3 เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ

ในช่วงชีวิตที่เร่งรีบ เป็นเรื่องง่ายที่จะกลายเป็นเครื่องปฏิกรณ์ - เพื่อตอบสนองต่อทุกสิ่งที่ปรากฏขึ้น ช่วงเวลาที่มันเกิดขึ้น และให้ความสนใจอย่างไม่มีการแบ่งแยกของคุณจนกว่าสิ่งต่อไปจะเกิดขึ้น

แน่นอนว่านี่เป็นสูตรสำหรับความบ้าคลั่ง ความรู้สึกสูญเสียการควบคุมสิ่งที่คุณทำและเมื่อใดก็เพียงพอที่จะผลักดันคุณให้เกินขอบเขต และหากนั่นไม่ทำให้คุณเข้าใจ ซากปรักหักพังของโปรเจ็กต์ที่ยังไม่เสร็จที่คุณทิ้งไว้ในยามตื่นจะตามทันคุณอย่างแน่นอน

การมีกล่องจดหมายเข้าและประมวลผลอย่างเป็นระบบสามารถช่วยให้คุณได้รับการควบคุมกลับคืนมา แต่เมื่อคุณประมวลผลกล่องจดหมายของคุณและแสดงรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการถอดรหัสแล้ว คุณยังต้องคิดออกว่าต้องทำอย่างไร ในชั่วพริบตาต่อไป . คุณจะใช้เวลาไปกับงานใดได้ดีที่สุด และงานใดบ้างที่รอได้

เมื่อเราไม่จัดลำดับความสำคัญ เรามักจะเดินตามเส้นทางที่มีการต่อต้านน้อยที่สุด (และตามเส้นทางที่มีการต่อต้านน้อยที่สุด อย่างที่ Utah Phillips ผู้ยิ่งใหญ่ผู้ล่วงลับมาตอนปลายได้เตือนเราว่า นี่แหละคือสิ่งที่ทำให้แม่น้ำคดเคี้ยว!) นั่นคือ เราจะเลือกและจัดเรียงสิ่งที่เราต้องทำและทำงานในสิ่งที่ง่ายที่สุด – ทิ้งงานที่ยากขึ้นและสนุกน้อยลงไว้ในภายหลัง ซึ่งในหลาย ๆ กรณีไม่เคยเกิดขึ้น หรือที่แย่กว่านั้นคือเกิดขึ้นก่อนการดำเนินการจะต้องเสร็จสิ้น ทำให้เราเข้าสู่กิจกรรม ความเครียด และความเสียใจ

นี่คือเหตุผลที่การตั้งค่าลำดับความสำคัญมีความสำคัญมากโฆษณา

3 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดลำดับความสำคัญ

มีแนวทางพื้นฐานสามวิธีในการจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งแต่ละวิธีอาจเหมาะกับบุคลิกภาพประเภทต่างๆ อย่างแรกคือสำหรับผู้ที่ผัดวันประกันพรุ่ง คนที่เลื่อนงานอันไม่พึงประสงค์ออกไป ประการที่สองคือสำหรับผู้ที่ประสบความสำเร็จในความสำเร็จที่ต้องการชัยชนะเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้ผ่านพ้นวันไปได้ และประเภทที่สามมีไว้สำหรับประเภทการวิเคราะห์ที่มากกว่า ซึ่งจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขากำลังทำงานกับสิ่งที่สำคัญที่สุดที่เป็นกลางที่สุดในขณะนี้ ตามลำดับคือ

1. กินกบ

มีสุภาษิตโบราณกล่าวไว้ว่า หากคุณตื่นนอนตอนเช้าและกินกบเป็นๆ หนึ่งตัว คุณสามารถผ่านพ้นวันนั้นไปได้ โดยรู้ว่าสิ่งเลวร้ายที่สุดที่อาจเกิดขึ้นกับคุณในวันนั้นได้ผ่านไปแล้ว กล่าวอีกนัยหนึ่งวันนั้นจะดีขึ้นเท่านั้น!

เป็นที่นิยมในหนังสือของ Brian Tracy กินกบตัวนั้นซะ! , ความคิดที่นี่คือคุณ จัดการกับงานที่ใหญ่ที่สุด ยากที่สุด และน่าสนใจน้อยที่สุดเป็นอันดับแรกทุกวัน เพื่อให้คุณสามารถข้ามผ่านวันที่เหลือโดยรู้ว่าสิ่งที่เลวร้ายที่สุดได้ผ่านไปแล้ว

เมื่อคุณมีกบแก่อ้วนอยู่บนจานของคุณ คุณต้องคุกเข่าลงจริงๆ อีกคำกล่าวโบราณว่าเมื่อต้องกินกบ อย่าเสียเวลาดูมันมากเกินไป! คุณควรจำสิ่งนี้ไว้เสมอหากคุณเป็นคนประเภทที่ผัดวันประกันพรุ่งโดยวางแผนการโจมตีและหลอกหลอนตัวเองเป็นเวลาครึ่งวัน แค่เปิดกว้างแล้วกัดกบตัวนั้นซะ เพื่อน! มิฉะนั้น คุณจะพูดกับตัวเองว่าไม่ได้ทำอะไรเลย

2. ย้ายหินก้อนใหญ่

บางทีคุณอาจไม่ใช่คนผัดวันประกันพรุ่งเท่านักเล่นไวโอลิน เป็นคนที่คอยเติมเต็มเธอหรือใช้เวลายุ่งอยู่กับงานเล็กๆ น้อยๆ คุณยุ่ง ยุ่งตลอดเวลา แต่อย่างใด ดูเหมือนไม่มีอะไรสำคัญที่เคยทำเสร็จโฆษณา

คุณต้องการภูมิปัญญาของโถดอง หยิบขวดดองแล้วเติมด้วยทราย ทีนี้ลองใส่หินสักกำมือหนึ่งเข้าไป คุณทำไม่ได้ใช่ไหม ไม่มีที่ว่าง

ถ้าจำเป็นต้องใส่หินลงในโถ คุณต้องใส่หินก่อน เติมหินลงในโถ ตอนนี้ลองเทก้อนกรวดลงไปบ้าง ดูว่าพวกเขาม้วนเข้าและเติมพื้นที่ว่างได้อย่างไร? ตอนนี้โยนกรวดสองสามกำมือ อีกครั้งมันเลื่อนเข้าไปในรอยแตก สุดท้ายเททรายลงไป

สำหรับผู้บกพร่องในเชิงเปรียบเทียบ โหลดองคือเวลาที่คุณมีในหนึ่งวัน คุณสามารถเติมเต็มด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่มีความหมาย ไม่มีที่ว่างสำหรับของใหญ่ หรือคุณสามารถทำสิ่งใหญ่ๆ ก่อน จากนั้นค่อยทำเรื่องเล็ก และสุดท้ายก็เติมช่วงเวลาว่างด้วยของที่ไม่มีประโยชน์

เพื่อนำไปปฏิบัติคือ คืนนี้นั่งลงก่อนนอนและจดงานที่สำคัญที่สุดสามอย่างที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันพรุ่งนี้ . อย่าพยายามให้พอดี ทุกอย่าง คุณต้องการหรือคิดว่าคุณจำเป็นต้องทำ เพียงสามสิ่งที่สำคัญที่สุด

ในตอนเช้า นำรายชื่อของคุณออกมาแล้วโจมตี Big Rock ก้อนแรก ดำเนินการจนกว่าจะเสร็จสิ้น มิฉะนั้นคุณจะไม่สามารถดำเนินการใดๆ ต่อไปได้ จากนั้นไปที่ที่สองและที่สาม เมื่อคุณทำครบทุกข้อแล้ว คุณสามารถเริ่มด้วยสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ได้ โดยรู้ว่าคุณมีความก้าวหน้าดีในสิ่งใหญ่ๆ ทั้งหมด และถ้าคุณไม่ได้รับสิ่งเล็กน้อย? คุณจะมีความพึงพอใจที่รู้ว่าคุณประสบความสำเร็จสามสิ่งที่ยิ่งใหญ่ ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีใครอยากให้พวกเขาใช้เวลามากขึ้นในการจัดลิ้นชักเก็บดินสอ แทนที่จะต้องเขียนนวนิยาย หรือพิมพ์ฉลากทางไปรษณีย์แทนที่จะส่งลูกค้ารายใหญ่โฆษณา

3. Covey Quadrants

หากคุณไม่สามารถผ่อนคลายได้เว้นแต่คุณจะรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังทำงานกับสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ทุกขณะ ระบบควอแดรนต์ของ Stephen Covey ตามที่เขียนไว้ อุปนิสัย 7 ประการของผู้มีประสิทธิภาพสูง: บทเรียนอันทรงพลังในการเปลี่ยนแปลงตนเอง อาจจะใช่สำหรับคุณ

Covey แนะนำให้คุณแบ่งกระดาษออกเป็นสี่ส่วน โดยลากเส้นข้ามและเส้นหนึ่งจากบนลงล่าง ในแต่ละจตุภาค คุณวางงานของคุณตามว่า:

สำคัญและเร่งด่วน
สำคัญและไม่เร่งด่วน
ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

สิ่งที่อยู่ในควอแดรนต์ III และ IV เป็นที่ที่เราจมอยู่กับเรื่องเล็กน้อย: การโทรศัพท์ การหยุดชะงัก การประชุม (QIII) และงานยุ่ง การยิงลม และการเสียเวลาอื่นๆ (QIV) แม้ว่าสิ่งของเหล่านี้อาจมีคุณค่าทางสังคมอยู่บ้าง แต่หากสิ่งนั้นขัดขวางความสามารถของคุณในการทำสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ สิ่งนั้นก็ต้องไป

Quadrant I และ II เป็นภารกิจที่สำคัญสำหรับเรา QI คือวิกฤต กำหนดเวลาที่ใกล้จะมาถึง และงานอื่นๆ ที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ ตอนนี้ หรือสิ่งเลวร้ายจะเกิดขึ้น หากคุณจัดการเวลาได้อย่างแท้จริง คุณสามารถลดงานในไตรมาสที่ 1 ได้ แต่คุณไม่สามารถกำจัดงานเหล่านี้ได้ เช่น อุบัติเหตุทางรถยนต์ คนที่ป่วย ภัยธรรมชาติ สิ่งเหล่านี้ล้วนต้องการการดำเนินการในทันทีและไม่ค่อยมีการวางแผนไว้โฆษณา

คุณต้องการใช้เวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ใน Quadrant II โดยไม่สนใจงานที่สำคัญโดยมีเวลาเหลือเฟือที่จะลงมือทำจริงและทำงานให้ดีที่สุด นี่คือสิ่งที่ QIII และ QIV ใช้เวลา ดังนั้นหลังจากที่คุณได้วางแผนงานของคุณในตาราง Covey quadrant ตามความรู้สึกของคุณเองว่าอะไรสำคัญและไม่สำคัญ ให้ทำงานให้มากที่สุด รายการใน Quadrant II (และ Quadrant I ทำงานเมื่อเกิดขึ้น)

ทำความรู้จักกับคุณ

ใช้เวลาลองแต่ละวิธีเหล่านี้เพื่อวัดขนาด เป็นการยากที่จะพูดว่าอะไรดีที่สุดสำหรับคนใดคนหนึ่ง สิ่งที่เหมาะกับคนอย่างถุงมือจะผูกมัดและเข้มงวดเกินไปสำหรับอีกคน และหลวมเกินไปและไม่มีโครงสร้างสำหรับส่วนที่สาม คุณจะพบว่าคุณยังต้องใช้เวลาค้นหาว่าอะไรคือสิ่งสำคัญ ถึงคุณ – การกระทำของคุณมีเป้าหมายเพื่อขับเคลื่อนคุณไปสู่เป้าหมายใด

ในท้ายที่สุด การจัดลำดับความสำคัญเป็นการฝึกความรู้ในตนเอง คุณจำเป็นต้องรู้ว่างานใดที่คุณจะปฏิบัติอย่างมีความสุข และงานใดที่เหมือนกับการทรมาน งานใดที่นำไปสู่วัตถุประสงค์ของคุณ และงานใดที่ทำให้คุณหลงทาง หรืออย่างดีที่สุด ให้คุณหมุนวงล้อและไปไหนไม่ได้

กลยุทธ์ทั้งสามนี้เป็นกลยุทธ์ที่เป็นที่รู้จักและผ่านการทดสอบมาอย่างยาวนานที่สุด แต่บางทีคุณอาจมีแนวคิดที่แตกต่างออกไปที่คุณต้องการแบ่งปัน บอกเราว่าคุณจัดลำดับความสำคัญของคุณในความคิดเห็นอย่างไร