การประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นวิธีหนึ่งในการพูดคุยและแก้ไขปัญหา ไม่ใช่แค่ในบริษัทแต่ในองค์กรใดๆ ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าหรือพนักงาน ใครๆ ก็มีส่วนร่วมและพูดได้

แม้ว่าการประชุมจะเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงาน แต่การประชุมบางอย่างไม่ได้ผลและทำให้ทุกคนเสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ

มีวิธีการและองค์ประกอบที่ง่ายขึ้นสำหรับการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยจะมีการนำเสนอ 10 รายการที่นี่

1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม

ก่อนเรียกประชุม คุณต้องถามก่อนว่า:

ทำไมและ เพื่ออะไร?

การประชุมจะมีผลก็ต่อเมื่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างพนักงานหรือพูดคุยเกี่ยวกับวิกฤตของบริษัท นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการบรรลุผลบางอย่าง และผลลัพธ์นี้น่าจะเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์มากที่สุด

ต้องมีการวางแผนวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนก่อนส่งคำเชิญไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้แน่ชัดว่าทำไมคุณถึงพบกันและผลลัพธ์ที่คาดหวัง

2. เชิญเฉพาะคนที่จำเป็น

การมีเฉพาะคนที่จำเป็นในฐานะผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอีกก้าวหนึ่งของการประชุมที่มีประสิทธิภาพโฆษณา

วัตถุประสงค์ของการประชุมเกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยของเครือข่ายของบริษัทหรือไม่? เชิญหัวหน้าแผนกไอที

วัตถุประสงค์ของการประชุมเกี่ยวข้องกับอนาคตของบริษัทหรือไม่? เชิญเจ้านายและพนักงานที่เกี่ยวข้อง

เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผลลัพธ์ที่คาดหวังเท่านั้นที่ควรเข้าร่วมการประชุมด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาและผลงานของคนอื่น วิธีนี้จะทำให้ตัวเลขต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งหมายถึงการรบกวนและการรบกวนน้อยลง

3. อนุมัติกำหนดการสุดท้าย

เมื่อคุณกำลังทำงานเพื่อจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ให้สร้างวาระการประชุม ซึ่งควรรวมถึงรายการการดำเนินการ สถานที่ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด และผู้ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นส่งบันทึกถึงบุคคลที่จำเป็นทางอีเมลหรือวางไว้บนโต๊ะทำงาน

อย่ารอคนที่มาสายและรับรองว่าการประชุม เริ่มตรงเวลา .นี้อาจไม่ใช่เรื่องง่ายในตอนแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นคนประเภทผ่อนปรน แต่คุณจะรู้ว่าสิ่งนี้สำคัญไม่เพียงสำหรับคุณแต่สำหรับคนอื่นๆ ด้วย

ผู้คนจะสบายใจกับการประชุมมากขึ้นหากวางวาระไว้ข้างหน้าพวกเขา สิ่งนี้ยังช่วยลดเรื่องเล็กน้อย เช่น การแนะนำตัวที่ไม่จำเป็นหรือการแทรกคำถามแบบสุ่ม

4 . สร้างกฎต่อต้านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต

เป็นการยากที่จะแย่งชิงความสนใจจากผู้คน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นเป็นปัญหาอยู่แล้วในตัวเอง แต่ที่แย่กว่านั้นเมื่อคุณต้องแข่งขันกับอุปกรณ์ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้คน การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันระหว่างสื่อต่างๆ ส่งผลให้การประมวลผลข้อมูลแย่ลง ประสิทธิภาพและผลผลิตลดลงโฆษณา

ในการศึกษาชิ้นหนึ่ง ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าสื่อที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไวต่อการรบกวนจากสิ่งเร้าจากสิ่งแวดล้อมที่ไม่เกี่ยวข้องและจากการเป็นตัวแทนที่ไม่เกี่ยวข้องในหน่วยความจำ^[1].

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมการประชุมจะมุ่งเน้นไปที่วาระการประชุม ห้ามการใช้สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมุ่งเน้นไปที่งานที่ทำอยู่

5. กำหนดผู้ดูแล

แม้ว่าคุณจะเป็นผู้วางแผนการประชุม แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณเป็นผู้ดูแลด้วย

คุณควรคิดว่าคุณเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดในการดูแลการประชุมหรือว่าคนอื่นสามารถทำได้ดีกว่านี้ นี้น่าจะขึ้นอยู่กับหัวข้อ อย่าลังเลที่จะมอบหมายผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอื่น ๆ ให้เป็นผู้กลั่นกรอง ถ้าคุณรู้สึกว่าดีที่สุดสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน^[2].

แน่นอน ผู้ดำเนินรายการควรเป็นคนที่รู้วิธีดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ดำเนินรายการควรทำหน้าที่เป็นผู้รักษาเวลาและคอยดูขั้นตอนการประชุมที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวาระการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น โอกาสที่การประชุมจะประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วยวิธีนี้

6. ประชุมน้อยลงและดีขึ้น

แทนที่จะเรียกประชุมทุกครั้งที่มีปัญหาหรือข้อโต้แย้งในบริษัท ให้หาวิธีอื่นในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

มีทางเลือกมากมายสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าการประชุมที่ไม่เหมาะสม การส่งอีเมลหรือพูดคุยกับผู้รับผิดชอบเป็นเพียงวิธีการบางส่วนที่คุณสามารถเลือกไม่เข้าร่วมการประชุมได้

คุณสามารถหาแนวคิดเพิ่มเติมสำหรับทางเลือกในการประชุมได้ในบทความนี้โฆษณา

หากคุณโทรเข้าประชุมให้น้อยที่สุด ผู้เข้าร่วมจะกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมมากขึ้น คุณต้องมั่นใจในคุณภาพของการประชุม และคุณสามารถทำได้โดยหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็น

7. แยกเวลารับประทานอาหารออกจากเวลานัดพบ

การทำอย่างอื่นระหว่างการประชุมจะลดความสนใจของทุกคน ซึ่งรวมถึงการกินด้วย อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะประกาศเวลารับประทานอาหาร 30 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมงก่อนเวลานัดพบ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะไม่รับประทานอาหารระหว่างการประชุม ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ

ระหว่างมื้ออาหารหรือเวลารับประทานอาหาร ทุกคนสามารถกินและพูดคุยกันเล็กน้อยได้ แต่ในระหว่างการประชุม ทุกคนควรมุ่งความสนใจไปที่ระเบียบวาระการประชุมและระดมความคิดร่วมกัน

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำตามแผน ทุ่มเทความสนใจเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม และจัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาด

8. ทบทวนการตัดสินใจของที่ประชุม

ในช่วงห้าถึงสิบนาทีสุดท้ายของการประชุม ให้ดำเนินการตามการตัดสินใจและการดำเนินการใดๆ ต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนระหว่างผู้เข้าร่วมและวัตถุประสงค์ของการประชุมก่อนที่ทุกคนจะจากไป เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความพึงพอใจในข้อสงสัยและมีส่วนร่วมด้วย

นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความสงสัยหรือคำถามในขั้นสุดท้าย หรือแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ผู้ดำเนินรายการควรชี้แจงข้อขัดแย้งระหว่างผู้เข้าร่วมก่อนสิ้นสุดการประชุม และพวกเขาควรคิดหาวิธีแก้ไขปัญหาที่กระชับ เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนจะต้องซึมซับสิ่งที่อภิปรายในที่ประชุม

9. ส่งบันทึกติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน

หมึกที่จางที่สุดมีพลังมากกว่าความทรงจำที่แข็งแกร่งที่สุด -สุภาษิตจีน

ผู้เข้าร่วมทุกคนมีปัญหาของตนเองนอกการประชุม นี่คือเหตุผลที่คนบางคนมักลืมบางสิ่ง แม้ว่าจะเป็นเรื่องสำคัญก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะจำสิ่งที่พูดคุยในการประชุมได้ ให้ส่งบันทึกติดตามผลทางอีเมลหรือวางไว้บนโต๊ะทำงานของพวกเขา

สิ่งนี้ควรสั้นและไพเราะ ครอบคลุมสิ่งที่พูดคุยกันและข้อสรุปที่บรรลุ นอกจากนี้ยังสามารถรวมถึงการขอบคุณอย่างรวดเร็วสำหรับการเข้าร่วมของพวกเขา

10. ส่งใบประเมินผล

เราต้องยอมรับว่าไม่ใช่ทุกคนที่ชอบแนวคิดเรื่องการประชุม สำหรับคนเหล่านั้น เราต้องหาวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะสบายใจทุกครั้งที่รวมอยู่ในการประชุม

บางคนจะไม่บอกว่าปัญหาคืออะไรหากถามโดยตรง ดังนั้นใบประเมินผลจึงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการรับคำติชม

อ่านบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าทำไมความคิดเห็นถึงมีความสำคัญ

ตรวจสอบข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม รวมคำขอของผู้เข้าร่วมในการประชุมครั้งต่อไป และเปลี่ยนแปลงกระบวนการใดๆ ที่ทำให้รู้สึกไม่สบายใจการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ การทำให้มั่นใจว่าผู้คนรู้สึกสบายใจเป็นสิ่งสำคัญ

ความคิดสุดท้าย

การประชุมมีความสำคัญ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะได้ผลเสมอไป สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้วิธีจัดการประชุมให้ประสบความสำเร็จก่อนคาดหวังว่าทุกอย่างจะราบรื่น

จำไว้ว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการที่ทุกคนต้องร่วมมือกันโฆษณา

เคล็ดลับง่ายๆ 10 ข้อเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณเป็นผู้นำและเพื่อนร่วมทีมที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน ต่อจากนี้ไปและรวมเคล็ดลับเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรการประชุมประจำวันของคุณ และปล่อยให้ประสิทธิภาพการทำงานไหลลื่น

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

• 15 เคล็ดลับในการจัดการประชุมอย่างบริษัทนวัตกรรมชั้นนำของโลก
• เคล็ดลับ 12 ข้อในการประชุมที่ให้ผลผลิตสูงที่คุณควรรู้
• เคล็ดลับ 30 วินาที: จะปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมได้อย่างไร

เครดิตภาพเด่น: คริสติน่า @ wocintechchat.com ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง