ความสามารถในการมอบหมายงานเป็นหนึ่งในจุดเด่นของผู้นำที่ประสบความสำเร็จ การมอบหมายเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุด the เครื่องมือการจัดการ เพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน ความพึงพอใจในงาน ความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีมและผู้จัดการ และผลกำไรของบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดการเวลา

แม้ว่าเทคนิคการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพจะไม่ค่อยได้รับการสอน แต่ข่าวดีก็คือการมอบหมายเป็นทักษะที่เหมือนกับทักษะอื่นๆ ที่สามารถรับได้

สารบัญ

1. การมอบหมายคืออะไร?
2. การมอบหมายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทีมได้อย่างไร?
3. วิธีการมอบหมายอย่างถูกต้อง
4. รู้ว่าสิ่งใดควรและไม่ควรได้รับมอบหมาย
   • สิ่งที่ควรได้รับมอบหมาย
   • สิ่งที่ไม่ควรได้รับมอบหมาย
5. บทสรุป
6. เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายงาน

การมอบหมายคืออะไร?

การมอบหมายสามารถกำหนดได้ว่าเป็นการมอบอำนาจให้กระทำการเพื่อผู้อื่น^[1]ด้วยอำนาจที่มอบให้นี้ บุคคลซึ่งมักจะเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถดำเนินกิจกรรมเฉพาะได้ (โดยปกติได้รับจากผู้จัดการหรือหัวหน้างาน) การมอบหมายเป็นเครื่องมือการจัดการที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร^[สอง]ช่วยให้เป้าหมายขององค์กรแบ่งออกเป็นงานและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับหน้าที่ ด้วยเหตุนี้ ผู้ประกอบการและผู้จัดการส่วนใหญ่จึงมีชื่อเสียงไม่ดีในการมอบหมายงาน แต่ทำไม?

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้สอนให้ผู้จัดการของตนทราบถึงวิธีการมอบหมายงาน อย่างไรก็ตาม มีสาเหตุอื่นๆ อีกหลายประการที่ทำให้ผู้จัดการลังเลที่จะมอบหมายงาน ซึ่งรวมถึง:

พวกเขาเชื่อว่าไม่มีใครทำงานได้ดีเท่าที่พวกเขาทำได้

ผู้จัดการจำเป็นต้องมอบหมายงานเพราะความรับผิดชอบของพวกเขาคือการดูแลพนักงาน พวกเขาไม่สามารถและไม่ควรทำงานทั้งหมดด้วยตนเอง งานของผู้นำคือการชี้นำ จูงใจ และดูแลสมาชิกในทีมเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

พวกเขาคิดว่าต้องใช้เวลามากเกินไปในการฝึกใครสักคน

ส่วนหนึ่งของการชี้แนะและจูงใจสมาชิกในทีมรวมถึงการฝึกอบรม ใช่ จะต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับงานใหม่ แต่คุณต้องคิดว่ามันเป็นการลงทุน ลองนึกภาพว่าต้องใช้เวลาอีกหนึ่งชั่วโมงต่อวันในการฝึกคนให้ทำงาน และการฝึกอบรมนั้นกินเวลาหนึ่งสัปดาห์ นั่นคือห้าชั่วโมงพิเศษที่ใช้ทำงาน อย่างไรก็ตาม หลังจากห้าวันแรกของพนักงานทำงาน คุณจะมีเวลาว่างห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่ออุทิศให้กับปัญหาอื่นๆ

ไม่มีความเชื่อมั่นในแรงจูงใจของพนักงาน

อีกส่วนหนึ่งของงานของผู้จัดการคือการพัฒนาความสามารถของพนักงานเพื่อระบุผู้นำในอนาคต ตลอดจนค้นพบจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา หากไม่มีผู้แทน คุณจะไม่มีทางรู้ระดับแรงจูงใจที่พนักงานของคุณมี

พวกเขาต้องการทำให้ตัวเองขาดไม่ได้

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการทำให้ตัวเองขาดไม่ได้ คุณไม่ควรจะเป็น คุณ กำลัง ที่ขาดไม่ได้ ผู้จัดการและผู้นำที่ดีนั้นเป็นเรื่องยากที่จะเกิดขึ้นได้ และเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับองค์กรโดยธรรมชาติ หากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้นำและกังวลเกี่ยวกับงานของคุณ ให้เรียนรู้วิธีเป็นผู้นำที่ดีขึ้น

พวกเขาสนุกกับการทำงานด้วยตัวเอง

ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากสนุกกับการทำงานด้วยตนเอง แต่พวกเขาชอบกระบวนการสร้างสรรค์หรือเพียงแค่ความคิดที่สามารถควบคุมผลลัพธ์และให้เครดิตกับมันได้ นั่นไม่ใช่งานของผู้จัดการ

คุณต้องเต็มใจที่จะละทิ้งการควบคุม ยอมรับว่าคนอื่นมีวิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกัน (และบางครั้งก็ดีกว่า) และยอมรับบทบาทของคุณในฐานะผู้อำนวยความสะดวกหรือผู้ดูแลโฆษณา

พวกเขารู้สึกแย่กับการให้งานมากขึ้นกับพนักงานที่ทำงานหนักเกินไป

การรู้สึกว่าพนักงานของคุณมีงานมากเกินไปหรือทำงานหนักเกินไปนั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้จัดการ ดังนั้น การให้สมาชิกในทีมทำสิ่งต่างๆ มากขึ้นจะทำให้คุณรู้สึกเหมือนกับว่าคุณกำลังทุ่มเทงานให้กับพวกเขามากขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อทำถูกต้องแล้ว (เพิ่มเติมในภายหลัง) คณะผู้แทนสามารถเพิ่มแรงจูงใจและความพึงพอใจในงานได้

เมื่อเราได้ตอบคำถามว่าการมอบหมายคืออะไร มาต่อกันที่ส่วนที่สองของคำถาม:

การมอบหมายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทีมได้อย่างไร?

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในทักษะการจัดการที่สำคัญที่สุดที่คุณมีได้ ประโยชน์ของการมอบหมายที่เหมาะสมนั้นลึกซึ้งกว่าประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น เอฟเฟกต์นี้สามารถเห็นได้ใน:

ความไว้วางใจที่มากขึ้นระหว่างผู้จัดการและพนักงาน

เมื่อคุณให้อำนาจและความเป็นอิสระแก่พนักงานในการทำงาน แสดงว่าคุณไว้วางใจให้พวกเขาทำงานให้เสร็จลุล่วง นอกจากนี้ยังบอกว่าคุณคิดว่าพวกเขามีความสามารถเพียงพอที่จะจัดการกับงาน การแสดงความไว้วางใจและความมั่นใจนี้สร้างความผูกพันระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา

เพิ่มความพึงพอใจในงาน

การมอบหมายงานหรือมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณทำให้พวกเขามีความเป็นเจ้าของและภาคภูมิใจในงานของตน ไม่มีใครอยากถูกมองว่าเป็นฟันเฟืองในเครื่องจักร ทำงานที่ใครๆ ก็ทำได้ การให้ความรับผิดชอบและอำนาจแก่พวกเขาในการทำงานให้สำเร็จจะช่วยให้พวกเขาภาคภูมิใจในงานที่ทำ

แรงจูงใจที่เพิ่มขึ้น

โดยการมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เหมาะสม พวกเขาจะได้รับความเป็นเจ้าของในผลลัพธ์ นี่เป็นโอกาสที่พวกเขาจะได้เปล่งประกาย ทุกคนต้องการคำชมจากเจ้านาย และการรู้ว่าผลลัพธ์ที่ได้จะได้รับการประเมินว่าเป็นภาพสะท้อนของตัวเองเป็นแรงจูงใจที่ดี

มีเวลามากขึ้นสำหรับกิจกรรมสำคัญอื่นๆ

เช่นเดียวกับกัปตันเรือ ผู้นำจะประเมินเงื่อนไข วางแผนเส้นทาง และควบคุมเรือ พวกเขาอาจกระโดดเข้ามาเมื่อมีผู้ชายล้มลง แต่งานหลักของพวกเขาคือกังวลเกี่ยวกับภาพรวม ให้ลูกเรือของคุณกังวลเกี่ยวกับการพาย และคุณแค่ต้องแน่ใจว่าพวกเขากำลังไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเวลาว่างมากขึ้นในการเข้าร่วมกิจกรรมที่สำคัญมากขึ้น

การพัฒนาทักษะใหม่ในสมาชิกในทีมของคุณ

งานส่วนหนึ่งของผู้จัดการคือการช่วยให้พนักงานของคุณเรียนรู้และเติบโต เนื่องจากพนักงานมีความสมบูรณ์แบบและเพิ่มทักษะในการทำงาน พวกเขาจึงมีคุณค่าต่อบริษัทและอุตสาหกรรมโดยรวมมากขึ้น นี่เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาอาชีพของพวกเขา นอกจากนี้ยังทำให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

เครื่องมือประเมินผลที่ยอดเยี่ยม

ในฐานะผู้จัดการ งานของคุณส่วนหนึ่งคือการระบุนักแสดงที่มีผลงานดีเด่นและผู้ที่สมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง คุณควรคิดด้วยว่าใครจะแทนที่คุณเมื่อคุณได้รับการเลื่อนตำแหน่ง โดยการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานของคุณ คุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่จะเห็นว่าใครแย่งวัวไปจากเขา และใครเป็นคนทำขั้นต่ำสุดเท่านั้นโฆษณา

เมื่อนำมารวมกัน ผลในเชิงบวกของการมอบหมายสามารถมีผลเสริมฤทธิ์กันในประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความสามารถในการทำกำไรขององค์กร

วิธีการมอบหมายอย่างถูกต้อง

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับการมอบหมายและประโยชน์ของการมอบหมาย แต่คุณจะเป็นตัวแทนที่มีประสิทธิภาพและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่เราพูดถึงได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นเทคนิคการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

1. เริ่มจากผลลัพธ์และถอยหลัง Move

เมื่อมอบหมายความรับผิดชอบใหม่ให้กับพนักงาน ให้เริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าผลลัพธ์ควรเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น: ฉันจะให้คุณรับผิดชอบ X และจุดประสงค์ของ X คือให้ ABC แปลงเป็น DEF ภายในสองสัปดาห์และต่ำกว่า 100 ดอลลาร์ นี่เป็นวิธีตั้งเป้าหมายโดยไม่บอกพวกเขาว่าพวกเขาต้องบรรลุเป้าหมายอย่างไร

2. ให้อิสระแก่พนักงานของคุณ

นี่อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการ แต่คุณควรพยายามถอยออกมาและตระหนักว่ามีหลายวิธีในการแก้ปัญหา พวกเขาจะได้เรียนรู้และมักจะได้ผลดีกว่าโดยการปล่อยให้พวกเขาคิดหาวิธีทำด้วยตนเอง

3. ให้อำนาจพวกเขาทำสิ่งที่คุณขอ

นี่เป็นสิ่งสำคัญมาก! การมอบหมายความรับผิดชอบให้กับงานโดยไม่ได้ให้อำนาจที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์นั้น แท้จริงแล้วเป็นการทุ่มงานให้กับพนักงานมากขึ้น แทนที่จะเพิ่มแรงจูงใจและความพึงพอใจในงาน คุณจะสร้างความไม่พอใจและความโกรธ

4. จับคู่บุคลิกภาพและชุดทักษะ

อย่าให้งานจัดการประชุมกับคนเก็บตัว ในทำนองเดียวกัน อย่าเอาคนพาหิรวัฒน์มารับผิดชอบด้านการบัญชี คุณควรมีความคิดที่ดีว่าพนักงานของคุณเป็นใครและมีทักษะอะไรบ้าง มอบหมายงานให้ถูกคน

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีทรัพยากรที่เหมาะสม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนที่คุณมอบหมายมีเวลา เงิน การฝึกอบรม อุปกรณ์ พื้นที่ทำงาน และความช่วยเหลือจากผู้อื่นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง หากไม่เป็นเช่นนั้น ความล้มเหลวก็ไม่เกิดกับพวกเขา แต่อยู่ที่คุณ

6. กำกับดูแล อย่าใช้ระบบ Micromanage

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างไทม์ไลน์ด้วยการเช็คอินเป็นประจำ สิ่งนี้ทำให้พนักงานมีความเป็นอิสระในขณะที่ยังคงรับผิดชอบต่อโครงการที่จะก้าวไปข้างหน้า นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถถามคำถามและรับข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ

7. สร้างสภาพแวดล้อมที่สร้างแรงบันดาลใจ

ตัวแทนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดคือผู้ที่รู้ว่าเมื่อใดควรเป็นเชียร์ลีดเดอร์หรือโค้ช และเมื่อใดควรก้าวเข้าหรือถอยหลัง พวกเขายังอยู่ที่นั่นเพื่อ ฉลองความสำเร็จ .

8. อดทนต่อความผิดพลาด

คุณจะไม่มีวันมีนวัตกรรมโดยปราศจากความเสี่ยง และคุณไม่สามารถรับความเสี่ยงได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด จงอดทนและใช้ความผิดพลาดเป็นเครื่องมือการเรียนรู้ ไม่ใช่สิ่งที่ต้องกลัวโฆษณา

จนถึงตอนนี้ เราได้จัดการกับอะไร ทำไม และอย่างไรในการมอบหมายงาน แต่เราตัดสินใจอย่างไรว่าควรมอบหมายงานใด

รู้ว่าสิ่งใดควรและไม่ควรได้รับมอบหมาย

มีความคิดที่แตกต่างกันเล็กน้อยในเรื่องนี้ มุมมองหนึ่งคือ aถึงจุดหนึ่ง ทุกสิ่งที่สามารถมอบหมายได้ควรเป็น ด้วยข้อยกเว้นที่หายาก

สิ่งที่ควรได้รับมอบหมาย

ดำเนินการตรวจสอบโดยใช้หก T เพื่อพิจารณาว่างานใดที่เหมาะสมที่สุดที่จะขนถ่ายออก^[3]

1. Tiny

งานเหล่านี้เป็นงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ดูเหมือนไม่สำคัญที่จะจัดการ แต่รวมเข้าด้วยกัน สิ่งเหล่านี้ไม่เคยสำคัญหรือเร่งด่วน และถึงแม้จะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที พวกเขาก็นำคุณออกจากขั้นตอนของงานเชิงกลยุทธ์ที่มากขึ้น ตัวอย่างเช่น การลงทะเบียนสำหรับการประชุมหรืองานกิจกรรม เพิ่มปฏิทินของคุณ และจองโรงแรมและเที่ยวบิน — สิ่งเหล่านี้อาจใช้เวลาไม่นานนัก แต่เมื่อนำมารวมกัน สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดรวมกัน

2. น่าเบื่อ

งานที่ค่อนข้างง่ายอาจไม่ใช่การใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด งานที่ตรงไปตรงมามาก ใครๆ ก็จัดการได้ (และควร) ยกเว้นคุณ

ตัวอย่างเช่น การป้อนรายการ 100 รายการด้วยตนเองลงในสเปรดชีตและเขียนโค้ดสีหรืออัปเดต KPI ในชุดการนำเสนอของคุณ เป็นงานง่ายๆ ทั้งหมดที่สามารถส่งต่อได้

3. เสียเวลา

งานเหล่านี้เป็นงานที่แม้จะมีความสำคัญและค่อนข้างซับซ้อน แต่ก็ใช้เวลานานและไม่ต้องการให้คุณทำวิจัยถึง 80% ในเบื้องต้น คุณสามารถก้าวเข้ามาได้อย่างง่ายดายเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ 80% และให้การอนุมัติ กำกับดูแล และ/หรือทิศทางในขั้นตอนต่อไป

4. สอนได้

งานเหล่านี้แม้จะดูซับซ้อนในตอนแรก แต่สามารถแปลเป็นระบบและส่งต่อได้ โดยคุณยังคงให้การตรวจสอบคุณภาพและการอนุมัติขั้นสุดท้าย

ตัวอย่างเช่น การสอนหนึ่งในรายงานโดยตรงของคุณเกี่ยวกับวิธีร่างชุดการนำเสนอสำหรับการประชุมแบบ all-hands ทุกเดือน และแม้กระทั่งวิธีการเป็นผู้ส่งการอัปเดตเหล่านั้นให้กับทีม อาจเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ตัวเองมีเวลาว่างมากขึ้น

5. แย่มากที่

งานที่ตกอยู่ในพื้นที่ที่คุณรู้สึกว่าไม่มีอุปกรณ์โดยทั่วไปควรส่งต่อให้ผู้ที่มีจุดแข็งในพื้นที่นั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะจัดระเบียบการออกแบบภาพของสไลด์ PowerPoint เหล่านั้นสำหรับการประชุมทีมอย่างไร บุคคลในทีมของคุณจะสามารถเข้ามาได้โฆษณา

6. ไวต่อเวลา

งานเหล่านี้เป็นงานที่ละเอียดอ่อนเรื่องเวลาแต่แข่งขันกับลำดับความสำคัญอื่นๆ ไม่มีเวลาเพียงพอที่จะทำทั้งหมดในคราวเดียว ดังนั้นคุณจึงมอบหมายงานที่สำคัญและมีความละเอียดอ่อนด้านเวลา ซึ่งสามารถทำได้ควบคู่ไปกับกำหนดเวลาตามโครงการอื่นๆ ของคุณ

ตัวอย่างเช่น การทิ้ง iPad ของคุณไว้บนเครื่องบินหลังจากเที่ยวบินและทำงานเพื่อกู้คืนก่อนที่จะสูญหายโดยสมบูรณ์ในสนามบินที่สูญหายและพบขุมนรกโดยการโทรหาฝ่ายบริการลูกค้าทุกวันอาจใช้เวลานานและสามารถมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้

สิ่งที่ไม่ควรได้รับมอบหมาย

ตรงกันข้ามกับข้างต้น มีงานบางอย่างที่ไม่ควรมอบหมายและควรยังคงเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการเสมอ สิ่งเหล่านี้รวมถึง:

วิสัยทัศน์และพันธกิจของบริษัท

สิ่งเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในชื่อเสียงของบริษัท และควรดำเนินการอย่างจริงจังที่สุด ดังนั้นความรับผิดชอบของ สร้างสิ่งเหล่านี้ ควรโกหกผู้จัดการหรือหัวหน้าบริษัทคนอื่นๆ เสมอ

การตัดสินใจจ้างงาน

ผู้จัดการจำนวนมากเกินไปพึ่งพาหน่วยงานภายนอกในการตัดสินใจจ้างงาน แม้ว่าชุดทักษะจะมีความสำคัญ การประเมินว่าพนักงานจะเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างไรก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน และควรทำแบบเห็นหน้ากันดีที่สุด

พนักงานออนบอร์ด

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องมีบทบาทอย่างแข็งขันในการทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นที่ต้อนรับ พนักงานใหม่ควรพร้อมใช้และเข้าถึงได้เสมอ

วินัย

การส่งต่อหน้าที่ทางวินัยให้กับผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักเป็นสัญญาณของทักษะการจัดการที่ไม่ดี โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการจะได้รับความเคารพจากพนักงานมากขึ้นด้วยการจัดการเรื่องนี้ด้วยตนเอง

รีวิวประสิทธิภาพ

การให้พนักงานทำการตรวจสอบของตนเองและเพียงแค่ลงนามในข้อตกลงนั้นจะสร้างความเสียหายให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดการควรมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้เป็นการส่วนตัวเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการนี้

บทสรุป

เมื่อมองแวบแรก การมอบหมายอาจดูเหมือนมีปัญหามากกว่าที่ควรจะเป็น แต่เมื่อทำถูกต้องแล้ว ขอบเขต ความกว้าง และคุณภาพของงานก็ทำได้มากกว่าชดเชยความไม่สะดวกใดๆ

คุณจะทึ่งกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณจัดปริมาณงาน เพื่อให้คุณได้จดจ่อกับงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดเท่านั้น ในขณะที่คนอื่นๆ กำลังทำงานที่ได้รับมอบหมายที่มีความหมายและท้าทายโฆษณา

การนำแนวทางปฏิบัติที่เราได้พูดถึงไปใช้ในที่นี้ จะทำให้คุณสามารถมอบหมายโครงการที่เหมาะสมให้กับคนที่เหมาะสมด้วยวิธีที่ถูกต้อง และนั่นคือสูตรสำเร็จ

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายงาน

• วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• การมอบหมายงาน: สิ่งที่ควรมอบหมายและไม่ควรทำ
• ความสำคัญของการมอบหมายความเป็นผู้นำ (และวิธีการมอบหมายอย่างเหมาะสม)

เครดิตภาพเด่น: CoWomen ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง