คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในการจัดการอีเมลทุกวัน? หนึ่งชั่วโมง? 30 นาที? ไม่กี่ชั่วโมง? อาจจะครึ่งวัน?

แม้ว่าอีเมลจะมีจุดประสงค์เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร แต่ฉันสงสัยว่าบางครั้งอีเมลนั้นจะกลายเป็นเครื่องมือต่อต้านการผลิต เนื่องจากเราใช้เวลามากในการจัดการอีเมลของคุณ! ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงกรณีเหล่านี้:

• บางครั้งคุณคลิกเข้าไปในกล่องจดหมายของคุณทั้งๆ ที่เพิ่งตรวจสอบเมื่อ 5 นาทีที่แล้วใช่หรือไม่
• คุณใช้เวลามากในการจัดการอีเมลในแต่ละวัน เช่น การค้นหาอีเมลที่ผ่านมา การจัดเรียง การจัดระเบียบ และการลบอีเมลเก่าหรือไม่
• คุณมักจะให้ความสำคัญกับอีเมลเป็นอันดับแรกมากกว่าที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นจริงหรือไม่?
• มีบางวันที่คุณใช้เวลาในกล่องจดหมายมากกว่าการทำงานที่เหมาะสมหรือไม่

ในท้ายที่สุด อีเมลเป็นเพียงเครื่องมือสำหรับคุณในการทำงานให้เสร็จลุล่วง ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับ 11 ข้อในการปรับปรุงการจัดการอีเมลของคุณ:

1. ประมวลผลอีเมลของคุณวันละครั้ง

แม้ว่าฉันจะเช็คอีเมลวันละหลายๆ ครั้งเพื่อให้รับทราบ (ในกรณีที่มีบางอย่างผิดปกติเกิดขึ้น เช่น เว็บไซต์ของฉันล่ม หรือมีคำขอเร่งด่วน) ฉันจะไม่ดำเนินการในทันที ฉันทำเพียงวันละครั้งเท่านั้นในตอนต้นของวันหรือในตอนเย็น

จัดสรรช่วงเวลารายวันเพื่อดำเนินการกับอีเมลของคุณ หากคุณไม่เสร็จสิ้นในช่วงเวลา ให้ดำเนินการต่อในวันถัดไป จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญกว่าและปล่อยให้ส่วนที่เหลือ (ดู #2).

หากคุณอยู่ในตำแหน่งที่ทำงานซึ่งได้รับอีเมลที่อ่อนไหวต่อเวลาจำนวนมาก คุณยังคงสามารถนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติได้ ประเด็นคืออย่าให้อีเมลทำงานตลอดชีวิตของคุณ จำไว้ว่ามันเป็นเครื่องมือที่จะช่วยคุณทำงาน ไม่ใช่ตัวงานเองโฆษณา

2. จัดลำดับความสำคัญของอีเมล 20%; เลื่อนออกไป 80%

อีเมลทั้งหมดไม่เหมือนกัน ฉันรัก กฎ 80/20 เพราะมันใช้ได้กับทุกด้านของชีวิตเรา รวมทั้งอีเมล์ กฎ 80/20 คือแนวคิดที่ว่า 20% ของอินพุตมีส่วนรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ 80% ในทุกสถานการณ์ ดังนั้น เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ เราควรมุ่งเน้นไปที่ปัจจัยการผลิต 20% ที่นำไปสู่ผลลัพธ์ 80% ในทำนองเดียวกัน เราควรมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่มีมูลค่าสูง 20% ที่นำไปสู่ผลลัพธ์สูงสุด

อีเมล 20% ของฉันเป็นอีเมลที่ทำให้ฉันก้าวหน้าต่อไปในการทำงาน อาจเป็นคำขอของสื่อ จุดสัมภาษณ์ โอกาสในการสร้างเครือข่าย โอกาสในการขาย โอกาสในการพูด และอื่นๆ ที่นำไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจ 20% ของฉัน อีเมล 20% ของฉันยังรวมถึงผู้ที่ลงทุนในงานของฉันด้วย เช่น my 1-1 สอนลูกค้า การพูดจาและผู้อ่านที่ซื้อหลักสูตรและผลิตภัณฑ์ของฉัน สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด การติดต่อกับเพื่อนที่ดีของฉันก็อยู่ที่นี่เช่นกัน อย่างอื่นจะเข้าไปในเมล 80%

สำหรับอีเมล 20% ฉันให้ความสำคัญกับอีเมลเหล่านั้นเป็นสำคัญ ฉันมักจะตอบกลับทันที (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาปฏิบัติตามกฎ 1 นาทีใน #9); ถ้าไม่ฉันจะไปหาพวกเขาในเวลา 1-3 วัน สำหรับอีเมล 80% ฉันใช้เวลาในการตอบนานขึ้น บางครั้งก็ไม่ตอบด้วย (ดูข้อ #4)

3. ตอบกลับด้วยโฟลเดอร์ XX Day

จัดเก็บอีเมลที่ต้องการตอบกลับในโฟลเดอร์ Reply by XX Day โดยที่ XX คือวันในสัปดาห์ ฉันจัดสรรเวลา 3 วันทุกสัปดาห์เพื่อตอบกลับอีเมล – อังคาร พฤหัสบดี และเสาร์ วิธีนี้ทำให้ฉันไม่กดดันให้ตอบกลับทันทีเมื่อได้รับอีเมล ฉันอ่าน รับรู้ทางจิตใจ และคิดทบทวนจนกระทั่งถึงเวลาต้องตอบ (เฉลี่ย 3-8 วันนับจากได้รับจดหมาย)

4. ตระหนักว่าคุณไม่จำเป็นต้องตอบจดหมายทุกฉบับ

แม้จะคิดอย่างไร คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมลทุกฉบับ บางครั้งการไม่ตอบกลับหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งก็ถือเป็นการตอบกลับในตัวเองได้เช่นกัน

ฉันได้รับอีเมลของผู้อ่านจำนวนมาก และในระยะเวลาหนึ่งฉันเคยตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่ส่งเข้ามา ซึ่งไม่ได้ช่วยอะไรฉันเลย ฉันจะใช้เวลาทั้งวันเพียงตอบจดหมาย และพอถึงวันฉันก็หมดแรง ไม่สามารถทำงานจริงได้ และที่น่าสนใจคือ อีเมลทั้งหมดที่ฉันตอบกลับไปโดยไม่ได้รับการตอบสนองใดๆ เลย (ไม่ใช่แม้แต่การตอบรับหรือขอบคุณ) แม้ว่าฉันจะโพสต์คำถามติดตามเพื่อช่วยเหลือพวกเขาเพิ่มเติมก็ตาม ฉันสงสัยว่าอีเมลครึ่งหนึ่งไม่ได้รับการอ่าน และอีกครึ่งหนึ่งเป็นอีเมลที่ผู้คนส่งด้วยแรงกระตุ้นและการตอบกลับไม่สำคัญจริงๆ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันตระหนักดีว่าการใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าสูงนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก เช่น การทำงานกับผลิตภัณฑ์ที่มีมูลค่าสูงและเนื้อหาเข้มข้น การสนับสนุนลูกค้าฝึกสอน 1-1 ของฉัน โครงการใหม่ และการเขียนบทความใหม่โฆษณา

อย่าเครียดกับการตอบกลับอีเมลทุกฉบับมากเกินไป ตอบกลับหากช่วยได้ แต่ถ้าค่าใช้จ่ายในการตอบกลับไม่คุ้มกับผลประโยชน์ ก็ไม่คุ้มที่จะกังวลเรื่องนี้ ปล่อยให้มันเป็นไปและสิ่งต่าง ๆ จะเรียงลำดับตัวเองไปตามกาลเวลา

5. สร้างการตอบกลับแม่แบบหากคุณมักจะส่งการตอบกลับที่คล้ายกัน

หากคุณดูโฟลเดอร์ที่ส่ง คุณอาจพบเทรนด์ในสิ่งที่คุณตอบกลับ โดยปกติแล้ว จดหมายที่ฉันได้รับบนเว็บไซต์ของฉันสามารถจัดอยู่ในหมวดหมู่ใดประเภทหนึ่ง (1) คำติชม/จดหมายขอบคุณ (2) การฝึกสอน 1-1 ครั้ง (3) คำขอให้รีวิวหนังสือ/ผลิตภัณฑ์ (4) การพูดคำถาม (5) อื่นๆ . สำหรับ (1) และ (2) ฉันใช้เทมเพลตที่ฉันเขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งฉันใช้ในการตอบกลับ เมื่อฉันตอบกลับ ฉันจะปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของจดหมายต้นฉบับ สิ่งนี้ช่วยฉันประหยัดเวลาได้มาก เมื่อเทียบกับเมื่อก่อนเมื่อฉันพิมพ์อีเมลตั้งแต่เริ่มต้น

6. อ่านเฉพาะอีเมลที่เกี่ยวข้อง

ฉันสมัครรับจดหมายข่าวหลายฉบับ เช่น เรื่องฟิตเนส การช่วยเหลือตนเอง บล็อก และธุรกิจ แต่ฉันไม่ได้อ่านอีเมลทั้งหมดที่พวกเขาส่ง ฉันไม่ลบพวกเขาด้วย เพราะฉันรู้ว่าพวกเขามีข้อมูลที่มีค่า แต่ฉันตั้งค่า gmail ให้เก็บถาวรไว้ในป้ายกำกับต่างๆ (โฟลเดอร์) โดยอัตโนมัติ อีเมลของบล็อกจะถูกเก็บถาวรในโฟลเดอร์บล็อก อีเมลเกี่ยวกับการออกกำลังกายจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ด้านสุขภาพและการออกกำลังกาย และอื่นๆ ณ ตอนนี้ ฉันมีประมาณ 30 โฟลเดอร์ ฉันอ่านเมื่อต้องการรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อเท่านั้น

คุณไม่จำเป็นต้องอ่านจดหมายทุกฉบับที่เข้ามา เลือกและเลือกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับคุณ

7. จัดโครงสร้างอีเมลของคุณเป็นหมวดหมู่

โฟลเดอร์ (หรือป้ายกำกับ หากคุณใช้ gmail) จะพร้อมช่วยคุณจัดระเบียบอีเมล

ประการแรก ใช้ระบบการตั้งชื่อที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณทำ หากสิ่งที่คุณให้ความสำคัญสูงสุดในตอนนี้คือ (1) เขียนหนังสือและ (2) ลดน้ำหนัก ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามนั้นโฆษณา

ประการที่สอง ใช้โครงสร้างลำดับชั้น โฟลเดอร์ระดับแรกมีไว้สำหรับหมวดหมู่ใหญ่ และโฟลเดอร์ระดับที่สองมีไว้สำหรับหมวดหมู่ย่อย และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ฉันมีผู้ดูแลระบบเป็นโฟลเดอร์ระดับแรก และสำรอง การบัญชี บัญชี ฯลฯ เป็นโฟลเดอร์ระดับที่สอง ถ้าจำเป็น ฉันมีโฟลเดอร์ระดับที่สามเพื่อแบ่งกลุ่มเพิ่มเติม Gmail มีส่วนเสริมที่ช่วยให้คุณใช้ป้ายกำกับระดับต่างๆ (การตั้งค่า > ห้องทดลอง > ป้ายกำกับที่ซ้อนกัน)

การใช้ตัวกรอง (# 8) เพื่อจัดระเบียบอีเมลลงในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติทำให้ใช้งานได้อย่างมหัศจรรย์

8. ใช้ตัวกรอง

ตัวกรองเป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณจัดเรียงอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อส่งถึงอีเมลของคุณ จำเป็นต้องมี 2 สิ่งพื้นฐานสำหรับตัวกรอง – (1) คำที่ควรระวัง (2) การดำเนินการที่จะใช้หากคำนั้นตรงกัน ณ ตอนนี้ Gmail ของฉันมีตัวกรองต่างๆ ประมาณ 20 ตัวที่ตั้งค่าไว้สำหรับที่อยู่อีเมล หัวเรื่อง ข้อความเนื้อหา และสิ่งที่ไม่ใช่ เมลจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ / เก็บถาวร ขึ้นอยู่กับว่าเป็นตัวกรองใด ซึ่งจะช่วยลดจำนวนการดำเนินการด้านการดูแลระบบที่ฉันต้องทำ

นี่คือวิดีโอการสอนของฉันที่แบ่งปันวิธีตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์: 3 เคล็ดลับง่ายๆ ในการบรรลุ Inbox Zero โดยใช้ตัวกรองอีเมล [วิดีโอสอน]

9. ใช้กฎ 1 นาทีในการตอบกลับ

หากใช้เวลาในการตอบกลับภายใน 1 นาที ให้ตอบกลับทันทีและเก็บถาวร อย่าปล่อยให้มันนั่งอยู่ในกล่องจดหมายของคุณเป็นเวลานาน จะใช้ความพยายามมากขึ้นเพื่อให้วนเวียนอยู่ในใจและได้รับการเตือนอยู่เสมอว่าคุณต้องตอบกลับ เพียงให้แน่ใจว่าคุณรักษากรอบเวลา 1 นาทีเมื่อตอบกลับ เพื่อไม่ให้ใช้เวลามากเกินความจำเป็น วิธีนี้ช่วยให้ฉันสามารถล้างเมลจำนวนมากในระยะเวลาอันสั้น

10. กำหนดระยะเวลาในกล่องจดหมาย

เกินกฎ 1 นาที จำกัดเวลาโดยรวมที่คุณใช้ในกล่องจดหมาย ครั้งต่อไปที่คุณตรวจสอบอีเมลของคุณ เวลาตัวเอง . ดูว่าคุณใช้เวลานานเท่าใดในการประมวลผล อ่าน ตอบกลับ และจัดเรียงอีเมลของคุณ แล้วถามตัวเองว่าใช้เวลาเท่าไรดี โอกาสที่ส่วนใหญ่ไม่มีจุดประสงค์อย่างแน่นอนโฆษณา

บางครั้ง คุณจะได้รับอีเมลที่ยาวจนน่าตกใจ สำหรับอีเมลเหล่านี้ ให้สแกนผ่าน ดูว่ามีอะไรเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ จากนั้นดำเนินการตามนั้น ตอบกลับหากต้องการ (และใช้กฎ 1 นาที) เก็บถาวรหากคุณไม่ได้วางแผนที่จะตอบกลับ หากคุณกำลังจะตอบกลับ อย่ารู้สึกว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนกลับด้วยอีเมลที่มีความยาวเพียงเพราะว่าบุคคลนั้นเขียนจดหมายยาว สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการแลกเปลี่ยนบทความทางอีเมล ซึ่งจะส่งผลให้คุณตกหลุมดำของอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจ เข้าสู่ระบบกล่องจดหมายของคุณ ทำสิ่งที่คุณต้องทำ และออกจากระบบทันที

11. (เหี้ยม) Unsubscribe จากสิ่งที่คุณไม่ได้อ่าน

ในการท่องเว็บของคุณ คุณอาจลงทะเบียนเพื่อรับจดหมายข่าวและฟีดข่าวเกี่ยวกับแรงกระตุ้นที่คุณหมดความสนใจในภายหลัง หากคุณพบว่าตัวเองลบอีเมลออกจากการสมัครรับข้อมูลของคุณซ้ำๆ แสดงว่าคุณควรยกเลิกการสมัครรับข้อมูลทันที

รับเวอร์ชันแถลงการณ์ของบทความนี้: [แถลงการณ์] 11 เคล็ดลับในการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

บทความต้นฉบับ: 11 เคล็ดลับง่ายๆ ในการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ | ความเป็นเลิศส่วนบุคคล

เครดิตภาพเด่น: นักธุรกิจหญิงวาดซองจดหมายอีเมลผ่าน shutterstock.com