บางครั้งการระบุอุปสรรคในการสื่อสารในที่ทำงานอาจเป็นเรื่องง่าย เมื่อการสื่อสารที่ผิดพลาดไม่ถูกแก้ไข คุณอาจเห็นมันอยู่ในรูปแบบของความขัดแย้งในที่ทำงานหรือประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง มีแนวโน้มที่การสื่อสารผิดพลาดจะเกิดขึ้นเมื่อมีความโปร่งใสเพียงเล็กน้อย และบางครั้งอาจไม่ได้ตั้งใจ

ความเป็นเลิศคือการทำสิ่งธรรมดาๆ ให้ออกมาดีเป็นพิเศษ — จอห์น ดับเบิลยู. การ์ดเนอร์

หลายคนคิดว่าพวกเขาเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพราะพวกเขาไปโรงเรียนหรือมีประสบการณ์การทำงานมาบ้าง แต่ในความเป็นจริง พวกเขายังคงพยายามอย่างหนักที่จะโน้มน้าวผู้อื่นด้วยข้อความของพวกเขา ผลลัพธ์ของการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพคือพลาดโอกาส เสียเวลา และสิ้นเปลืองทรัพยากร ทั้งหมดเป็นเพราะไม่มีการสนทนาที่ส่งผลกระทบสูง^[1]

คุณอาจสังเกตเห็นปัจจัยหลายประการที่ส่งผลต่อการสื่อสารที่ชัดเจน มีประสิทธิภาพ และโปร่งใสในที่ทำงาน ได้แก่ ลักษณะส่วนบุคคล ระยะห่างทางกายภาพ ตัวข้อความ บริบท ศัพท์เฉพาะที่ใช้ และวัฒนธรรม ด้านล่างนี้คือ 7 วิธีเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารในที่ทำงานมีประสิทธิผล เพื่อให้คุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ มีประสิทธิผล และครอบคลุม

1. รู้จักผู้ฟังของคุณดี

การทำความเข้าใจผู้ฟังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ใช้กับการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร การนำเสนอ อีเมลรายวัน ประกาศทั่วทั้งบริษัท หรือการแจ้งสถานะอัปเดตของโครงการ

ข้อความของคุณจะได้รับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพหรือได้รับการตอบรับอย่างดีจากการทำความเข้าใจว่าผู้ฟังของคุณสนใจอะไร

• คุณกำหนดเป้าหมายใครด้วยการสื่อสารของคุณ?
• ข้อความของคุณมีจุดประสงค์อะไร?
• พวกเขาจำเป็นต้องรู้อะไรบ้าง?
• คุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร?
• วิธีใดดีที่สุดในการสื่อสารข้อความถึงผู้ชมของคุณ
• ผู้ชมของคุณจะรับรู้หรือตีความข้อความอย่างไร
• ผู้ชมของคุณจะรู้สึก คิด และตอบสนองอย่างไรเมื่อได้รับข้อความของคุณ

เพื่อที่จะตอบคำถามเหล่านี้ คุณจะต้องวางแผนล่วงหน้า ค้นคว้า และสังเกตพฤติกรรมของผู้ชมของคุณ ตัวอย่างเช่น แนวทางการสื่อสารของคุณกับทีมหรือเพื่อนร่วมงานของคุณจะแตกต่างจากวิธีสื่อสารกับผู้นำของคุณ เนื่องจากกลุ่มเหล่านี้มีความสนใจต่างกัน

2. พยายามทำความเข้าใจสถานการณ์และชี้แจง

ใช้เวลาในการไตร่ตรองและตั้งใจ ก่อนสื่อสารในที่ทำงาน จำเป็นต้องหยุด ทำความเข้าใจสถานการณ์ ชี้แจง และเห็นอกเห็นใจกันก่อน เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:โฆษณา

เบ อยากรู้ . ถามคำถามปลายเปิดที่เริ่มต้นด้วย 'อะไร' และ 'วิธีการ' ในการรวบรวมข้อมูล ผู้คนมักจะอธิบายคำตอบของพวกเขามากขึ้น จากนั้นคุณสามารถถามคำถามปลายเปิดเพื่อให้ได้บริบทมากขึ้น ยิ่งคุณเข้าใจมากเท่าไหร่ โอกาสที่คุณจะปรับแต่งข้อความที่เหมาะสมและตรงใจผู้ชมของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

เรียนรู้เหมือนเด็ก โดยปกติ เด็ก ๆ จะไม่มีความรู้มาก่อนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังจะเรียนรู้ มีความอ่อนน้อมถ่อมตนต่อแนวทางการเรียนรู้ของพวกเขา ใช้แนวทางเดียวกันเมื่อคุณพยายามทำความเข้าใจสถานการณ์ของพวกเขา เปิดกว้าง พร้อมและเต็มใจที่จะเห็นมุมมองของผู้ชมของคุณ

ตรวจสอบสมมติฐานของคุณ ประสบการณ์ที่กว้างขวางของคุณอาจทำให้การรับรู้และการตัดสินของคุณขุ่นมัว ท้าทายแนวคิดอุปาทานเกี่ยวกับผู้ฟังของคุณ กำหนดว่าคุณต้องพูดกับใครหรือต้องทำการวิจัยอะไรเพื่อตรวจสอบว่าสมมติฐานของคุณเป็นความจริงหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างพื้นที่สำหรับความเข้าใจก่อนที่จะดำเนินการ

รวม ผู้คนต้องการเป็นส่วนหนึ่ง รู้สึกมีส่วนร่วม และเห็นคุณค่าในที่ทำงาน ให้รอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าความคิดของทุกคนถูกจับได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ในการประชุมเพื่อขอข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีเวลาเพียงพอในการแบ่งปันคำตอบ ถ้าคุณหมดเวลา ให้ระบุในการประชุมว่าคุณจะติดต่อกับพวกเขาในภายหลัง

3. ฟังหลายระดับ

คนส่วนใหญ่ไม่ฟังด้วยเจตนาที่จะเข้าใจ พวกเขาฟังด้วยความตั้งใจที่จะตอบ — Stephen R. Covey

คุณน่าจะคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ เคล็ดลับการฟังขั้นพื้นฐาน . อย่างไรก็ตาม เมื่อเรารู้สึกว่าต้องประชุมตามกำหนดส่ง จัดลำดับความสำคัญ หรือสร้างสรรค์อย่างล้นหลาม จะเป็นเรื่องง่ายที่จะทำงานโดยอัตโนมัติและพลาดข้อความสำคัญที่สามารถช่วยให้คุณสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้เป็นการเตือนให้ฝึกฝนต่อไป:

ถอดความ ยืนยันความเข้าใจในข้อความของคุณโดยทำซ้ำหรือปรับใหม่ด้วยคำพูดของคุณเอง หากมีข้อขัดแย้งระหว่างคู่กรณี ถึงเวลาชี้แจง

โพรบ ถามคำถามหากคุณรู้สึกว่ามีข้อมูลที่ขาดหายไปที่คุณอาจต้องการโฆษณา

ชี้แจง หากคุณไม่เข้าใจบางสิ่งอย่างสมบูรณ์ ให้ถาม

จดจำ. พยายามจำประเด็นที่สำคัญต่อผู้ชมของคุณ ข้อมูลนี้สามารถใช้ในอนาคตและแสดงให้ผู้ชมเห็นว่าคุณห่วงใยและตั้งใจฟังอยู่

การเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานหมายความว่าคุณต้องปรับให้เข้ากับทักษะการฟังที่กระตือรือร้นของคุณ อย่าลืม:

• มีความเห็นอกเห็นใจ
• เข้าใจความรู้สึกของผู้อื่น ไม่ใช่แค่ของคุณเอง
• วัดอารมณ์และปฏิกิริยาของคุณและของผู้อื่น
• รู้ค่านิยมและความเชื่อของคุณและของผู้อื่น
• สังเกตสัญญาณการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด เช่น ภาษากาย

4. ทบทวนวิธีการรับคำติชม

วิธีที่คุณได้รับคำติชมส่งผลต่อวิธีการโต้ตอบของคุณ และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการสื่อสารกลับไปยังฝ่ายอื่นๆ การเปิดรับคำติชมและคำวิจารณ์นั้นพูดง่ายกว่าทำ^[2]เราเป็นมนุษย์ เมื่อคุณฟุ้งซ่านกับเหตุการณ์ในชีวิตหรือถ้าคุณรู้สึกกดดันในที่ทำงาน คุณอาจได้รับการป้องกันเมื่อแสดงความคิดเห็นเล็กน้อยที่เข้ามาหาคุณ

ชีลา ฮีนและดักลาส สโตนมอบแนวทางในการปรับปรุงความสามารถของคุณในการรับความคิดเห็น นำสิ่งที่มีประโยชน์ และรู้วิธีกำจัดสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์สำหรับคุณในการเรียนรู้และก้าวไปข้างหน้า^[3]

บางส่วนของกลยุทธ์เหล่านี้รวมถึงต่อไปนี้:

• รู้ เข้าใจ และจัดการสิ่งกระตุ้นและการตอบสนองต่อข้อเสนอแนะของคุณ
• แยกข้อความออกจาก 'ใคร'
• รับฟังคำแนะนำมากกว่าการตัดสิน
• แบ่งความคิดเห็นออกเป็นชิ้นย่อยที่ย่อยได้
• เมื่อคุณขอความคิดเห็นในเชิงรุก ให้เจาะจงและขอสิ่งหนึ่งสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
• ทำตามขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ เพื่อทดสอบสิ่งที่แนะนำให้กับคุณ

คุณมีความสามารถในการเรียนรู้จากคำติชมและเติบโตจากมัน การแบ่งความคิดเห็นออกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยสามารถช่วยให้คุณประมวลผลข้อความได้ดีขึ้นและมีปฏิกิริยาตอบสนองน้อยลง

5. ให้ข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรมและสังเกตได้

นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดที่จะทำเพราะคุณอาจไม่ต้องการทำให้คนอื่นขุ่นเคือง คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง คุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร คุณไม่พร้อมทางอารมณ์ หรือถูกบดบังด้วยสมมติฐานของคุณโฆษณา

แบบจำลองสถานการณ์ พฤติกรรม ผลกระทบ (SBI)^[4]สามารถช่วยให้คุณให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงได้:

• สถานการณ์. ให้บริบท ถามตัวเองว่าเกิดอะไรขึ้น ที่ไหน เมื่อไหร่
• พฤติกรรม. อธิบายพฤติกรรม นี่เป็นส่วนที่ยากที่สุดเพราะคุณต้องตรวจสอบสมมติฐานของคุณ ตัวอย่างเช่น การบอกว่าคุณหยาบคาย (อัตนัย) กับที่คุณขัดจังหวะฉัน (พฤติกรรมที่สังเกตได้) เปลี่ยนน้ำเสียงของความคิดเห็น การไม่สุภาพสามารถตีความได้หลายอย่าง ขณะที่คุณสามารถดูได้เมื่อมีคนมาขัดจังหวะคุณ
• ผลกระทบ. ใช้คำสั่ง I เพื่ออธิบายผลลัพธ์ของพฤติกรรม
• เดินหน้า. ให้การสนทนาแสวงหาความเข้าใจโดยขอให้พวกเขาไตร่ตรอง มุมมองของพวกเขาคืออะไร? เกิดอะไรขึ้นสำหรับพวกเขา? พวกเขารู้อะไรไหม? พวกเขาจะเติบโตจากที่นี่ได้อย่างไร?

ตัวอย่างที่ 1: ^[5]

ในการประชุมทีมเมื่อเช้าวานนี้ เมื่อคุณนำเสนอ (สถานการณ์) คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสไลด์สองสไลด์และการคำนวณยอดขายของคุณไม่ถูกต้อง (พฤติกรรม) ฉันรู้สึกอายเพราะกระดานทั้งหมดอยู่ที่นั่น ฉันกังวลว่าสิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของทีมเรา (Impact)

ตัวอย่างที่ 2:^[6]

ในการประชุมลูกค้าในบ่ายวันจันทร์ คุณแน่ใจว่าการประชุมเริ่มต้นตรงเวลาและทุกคนมีเอกสารแจกล่วงหน้า (สถานการณ์) การวิจัยทั้งหมดของคุณถูกต้อง และทุกคำถามของลูกค้าได้รับคำตอบแล้ว (พฤติกรรม) ฉันภูมิใจที่คุณทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมและทำให้องค์กรมีมุมมองที่ดี ฉันรู้สึกมั่นใจว่าเราจะได้รับบัญชี ต้องขอบคุณการทำงานหนักของคุณ (ผลกระทบ)

การรู้วิธีให้คำติชมที่ชัดเจน เฉพาะเจาะจง และสังเกตได้เป็นทักษะที่จำเป็นต่อการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

6. ติดตาม ยืนยัน และสร้างความรับผิดชอบ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว คุณจะต้องติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง อย่าลืมรับทราบความคืบหน้าของเพื่อนร่วมงาน ทีม หรือผู้นำของคุณ!

ใช้คำถามต่อไปนี้เพื่อช่วยคุณประเมินประสิทธิภาพของการสื่อสารอย่างต่อเนื่องในที่ทำงาน:โฆษณา

• คุณมองเห็นโอกาสอะไรบ้าง?
• จะปรับตัวได้อย่างไร?
• ต้องทำการตัดสินใจอะไรบ้าง?
• คุณสามารถให้การสนับสนุนอะไรได้บ้าง?
• คุณต้องทำอะไรเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับข้อความที่ถูกต้อง?

7. ใช้ 7C ของการสื่อสาร

สำหรับสื่อในการสื่อสารในที่ทำงาน ให้คำนึงถึงการสื่อสารของ 7C เพื่อปรับแต่งข้อความของคุณ:^[7]

• ชัดเจน. จุดประสงค์คืออะไร? ข้อความที่เข้าใจง่าย?
• กระชับ. คุณสามารถลบอะไรได้บ้าง ตรงประเด็นมั้ย?
• คอนกรีต. ข้อเท็จจริงคืออะไร?
• ถูกต้อง. ข้อความไม่มีข้อผิดพลาดหรือไม่? เหมาะสำหรับผู้ชมของคุณหรือไม่?
• สอดคล้องกัน มีการไหลเชิงตรรกะหรือไม่? ข้อความสอดคล้องกันหรือไม่?
• สมบูรณ์. มีการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและมีการเรียกร้องให้ดำเนินการหรือไม่?
• สุภาพ. โทนของข้อความของคุณคืออะไร?

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ 7Cs ที่นี่: การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: วิธีที่จะไม่เข้าใจผิด

สรุป

วิธีที่จะทำให้การสื่อสารในที่ทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยการฝึกฝนและเวลา

คำนึงถึงกลยุทธ์ทั้ง 7 ข้อนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในที่ทำงาน เพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนและโปร่งใส

1. รู้จักผู้ชมของคุณดี
2. พยายามทำความเข้าใจสถานการณ์และชี้แจง
3. ฟังหลายระดับ
4. ตรวจสอบวิธีที่คุณได้รับคำติชม
5. ให้ข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรมและสังเกตได้
6. ติดตาม ยืนยัน และสร้างความรับผิดชอบ
7. ใช้ 7 C's ของการสื่อสาร

เติบโตและปรับแต่งทักษะของคุณต่อไป!

อะไรคือสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำงานในเดือนนี้เพื่อส่งเสริมการสื่อสารของคุณในที่ทำงาน?

เจาะจงและท้าทายตัวเองด้วยการตั้ง a เป้าหมายสมาร์ท สำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน — เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง มีเวลาจำกัด!

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงาน

• รูปแบบการจัดการความขัดแย้งเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน
• วิธีการฝึกฝนทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานและที่บ้าน
• วิธีทำงานกับรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันในสำนักงาน
• วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารเพื่อความสำเร็จในที่ทำงาน

เครดิตภาพเด่น: Brooke Cagle ผ่าน unsplash.com โฆษณา

อ้างอิง