คุณอาจคิดว่าการเริ่มส่งข้อความถึงใครก็ตามที่อาจกังวลนั้นเป็นเดิมพันที่ปลอดภัย แต่คุณอาจแปลกใจที่ได้เรียนรู้ว่าคำเหล่านั้นสื่อถึงผู้อ่านของคุณอย่างไร และนั่นก็ไม่ใช่ข่าวดีทั้งหมด

หลีกเลี่ยงพิธีการทั่วไปในทุกกรณี

เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำทักทายที่เป็นทางการและไม่ระบุตัวตนในโอกาสต่างๆ ตั้งแต่ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน ไปจนถึงการพูดคุยกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า การเขียนจดหมายธุรกิจ และอื่นๆ เคยมีเหตุผลที่ดีมาก่อน: คนที่เขียนการสื่อสารประเภทนี้มักจะส่งพวกเขาเป็นกลุ่มหรือไม่มีข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับผู้รับที่มีอยู่

แต่เวลามีการเปลี่ยนแปลง

เนื่องจากการตลาดและการสื่อสารได้เปลี่ยนไปสู่แนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น บวกกับความช่วยเหลือด้านการวิจัยที่อินเทอร์เน็ตมีให้ในขณะนี้ ไม่มีเหตุผลที่ดีที่จะใช้วิธีการเดิม ๆ กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้องกับภาคต่อ (ท่านผู้เฒ่าหรือมาดามก็น่ากลัวไม่แพ้กัน)

คำทักทายที่เป็นทางการทั่วไปทำให้คนไม่พอใจ

การใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการเป็นคำเริ่มต้นของคุณได้กลายเป็นประเพณีที่ผู้คนสามารถคาดการณ์ได้ว่าคำเหล่านั้นจะพูดอะไรโดยไม่ต้องอ่านโฆษณา

แม้ว่าคุณอาจไม่รู้แน่ชัดว่าคุณกำลังพูดกับใคร แต่การใช้คำทักทายที่เป็นทางการทั่วไปไม่ได้ช่วยอะไรให้จดหมายของคุณโดดเด่นกว่าคนอื่น มันจืดชืด น่าเบื่อ และน่าเบื่อ บรรทัดเริ่มต้นของคุณคือโอกาสที่คุณจะกำหนดโทนเสียงสำหรับจดหมายทั้งหมดของคุณ และหากคุณเลือกใช้ข้อความพื้นฐานที่อาจกังวล ผู้อ่านจะคาดว่าจดหมายที่เหลือของคุณจะไม่มีอะไรมากไปกว่าพื้นฐานเช่นกัน

การขาดความแตกต่างทำให้เกิดปัญหาประเภทที่สอง

สิ่งที่คุณอาจพิจารณาว่าเป็นตาข่ายนิรภัย (เนื่องจากคุณไม่ต้องการที่จะสมมติเพศ ตำแหน่งงาน หรือสถานภาพการสมรสอย่างแน่นอน) เนื้อหาทั่วไปที่อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ทำให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณไม่มีเงื่อนงำว่าคุณกำลังเกี่ยวข้องกับใคร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือบอกผู้อ่านทันทีว่าคุณไม่ได้ติดต่อกับผู้ชมที่คุณต้องการ

หากคุณต้องการทำการตลาดให้ตัวเองหรือสร้างความสัมพันธ์ คุณต้องมีความคิดที่ดีขึ้นว่าคุณกำลังทำการตลาดให้ใคร จริงอยู่ที่คุณอาจไม่มีชื่ออยู่เสมอ แต่ก็ไม่เป็นไร แต่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของพวกเขาได้ ซึ่งอาจให้แนวคิดกับคุณในวิธีที่ดีกว่าในการพูดถึงผู้รับที่คุณตั้งใจไว้

ตัวอย่างเช่น วัฒนธรรมองค์กรที่สนุกสนานและร่าเริงอาจตอบสนองต่อคำทักทายที่สนุกสนานพอๆ กัน เช่น Hey there, [ชื่อจริง]!

หากมีข้อสงสัย คุณสามารถหาข้อมูลทางออนไลน์เล็กน้อยเพื่อขอชื่อ หรือโทรติดต่อบริษัทเพื่อสอบถามข้อมูลโดยตรงโฆษณา

การดูถูกครั้งหลังเป็นปัญหาในตัวเอง

ไม่ว่าคุณจะขายผลิตภัณฑ์สำหรับบริษัทของคุณหรือขายตัวเองเพื่อโอกาสในการทำงาน ผู้คนต้องการทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ที่อยู่ในตอนนี้ คนที่สามารถ (และมี) ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วในอุตสาหกรรม ลองคิดดู คุณยังคงใช้โทรศัพท์บ้านแบบหมุน เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และห้องปฏิบัติการพัฒนารูปภาพอยู่หรือไม่ ไม่? เหตุใดคุณจึงเลือกใช้นิพจน์โบราณเป็นความประทับใจแรกพบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีตัวเลือกที่ดีกว่า

พูดง่ายๆ ก็คือ การใช้วลีเก่าๆ อาจทำให้คุณดูล้าสมัย นิ่งเฉย และล้าสมัยในบางวิธี และนั่นไม่ใช่คุณสมบัติที่คุณต้องการเชื่อมโยงด้วยหากคุณตั้งเป้าเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณคาดหวังจากการสื่อสารของคุณ

มันเคยโอเคไหมที่จะใช้ กับผู้ที่มันอาจกังวล?

แม้ว่าจะมีตัวเลือกที่ดีกว่า ทันสมัยกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่ามากมาย แต่ก็ยังมีสถานการณ์หนึ่งหรือสองสถานการณ์ที่คลาสสิก สำหรับผู้ที่อาจกังวลอาจเกี่ยวข้อง

และขึ้นอยู่กับว่าจดหมายนั้นมีจุดประสงค์เฉพาะหรือไม่

พิจารณาว่าคุณขอจดหมายรับรองจากใครบางคนเพื่อนำเสนอต่อผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างหรือไม่ ในกรณีนี้ บุคคลนั้นจะเขียนจดหมายฉบับหนึ่ง ไม่ใช่เพื่อใครโดยเฉพาะ และคุณจะนำเสนอจดหมายดังกล่าวตามความจำเป็น บุคคลที่เขียนจดหมายไม่มีเจตนาที่จะสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับที่ต้องการ และสามารถใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการเพื่อปกปิดสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้โฆษณา

อย่างไรก็ตาม จะดีกว่าถ้าคุณได้รับสำเนาจดหมายแนะนำที่แก้ไขได้ และทุกครั้งที่กล่าวถึงบุคคลที่ร้องขอโดยเฉพาะ แต่ตัวเลือกที่เป็นทางการในที่นี้ไม่ได้ถูกมองข้ามโดยสิ้นเชิง

มีทางเลือกอื่นแทนคำทักทายที่เป็นทางการที่คลุมเครือและใช้มากเกินไป

วิธีที่คุณพูดถึงผู้อ่านเป็นสิ่งแรกที่พวกเขาจะอ่าน และสามารถกำหนดโทนสำหรับเนื้อหาที่เหลือของคุณได้ หากคุณต้องการดึงดูดความสนใจของพวกเขาและเพิ่มโอกาสของคุณที่พวกเขาอ่านจนจบ ให้ดูคำทักทายทางเลือกเหล่านี้:

จดหมายปะหน้า

ในฐานะผู้สมัครงาน คุณมีเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการสร้างความประทับใจให้โดดเด่น ที่กล่าวว่าการใช้ถ้อยคำทั่วไปจะไม่ทำให้คุณอยู่ด้านบนของกองโทรกลับ ให้ลองใช้วลีเหล่านี้ในจดหมายปะหน้าฉบับต่อไปของคุณแทน:

• เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน
• สวัสดี [ชื่อนายหน้า]
• สวัสดี [ชื่อแผนกหรือบริษัท]!
• เรียน [ชื่อของนายหน้า]

จดหมายธุรกิจ

เมื่อคุณต้องการดึงดูดสายตาของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณต้องการให้ลูกค้ารายนั้นรู้สึกว่าคุณรู้จักพวกเขา หรืออย่างน้อยก็รู้อะไรบางอย่างเกี่ยวกับพวกเขา ธุรกิจเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ และความสัมพันธ์เหล่านั้นจะไม่มีอยู่จริง เว้นแต่คุณจะพยายามทำความรู้จักกับผู้คนที่คุณกำหนดเป้าหมาย ให้ลองพูดถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแบบนี้แทน:

• สวัสดี [ชื่อ],
• สวัสดี [บริษัท] [แผนก] ทีม!
• สวัสดี [บริษัท]!

อีเมลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

หากคุณเลือกที่จะหลีกเลี่ยงคำเปิดทั่วไปที่น่าสะพรึงกลัวในการสื่อสารประเภทหนึ่ง คุณควรเป็นอีเมล อีเมลของคุณมีโอกาสที่จะถูกเปิดมากขึ้นหากคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณควรใส่ชื่อของพวกเขาในหัวเรื่องตลอดจนในคำทักทายโฆษณา

หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายที่มีเจ้าของคนเดียว (ไม่ใช่อีเมลทั่วไป เช่น customerservice@company.com) คำทักทายของคุณควรแสดงว่าอีเมลส่งถึงบุคคล ไม่ใช่กลุ่มที่มีแนวโน้ม:

• สวัสดี [ชื่อ],
• เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายที่อาจได้รับการตรวจสอบโดยผู้ใช้หลายคน คุณสามารถระบุการสื่อสารของคุณเพื่อแสดงถึงกลุ่ม:

• สวัสดี [บริษัท] ทีมงานสรรหา
• สวัสดี [บริษัท] ฝ่ายการตลาด!

จำไว้ว่า เพียงเพราะคุณเห็นว่าการสื่อสารทางธุรกิจอาจเกี่ยวข้องกับใคร ไม่ได้หมายความว่านี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด อย่ากลัวที่จะลองสิ่งที่แตกต่างออกไป