทึกการประชุมคณะกรรมการ บริษัท หรือองค์กร รายงานการประชุมถือเป็นเอกสารทางกฎหมาย ดังนั้นเมื่อเขียนรายงาน ให้พยายามเพื่อความชัดเจนและความสอดคล้องของน้ำเสียง

เนื่องจากรายงานการประชุมถือเป็นบันทึกถาวรของการประชุม โปรดตรวจทานให้ดีก่อนส่ง เป็นความคิดที่ดีที่จะดำเนินการโดยหัวหน้างานหรือผู้เข้าร่วมประชุมที่มีประสบการณ์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการบันทึกข้อความและข้อมูลอย่างถูกต้อง

ผู้บันทึกการประชุมที่ดีที่สุดคือ ผู้ฟังอย่างระมัดระวัง , พิมพ์ดีดเร็ว และคุ้นเคยกับหัวข้อการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมอย่างเพียงพอ ผู้จดบันทึกต้องมีความเข้าใจในเรื่องนั้นอย่างแน่วแน่เพื่อให้สามารถแยกประเด็นสำคัญออกจากเสียงรบกวนในสิ่งที่สามารถพูดคุยกันยาวและยืดเยื้อได้ นอกจากนี้ ที่สำคัญ ผู้จดบันทึกไม่ควรนำและจดบันทึกพร้อมกัน (หากคุณเคยถูกขอให้ทำเช่นนั้น ให้ปฏิเสธ)

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

1. พัฒนาวาระ

ทำงานร่วมกับประธานหรือประธานคณะกรรมการเพื่อจัดทำระเบียบวาระโดยละเอียด

การประชุมเกิดขึ้นด้วยเหตุผล และประเด็นที่จะต้องแก้ไขและตัดสินใจเมื่อจำเป็นต้องแสดงไว้เพื่อเตือนผู้เข้าร่วมประชุม ทำงานร่วมกับผู้ประชุมเพื่อร่างวาระที่กำหนดเวลาให้กับแต่ละหัวข้อเพื่อให้การประชุมดำเนินต่อไปและเพื่อให้แน่ใจว่ากลุ่มมีเวลาเพียงพอในการพิจารณารายการทั้งหมด

วาระการประชุมจะใช้เป็นโครงร่างสำหรับรายงานการประชุม ให้หัวเรื่องของรายงานการประชุมสอดคล้องกับหัวข้อวาระเพื่อความต่อเนื่อง

2. ทำตามเทมเพลตจากรายงานการประชุมในอดีต

หากคุณยังใหม่กับคณะกรรมการหรือองค์กรและกำลังเขียนรายงานการประชุมเป็นครั้งแรก ให้ขอดูรายงานการประชุมที่ผ่านมาเพื่อให้คุณสามารถคงรูปแบบเดิมไว้ได้^[1].

โดยทั่วไป ชื่อองค์กรหรือชื่อกลุ่มที่จัดประชุมจะอยู่ที่ด้านบนสุด: การประชุมคณะกรรมการบริษัท XYZ กับวันที่ในบรรทัดถัดไป หลังจากวันที่ ให้ระบุทั้งเวลาที่ประชุมและเวลาที่สิ้นสุดการประชุม ตัวอย่างเช่น:

คณะกรรมการบริษัท Super Company, Inc.โฆษณา

พบกันแปปเดี่ยว

Date: 20 พฤษภาคม 2019

เวลา: 10.00 - 12.30 น.

กลุ่มส่วนใหญ่ที่พบปะกันเป็นประจำ โดยมีการกำหนดวาระการประชุมในแต่ละครั้ง บางกลุ่มมีหัวข้อขั้นตอนต่อไปในตอนท้ายของรายงานการประชุมที่แสดงรายการโครงการเพื่อติดตามและมอบหมายความรับผิดชอบ

เทมเพลตจากการประชุมครั้งก่อนจะช่วยกำหนดด้วยว่ากลุ่มจะบันทึกว่าครบองค์ประชุมหรือไม่ และรายการอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับรายงานการประชุมขององค์กรหรือไม่

3. บันทึกการเข้าร่วมประชุม

ในกระดานส่วนใหญ่ เลขานุการคณะกรรมการเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำรายงานการประชุม ในการประชุมขององค์กร ผู้บันทึกรายงานอาจเป็นผู้ประสานงานโครงการหรือผู้ช่วยผู้จัดการหรือ CEO เธอหรือเขาควรมาถึงก่อนเริ่มการประชุมสองสามนาทีและส่งเอกสารการเข้าร่วมประชุมพร้อมชื่อสมาชิกและข้อมูลติดต่อทั้งหมด

ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องตรวจสอบชื่อของตนและแก้ไขการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของตน ซึ่งจะช่วยเป็นทั้งเอกสารสำรองของผู้เข้าร่วมและช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลจะส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่เป็นปัจจุบันที่สุด

ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดควรอยู่ด้านล่างชื่อและวันที่ของการประชุมโดยตรงภายใต้หัวข้อย่อยที่ระบุว่าปัจจุบัน ระบุชื่อและนามสกุลของผู้เข้าร่วมทั้งหมด พร้อมด้วยชื่อหรือสังกัด โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือเซมิโคลอน ตัวอย่างเช่น:

ปัจจุบัน: John Doe ประธาน; เจน สมิธ รองประธาน; แจ็ค วิลเลียมส์ เลขาโฆษณา

หากกรรมการไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ให้ระบุชื่อบุคคลหลังวลี: คัดลอกไปที่: อาจมีการกำหนดอื่น ๆ ในรายชื่อผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนเป็นสมาชิกของพนักงาน ในขณะที่ทุกคนเป็นอาสาสมัคร คุณอาจต้องการเขียน (Staff) ตามพนักงานแต่ละคน

ตามกฎทั่วไป ผู้เข้าร่วมจะแสดงรายชื่อตามตัวอักษรตามนามสกุล อย่างไรก็ตาม ในบางองค์กร ควรระบุตำแหน่งผู้นำของคณะกรรมการก่อนเป็นอันดับแรก ในกรณีนั้น ประธานาธิบดีหรือประธานร่วมจะอยู่ในรายชื่อก่อน ตามด้วยรองประธานาธิบดี ตามด้วยเลขานุการ และเหรัญญิก จากนั้นชื่อผู้เข้าร่วมอื่นๆ ทั้งหมดจะเรียงตามตัวอักษรตามนามสกุล

เป็นเรื่องปกติที่จะสังเกตด้วยว่าผู้เข้าร่วมเข้าร่วมการประชุมผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรือไม่ สามารถระบุได้โดยการเขียนทางโทรศัพท์และระบุผู้เข้าร่วมที่โทรเข้ามา

4. อนุสัญญาการตั้งชื่อ

โดยทั่วไป ในครั้งแรกที่มีผู้พูดในการประชุมจะใส่ชื่อของบุคคลนั้นและมักจะระบุชื่อ

ตัวอย่างเช่น ประธานคณะกรรมการ XYZ Roger McGowan เรียกประชุมเพื่อสั่งการ ครั้งต่อไปที่ Roger McGowan พูด คุณสามารถเรียกเขาว่า Roger ได้ หากมี Rogers สองคนในการประชุม ให้ใช้ชื่อย่อสำหรับนามสกุลเพื่อแยกทั้งสอง: Roger M. เรียกร้องให้ลงคะแนน Roger T. งดออกเสียง

5. อะไร (และสิ่งที่ไม่) ที่จะรวม

อาจใช้เวลาหนึ่งถึงหลายชั่วโมงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกขอให้ตรวจสอบและอนุมัติรายงานการประชุม ดังนั้น คุณไม่ต้องการให้ขยายเวลาเป็นเอกสารที่มีความยาว

การรวบรวมทุกสิ่งที่ผู้คนพูดตามคำต่อคำไม่เพียงไม่จำเป็นเท่านั้น แต่ยังสร้างความรำคาญให้กับผู้รีวิวอีกด้วย

สำหรับแต่ละวาระ ท้ายที่สุดคุณต้องการสรุปเฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้องของการอภิปรายพร้อมกับการตัดสินใจใดๆ หลังการประชุม ให้เลือกบันทึกย่อของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขอาร์กิวเมนต์ที่เป็นวงกลมหรือซ้ำแล้วซ้ำอีก และปล่อยให้อยู่ในประเด็นที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

6. รักษาโทนสีกลาง

รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางกฎหมาย ใช้เพื่อสร้างบันทึกกิจกรรมในอดีตขององค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความสม่ำเสมอ เสียงระดับมืออาชีพ professional . อย่าใส่ภาษาที่ไม่เหมาะสมลงในรายงานการประชุม แม้ว่าภาษาของการประชุมจะร้อนรนก็ตาม

คุณต้องการบันทึกส่วนสำคัญของการสนทนาอย่างเป็นกลาง ซึ่งหมายถึงการกล่าวถึงประเด็นสำคัญที่กล่าวถึงโดยไม่ตำหนิติเตียน ตัวอย่างเช่น พนักงานตอบคำถามของสมาชิกคณะกรรมการเกี่ยวกับความเป็นมืออาชีพของผู้ขายโฆษณา

ลองนึกภาพทนายความเมื่อสิบปีก่อนอ่านรายงานการประชุมเพื่อค้นหาหลักฐานการทำผิดที่อาจเกิดขึ้น คุณคงไม่ต้องการการตกแต่งในรูปแบบของคำวิเศษณ์ที่มีสีสันหรือคำอุทานเพื่อบดบังเรื่องราวที่เกิดขึ้น

7. บันทึกการโหวต

วัตถุประสงค์หลักของรายงานการประชุมคือการบันทึกคะแนนโหวตที่คณะกรรมการหรือองค์กรใช้ การเก็บบันทึกอย่างแน่นหนาต้องระบุว่าผู้เข้าร่วมคนใดทำการเคลื่อนไหว สิ่งที่การเคลื่อนไหวระบุคำต่อคำ และผู้เข้าร่วมคนใดที่เคลื่อนไหววินาทีนั้น

ตัวอย่างเช่น รองประธาน Cindy Jacobsen ได้ยื่นคำร้องเพื่ออุทิศ 50 เปอร์เซ็นต์หรือ ,000 ของเงินที่ได้รับจากมูลนิธิ ZZZ Foundation ให้กับกองทุนทุนการศึกษา CCC ประธานาธิบดีโรเจอร์ แมคโกแวน สนับสนุนญัตติ

การจัดตารางการลงคะแนนนี้ควรแสดงในภาษาที่เป็นกลางเช่นกัน: คณะกรรมการได้ลงมติเป็นเอกฉันท์ให้แก้ไขกฎบัตรด้วยวิธีต่อไปนี้ หรือ การตัดสินใจให้เงิน 1,000 ดอลลาร์แก่ความพยายามปลูกต้นไม้ผ่าน 4 ต่อ 1 โดยประธานคณะกรรมการ McGowan คัดค้าน

คณะกรรมการส่วนใหญ่พยายามที่จะได้รับคะแนนเสียงเป็นเอกฉันท์ บางครั้งเพื่อช่วยให้คณะกรรมการบรรลุผลที่เหนียวแน่นมากขึ้น สมาชิกคณะกรรมการอาจงดออกเสียง: ญัตติผ่าน 17 ต่อ 1 โดยงดออกเสียงหนึ่งครั้ง

8. จดบันทึกหลังการประชุม

หลังการประชุม อ่านบันทึกของคุณในขณะที่การอภิปรายทั้งหมดยังคงสดใหม่อยู่ในใจของคุณ และทำการแก้ไขที่จำเป็น จากนั้น ให้ตัดรายงานการประชุมให้เหลือส่วนที่จำเป็น โดยให้บัญชีสั้น ๆ ของการอภิปรายที่สรุปข้อโต้แย้งที่ทำขึ้นเพื่อการตัดสินใจ

ผู้คนมักพูดแบบปากต่อปากหรือเป็นสำนวน เช่น นี่ไม่ใช่แม้แต่ในสนามเบสบอลหรือคุณเริ่มทำเสียงเหมือนทำลายสถิติ แม้ว่าคุณอาจถูกล่อลวงให้เก็บภาษาที่แน่นอนไว้ภายในเวลาไม่กี่นาทีเพื่อเพิ่มสีสัน ให้ต่อต้าน

นอกจากนี้ หากมีการนำเสนอเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม อย่ารวมข้อมูลจาก Powerpoint ไว้ในรายงานการประชุม อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องบันทึกประเด็นสำคัญจากการสนทนาหลังการนำเสนอ

9. พิสูจน์อักษรด้วยความระมัดระวัง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อถูกต้องทั้งหมด ใส่วันที่ที่ถูกต้องของการประชุม และรายงานของคุณอ่านอย่างชัดเจน

สะกดคำย่อในครั้งแรกที่ใช้ โปรดจำไว้ว่าหมายเหตุอาจได้รับการตรวจสอบโดยผู้อื่นที่ตัวย่อไม่คุ้นเคย คงความสม่ำเสมอในหัวเรื่อง เครื่องหมายวรรคตอน และการจัดรูปแบบ นาทีควรจะขัดและเป็นมืออาชีพโฆษณา

10. กระจายไปทั่ว

เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้ส่งอีเมลรายงานการประชุมไปยังคณะกรรมการฉบับเต็ม ไม่ใช่แค่ผู้เข้าร่วมเท่านั้นเพื่อตรวจสอบ นาทีของคุณจะช่วยให้ผู้ที่ไม่อยู่รับรู้ถึงการกระทำและการตัดสินใจที่สำคัญ

เมื่อเริ่มการประชุมครั้งต่อไป ให้เรียกขออนุมัติรายงานการประชุม หมายเหตุการแก้ไขใด ๆ พยายามแก้ไขการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันในการประชุมเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลากับการแก้ไขเป็นจำนวนมาก

ขอญัตติเพื่ออนุมัติรายงานการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันไว้ เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมเสนอญัตติ ให้ขอให้บุคคลอื่นในที่ประชุมเป็นผู้ส่งญัตติ พวกเขากล่าวว่า ทั้งหมดได้รับการอนุมัติ ถามเสมอว่ามีใครบ้างที่ไม่เห็นด้วย สมมติว่าไม่ จากนั้นให้พูดว่า: รายงานการประชุมครั้งล่าสุดของเราได้รับการอนุมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตามที่ตกลงกันไว้

11. ไฟล์อย่างพิถีพิถัน

เนื่องจากนาทีเป็นเอกสารทางกฎหมาย โปรดใช้ความระมัดระวังในการยื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ของเอกสารสอดคล้องกับชื่อไฟล์ของนาทีที่ยื่นก่อนหน้านี้

ในบางครั้ง สมาชิกในองค์กรอาจต้องการทบทวนรายงานการประชุมที่ผ่านมา รู้ว่ายื่นรายงานการประชุมที่ไหน!

หนึ่งคำเตือน

ในยุคของเทคโนโลยีชั้นสูงนี้ คุณอาจถามตัวเองว่า การบันทึกการประชุมจะง่ายกว่านี้ไหม ขึ้นอยู่กับโปรโตคอลขององค์กร แต่อาจไม่เป็นเช่นนั้น

อย่าลืมถามกฎเกณฑ์ในองค์กรที่คุณใช้เวลาไม่กี่นาที จำไว้ว่ารายงานการประชุมเป็นบันทึกของสิ่งที่ทำในที่ประชุม ไม่ใช่สิ่งที่พูดในที่ประชุม

รายงานการประชุมสะท้อนถึงการตัดสินใจ ไม่ใช่การอภิปราย แม้จะมีชื่อของพวกเขา นาทีก็ไม่ใช่การถอดเสียงแบบนาทีต่อนาที

บรรทัดล่าง

การเป็นผู้บันทึกรายงานที่เชี่ยวชาญนั้นจำเป็นต้องมีหูที่เฉียบแหลม ความเต็มใจที่จะเรียนรู้ และการฝึกฝนบางอย่าง แต่การทำตามเคล็ดลับเหล่านี้จะทำให้คุณมีความเชี่ยวชาญในไม่ช้า