เราทุกคนใช้อีเมล แต่บางครั้งเราใช้มากเกินไปหรือใช้อย่างไม่เหมาะสม เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากอีเมล เราต้องใช้อย่างระมัดระวังและรอบคอบ นี่คือเคล็ดลับ 10 ข้อในการรับประโยชน์สูงสุดจากการส่งอีเมล

1. ใช้บัญชีอีเมลที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

เป็นการดีที่จะมีบัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับวัตถุประสงค์ที่แยกจากกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหนึ่งอันสำหรับธุรกิจและอีกอันสำหรับกิจกรรมทางสังคม ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตรวจสอบอีเมลส่วนตัวในตอนเย็นโดยไม่ต้องคิด / กังวลเกี่ยวกับธุรกิจ หากคุณเห็นข้อความสำคัญจากเจ้านายของคุณ มันอาจจะทำลายวันหยุดสุดสัปดาห์หรือช่วงเย็นของคุณ ในตอนท้ายของวันคุณต้องการที่จะสามารถออกจากงานได้ อย่าให้อีเมลทำให้คุณเป็นทาสในการทำงาน บางคนรู้สึกว่าไม่สะดวกที่จะตรวจสอบบัญชีอีเมล 2 บัญชีที่แตกต่างกัน แต่ความไม่สะดวกที่สัมพันธ์กันนั้นมีมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับ

2. อีเมลไม่ใช่รูปแบบการติดต่อที่ดีที่สุดเสมอไป

หากคุณมีปัญหาที่สำคัญจริงๆ หรือรู้สึกไม่สบายใจกับใครซักคน การส่งอีเมลมักไม่ใช่คำตอบที่ดีที่สุด หากจำเป็น ให้พูดคุยกับบุคคลนั้นโดยตรง แทนที่จะผ่านอีเมลโฆษณา

3. อย่าพูดอะไรที่คุณจะไม่พูดต่อหน้า

คำแนะนำนี้เคยได้รับมาก่อนอย่างแน่นอน แต่มันก็คุ้มค่าที่จะเตือนตัวเองถึงความสำคัญของการสุภาพและหลีกเลี่ยงความหยาบคายที่ไม่จำเป็น เราจะเสียใจในภายหลัง อีเมลทำให้ใช้คำหยาบได้ง่ายขึ้นเพราะไม่มีตัวตน เราต้องระวังให้มาก

4. ใช้ชื่อที่ดี

หลายคนละเลยชื่ออีเมล หากหัวเรื่องไม่เปลี่ยนหัวเรื่องเก่าซ้ำซากจำเจ ชื่อที่ดีจะเพิ่มโอกาสที่ผู้คนจะอ่านอีเมลของคุณจริงๆ แทนที่จะปล่อยให้อ่านในภายหลัง ชื่อที่ไม่ถูกต้องอาจถูกลบเนื่องจากเป็นสแปมโฆษณา

5. อย่าเพิกเฉยต่อพื้นฐานภาษาอังกฤษ

เพียงเพราะเป็นอีเมล ไม่ได้หมายความว่าเราต้องเขียนเหมือนเด็กอายุ 5 ขวบหรือใช้ภาษาข้อความ บ่งบอกถึงความเกียจคร้านและขาดการดูแล หากคุณไม่มีเวลาตอบสนองอย่างเหมาะสม ให้รอจนกว่าคุณจะตอบสนอง อีเมลสั้น ๆ แต่อย่าเพิกเฉยต่อการใช้ไวยากรณ์และการสะกดคำขั้นพื้นฐานโดยสิ้นเชิง

6. ให้มันสั้น

อีเมลสามารถสั้นและตรงประเด็น หากข้อความต้องยาว ให้แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ซึ่งอ่านง่าย แต่โดยทั่วไปแล้ว คุณควรตั้งเป้าหมายให้น้อยกว่า 5 ประโยค นี้เป็นสิ่งที่ดีสำหรับทั้งผู้เขียนและผู้อ่าน

7. รับทราบอีเมลสำคัญ โฆษณา

ถ้ามีคนส่งเอกสาร ไฟล์ หรือข้อความสำคัญ อย่างน้อย ให้แน่ใจว่าคุณรับทราบการรับของพวกเขา มิฉะนั้นอาจไม่แน่ใจว่าได้รับมาหรือไม่ ไม่ต้องยาว มันอาจจะค่อนข้างสั้น

8. สร้างคำตอบมาตรฐาน

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังส่งคำตอบที่คล้ายกันให้กับหลาย ๆ คน ให้เขียนข้อความร่างและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ฉบับร่างของคุณ (หรือเขียนเป็นคำ) คุณสามารถใช้คำตอบมาตรฐานนี้ในการส่งอีเมลถึงผู้คนจำนวนมากได้ อย่าลืมปรับแต่งด้วยการเพิ่มชื่อของพวกเขา

9. ระมัดระวังเกี่ยวกับการตอบกลับทั้งหมด

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้อีเมล คุณต้องทราบความแตกต่างระหว่างการตอบกลับบุคคลหนึ่งกับการตอบกลับทุกคนในข้อความเริ่มต้น เพียงพอที่จะบอกว่าคุณจะส่งอีเมลจำนวนมากซึ่งคุณไม่ต้องการให้ทุกคนเห็น อาจเป็นเรื่องน่าอายอย่างยิ่งที่จะส่งข้อความส่วนตัวให้ทุกคนได้เห็น แต่มันเกิดขึ้นจริง หากคุณมีคนงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงความแตกต่างนี้ จะช่วยประหยัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้มากมายโฆษณา

10. เขียนลายเซ็นของคุณ

การมีลายเซ็นดูเป็นมืออาชีพและช่วยประหยัดการพิมพ์ข้อมูลเดียวกันทุกอีเมล จำไว้ว่าผู้คนอาจต้องการติดต่อคุณผ่านวิธีการต่างๆ มากกว่าอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ หากเกี่ยวข้องให้เพิ่มคุณสมบัติและเว็บไซต์ที่คุณมี สิ่งนี้ทำให้ผู้คนมีโอกาสได้รู้จักคุณมากขึ้น

Tejvan อัพเดทบล็อกต่าง ๆ รวมถึง การเขียนสุทธิ บล็อกเกี่ยวกับบล็อกและการเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงบทความเช่น วิธีการบรรลุมากขึ้นโดยการทำน้อยลง by . รูปภาพโดย Tejvan .