เมื่อคุณถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิง คุณรู้สึกอุ่นๆ คลุมเครือหรือกังวลใจหรือไม่? บางทีทั้งสองอย่าง?

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การเขียนจดหมายอ้างอิงมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ และในขณะที่คุณอาจรู้สึกตื่นเต้นที่ได้ช่วยเหลือใครสักคนในการเดินทางไปสู่อนาคตที่ดีกว่า คุณก็ตระหนักดีว่าความสามารถในการเขียนของคุณมีหลายอย่างที่ต้องพึ่งพา

ก่อนอื่น คุณรู้หรือไม่ว่าจดหมายอ้างอิงคืออะไร?

คุณรู้หรือไม่ว่าจะพูดอะไรในจดหมายอ้างอิง? ควรนานแค่ไหน? คุณจะขายจุดแข็งและความสามารถของคนๆ นั้นโดยไม่ทำให้ดูกระตือรือร้นได้อย่างไร

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจจุดประสงค์เบื้องหลังจดหมายอ้างอิงก่อน บริษัทและสถาบันที่ขอจดหมายอ้างอิงต้องการทราบว่าเหตุใดผู้สมัครจึงเหมาะสมกับตำแหน่งงาน แต่ก็สำคัญพอๆ กันสำหรับพวกเขาที่จะรู้ว่าคุณสมบัติใดที่คุณควรแนะนำพวกเขาสำหรับตำแหน่งดังกล่าว

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน คุณต้องเข้าใจบริบทของสถานการณ์ก่อน จดหมายนี้เป็นจดหมายสำหรับการเข้าศึกษาในโรงเรียนหรือไม่? งานใหม่? เข้าสู่องค์กร?

หากคุณยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับเนื้อหา การจัดรูปแบบ หรือสิ่งที่คุณควรจะพูด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการที่คุณสามารถนำไปใช้ในการสร้างจดหมายอ้างอิงของคุณ:โฆษณา

10 คุณสมบัติของจดหมายอ้างอิงที่โดดเด่นและสิ่งที่ทำให้พวกเขาพิเศษมาก

พูดจากมุมมองส่วนตัว

ตัวอย่างนี้จาก Monster.com แสดงให้เห็นถึงประสบการณ์ส่วนตัวของนักเขียนกับชารอน คนที่เธอกำลังพูดถึง^[1]เธอดูแลที่จะรวมข้อสังเกตของเธอเองเมื่อทำงานกับชารอน พร้อมกับสถานการณ์เฉพาะที่ชารอนเข้าร่วมสัมมนาการพัฒนาวิชาชีพทางเลือก

อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพินัยกรรมส่วนตัวของคุณนั้น - ส่วนตัว อย่าปลอมแปลงตัวอย่างหรือตกแต่งเหตุการณ์เพราะคุณคิดว่าฟังดูดี

ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจ

หากคุณกำลังส่งจดหมายฉบับพิมพ์ คุณต้องการนำเสนออย่างมืออาชีพต่อผู้อ่าน การใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจแบบมาตรฐาน เช่นเดียวกับรูปแบบข้างต้น สามารถทำให้ข้อความของคุณดูกระชับและสวยงามได้โดยไม่เสียสมาธิจากเนื้อหา^[สอง]

เขียนจดหมายของคุณตามรายละเอียดงาน

โฆษณา

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าจดหมายของคุณจะใช้บริบทใด หากเป็นงานเฉพาะ ให้ขอสำเนารายละเอียดของงานจากบุคคลนั้น คุณสามารถใช้คำอธิบายเพื่อค้นหาเบาะแสเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้สมัครในอุดมคติ จากนั้นจึงปรับแต่งจดหมายของคุณให้แสดงคุณสมบัติเดียวกันนั้น หากใช้กับบุคคลที่คุณกำลังพูดถึง

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่าผู้เขียนเข้าใจตำแหน่งที่บุคคลนั้นสมัคร และเชื่อมโยงทักษะของเขากับคนที่จะเป็นประโยชน์ต่อตำแหน่งนั้น

ให้มันเป็นบวก

จุดประสงค์เบื้องหลังจดหมายแนะนำคือเพื่อแสดงว่าทำไมบุคคลสมควรได้รับความสนใจจากบริษัทหรือสถาบันที่ขอจดหมาย ดังที่แสดงไว้ในตัวอย่างข้างต้น^[3]เราทุกคนต่างมีข้อบกพร่อง แต่จดหมายอ้างอิงไม่ใช่สถานที่ที่จะชี้ให้เห็นถึงสิ่งเหล่านั้น

หากคุณไม่เชื่อว่าคุณสามารถอธิบายบุคคลนี้ในแง่บวกได้จริง คุณอาจต้องการปฏิเสธคำขอให้เขียนจดหมาย

เขียนจดหมายก็ต่อเมื่อคุณรู้จักคนๆ นั้นดีพอ

โฆษณา

หากคุณกำลังเขียนจดหมาย คุณควรคุ้นเคยกับบุคคลนั้นมากพอที่จะพูดถึงความสามารถและความสำเร็จของพวกเขา เช่นเดียวกับตัวอย่างข้างต้น^[4]คุณควรพร้อมที่จะเขียนจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณทำงานเคียงข้างกันเป็นเวลาหนึ่งปี มากกว่าที่จะเป็นคนที่ทำงานในอาคารของคุณและพูดคุยกับคุณทุกสัปดาห์ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา

ทำให้ง่ายและตรงประเด็น

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนเรื่องราวทั้งหมดว่าทำไมคนๆ หนึ่งถึงสมควรได้รับคำแนะนำจากคุณ ในทางกลับกัน คุณไม่ต้องการให้ข้อความสั้นเกินไป เก็บจดหมายอ้างอิงของคุณไว้ที่หน้าเดียว และใช้หน้านั้นมากเท่าที่จำเป็นเพื่อวาดภาพบุคคลที่คุณกำลังพูดถึงอย่างชัดเจนและกระชับ

อย่ากังวลมากเกินไปเกี่ยวกับความคิดสร้างสรรค์ ให้เน้นที่วิธีการนำเสนอเนื้อหาส่วนใหญ่โดยใช้คำและพื้นที่ที่สั้นที่สุดแทน ดังตัวอย่างด้านบน^[5]

รวมข้อมูลการติดต่อของคุณ

แจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าจะติดต่อคุณได้อย่างไรหากมีคำถามเพิ่มเติม คุณสามารถแบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลโดยตรงของคุณดังที่แสดงด้านบนโฆษณา

ขอประวัติส่วนตัวหรือ CV ของบุคคล

การทำความเข้าใจในแง่มุมอื่นๆ เกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงสามารถให้เบาะแสสำคัญในจดหมายของคุณ

แบ่งปันตัวอย่างเฉพาะของงานของบุคคลนั้น ๆ

ยิ่งคุณสามารถเจาะจงเกี่ยวกับความสามารถที่แท้จริงของคนๆ นั้นได้มากเท่าไหร่ ผู้อ่านก็จะยิ่งมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่บุคคลนั้นจะดำเนินการ ในตัวอย่างนี้จาก Resumo ผู้เขียนเล่าว่าบุคคลที่เขาอ้างอิงถึงประสบความสำเร็จได้ช่วยปิดสัญญาใหม่มูลค่าหลายล้านดอลลาร์และพัฒนาสายธุรกิจใหม่ที่เน้นเรื่องความปลอดภัยสาธารณะ

เมื่อคุณทำแบบร่างแรกเสร็จแล้ว ให้มองหาตัวอย่างที่คุณสามารถพูดเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับความสำเร็จหรือทักษะของบุคคลนั้น ซึ่งอาจอยู่ในรูปของตัวเลข สถิติ อันดับ เงินที่บุคคลนั้นช่วยชีวิตบริษัทไว้ เป็นต้น

ส่งจดหมายถึงคนที่ใช่

คุณต้องการส่งจดหมายไปยังบุคคลที่คุณเขียนให้ หรือควรส่งจดหมายโดยตรงไปยังบุคคลที่ต้องใช้จดหมายนั้น ถ้าไม่แน่ใจให้ถาม

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนที่ดีในการเขียนจดหมายอ้างอิงที่ยอดเยี่ยม!

ใช้เคล็ดลับและตัวอย่างข้างต้นเพื่อช่วยบรรเทาความวิตกกังวลในการเขียนของคุณ จำไว้ว่าถ้าบุคคลนั้นไม่บรรลุเป้าหมายสูงสุด อาจไม่ใช่เพราะคุณเขียนจดหมายไม่ดีโฆษณา

เครดิตภาพเด่น: Flaticon ผ่าน flaticon.com

อ้างอิง