ในช่วงสัปดาห์ที่วุ่นวาย สิ่งสุดท้ายที่ผู้นำหรือผู้จัดการต้องการก็คือการเสียเวลานั่งเป็นชั่วโมงหรือสองชั่วโมงในการประชุมที่ไม่ก่อผล

ถ้าฉันถามคุณว่าวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการไม่มีประสิทธิภาพคืออะไร ฉันแน่ใจว่าพวกคุณหลายคนคงบอกว่าการประชุมแย่

การประชุมในวันนี้ใช้เวลาทำงานมากกว่าที่เคย วันนี้ผู้นำใช้เวลาประมาณครึ่งสัปดาห์ในการประชุม^[1]จากการวิจัยของ TED หนึ่งในสามของเวลานั้นสูญเปล่าไปกับการประชุมที่ไร้จุดหมายและไม่ดี .

แบบสำรวจจาก Clarizen รายงานว่าคนงานถือว่าการประชุมตามสถานภาพเป็นการเสียเวลา และผู้ตอบแบบสอบถามเกือบ 50% ค่อนข้างจะไปที่ DMV หรือดูการทาสีให้แห้ง^[2]

ในบทความของ Harvard Business Review^[3]ที่ปรึกษาสามคนจาก Bain รายงานผลการฝึกโดยวิเคราะห์กำหนดการ Outlook ของพนักงานของบริษัทใหญ่ที่ไม่มีชื่อ – และสรุปว่า การประชุมผู้บริหารสัปดาห์ละครั้งใช้เวลา 300,000 ชั่วโมงต่อปี

และทั้งหมดนั้น ผู้เขียนเขียน ไม่รวมเวลาทำงานที่ใช้ในการเตรียมการประชุม

คุณเข้าร่วมการประชุมกี่ครั้งที่ไม่มีวาระหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน?

มีกี่ท่านที่ได้นั่งในการประชุมที่เปลี่ยนจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่งโดยไม่มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนเมื่อสิ้นสุดการประชุม

หากคุณทำให้การประชุมสับสนมากกว่าตอนที่คุณมาถึง โปรดยกมือขึ้น

การประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่เรากลัวและอดทน พวกเขาไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่เราล่องลอยเข้าและออก

เราต้องหาวิธีการประชุมให้มีความตั้งใจ มีพลัง และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่แท้จริงและจับต้องได้

แล้วจะเป็นผู้นำการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร?

ต่อไปนี้คือ 10 วิธีที่ผู้นำและผู้จัดการสามารถเริ่มการประชุมผู้นำทีมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง:โฆษณา

1. วางกรอบการประชุมแต่ละครั้งในทางบวก

เพื่อให้ทุกคนในห้องมีความคิดเชิงบวกและมีพลังสำหรับการประชุม จุดเริ่มต้นที่ดีคือการให้ทุกคนในห้องแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาทำคืบหน้าหรือตื่นเต้นเกี่ยวกับ

สิ่งนี้จะกำหนดน้ำเสียงและทิศทางของการประชุมทั้งหมดทันที

แทนที่จะมีคนคิดลบเกี่ยวกับการต้องเข้าร่วมประชุม พวกเขามาจากสถานที่แห่งการมองโลกในแง่ดี การมีส่วนร่วม และความคิดเชิงบวก

2. มีผู้นำที่ชัดเจนในห้อง

ไม่ว่าจุดประสงค์ของการประชุมจะเป็นเช่นไร คนในห้องนั้นต้องรับผิดชอบในการกำกับและเป็นผู้นำการประชุม

บุคคลนี้จะเป็นผู้กำหนดวาระการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่นอกเรื่อง และจะทำให้การประชุมอยู่ภายในกรอบเวลาที่ตกลงกันไว้

พวกเขามักจะรายงานความคืบหน้า ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นหลังการประชุม และรับความมุ่งมั่นจากผู้คนในการประชุมเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการในอนาคต

หากไม่มีใครควบคุม ผู้ที่มีบุคลิกลักษณะที่ใหญ่ที่สุดหรือความคิดเห็นที่ใหญ่ที่สุดสามารถครอบงำและหยุดบุคลิกภาพที่เงียบๆ ไม่ให้มีส่วนร่วมได้

3. มีคนที่เหมาะสมในห้อง

ลองนึกย้อนกลับไปถึงการประชุมครั้งยิ่งใหญ่ครั้งล่าสุดที่คุณไป… การประชุมเต็มไปด้วยผู้คนที่มารวมกันเป็นตัวเลข’ หรือเต็มไปด้วยผู้คนที่ให้ความช่วยเหลือและให้ข้อมูล

ฉันเดาว่ามันเป็นอย่างหลัง

ในการเป็นผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิผลจริงๆ ให้ใช้เวลาพิจารณาว่าใครจะมีส่วนร่วม

คุณต้องการคนในห้องที่จะเพิ่มมูลค่า ผู้มีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน มีความรู้พื้นฐาน เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ เป็นผู้ดำเนินการ และผู้ที่จะได้รับผลกระทบโดยตรงจากผลการประชุม

ระวังการเติมเต็มห้อง เว้นแต่คุณจำเป็นต้องทำจริงๆ กับคนที่มีแรงจูงใจในการมีสถานะหรือกลัวว่าจะพลาดบางสิ่งบางอย่าง

มุ่งเน้นที่การรับคนในห้องประชุมที่จะนำผลงานที่เป็นประโยชน์มาให้ ไม่ใช่ผู้ยืนดูเฉยเมยโฆษณา

หากคุณมีอิสระในการจัดการประชุมตามที่คุณต้องการ ให้เน้นที่การทำเช่นนี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

4. ใช้จุดแข็งที่เป็นเอกลักษณ์ของผู้คนในการประชุมต่างๆ

ไม่ใช่ทุกคนในบริษัทหรือทีมของคุณที่เหมาะสมกับการประชุมทุกครั้ง

เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างการประชุมที่มีประสิทธิผลคือการทำความเข้าใจว่าสมาชิกในทีมการประชุมควรและไม่ควรมีส่วนร่วมอย่างไร

อย่าคิดเพียงแค่การเติมเต็มห้อง จงเลือกเกี่ยวกับการเชิญคนที่คุณรู้จักจะมีส่วนร่วมมากที่สุด

เราทุกคนมีจุดแข็งที่แตกต่างกัน สมาชิกในทีมของคุณบางคนจะเก่งในการประชุมระดมความคิด ในขณะที่คนอื่นๆ อาจเครียดเมื่อคิดว่าจะเข้าร่วม

เช่นเดียวกับการประชุมกระบวนการและสถานะ

เมื่อพูดถึงการสร้างผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดจากการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณต้องการพลังงานอะไรในห้องและใครที่สามารถนำคุณค่าที่เหมาะสมมาสู่การประชุมได้

หากคุณมีความชัดเจนในเรื่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนที่เหมาะสมในห้อง

ในระหว่างที่ทำงานในองค์กร ฉันเคยเป็นผู้นำการระดมความคิด การประชุมกลยุทธ์ และสถานะ ฉันรู้ว่าสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันจะนำชุดทักษะที่แตกต่างกันไปในการประชุมที่เฉพาะเจาะจง

กรรมการอาวุโสคนหนึ่งของฉันมีกลยุทธ์มากกว่าความคิดสร้างสรรค์ ดังนั้นฉันจะแน่ใจว่าเธอเป็นที่หนึ่งในเอกสารทีมของฉันสำหรับการประชุมกลยุทธ์ แต่ฉันกันเธอออกจากการประชุมระดมความคิดเพื่อช่วยเหลือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

สมาชิกในทีมอีกคนเป็นนักวางแผนกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยม ดังนั้นฉันจะแน่ใจว่าเธอนั่งทั้งในการระดมสมองและการประชุมกลยุทธ์ ในระหว่างการประชุมระดมความคิด ค่านิยมของเธอคือการคิดเกี่ยวกับแผนและขั้นตอนการดำเนินการที่จำเป็นในการดำเนินการตามความคิดสร้างสรรค์

การประชุมที่มีประสิทธิผลชั้นนำมักจะเกี่ยวกับการเป็นผู้ควบคุมวงออร์เคสตราที่ยอดเยี่ยม หากคุณไม่มีเครื่องดนตรีและนักแสดงที่เหมาะสม ทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืน ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจกลายเป็นเรื่องเลอะเทอะได้ แต่ถ้าคุณนำนักแสดงที่เหมาะสมมารวมกัน ผลลัพธ์ก็อาจวิเศษและสร้างแรงบันดาลใจ

5. สิ้นสุดการประชุมด้วยขั้นตอนและความรับผิดชอบที่ชัดเจน

ลองนึกย้อนกลับไปถึงการประชุมครั้งล่าสุดที่คุณเข้าร่วม มีโอกาสมากที่จะมีการสนทนาที่ยอดเยี่ยม ข้อมูลที่มีค่า และข้อมูลเชิงลึกมากมายโฆษณา

แต่เกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุม? คุณแยกทางกันหรือมีขั้นตอนการดำเนินการและความรับผิดชอบที่ชัดเจนหรือไม่?

คุ้มค่าที่จะจัดสรรเวลาในตอนท้ายของการประชุมทุกครั้งเพื่อให้ทุกคนแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของพวกเขา

สิ่งนี้เป็นการตอกย้ำการมีส่วนร่วมและความร่วมมือ และทำให้มั่นใจว่าทุกคนออกจากการประชุมด้วยมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับคุณค่าของการประชุม

เพื่อเป็นการสนับสนุนเพิ่มเติม ผู้นำการประชุมจึงเป็นความรับผิดชอบในการกำหนดขั้นตอนการดำเนินการ ความรับผิดชอบส่วนบุคคล และกรอบเวลาสำหรับการดำเนินการตามองค์ประกอบสำคัญของการประชุมอย่างชัดเจน

6. สร้างวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม

การติดตามผลเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยากที่สุดสำหรับการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผล เหตุผลก็คือมีการจัดประชุมหลายครั้งโดยไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน หรือแม้แต่วาระการประชุม

การประชุมบางอย่างเกิดขึ้นเพียงเพราะอาจมีคนตัดสินใจว่าคุณจะจัดการประชุมสถานะรายสัปดาห์

การเข้าประชุมในลักษณะนั้นโดยไม่เข้าใจชัดเจนว่าการประชุมนั้นเกี่ยวกับอะไร วาระการประชุมคืออะไร หรือการจัดลำดับความสำคัญของการประชุมอย่างไร อาจจะทำให้คุณรู้สึกว่าการประชุมเป็นการเสียเวลาเปล่า

เมื่อคุณชัดเจนเกี่ยวกับจุดประสงค์ของการประชุม คุณจะมีส่วนร่วมมากขึ้น รู้ว่าต้องเตรียมอะไรล่วงหน้า และรู้ว่าผลลัพธ์ที่ต้องการของการประชุมคืออะไร

7. จัดประชุมยืนขึ้น

ในบทความใน Journal of Applied Psychology ผู้เขียนพบว่าการประชุมแบบนั่งลงนั้นใช้เวลานานกว่าการประชุมแบบยืนขึ้นถึง 34%^[4]

หากคุณพบว่าการประชุมแบบนั่งลงของคุณไม่ได้ผลอย่างที่คุณต้องการ ให้เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ และให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดยืนขึ้น

8. ทำให้การประชุมสั้นลง

หากคุณมีจุดประสงค์และวาระการประชุมที่ชัดเจน คุณควรมีความรู้สึกว่าการประชุมควรใช้เวลานานเท่าใด

การประชุมหลายครั้งที่ฉันเคยพบในอดีตมีการเชิญปฏิทินเป็นเวลา 45 นาทีหรือ 60 นาที การประชุมบางส่วนเสร็จสิ้นก่อนหน้านี้แล้ว แต่เนื่องจากกรอบเวลาที่กำหนดไว้สำหรับเวลาที่กำหนด การประชุมจึงดำเนินต่อไปโดยไม่มีเหตุผลที่แท้จริง

เริ่มกำหนดการประชุมด้วยกรอบเวลาที่สั้นลง คือ 30 นาทีหรือ 40 นาที และดูว่าการประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นหรือไม่โฆษณา

ช่วงความสนใจและระดับพลังงานของเราสามารถเริ่มลดลงได้ยิ่งการประชุมดำเนินไปนานขึ้น

9. เริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา

ไม่มีใครอยากถูกปล่อยให้รอการประชุมเริ่มต้น และต้องจัดตารางใหม่หากการประชุมเกินกำหนด

หากคุณจัดการประชุมที่เริ่มตรงเวลาและสิ้นสุดตรงเวลา ผู้เข้าร่วมจะรู้ว่าควรคาดหวังอะไรและรู้ว่าควรทำอย่างไรให้ทันเวลา

หากสมาชิกในทีมเลือกที่จะไม่มาตรงเวลา อาจเป็นการดีที่จะประชุมแยกกันกับบุคคลนั้นเพื่อให้ชัดเจนว่าคุณคาดหวังให้พวกเขามาตรงเวลา

10. เปลี่ยนสิ่งแวดล้อม

หากคุณพบว่าการประชุมดำเนินไปช้าหรือเริ่มล้าสมัย อาจถึงเวลาที่จะต้องเปลี่ยนสภาพแวดล้อมของคุณ

ฉันมีการประชุมที่มีประสิทธิผลมากที่สุดเพียงออกจากสำนักงานและไปที่สถานที่ที่สร้างแรงบันดาลใจ หรือมีการประชุมหรือสองครั้งในสวนสาธารณะในท้องถิ่น

บรรทัดล่าง

การประชุมจะไม่หายไป พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และจำเป็นของชีวิตองค์กรและธุรกิจ

แต่เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงการเสียเวลาและเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและทำงานเพื่อส่งมอบและบรรลุเป้าหมายและโครงการที่สำคัญ เราจำเป็นต้องจัดการประชุมเพื่อให้คุ้มค่า มีประสิทธิผล และให้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

เราจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีนำการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผล

หากคุณดำเนินการตามเคล็ดลับและกลยุทธ์ที่ฉันได้วางไว้เกี่ยวกับวิธีการนำการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิผลที่สุด คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณเพิ่มจุดแข็งและพลังงานทางจิตของทุกคนในห้อง

การประชุมของคุณจะไม่ใช่สิ่งที่คุณและทีมกลัวหรือพยายามหลีกเลี่ยงอีกต่อไป การประชุมจะกลายเป็นวิธีเชื่อมต่อใหม่ สร้างสรรค์ ตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์ รับการสนับสนุน เฉลิมฉลองความก้าวหน้า และสร้างแรงผลักดันให้เกิดประสิทธิผล

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน

• 15 เคล็ดลับในการจัดการประชุมอย่างบริษัทนวัตกรรมชั้นนำของโลก
• ดิ้นรนกับผลผลิตในที่ทำงาน? เคล็ดลับ 12 ข้อในการทำให้เสร็จมากขึ้น
• ศิลปะอย่างรอบคอบของการมอบอำนาจ
• ทำอย่างไรถึงจะได้ผลมากขึ้น: 4 การปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ ที่จะเพิ่มผลผลิตของคุณถึง 10 เท่า
• เคล็ดลับ 12 ข้อในการประชุมที่ให้ผลผลิตสูงที่คุณควรรู้

เครดิตภาพเด่น: ผู้สร้างแคมเปญผ่าน unsplash.com

อ้างอิง