การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นเครื่องมือการจัดการที่สำคัญและมักถูกประเมินต่ำเกินไป

ไม่เพียงแต่เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการเชื่อมต่อกับพนักงานและแบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นกับพวกเขา แต่ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับฟังความคิดเห็นของพวกเขาอีกด้วย

สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือ การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นโอกาสในการกำหนดประสบการณ์ของพนักงานและการรับรู้ของคุณในฐานะเจ้านาย ในหลายกรณี สิ่งที่พวกเขาคิดเกี่ยวกับคุณและรูปแบบการจัดการของคุณจะสะท้อนให้เห็นในความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับทั้งบริษัทหรือองค์กรที่คุณเป็นตัวแทน

การดำเนินการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างมีประสิทธิภาพควรมีความสำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม เคล็ดลับ 11 ข้อในบทความนี้จะช่วยให้คุณใช้เวลาที่สำคัญนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. ตั้งสติให้ดี

เซสชันที่เหมาะสมจะเริ่มก่อนการประชุมในขณะที่คุณเตรียมบันทึกและทัศนคติของคุณสำหรับการประชุม

การเห็นการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งรบกวนที่ไม่พึงประสงค์ในวันที่วุ่นวายของคุณจะไม่ทำให้คุณไปไกล

ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำให้จิตใจปลอดโปร่งและจดจ่ออยู่กับคนที่คุณกำลังจะพบ

เริ่มต้นด้วยการทบทวนบันทึกย่อของคุณแบบตัวต่อตัวกับพนักงานคนนั้น ดูสถิติประสิทธิภาพล่าสุดของพวกเขา ทำเครื่องหมายข้อร้องเรียนหรือคำชมที่คุณได้รับเกี่ยวกับพวกเขา

2. ทำให้การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นเรื่องปกติ Regular

ความถี่ในการพูดคุยแบบตัวต่อตัวขึ้นอยู่กับขนาดบริษัทและรูปแบบการจัดการของคุณเป็นส่วนใหญ่ แหล่งข่าวบางแหล่งกล่าวว่าการประชุมดังกล่าวควรเป็นรายสัปดาห์ ในขณะที่บางแหล่งระบุว่ากำหนดการรายปักษ์หรือรายเดือนน่าจะได้ผล

ความคิดที่ดีคือกำหนดการประชุมที่เกิดซ้ำครั้งต่อไปเมื่อสิ้นสุดการประชุมปัจจุบันแต่ละครั้ง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถวางแผนล่วงหน้าได้

ลองนึกถึงความถี่และระยะเวลาที่อาจไม่มากเกินไปสำหรับคุณหรือพนักงานของคุณ แต่ก็ยังเพียงพอที่จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมและติดต่อกันอย่างต่อเนื่องโฆษณา

พนักงานใหม่ควรมีการพูดคุยแบบตัวต่อตัวบ่อยขึ้น อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งหรือสองสัปดาห์

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นประจำจะทำให้การแบ่งปันความคิดเห็นเป็นกิจวัตรและส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความซื่อสัตย์ นอกจากนี้ การสนทนาส่วนตัวเป็นประจำทำให้พนักงานรู้สึกเข้าใจ ไว้วางใจ และเห็นคุณค่าในบริษัท ซึ่งเป็นการเพิ่มแรงจูงใจที่แท้จริงของพวกเขา

3. กำหนดระยะเวลาในการประชุม

กำหนดเวลาเพียงพอสำหรับการสนทนาเหล่านี้ แต่อย่าทำให้นานเกินไปไม่มีใครจะตั้งตารอการประชุมที่เสียสมาธิและดำเนินต่อไปตลอดไป

ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของแต่ละเซสชั่นยังขึ้นอยู่กับความถี่ของการประชุมเหล่านี้ด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณประชุมทุกสัปดาห์ เซสชั่น 30 นาทีก็เพียงพอแล้ว หากคุณพบกันครั้งในสองสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน 60 นาทีอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า

ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จ เช่น Andy Grove ผู้ร่วมก่อตั้งและอดีต CEO ของ Intel แนะนำให้ทำแบบตัวต่อตัวซึ่งกินเวลาอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมง:'

จากประสบการณ์ของผม อะไรที่น้อยกว่านี้ มักจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาจำกัดตัวเองให้อยู่กับสิ่งง่ายๆ ที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว

4. ทำรายการหัวข้อที่จะอภิปราย

แผนหรือโครงสร้างทั่วไปสำหรับการประชุมอาจช่วยให้การสนทนาดำเนินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมสองสามครั้งแรก อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องยึดติดกับแผนไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น ให้มองว่าเป็นข้อมูลอ้างอิงที่สามารถช่วยในกรณีที่บทสนทนาติดขัดหรืออยู่ไกลจากหัวข้อมากเกินไป

วาระการประชุมอาจเป็นประโยชน์หากพนักงานเก็บตัวและไม่น่าจะพูดด้วยตัวเอง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตรียมสามถึงห้าหัวข้อที่คุณสนใจที่จะรู้มากที่สุด หรือคุณสามารถเก็บรายการคำถามไว้ข้างหน้าได้ แต่อย่าลืมว่าต้องยืดหยุ่น คุณไม่จำเป็นต้องถามทุกคำถามว่าบทสนทนาดำเนินไปอย่างเป็นธรรมชาติหรือไม่

แนวคิดบางประการสำหรับคำถามที่น่าจะให้คำตอบโดยละเอียด:

• ช่วงไหนของวันที่คุณรู้สึกมีประสิทธิผลมากที่สุด? คุณรู้สึกว่าคุณต้องการตารางการทำงานที่แตกต่างออกไปเพื่อปรับปรุงความเป็นอยู่และประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่?
• ความสำเร็จล่าสุดของคุณที่ทำให้คุณภาคภูมิใจคืออะไร?
• คุณมีข้อเสนอแนะใด ๆ ที่จะช่วยให้เราทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้นหรือไม่?
• มีใครในทีมที่คุณรู้สึกว่าจะร่วมงานด้วยยากไหม คุณช่วยอธิบายได้ไหมว่าทำไม?
• งานใดของคุณที่ทำให้คุณมีส่วนร่วมและเป็นแรงบันดาลใจ? มีวิธีทำให้งานประจำวันของคุณมีส่วนร่วมมากขึ้นหรือไม่?
• อะไรคือคอขวดหลักในโครงการปัจจุบันของคุณ? ฉันสามารถช่วยในทางใดทางหนึ่งเพื่อย้ายตาม?
• อะไรคือสิ่งที่คุณกังวลในงานของคุณหรือสภาพแวดล้อมในสำนักงานโดยทั่วไป? คุณเคยรู้สึกต่ำต้อยที่นี่หรือไม่?
• คุณรู้สึกว่าคุณเรียนรู้เพียงพอในที่ทำงานหรือไม่? คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับด้านใด
• ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงรูปแบบการจัดการของฉันหรือเพื่อสนับสนุนคุณให้ดีขึ้น
• โครงการหรืองานใดที่คุณสนใจจะทำงานต่อไป

ประเภทโปร: โฆษณา

Eric Schmidt อดีต CEO ของ Google เคยเริ่มต้นแบบตัวต่อตัวโดยเปรียบเทียบรายการของเขากับรายการที่ขอให้พนักงานเตรียมก่อนการประชุม^[1]รายการที่พบในทั้งสองรายการได้รับการจัดลำดับความสำคัญเนื่องจากมีแนวโน้มว่าจะเป็นปัญหาเร่งด่วนที่สุด

5. ทำตัวสบายๆ และเปลี่ยนการตั้งค่า

หากคุณตั้งเป้าที่จะสนทนากับพนักงานอย่างจริงใจ ผ่อนคลาย และจริงใจ อย่าคิดเพียงเกี่ยวกับคำพูดและภาษากายของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบรรยากาศในการประชุมด้วย

เป้าหมายของคุณคือการเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิผล แต่ไม่จำเป็นต้องอึดอัดหรือค้าง

ขั้นแรก หาสถานที่ผ่อนคลายสำหรับการสนทนาส่วนตัว เฟอร์นิเจอร์แสนสบาย โทนสีอบอุ่น ต้นไม้ในสำนักงาน หรือแม้แต่มุมมองที่ต่างจากหน้าต่างก็มีโอกาสที่จะทำให้เกิดไอเดียและข้อเสนอแนะใหม่ๆ แต่คุณไม่จำเป็นต้องอยู่แต่ในห้องประชุม ทำไมไม่ไปเดินเล่นหรือดื่มกาแฟในร้านกาแฟใกล้ๆ ล่ะ

CEO ของซอฟต์แวร์ติดตามผลผลิต เดสก์ไทม์, Artis Rozentals เชื่อว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวควรเกิดขึ้นนอกข้อจำกัดปกติของสำนักงาน:

ฉันพบโอกาสที่จะได้รับประทานอาหารกลางวันแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเพื่อพูดคุยกันในบรรยากาศที่เป็นกันเอง

เขาเสริมว่าความเป็นกันเองไม่ได้หมายความว่าการประชุมจะเกิดขึ้นโดยไม่ได้เตรียมการ

ก่อนการประชุม ฉันจะร่างคำถามและข้อมูลเฉพาะเรื่อง และแบ่งปันกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เราทั้งคู่เตรียมตัวและพูดคุยกันอย่างประสบผลสำเร็จ

6. มุ่งเน้นที่พนักงาน

พนักงานควรเป็นจุดสนใจหลักของการสนทนาแบบตัวต่อตัว นักธุรกิจและนักเขียนชื่อดังชาวอเมริกัน Ben Horowitz แนะนำว่าผู้จัดการควรพูดเพียง 10% ของเวลาเท่านั้น โดยปล่อยให้ส่วนที่เหลือคุยกับสมาชิกในทีม

จำไว้ว่า ในฐานะบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ คุณควรแยกอัตตาและสนับสนุนพนักงานของคุณให้ดีที่สุดเท่าที่ทำได้

ตามหลักการแล้วการสนทนาจะดำเนินไปอย่างเป็นธรรมชาติในทุกเรื่องที่สำคัญสำหรับเขา หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ถามคำถามปลายเปิดที่สามารถช่วยให้พวกเขาอธิบายจุดยืนของตนอย่างละเอียดและแสดงความคิดเห็นได้ (ดูเคล็ดลับหมายเลข 4)โฆษณา

7. ฟังแบบ You Mean It

งานของคุณไม่ใช่แค่ให้พนักงานพูดเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นการฟัง – อย่างแข็งขัน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ฟังเพียงเพื่อให้สุภาพ คุณกำลังพยายามเข้าใจและจดจำทุกสิ่งที่แบ่งปัน

เทคนิคการฟังแบบแอคทีฟบางส่วน:

• เปิดใจกว้าง มั่นใจ และรับฟังบุคคลโดยไม่สรุปผลฝ่ายเดียว
• แสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณใส่ใจและสรุปสิ่งที่พวกเขาพูดเป็นครั้งคราว
• ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณเข้าใจข้อความบางคำที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือไม่ (เช่น 'ฉันเข้าใจถูกต้องไหมที่คุณต้องการให้ทีมการตลาดเข้าร่วมโครงการนี้เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าเพิ่มเติม')
• จงเปิดรับทุกสิ่งที่คุณได้ยิน แม้กระทั่งคำวิจารณ์เกี่ยวกับบริษัทของคุณหรือผลงานของคุณเอง

8. แบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เราได้กล่าวไปแล้วว่านายจ้างควรพูดให้น้อยลงและฟังให้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณมีเรื่องสำคัญที่จะพูด และมันส่งผลกระทบต่อพนักงานคนนี้เป็นการส่วนตัวหรือในเชิงอาชีพ การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นเวลาที่ควรพูด

คุณกำลังเตรียมโครงการหรือกลยุทธ์ใหม่ที่พนักงานควรรู้หรือไม่? คุณกำลังทดสอบกลยุทธ์การจัดการใหม่ ๆ และต้องการให้พวกเขาเข้าร่วมหรือไม่? การเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ จะส่งผลกระทบต่อบริษัทหรือทีมของคุณโดยเฉพาะหรือไม่?

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้พนักงานแต่ละคนรับทราบเพื่อหลีกเลี่ยงการนินทาและข้อมูลเท็จที่แพร่กระจายในสำนักงาน หากคุณบอกข่าวกับพวกเขาเป็นการส่วนตัว พวกเขาจะรู้สึกมีค่าและชื่นชมมากขึ้น

9. จดบันทึก

เป็นไปได้มากว่าคุณจะรับผิดชอบพนักงานมากกว่าหนึ่งหรือสองคน ดังนั้นคุณจึงไม่ควรพึ่งพาหน่วยความจำของคุณเพื่อทำเครื่องหมายจุดสำคัญทั้งหมดที่สมาชิกในทีมทุกคนหยิบยกขึ้นมา

อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้เขียนโน้ตบนคอมพิวเตอร์ของคุณในระหว่างการประชุม ทำไม?

การเปิดแล็ปท็อปนั้นสามารถตีความได้ง่ายว่าเป็นคนฟุ้งซ่านและไม่สนใจการสนทนามากนัก

ดังนั้นคุณจะต้อง จดบันทึกวิธีที่ล้าสมัย – โดยการเขียนลงในสมุด สมุดบันทึก หรือกระดาษ

การจดบันทึกช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเห็นว่าคุณมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการประชุมและนำประเด็นที่วางไว้มาพิจารณาด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่ง - นี่ไม่ใช่แค่การเสียเวลา

10. ออกจากงานหรือซื้อกลับบ้าน

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ การประชุมแบบตัวต่อตัวควรมีจุดประสงค์และผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ พนักงานของคุณ หรือตามหลักแล้ว คุณทั้งคู่ ออกจากรายการดำเนินการหรืองานที่ต้องทำให้เสร็จโฆษณา

เพื่อทำให้สิ่งนี้ชัดเจนขึ้น ให้ส่งอีเมลสั้นๆ หลังจากการประชุมแบบตัวต่อตัว ทบทวนสิ่งสำคัญที่คุณทำไปแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าคุณทั้งคู่เข้าใจตรงกันและรับทราบถึงขั้นตอนต่อไปที่แต่ละฝ่ายควรทำ

อีเมลสรุปจะใช้เวลาอีกสองสามนาที แต่จะพิสูจน์ได้ว่าคุ้มค่าในระยะยาวอย่างไม่ต้องสงสัย

11. อย่าละเลยตัวต่อตัวกับคนทำงานระยะไกลของคุณ

ปัจจุบัน ผู้จัดการจำนวนมากขึ้นทำงานร่วมกับทีมที่ส่วนหนึ่ง (หรือทั้งหมด) ประกอบด้วยพนักงานจากระยะไกล หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น จงรู้ไว้:

การประชุมแบบตัวต่อตัวมีความสำคัญมากกว่าเมื่อพูดถึงทีมระยะไกลของคุณ

ทำไม? เพราะคุณสัมผัสได้ถึงความรู้สึกของทีมงานภายในสำนักงานทุกวัน ในขณะเดียวกัน คุณอาจไม่รู้ว่าพนักงานภายนอกหรือพนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกอย่างไร

CEO ของการเริ่มต้นการพิมพ์ตามความต้องการ พิมพ์ Davis Siksnans เป็นผู้บริหารบริษัทที่มีพนักงาน 500 คนในสองทวีป นอกจากจะมีการประชุมพนักงานทุกคนทุกไตรมาสแล้ว เขาต้องการให้ผู้จัดการมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นประจำ^[สอง]นอกเหนือจากการทบทวนประสิทธิภาพการทำงานทุกๆ 2 ปี

เขาชี้ให้เห็นว่า:

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงว่าผู้จัดการใส่ใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพและสวัสดิภาพของพนักงาน หัวข้อต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจะไม่อยู่ในการสนทนาปกติเช่นเพลงที่เล่นในสำนักงานเป็นต้น

Santa Lice-Kruze ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Printful Latvia เห็นด้วยกับ Davis และโฆษณา:

การสนทนาต้องสร้างขึ้นบนพื้นฐานของความโปร่งใสและความไว้วางใจซึ่งกันและกัน นี่เป็นเวลาที่จะถามว่าบุคคลนั้นเป็นอย่างไร เกี่ยวกับความสมดุลในชีวิตการทำงาน สุขภาพ สุขภาพ กิจกรรมนอกเวลางาน ฯลฯ คุณต้องถามอย่างแน่นอนว่าคุณจะช่วยเหลืออะไรได้หรือไม่และอย่างไร

สบตากับพนักงานของคุณ

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องมีความสม่ำเสมอในทุกสิ่งที่คุณทำ และการประชุมแบบตัวต่อตัวก็ไม่มีข้อยกเว้น ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นทุกวันหรือทุกสัปดาห์ แต่คุณต้องมุ่งมั่นกับพวกเขาทุกครั้งโฆษณา

จำไว้ว่า เป้าหมายหลักของคุณคือการสนับสนุนประสิทธิภาพของพนักงาน การแชทส่วนตัวเป็นประจำกับแต่ละคนที่รายงานถึงคุณ จะช่วยให้คุณเห็นการมีส่วนร่วมของพนักงานเพิ่มขึ้น และสิ่งนี้น่าจะนำไปสู่วัฒนธรรมของบริษัทที่ดีขึ้นและผลผลิตที่สูงขึ้นสำหรับทั้งบริษัท

เคล็ดลับความเป็นผู้นำเพิ่มเติม

• ภาวะผู้นำ 5 ประเภทที่ช่วยให้คุณสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง
• ฝึกฝนทักษะการจัดการทั้ง 10 ข้อนี้เพื่อเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง
• ความเป็นผู้นำ vs การจัดการ: หนึ่งดีกว่าที่อื่นหรือไม่?
• หนังสือผู้นำที่ดีที่สุด 15 เล่มที่ผู้นำทุกคนต้องอ่านเพื่อความสำเร็จ

เครดิตภาพเด่น: rawpixel ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง