การเขียนจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่เราทุกคนต้องทำเป็นครั้งคราว แต่โดยปกติเราไม่ได้รับการฝึกอบรมใดๆ ในโรงเรียนเกี่ยวกับวิธีการทำจริง การจัดรูปแบบจดหมายไม่ถูกต้องอาจทำให้คุณดูเลอะเทอะและไม่เป็นมืออาชีพ แต่เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานและมีตัวอย่างในการทำงานแล้ว การเขียนจดหมายธุรกิจก็ง่ายขึ้นมาก

อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำมากที่สุดเมื่อเขียนจดหมาย?

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนมักมีในการเขียนจดหมายธุรกิจคือการใช้รูปแบบตัวอักษรที่ไม่เหมาะสม^[1]ภายในรูปแบบนี้มีตัวเลือกสองสามตัว แต่โดยส่วนใหญ่ นี่คือวิธีการทำ

ที่ด้านบนสุดของจดหมายควรเป็นข้อมูลติดต่อ: ชื่อ บริษัท (ถ้ามี) ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ บางคนยังใส่ที่อยู่อีเมลของพวกเขาที่นี่

ถัดมาคือวันที่และข้อมูลติดต่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียน ได้แก่ ชื่อ บริษัท และที่อยู่

จากนั้นจะมีคำทักทาย ซึ่งมักจะเป็นแนวของ Dear Mr./Ms. โจนส์. เนื้อหาของจดหมายตามด้วยการปิด (ขอแสดงความนับถือ ดีที่สุด อะไรก็ได้ที่คุณต้องการ) และบรรทัดว่างสองสามบรรทัดตามด้วยลายเซ็นที่คุณพิมพ์ เมื่อคุณพิมพ์จดหมายออกมา คุณสามารถเซ็นชื่อด้วยหมึก

เมื่อคุณลดรูปแบบลง เนื้อหาที่ยังคงมีความยุ่งยากอยู่เล็กน้อย ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายลาออกหรือจดหมายรับรอง มีกฎพื้นฐานบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้ ต่อไปนี้เป็นจดหมายธุรกิจ 10 ประเภทที่คุณอาจต้องเขียน^[2]รูปแบบตัวอักษรสำหรับแต่ละรายการและตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เป็นเทมเพลตได้

จดหมายร้องเรียน: แสดงความผิดหวังอย่างชัดแจ้ง

วิธีแสดงความผิดหวังอย่างเป็นทางการในประสบการณ์ รายงานการบริการลูกค้าที่ไม่ดี หรือแจ้งให้บริษัททราบว่าผลิตภัณฑ์ของตนไม่ตรงตามความคาดหวัง

เคล็ดลับบางประการ: โฆษณา

• อย่าใช้อารมณ์หรือโกรธ เพียงแค่ระบุข้อเท็จจริง
• จริงใจ เป็นมืออาชีพ และสั้น ให้พวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้นและคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเพื่อทำให้ถูกต้อง
• ปิดโดยให้กำหนดเวลาในการตอบกลับก่อนที่จะให้ผู้ไกล่เกลี่ยหรือทนายความบุคคลที่สามเข้ามาเกี่ยวข้อง

ตัวอย่างหนังสือร้องเรียน | คณะกรรมาธิการการค้าของรัฐบาลกลาง

จดหมายปรับ: อธิบายและขอโทษ

หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในด้านธุรกิจของจดหมายร้องเรียน คุณจะต้องตอบกลับด้วยจดหมายของคุณเอง จดหมายตอบรับที่ดีสามารถช่วยรักษาลูกค้าประจำได้ สิ่งเลวร้ายอาจแพร่กระจายเหมือนไฟป่าบนอินเทอร์เน็ต

เคล็ดลับบางประการ:

• ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องขอโทษจริงๆ ที่บริษัทของคุณไม่เป็นไปตามความคาดหวัง
• ให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังทำอะไรเพื่อให้ถูกต้อง หรืออธิบายว่าทำไมคุณไม่ทำในสิ่งที่ลูกค้าถามหากจำเป็น
• เป็นมืออาชีพ กระชับ เป็นกันเองและขอโทษ

ตัวอย่างจดหมายปรับแต่ง | OfficeWriting.com

จดหมายขาย: สร้างความตระหนักและส่งเสริมผลิตภัณฑ์

จดหมายที่เขียนถึงเชิญชวนธุรกิจยังคงมีความสำคัญต่อการสร้างการรับรู้ถึงบริษัทหรือผลิตภัณฑ์/บริการของคุณในหมู่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

เคล็ดลับบางประการ:

• เอาไว้สั้นๆ
• ทำให้มันเกี่ยวกับพวกเขา แต่ไม่เกี่ยวกับคุณหรือบริษัทของคุณ
• คำกระตุ้นการตัดสินใจ บอกพวกเขาว่าต้องทำอย่างไรและต้องทำอย่างไร
• หากต้องการ คุณสามารถรวมขั้นตอนถัดไปหรือการดำเนินการติดตามผลได้

เทมเพลตจดหมายขาย | Letters.org

โฆษณา

จดหมายสอบถาม: หาข้อมูล

เขียนจดหมายประเภทนี้เมื่อต้องการหาข้อมูล เช่น การขอสัมภาษณ์ การขอแค็ตตาล็อก หรือการร้องขอเอกสารสาธารณะ

เคล็ดลับบางประการ:

• เฉพาะเจาะจงและสั้น; ทำให้คนที่สามารถติดตามสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น
• การให้บริบทและภูมิหลังบางอย่างอาจมีประโยชน์ แต่ไม่ใช่เรื่องราวทั้งหมดว่าทำไมคุณถึงต้องการเอกสาร
• มีความสุภาพและแสดงความกตัญญูของคุณ
• หากคุณกำลังถามถึงความเป็นไปได้ในการทำงาน ให้ใช้ use รูปแบบจดหมายปะหน้า .

เทมเพลตจดหมายสอบถาม | เทมเพลตตัวอย่าง

จดหมายตอบรับ: ระบุข้อความที่ได้รับ

จดหมายตอบรับระบุว่าคุณได้รับบางสิ่งบางอย่าง (เช่น ใบสมัครงานหรือทุนการศึกษา หรือเอกสารการขาย) แต่ยังไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ

เคล็ดลับบางประการ:

• สั้น.
• หากมีข้อมูลที่ทุกคนที่ส่งข้อมูลจำเป็นต้องรู้ เช่น เมื่อใดจะตัดสินใจเกี่ยวกับการว่าจ้างตำแหน่ง ให้รวมข้อมูลนั้นด้วย
• มันอาจจะใช้เพื่อขอบคุณใครบางคนสำหรับการบริจาคเพื่อก่อให้เกิด ดังนั้นรวมไว้ในจดหมายพร้อมเอกสารแนบ

จดหมายตอบรับ สำหรับทุกโอกาส | Template.net

จดหมายติดตามผล: เขยิบและเตือน

จดหมายติดตามผลเป็นการกระตุ้นให้ผู้คนทำให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับจดหมายฉบับแรกและเพื่อเตือนพวกเขาถึงสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ พวกเขามักจะส่งหลังจากจดหมายขาย จดหมายแนะนำตัว หรือจดหมายขอข้อมูล

เคล็ดลับบางประการ: โฆษณา

• พูดสั้นๆ เพื่อเตือนผู้รับว่าคุณเป็นใคร ทำอะไร และเมื่อไหร่ที่คุณร้องขอ
• รวมกำหนดเวลาหากบันทึกย่อเริ่มต้นไม่ได้
• รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจเป็นตัวเตือน

เทมเพลตติดตามผล ทุกประเภท | เขียนด่วน

จดหมายสั่งซื้อ: สั่งซื้อ

วิธีการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ

เคล็ดลับบางประการ:

• กระชับและแม่นยำ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่ข้อมูลทั้งหมดที่บุคคลจะต้องสั่งซื้อให้กับคุณ
• รวมข้อมูลการจัดส่งและวิธีการชำระเงินทั้งหมดของคุณ
• แสดงความกตัญญูของคุณ
• ให้ข้อมูลติดต่อเพื่อติดตามผล

ตัวอย่างจดหมายสั่งซื้อ | วิธีการเขียนจดหมาย

จดหมายสมัครงาน: แนะนำตัวเองสำหรับงาน

จดหมายปะหน้าเป็นวิธีแนะนำตัวเองโดยเฉพาะเมื่อสมัครงาน

เคล็ดลับบางประการ:

• กล่าวถึงงานที่คุณสมัครไว้ล่วงหน้า คุณไม่จำเป็นต้องเป็นแฟนซี
• ครอบคลุมเฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้องในประวัติย่อของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง
• อย่าลืมพูดถึงทักษะที่อ่อนนุ่มของคุณ (เช่น ทักษะการสื่อสาร ทักษะความเป็นผู้นำ) ด้วย
• รวมข้อมูลติดต่อและเตรียมพร้อมสำหรับการตอบคำถามใด ๆ ที่ผู้จัดการการจ้างงานอาจมี

รูปแบบจดหมายปะหน้า | สัตว์ประหลาด

โฆษณา

จดหมายแนะนำ: ช่วยเหลือหรืออ้างอิงบุคคลอื่นในการสมัคร

จดหมายประเภทนี้มักเขียนโดยครูเพื่อช่วยนักเรียนที่สมัครทุนการศึกษาหรือฝึกงาน หรือเพื่อเข้าเรียนในโรงเรียนหรือโปรแกรม คุณอาจเขียนเพื่อแนะนำใครบางคนสำหรับงาน การคบหาสมาคม หรือโอกาสอื่นๆ

เคล็ดลับบางประการ:

• ซื่อสัตย์เกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง
• อย่าทะลักหรือตกลงที่จะเขียนจดหมายถึงคนที่คุณไม่สนับสนุนหรือไม่รู้จักเป็นอย่างดี
• ใช้ตัวอย่างเฉพาะเพื่อเน้นทักษะและความสามารถของบุคคล
• เขียนบางอย่างเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณจะให้โอกาสนี้กับคนที่คุณเขียนถึง
• ขอขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาและใส่ข้อมูลติดต่อหากมีคำถาม

ตัวอย่างจดหมายแนะนำ | มิวส์

จดหมายลาออก: ลาออกจากตำแหน่ง

อย่ายอมแพ้ต่อแรงกระตุ้นใด ๆ ที่คุณอาจต้องส่งจดหมายลาออก คุณไม่มีทางรู้ว่าเมื่อไหร่ที่คุณจะได้พบกับคนเหล่านี้อีก

• พูดให้สั้นและตรงประเด็น: จดหมายฉบับนี้ถือเป็นการแจ้งให้ทราบว่าฉันขอลาออกจากตำแหน่งในฐานะ x ผล x ขอบคุณสำหรับโอกาสที่บอกว่าเพียงพอ
• พิจารณาคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังหากคุณอยู่ในตำแหน่งที่มีชื่อเสียงและจดหมายของคุณน่าจะได้รับการเปิดเผยต่อสาธารณะ
• คุณสามารถใส่เหตุผลได้หากต้องการ แต่ไม่จำเป็น
• ขอบคุณเจ้านายและ/หรือบริษัทสำหรับโอกาสที่คุณมี

จดหมายลาออก ด้วยเหตุผล/เหตุผลมากมาย | สมดุล

สำหรับจดหมายอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการในอาชีพธุรกิจของคุณ ตรวจสอบ, รายการละเอียดนี้ จากยอดคงเหลือ

เครดิตภาพเด่น: Flaticon ผ่าน flaticon.com

อ้างอิง