ต้องมีประสิทธิผลในการทำงานให้เสร็จอย่างถูกต้องและตรงเวลา แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่างานใดมีความสำคัญและงานใดบ้างที่สามารถรอได้ คำตอบอยู่ใน Prioritization Matrix หรือที่เรียกว่า Eisenhower Matrix

เมทริกซ์ใช้ชื่อตาม Dwight David Eisenhower

ไอเซนฮาวร์เป็นนายพลในกองทัพสหรัฐฯ และประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริการะหว่างปี 2496 ถึง 2504 ในฐานะนายพลระดับห้าดาวและผู้บัญชาการทหารสูงสุดในกองทัพสหรัฐฯ เขาร่างยุทธศาสตร์สำหรับการรุกรานยุโรปของฝ่ายสัมพันธมิตร^[1]

ไอเซนฮาวร์ต้องตัดสินใจที่ยากลำบากทุกครั้งเกี่ยวกับงานที่ต้องจัดลำดับความสำคัญจากหลายๆ อย่างที่เขาต้องมุ่งเน้นในแต่ละวัน ดังนั้น เขาจึงคิดค้น Eisenhower Matrix หรือ Prioritization Matrix ที่มีชื่อเสียง

สารบัญ

1. เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญคืออะไร?
2. วิธีใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญ
3. บทสรุป
4. เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ

เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญคืออะไร?

Prioritization Matrix เป็นเครื่องมือสำหรับให้คะแนนงานของคุณตามความเร่งด่วน ช่วยให้คุณทราบถึงกิจกรรมที่สำคัญและงานเหล่านั้นที่คุณควรหลีกเลี่ยง และอาจเป็นประโยชน์ในการจัดการโครงการ ธุรกิจขนาดเล็ก หรืองานส่วนตัว

Eisenhower กล่าวถึงเมทริกซ์อย่างมีชื่อเสียง:

งานส่วนใหญ่ที่เร่งด่วนไม่สำคัญ และงานที่สำคัญส่วนใหญ่ไม่เร่งด่วน

คำพูดนี้กลายเป็นคติพจน์สำหรับไอเซนฮาวร์ในการจัดการเวลาของเขา

มีสี่ด้านในเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญซึ่งช่วยในการเปรียบเทียบตัวเลือกของสิ่งที่ต้องทำก่อนและสุดท้าย ช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของโครงการและสร้างแผนกลยุทธ์^[สอง].

โฆษณา

จตุภาคคือ:

• ทำ
• กำหนดการ
• ผู้แทน
• กำจัด

ทำ

Do คือจตุภาคแรกใน Prioritization Matrix และรวมเอากิจกรรมที่สำคัญไว้ด้วย นั่นคืองานเหล่านั้นที่คุณต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน - วิกฤต กำหนดเวลา และประเด็นที่ต้องการความสนใจอย่างเร่งด่วนและมีความเกี่ยวข้องอย่างมากกับภารกิจในชีวิตของคุณ

คุณรู้ได้อย่างไรว่างานใดอยู่ในจตุภาคนี้?

เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของคุณ แล้วพิจารณาว่าอยู่ในเกณฑ์ 'ลงมือทำทันที' หรือไม่ หากงานสามารถทำได้ภายในหนึ่งวันหรือภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมง ถือเป็นเรื่องเร่งด่วน

อีกแนวทางหนึ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ในการจัดลำดับความสำคัญของงานในหมวดหมู่นี้คือการนำหลักการกินกบของมาร์ก ทเวนมาใช้ หลักการนี้แนะนำให้คุณทำกิจกรรมเร่งด่วนที่สุดทันทีที่ตื่นนอน

นี่เป็นตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง

สมมติว่าคุณต้องร่างกลยุทธ์เนื้อหาและส่งรายงานให้ผู้จัดการของคุณ วันนี้เป็นวันเสาร์ และกำหนดส่งผลงานคือวันจันทร์ เราบอกได้ไหมว่ากิจกรรมเร่งด่วน? อย่างแน่นอน!

กำหนดการ

จตุภาคที่สองของเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญคือกำหนดการ Prioritization Matrix จัดประเภทงานในหมวดหมู่นี้ว่าสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

เป็นวัตถุประสงค์และภารกิจระยะยาวที่ไม่มีกำหนดเวลาในทันที งานเหล่านั้นอาจรวมถึงการทำสมาธิ การเขียนบันทึก การเรียน เวลาในครอบครัว และการออกกำลังกาย

คุณสามารถวางแผนกิจกรรมในควอแดรนต์นี้สำหรับช่วงเวลาอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณควรออกกำลังกายเพื่อสุขภาพที่ดี แต่คุณสามารถจัดสรรเวลาได้โฆษณา

จัดกำหนดการกิจกรรมเหล่านี้ในลักษณะที่ไม่ถ่ายโอนไปยังจตุภาค Do หรือ Urgent ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอในการดำเนินการ

ผู้แทน

จตุภาคที่สามของเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญคือผู้รับมอบสิทธิ์

งานเหล่านี้ไม่สำคัญสำหรับคุณแต่ค่อนข้างเร่งด่วนสำหรับผู้อื่น นี่คือจุดเริ่มต้นของการทำงานเป็นทีม

คุณสามารถทำงานทางเทคนิคในหมวดหมู่นี้ได้ แต่ก็สมเหตุสมผลที่จะ มอบหมายพวกเขา . การมอบหมายงานจะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการดำเนินกิจกรรมในสองส่วนแรกของคุณ

คุณควรตรวจสอบงานที่คุณมอบหมายด้วย มันจะเป็นการเสียเวลาเปล่าหากคุณไม่มีระบบติดตามสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย

กำจัด

จตุภาคสุดท้ายเน้นย้ำถึงตัวฆ่าประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เป็นงานที่ไม่สำคัญต่อเป้าหมายและไม่เร่งด่วน วิธีเดียวที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณคือกำจัดพวกมัน

ตัวอย่างบางส่วนคือการดูโทรศัพท์ ดูหนัง หรือเล่นวิดีโอเกมอยู่ตลอดเวลา

สิ่งเหล่านี้อาจเป็นนิสัยที่ไม่ดีที่คุณต้องระบุและลบออกจากกำหนดการรายวันและรายสัปดาห์ของคุณ

คนที่ประสบความสำเร็จได้เรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญและยึดติดกับสิ่งที่สำคัญ พวกเขาได้เรียนรู้ที่จะหาคนที่ดีกว่าสำหรับงานหรือกำจัดงานที่สำคัญน้อยกว่า

ลองพิจารณาบุคคลสองคนที่สร้างแรงบันดาลใจซึ่งออกแบบระบบการจัดลำดับความสำคัญของพวกเขาโฆษณา

Warren Buffet ได้พัฒนารูปแบบการจัดลำดับความสำคัญสองรายการเพื่อพิจารณาว่างานใดสมควรได้รับความสนใจสูงสุดจากเขา สิ่งสำคัญที่สุดคือการข้ามสิ่งที่สำคัญและมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุด

Mark Ford ที่ปรึกษาธุรกิจ นักการตลาด เศรษฐีที่สร้างตัวเอง และนักเขียนได้คิดค้นกลยุทธ์ของเขา:

เริ่มทำงานในลำดับความสำคัญที่สำคัญที่สุด หยุดพัก ทำงานที่สำคัญที่สุดอันดับสอง หยุดพัก จากนั้นแยกแยะกิจกรรมที่สำคัญน้อยกว่าและงานใดๆ ที่เขาได้รับจากบุคคลอื่นในช่วงบ่าย^[3]

วิธีใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญ

การใช้ Prioritization Matrix อาจเป็นเรื่องยากหากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน แต่การทำตามขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้งานให้ดีที่สุด

1. ระบุและจัดลำดับความสำคัญของคุณ

เน้นงานทั้งหมดที่คุณต้องทำในหนึ่งวัน แล้วจัดประเภทด้วยเกณฑ์ถ่วงน้ำหนักขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนและความสำคัญ

ระบุกิจกรรมใดๆ ที่ต้องดำเนินการทันที ฉันหมายถึงงานที่ถ้าคุณไม่เสร็จในวันนั้น มันอาจจะส่งผลร้ายแรง ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ส่งกลยุทธ์ด้านเนื้อหา ผู้เขียนเนื้อหารายอื่นจะไม่สามารถทำงานได้ หมายความว่าคุณต้องตรวจสอบการพึ่งพาที่มีลำดับความสำคัญสูง

2. กำหนดมูลค่า

ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบความสำคัญและประเมินว่าสิ่งใดส่งผลกระทบต่อธุรกิจหรือองค์กรของคุณมากที่สุด ตามกฎทั่วไป คุณสามารถตรวจสอบว่างานใดมีลำดับความสำคัญสูงกว่างานอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณต้องปฏิบัติตามความต้องการของลูกค้าก่อนที่คุณจะดูแลงานภายในใดๆ

คุณยังสามารถประเมินมูลค่าโดยตรวจสอบว่างานมีผลกระทบต่อบุคคลและลูกค้าในองค์กรอย่างไร โดยสรุป ยิ่งงานมีผลกระทบต่อบุคคลหรือองค์กรมากเท่าใด ลำดับความสำคัญก็จะยิ่งสูงขึ้น

3. นำงานที่ท้าทายที่สุดออกไป

การผัดวันประกันพรุ่งไม่ใช่อาการของความเกียจคร้าน แต่การหลีกเลี่ยงคือ ความจริงก็คือคุณมักจะหลีกเลี่ยงงานที่คุณไม่ต้องการทำ Lloyd Blankfein อดีต CEO ของ Goldman Sachs เคยกล่าวไว้ว่าเขาจะจัดการงานที่น่ากลัวที่สุดเป็นอย่างแรกเมื่อเขาไปถึงที่ทำงาน

Brian Tracy เรียกงานเหล่านี้ว่ากบที่คุณต้องกิน ที่จะขจัดความกลัวที่จู้จี้ซึ่งเพิ่มแรงกดดันให้กับคุณเมื่อคุณเลื่อนงานที่จำเป็นออกไป^[4]. นี่คือจุดที่ Prioritization Matrix สามารถช่วยได้ กินกบโดทันทีโฆษณา

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง โปรดดูที่ บทความนี้ .

4. รู้ว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณ

ตราบใดที่คุณอยู่ในจักรวาลนี้ คุณจะพบกับตัวเลือกต่างๆ ที่อาจขัดแย้งกับเป้าหมายของคุณเสมอ ตัวอย่างเช่น การส่งเสริมการขายที่ยอดเยี่ยมซึ่งต้องการการเดินทางที่มากเกินไปจะทำให้คุณแยกจากความสัมพันธ์ที่สำคัญ หากคุณไม่ใส่ใจในลำดับความสำคัญ คุณอาจยอมรับได้ แม้ว่าครอบครัวของคุณจะเป็นลำดับความสำคัญของคุณก็ตาม

ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะระบุสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณและเตรียมตัวเองที่จะไม่ประนีประนอมกับสิ่งที่สำคัญเหล่านั้นเพื่อความพึงพอใจหรือผลประโยชน์ในทันที

Yogi Berra บรรยายดังนี้:

ถ้าคุณไม่รู้จุดหมายปลายทางของคุณ คุณอาจจะไปอยู่ที่อื่น

5. กำหนดเวลาหยุดทำงานปกติ

Susan Wojcicki CEO ของ YouTube ได้ตั้งกฎที่จะไม่ตรวจสอบอีเมลของเธอระหว่างเวลา 18.00 น. ถึง 21.00 น. ตามรายงานของ CNN Business เธอเป็นผู้หญิงคนแรกที่ขอลาคลอดเมื่อ Google เพิ่งเริ่มต้น เธอจัดลำดับความสำคัญของเวลาทานอาหารเย็นกับครอบครัวแม้จะเป็น CEO ของ YouTube^[5].

เป็นไปได้ไหมที่จะตัดเวลาสำหรับความสัมพันธ์และความสนใจของเรานอกเวลางาน?

แน่นอน และนั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องกำหนดเวลาว่างงานของคุณ แนวทางนี้จะช่วยให้คุณสามารถต่ออายุระดับพลังงานสำหรับงานต่อไปได้ นอกจากนี้ คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการพิจารณา เนื่องจากคุณไม่ได้อยู่ในพื้นที่ทำงานปกติของคุณ

6. รู้ว่าเมื่อไหร่ควรหยุด

คุณสามารถบรรลุทุกสิ่งในรายการของคุณได้ในบางครั้ง หลังจากที่คุณได้จัดลำดับความสำคัญของปริมาณงานและประเมินการประมาณการของคุณแล้ว ให้นำงานที่เหลือออกจากรายการลำดับความสำคัญและมุ่งความสนใจไปที่งานเร่งด่วนและสำคัญที่สุดของคุณ

บทสรุป

ยังไม่เพียงพอที่จะประสบความสำเร็จในการทำงาน ให้แน่ใจว่าคุณหาเวลาให้กับครอบครัวและความสัมพันธ์ที่สำคัญในชีวิตของคุณโฆษณา

การเริ่มต้นและหาเวลาอาจเป็นเรื่องยาก แต่ด้วยการฝึกฝนโดยใช้ Prioritization Matrix คุณจะพบว่าคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและสามารถแบ่งเวลาระหว่างสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณได้ดีขึ้น

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ

• วิธีจัดลำดับความสำคัญใน 10 นาทีและทำงานเร็วขึ้น 10 เท่า
• กลับสู่พื้นฐาน: การตั้งค่าลำดับความสำคัญ
• วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานเมื่อทุกอย่างดูมีความสำคัญ

เครดิตภาพเด่น: วิลเลียม อีเวน ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง