Microsoft Office เป็นหนึ่งในชุดสำนักงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ใช้โดยธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก มีรุ่นสำหรับนักศึกษาและสำหรับใช้ในบ้าน สามารถใช้ได้กับทั้งพีซีและ Mac และคำทั่วๆ ไปของอินเทอร์เน็ตก็คือว่าในที่สุดมันจะพร้อมใช้งานสำหรับลีนุกซ์บางรุ่น แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะใช้มัน แต่คนส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้มันอย่างเต็มศักยภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับดีๆ 11 ข้อที่จะช่วยให้คุณใช้งาน Microsoft Word ได้ดีขึ้น

1. ดูสัญลักษณ์ทั้งหมดใน Microsoft Word

เมื่อคุณพิมพ์ช่องว่างและกดปุ่ม Enter คุณจะไม่เห็นทั้งหมดมากนัก แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าไม่มีอะไรอยู่ที่นั่น มีสัญลักษณ์และอักขระอยู่ทั่วเอกสาร Microsoft Word ของคุณและคุณอาจไม่รู้ด้วยซ้ำ หากคุณต้องการดูทั้งหมด ให้ไปที่ไฟล์ จากนั้นเลือกตัวเลือก จากนั้นแสดง แล้วเลือกเพื่อแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบเหล่านี้บนหน้าจอเสมอ คุณยังสามารถเปิดใช้งานโหมดร่างเพื่อดูว่าโหมดแรกไม่สามารถทำได้โดยไปที่เมนูมุมมองและตั้งค่าเป็นมุมมองร่าง

2. เชี่ยวชาญวรรค

คุณจะแปลกใจว่าคุณสามารถจัดรูปแบบย่อหน้าได้หลายวิธี คุณสามารถเยื้องประโยคแรกหรือเยื้องทุกบรรทัดยกเว้นบรรทัดแรก ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องหมายย่อหน้า (ที่แสดงด้านบน) นั้นค่อนข้างมีประสิทธิภาพ มันมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบแต่ละย่อหน้าซึ่งสามารถทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพ ถ้าคุณคัดลอกทั้งย่อหน้าด้วยเครื่องหมายย่อหน้า คุณจะสิ้นสุดการคัดลอกการจัดรูปแบบด้วย ถ้าคุณไม่คัดลอกเครื่องหมายพร้อมกับย่อหน้า ย่อหน้านั้นจะวางโดยไม่มีการจัดรูปแบบโฆษณา

3. ส่วนหลัก

ด้วยการใช้ตัวแบ่งต่างๆ ใน ​​Microsoft Word คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารของคุณได้ดียิ่งขึ้น วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้ส่วนต่างๆ คุณสามารถเข้าถึงเมนูตัวแบ่งบนเมนูเค้าโครงหน้าได้ Microsoft Office ไม่เห็นหน้าตามที่คุณและฉันเห็น พวกเขาเห็นส่วนต่างๆ ถ้าคุณตั้งค่าเอกสารของคุณเป็นส่วนๆ คุณสามารถจัดรูปแบบแต่ละส่วนได้อย่างอิสระและให้การควบคุมตัวเองมากกว่าปกติถ้าทุกอย่างอยู่ในส่วนเดียว!

4. ใช้สไตล์

สไตล์มีพลังอย่างน่าอัศจรรย์ ถ้าคุณสร้างแม่แบบลักษณะ คุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกกับเอกสารใดก็ได้ หากคุณเขียนบันทึกช่วยจำจำนวนมาก คุณสามารถสร้างสไตล์บันทึกได้ คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ซ้ำได้กับเอกสารทุกประเภท หากต้องการดูสไตล์ที่มีอยู่ ไปที่แท็บหน้าแรกใน Word คุณสามารถคลิกที่ลูกศรลงเพื่อสร้างของคุณเอง หากคุณเขียนหลายๆ แบบในสไตล์ที่คล้ายคลึงกัน การเปลี่ยนให้เป็นสไตล์ก็คุ้มค่าอย่างยิ่ง คุณจะได้ไม่ต้องจัดรูปแบบมากและประหยัดเวลา

5. เตรียมเอกสารก่อนเขียน

โฆษณา

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดรูปแบบของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มกรอกข้อมูลในช่องว่าง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดรูปแบบส่วนหัว ย่อหน้า ลักษณะ ฯลฯ ทั้งหมดก่อนที่คุณจะรวมเอกสารของคุณเข้าด้วยกัน การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารของคุณก่อนที่จะทำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องเหมาะสม ไม่มีอะไรน่าผิดหวังไปกว่าการคัดลอกและวางข้อมูลบางส่วนและการจัดรูปแบบที่ผิดทั้งหมด

6. กำหนดค่าตัวเลือกการวางของคุณ

เชื่อหรือไม่ คุณสามารถควบคุมวิธีที่ Microsoft Office จัดการกับการวางคำได้ สามารถทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม Office (โลโก้ที่ด้านบนซ้าย) ไปที่ตัวเลือกของ Word แล้วไปที่ขั้นสูง จากตรงนั้น คุณจะเห็นตัวเลือก Cut, Copy และ Paste ที่จะให้คุณกำหนดค่าตัวเลือกของคุณได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ เช่น ปิดใช้งานไฮเปอร์ลิงก์เมื่อวางและตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่นๆ เพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้น

7. ใช้การจัดรูปแบบการให้เหตุผลแบบเต็ม

ตัวเลือกที่มักไม่รู้จักใน Word คือความสามารถในการใช้การจัดรูปแบบการให้เหตุผล คุณสามารถดูตัวอย่างของสิ่งนี้ด้านบน โดยพื้นฐานแล้ว มันหมายความว่าระยะขอบซ้ายและขวาอยู่ในแนวเดียวกันอย่างสมบูรณ์ Word สามารถทำได้โดยเปลี่ยนระยะห่างของคำในแต่ละบรรทัดเพื่อให้เข้าแถว ทำให้เอกสารดูเป็นมืออาชีพและเป็นทางการ เมื่อต้องการใช้สิ่งนี้ ให้คลิกโลโก้ Office จากนั้นคลิก ตัวเลือกของ Word แล้วคลิก ขั้นสูง ขยายตัวเลือกเค้าโครงและคุณสามารถตั้งค่าได้ที่นั่นโฆษณา

8. ซ่อนส่วนต่อประสานริบบิ้น

สำหรับผู้ที่ไม่ทราบ อินเทอร์เฟซ Ribbon คือแถบเครื่องมือที่ทำงานบน Microsoft Word บางคนสนุกกับมันและคนอื่น ๆ พบว่ามันเสียสมาธิและยุ่งเกินไป โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ ในการกำจัดริบบิ้น เมื่อเปิด Word ให้คลิก CTRL+F1 ริบบิ้นจะหายไป ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อให้ปรากฏขึ้นอีกครั้ง

10. ลบการจัดรูปแบบทั้งหมด

บางครั้งคุณต้องระเบิดการจัดรูปแบบและเริ่มต้นใหม่ การจัดรูปแบบอาจไม่เป็นระเบียบและเอกสารของคุณอาจดูแย่ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น อาจเป็นการดีที่สุดที่จะเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบออก แล้วคลิกปุ่มตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน การจัดรูปแบบจะถูกลบออกและคุณจะเหลือเพียงข้อความ

11. ใช้ Spike เพื่อคัดลอกและวาง

โฆษณา

การวาง Spike เป็นเรื่องที่สนุกมาก นี่คือหลักฐาน คุณตัดคำต่างๆ จากเอกสารแล้ววางรวมกันได้ ไม่มีกรณีการใช้งานเฉพาะสำหรับเครื่องมือนี้ แต่คุณจะทราบเมื่อคุณต้องการ หากต้องการใช้ ให้ใช้ CTRL+F3 เพื่อคัดลอก คุณสามารถทำเช่นนี้ได้หลายครั้งเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณวางตามปกติ ระบบจะวางทุกอย่างที่คุณคัดลอกโดยใช้คำสั่ง CTRL+F3 ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการเก็บรวบรวมตัวอย่างเอกสารและประกอบเข้าด้วยกัน

ด้วยลูกเล่นและการฝึกฝนเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างเอกสารที่น่าทึ่งซึ่งจะดูเป็นมืออาชีพและสะอาดตา ในสถานที่ของคำที่เพียงแค่รู้วิธีใช้ Word ไม่เพียงพออีกต่อไป เคล็ดลับเหล่านี้สามารถให้ขอบเล็กน้อยที่จะทำให้คุณโดดเด่น!

เครดิตภาพเด่น: New Horizons ผ่าน newhorizons.com