หากคุณเข้าชม Lifehack เป็นประจำ ฉันแน่ใจว่าคุณคงเคยสังเกตเห็นซีรีส์ Getting Things Done ที่เปิดตัวเมื่อเร็วๆ นี้ ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันได้พูดคุยถึงวิธีการและวิธีการใช้ในชีวิตประจำวันของคุณ (ทั้งงานและโครงการส่วนตัว)

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ฉันไม่ได้ทำคือชี้ให้คุณเห็นเครื่องมือเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้ชีวิต GTD ของคุณง่ายขึ้น นั่นคือสิ่งที่ฉันจะทำในวันนี้

ผมขอเตือนคุณว่ามีองค์ประกอบหลัก 7 ประการของ GTD ได้แก่ รายการโครงการ รายการงานถัดไป รายการในอนาคต/อาจเป็น ปฏิทิน รายการรอรายการ ไฟล์ทรัพยากร และองค์ประกอบที่ไม่มีตัวตน - ความไว้วางใจ

สิ่งเหล่านี้สามารถจัดการได้โดยใช้เครื่องมือที่ง่ายที่สุด - ปากกาและกระดาษ แต่เนื่องจากเราอยู่ในศตวรรษที่ 21 จึงอาจไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับบางคน

ต่อไปนี้เป็นรายการเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่เป็นมิตรกับ GTD ตั้งแต่เริ่มต้น หรือสามารถปรับให้เข้ากับวิธีการทำงานของ GTD ได้อย่างง่ายดาย

กล่องจดหมายของคุณ

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ในโพสต์หนึ่งในซีรีส์ GTD ( กราฟรายวันของกิจกรรมของคุณ ) คนส่วนใหญ่มักจะเริ่มทำงานในกล่องจดหมาย

กล่องจดหมายเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็นกล่องจดหมายจริง (อีเมลหรือกล่องจดหมายแบบเดิม) ตามที่กำหนดไว้ใน GTD กล่องจดหมายเป็นเพียงที่ที่ทุกสิ่งที่เข้ามาเข้ามา สิ่งนี้ทำให้เรามีความเป็นไปได้มากมายเกี่ยวกับเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์จริงที่เราต้องการใช้สำหรับกล่องจดหมายของเรา

เครื่องมือและซอฟต์แวร์บางอย่างที่มีแนวโน้มว่าจะทำงานได้ดีที่สุดคือ:โฆษณา

1. ทุกซอฟต์แวร์อีเมล

สิ่งนี้ชัดเจน แต่วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดมักจะดีที่สุด ซอฟต์แวร์อีเมลของคุณ (ไม่ว่าคุณจะใช้อะไรก็ตาม) ได้รับการตั้งค่าอย่างสมบูรณ์แบบเพื่อใช้เป็นกล่องจดหมายเข้าสำหรับบางสิ่งที่เข้ามา เพราะ...มีกล่องจดหมายเข้าอยู่ด้วย และอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับกำลังรอให้คุณอ่านอยู่ .

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ต้องจำไว้ก็คือ เมื่อต้องจัดการกับอีเมลใหม่ คุณควรดำเนินการกับอีเมลเหล่านั้นทันที

แต่จะทำอย่างไรเมื่อคุณพบคำขอใหม่ที่ยังไม่ได้ส่งทางอีเมล นี่คือที่มาของเครื่องมืออื่นๆ

2. จำนม

จดจำนม(หรือ RTM) เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและมีแอปพลิเคชัน GTD มากกว่าแค่ทำหน้าที่เหมือนกล่องจดหมาย

ก่อนอื่น RTM เป็นแอปพลิเคชั่นรายการสิ่งที่ต้องทำ มีให้บริการออนไลน์ (สำหรับระบบปฏิบัติการทั้งหมด) และยังมีเวอร์ชันมากมายสำหรับแพลตฟอร์มอื่นๆ (iPhone, iPad, Android)

อย่างไรก็ตาม การเรียกง่ายๆ ว่าแอปพลิเคชั่นรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นค่อนข้างจะน้อยไป สามารถใช้สำหรับกิจกรรมประเภทใดก็ได้ที่มีรายการสิ่งของต่างๆ

ตัวอย่างเช่น เนื่องจากมีเวอร์ชันสำหรับ iPhone คุณสามารถใช้เป็นรายการซื้อของเมื่อคุณกำลังช้อปปิ้งหรือเป็นแผ่นจดบันทึกง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ขณะเดินทาง ดังนั้นจึงไม่มีไอเดียเจ๋งๆ หลุดออกมาจากความคิดของคุณ หรือใช้เป็นอินบ็อกซ์เพิ่มเติมได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณสะดุดกับคำขอใหม่ที่ยังไม่ได้ส่งทางอีเมล คุณสามารถใส่ลงในรายการแยกต่างหากภายใน RTM (ควรเป็นกล่องจดหมายที่มีชื่อหนึ่งอัน)โฆษณา

กลับไปที่ RTM เอง เครื่องมือนี้ใช้งานง่ายมาก รองรับหลายรายการ, สี่ระดับของลำดับความสำคัญ, แท็ก, many แป้นพิมพ์ลัด (ทำให้การทำงานกับ RTM รวดเร็วราวกับสายฟ้าเมื่อคุณเข้าใจ) ฟีด RSS, ฟีด iCal, การเตือนความจำ และอื่นๆ

รายการโครงการ

บ่อยครั้ง รายการโครงการเป็นอสังหาริมทรัพย์ GTD ที่ค่อนข้างกว้างขวาง…พูดได้เลย ต้องมีการจัดวางอย่างลงตัวเพื่อให้ทุกโครงการเข้าใจได้ง่ายและใช้งานได้ง่าย

สำหรับฉัน มีทางเดียวเท่านั้นที่จะทำสิ่งนี้ได้อย่างถูกต้อง – โดยใช้แผนที่ความคิด

เพียงเพื่อเตือนคุณ (มารยาทของ Wikipedia) a แผนที่ความคิดคือ ไดอะแกรมที่ใช้แสดงคำ ความคิด งาน หรือรายการอื่นๆ ที่เชื่อมโยงและจัดเรียงรอบคำสำคัญหรือแนวคิดกลาง หรือในภาษาอังกฤษธรรมดา – เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแสดงความคิดของคุณในรูปแบบทางกายภาพ (ในกรณีนี้คือการสร้างการแสดงความคิดของคุณในรูปแบบดิจิทัล)

โปรเจ็กต์ส่วนใหญ่จะจัดแบบกึ่งจัดโดยอาศัยแนวคิดต่างๆ มากมายที่เข้ากันได้ดี แต่ยากที่จะใส่ลงในรายการแบบเดิมหรือเอกสารข้อความ อย่างไรก็ตาม แผนที่ความคิดสามารถจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวได้เป็นอย่างดี นี่คือเหตุผลที่แผนที่ความคิดเหมาะสำหรับจัดการรายการโครงการของคุณ

3. FreeMind

เมื่อพูดถึงการทำแผนที่ความคิดแบบดิจิทัล (บนคอมพิวเตอร์) มีเครื่องมือมากมายที่สามารถทำได้ อย่างไรก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่ควรค่าแก่การตรวจสอบ ก็เรียกว่า FreeMind .

ชื่อนี้บอกใบ้ค่อนข้างดีว่าเครื่องมือนี้ใช้งานได้ฟรี และนั่นก็เป็นสิ่งที่ดี แต่มีข่าวดีมากกว่า — มีเวอร์ชันสำหรับแพลตฟอร์มและระบบปฏิบัติการยอดนิยมส่วนใหญ่ ไม่เพียงเท่านั้น แต่คุณยังสามารถดาวน์โหลดไบนารี (FreeMind เป็นโครงการโอเพ่นซอร์สที่แท้จริง)

แต่ข่าวดีก็คือ FreeMind เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย รวดเร็วที่สุด และเล็กที่สุด (ในแง่ของหน่วยความจำและพื้นที่ดิสก์ที่ใช้) ที่มีอยู่ โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำแผนที่ความคิดที่มีอยู่โฆษณา

( หากคุณต้องการเครื่องมือออนไลน์ในการจัดการกับไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบ MindMeister . มันดูค่อนข้างน่าประทับใจด้วย มันมีฟังก์ชันที่สำคัญทั้งหมดสำหรับการทำแผนที่ความคิด และยังมีสิ่งอื่นอีกมากมาย เช่น ความสามารถในการรวมไฟล์แนบ รูปภาพ PDF และไฟล์อื่นๆ แต่มันไม่ฟรี แผนราคาไม่แพงที่มีอยู่คือ .99 ต่อเดือน)

รายการงานถัดไป รายการในอนาคต/บางที กำลังรอรายการ

รายการของคุณซึ่งมีรายการงานถัดไปเป็นผู้นำ เป็นที่ที่คุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานกับ GTD ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเข้าถึงได้ง่ายและใช้งานได้ง่าย การเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ทางออนไลน์จากคอมพิวเตอร์และระบบปฏิบัติการทุกเครื่องก็เป็นสิ่งที่ดีเช่นกัน

นี่คือที่ จดจำนม เข้ามาเล่นอีกแล้ว ฉันได้อธิบายรายละเอียด RTM ไว้ก่อนหน้านี้ในโพสต์นี้ ดังนั้นฉันแน่ใจว่าคุณจะเห็นคุณค่าของมันเมื่อต้องทำงานกับรายการทุกประเภท

ประโยชน์เพิ่มเติมของการใช้เครื่องมือเพียงชิ้นเดียวสำหรับรายการทั้งหมดของคุณคือ คุณไม่จำเป็นต้องเล่นกับชื่อล็อกอินและไฟล์ในเครื่องที่แตกต่างกันมากมาย วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการมุ่งเน้นที่เครื่องมือจำนวนน้อยที่สุดและปรับให้เข้ากับนิสัยการทำงานของคุณเสมอ

ปฏิทิน

นี่เป็นเรื่องง่าย และฉันแน่ใจว่าคุณจะเห็นมันกำลังมา...

4. Google ปฏิทิน

ฉันไม่คิดว่าฉันต้องโน้มน้าวคุณว่าทำไม Google ปฏิทิน ดีมาก. ฉันแน่ใจว่าคุณได้สมัครใช้งานแล้ว (หรือเครื่องมือ/โซลูชันที่คล้ายกัน)

ลักษณะที่สำคัญที่สุดของเครื่องมือปฏิทิน GTD คือ:

• ได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ (พร้อมอินเทอร์เน็ต)
• รองรับการเตือนความจำ
• รองรับหลายปฏิทินสำหรับผู้ใช้คนเดียว
• รองรับการแชร์กิจกรรมกับผู้ใช้รายอื่น
• รองรับกิจกรรมต่อเนื่อง

และ Google ปฏิทินก็ครอบคลุมทุกอย่าง นอกจากนี้ยังมีแอพมากมายสำหรับทุกแพลตฟอร์มมือถือโฆษณา

ไฟล์ทรัพยากร/อ้างอิง

ปัญหาเดียวของไฟล์ทรัพยากรคือต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างดี เข้าถึงได้ และควรหาได้จากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้สองสิ่ง

1. ขั้นแรก ให้สร้างไดเร็กทอรี/โฟลเดอร์ที่ใดที่หนึ่งบนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ ไดเร็กทอรีนี้จะมีทรัพยากรทั้งหมดของคุณ – สิ่งที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงเมื่อทำงานในโครงการของคุณ เป็นหน้าที่ของคุณในการจัดระเบียบไดเรกทอรีนี้อย่างดี และทำให้ง่ายต่อการเข้าใจมากที่สุด
2. ถัดไป เชื่อมต่อกับ Dropbox

5. Dropbox

Dropbox เป็นเครื่องมือที่ให้คุณซิงโครไนซ์ข้อมูลของคุณระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่องที่คุณใช้ แต่ยังดีสำหรับการเข้าถึงเนื้อหาของคุณทางออนไลน์โดยตรงผ่านเว็บไซต์ของ Dropbox

ทั้งหมดนี้ทำให้เหมาะสำหรับการทำหน้าที่เป็นฐานไฟล์อ้างอิง GTD ไม่เพียงแต่คุณสามารถซิงโครไนซ์ไฟล์ของคุณในทุกเครื่องที่คุณใช้ แต่คุณยังได้รับข้อมูลสำรองออนไลน์ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลของคุณจะหายไปในชั่วข้ามคืนหลังจากฮาร์ดไดรฟ์ทำงานผิดปกติ

หากคุณเพียงแค่ใช้ Dropbox เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุด คุณสามารถใช้แผนบริการฟรีได้ (พื้นที่ดิสก์สูงสุด 2GB ที่พร้อมใช้งาน แม้ว่าคุณจะได้รับพื้นที่ว่างโดยการเชิญผู้อื่นเข้าร่วมบริการ) หลังจากนั้นคุณสามารถอัพเกรดบัญชีของคุณเป็น .ได้อย่างง่ายดาย ธ.ค. 50 โดยที่คุณจะได้รับ 50GB สำหรับการชำระเงินเพียงเล็กน้อยที่ .99 ต่อเดือน

บทสรุป

อย่างที่คุณเห็น คุณต้องการเพียงเครื่องมือ 5 อย่างในการปรับใช้ GTD ในชีวิตของคุณอย่างเต็มที่ (อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์อีเมลทุกรายการถือเป็นหนึ่งเดียว) และนี่เป็นสิ่งที่ดีเพราะยิ่งคุณใช้เครื่องมือน้อยเท่าไร ก็ยิ่งทำให้เกมของคุณทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นเท่านั้น และทำให้มันใช้งานได้สำหรับคุณ หากคุณเริ่มใช้เครื่องมือมากเกินไป จะกลายเป็นภาระแทนการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการทำงาน

คุณใช้เครื่องมือใดเป็นส่วนหนึ่งของแนวทาง GTD ของคุณ กรุณาแบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง

(เครดิตภาพ: ชุดเครื่องมือช่างสกปรก ผ่าน Shutterstock) โฆษณา