วันที่ 6 สิงหาคม 1991 โลกเปลี่ยนไปตลอดกาลเมื่ออินเทอร์เน็ตเผยแพร่สู่สาธารณะ น้อยกว่า 30 ปีต่อมา ชีวิตของเราเปลี่ยนแปลงไปอย่างไม่อาจเพิกถอนได้ ตอนนี้เราสามารถเรียนรู้ สำรวจ และสื่อสารได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งทั้งน่าทึ่งและอย่างที่เราทุกคนทราบกันดีว่าเป็นอันตรายต่อประสิทธิภาพการทำงานของเรา^[1]. จึงเป็นที่มาของคำถามว่า Block scheduling คืออะไร? ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญ

เพื่อความชัดเจน อินเทอร์เน็ตไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวในชีวิต และในขณะที่ประสิทธิภาพการทำงานได้กลายเป็นคำศัพท์ขนาดใหญ่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่ก็เป็นเพียงการวัดความก้าวหน้า: คุณกำลังทำสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือไม่ ก้าวไปสู่เป้าหมายอย่างแข็งขัน ?

ผู้เขียน Neil Pasricha เขียนใน Harvard Business Review^[สอง]:

ในขณะที่โลกของเรายุ่งวุ่นวายและโทรศัพท์ของเราดังขึ้น ทรัพยากรที่หายากที่สุดสำหรับเราทุกคนก็กลายเป็นความสนใจและผลลัพธ์ที่สร้างสรรค์ และถ้าคุณไม่ใช้เวลาในการนำเสนอสิ่งใหม่และสวยงามในโลก คุณค่าของคุณก็จะลดลงอย่างรวดเร็ว

ผู้ประกอบการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับความรู้สึกนี้ Pasricha แก้ปัญหาความท้าทายด้านการผลิตของตนเองโดยกำหนดวันที่ไม่มีใครแตะต้องได้ซึ่งป้องกันเขาจากการส่งข้อความ โทรศัพท์ การประชุม การแจ้งเตือน หรือการนัดหมายใดๆ เขากล่าวว่าเซสชั่นที่มุ่งเน้นเหล่านี้ทำให้เขาสามารถสร้างงานที่สร้างสรรค์และคุ้มค่าที่สุดของเขาได้

ฉันชอบแนวทางของ Pasricha แต่ก็ไม่ได้เป็นจริงสำหรับฉันเสมอไป ในฐานะผู้ก่อตั้งและ CEO ของ JotForm ฉันต้องชั่งน้ำหนักการตัดสินใจในแต่ละวัน ตั้งแต่การจ้างงาน แผนงานผลิตภัณฑ์ ไปจนถึงการวางแผนทางการเงิน ฉันสงสัยว่าผู้ก่อตั้งคนอื่นรู้สึกแบบเดียวกัน แต่ฉันเชื่อในพลังของงานที่มุ่งเน้น ซึ่งเป็นเหตุผลที่ฉันแนะนำการจัดกำหนดการบล็อกด้วย

สารบัญ

1. Block Scheduling คืออะไร?
2. วิธีใช้การบล็อกเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิต
3. ประโยชน์ของการตั้งเวลาบล็อก
4. ความคิดสุดท้าย
5. เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลา

Block Scheduling คืออะไร?

ผู้ประกอบการมักจะโอ้อวดการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเพื่อเป็นเครื่องราชอิสริยาภรณ์ หลังจากนั้น, เริ่มต้นธุรกิจ เป็นการชักเย่อระหว่างลำดับความสำคัญที่แข่งขันกัน

อย่างไรก็ตาม ในขณะที่การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจรู้สึกว่ามีประสิทธิภาพ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 40% การเปลี่ยนงานทิ้งสิ่งที่ ดร. โซฟี เลอรอย เรียกว่า ความสนใจตกค้าง^[3]ซึ่งหมายความว่าเรายังคงคิดถึงกิจกรรมก่อนหน้าในขณะที่เราเริ่มกิจกรรมต่อไป^[4].โฆษณา

นี่คือจุดที่การตั้งเวลาบล็อกสามารถส่องแสงได้ การตั้งเวลาบล็อกคืออะไรกันแน่?

เรามักจะคุ้นเคยกับแนวคิดของการจัดกำหนดการบล็อกในโรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลาย คุณน่าจะได้รับตารางเวลาที่มีจำนวนชั้นเรียนที่แน่นอนต่อวัน โดยทั้งหมดจะถูกบล็อกตามเวลาเรียนในแต่ละปีการศึกษา นี่คือการตั้งเวลาบล็อกพื้นฐาน

เรียกอีกอย่างว่าการบล็อกเวลา การจัดกำหนดการบล็อกคือวิธีปฏิบัติในการจัดสรรเวลาจำนวนมากให้กับงานที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดวันจันทร์สำหรับการประชุมและวันอังคารสำหรับกลยุทธ์ครูมักใช้การตั้งเวลาบล็อกเมื่อสร้างแผนการสอนมีแนวทางต่างๆ มากมาย ซึ่งเราจะทำในไม่ช้านี้

อันดับแรก นี่คือเหตุผลสำคัญ ธุรกิจเป็นหลัก การแก้ปัญหา . การสร้างกลยุทธ์ การเขียนโค้ด การพัฒนาผลิตภัณฑ์และกิจกรรมมากมายที่ผู้ประกอบการจัดการกับความต้องการและการรบกวนน้อยที่สุด สิ่งเหล่านี้เป็นงานของมนุษย์โดยเนื้อแท้ที่ไม่สามารถแทนที่ด้วย AI ได้ง่ายๆ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับความสามารถของคุณในการเจาะลึก

แคล นิวพอร์ต ผู้เขียน Deep Work: กฎแห่งความสำเร็จในโลกที่ฟุ้งซ่าน กล่าวในการสัมภาษณ์ปี 2017:

โฟกัสเป็นสัดส่วนหลักของเศรษฐกิจนี้

ผู้ประกอบการใช้ความคิดในการเปิดความคิดและสร้างมูลค่า ดังนั้น ความสามารถในการมีสมาธิจึงเกือบจะเหมือนเป็นมหาอำนาจ^[5].

การจัดกำหนดการบล็อกยังช่วยให้คุณสร้างงานคุณภาพสูงขึ้นได้ในเวลาที่น้อยลง กฎของพาร์กินสันถือได้ว่างานนั้นขยายออกไปเพื่อเติมเต็มเวลาที่มีให้เสร็จ^[6]ซึ่งเป็นสาเหตุที่การตั้งค่าการจำกัดเวลาสามารถยุบงานบอลลูนได้โฆษณา

วิธีใช้การบล็อกเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิต

เราทุกคนมีจังหวะและความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการบล็อกเวลาที่ประสบความสำเร็จ และจะต้องมีการลองผิดลองถูกบ้าง ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มต้น

1. ประเมินปฏิทินของคุณ

การประเมินกำหนดการปัจจุบันของคุณอาจทำได้ยากอย่างน่าประหลาดใจ เนื่องจากพวกเราเพียงไม่กี่คนสามารถประมาณเวลาที่งานต้องใช้ได้อย่างแม่นยำ หากรู้สึกง่ายขึ้น ให้ติดตามว่าคุณใช้เวลาตลอดทั้งสัปดาห์อย่างไร จดบันทึกแต่ละกิจกรรม—แม้กระทั่งอีเมล 10 นาทีและการเลื่อนโซเชียลมีเดีย 15 นาทีระหว่างการประชุม

เมื่อคุณรู้ว่าคุณใช้เวลาไปอย่างไรแล้ว คุณจะรู้ว่าควรเก็บอะไรไว้และทิ้งอะไรไว้เมื่อคุณเริ่มจัดตารางใหม่ได้ง่ายขึ้น

2. มองหารูปแบบ

หลังจากที่คุณได้จัดทำเอกสารทั้งสัปดาห์แล้ว ให้จัดกลุ่มงานออกเป็นหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมหมวดหมู่ต่อไปนี้:

• ธุรการ
• ประชุม
• งานสร้างสรรค์
• อีเมล
• เวลาส่วนตัว.

คุณยังสามารถติดป้ายกำกับงานตามความรู้สึกของคุณขณะทำ หรือวิธีที่งานเหล่านั้นส่งผลต่อระดับพลังงานของคุณในระดับ 1-10 ทำทุกอย่างที่เหมาะสมกับคุณ

3. จัดเรียงบล็อกเวลาของคุณ

ทดลองกับรูปแบบการจัดกำหนดการบล็อกต่างๆ ตัวอย่างเช่น เช้าวันหนึ่งอาจมีลักษณะดังนี้:

• 8-9am: ตอบกลับอีเมล
• 9-10 น.: เขียนข้อเสนอทางการตลาด
• 10-11 น.: ระดมสมองและวางแผนสำหรับโครงการของลูกค้า A
• 11.00 น. - 12.00 น.: พบกับลูกค้า A เพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิด

อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบว่าคุณมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นทันทีหลังจากตื่นนอน ในกรณีนั้น คุณต้องการย้ายการระดมความคิดและการวางแผนไปยังช่องก่อนหน้า หากการตอบกลับอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดเมื่อคุณรู้สึกเซื่องซึมหลังรับประทานอาหารกลางวันโฆษณา

อ่านอารมณ์และความสามารถของคุณตลอดทั้งวันเพื่อหาสิ่งที่จะได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ

ท้ายที่สุด เป้าหมายคือหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนเกียร์ตลอดทั้งวัน สัปดาห์ และอาจถึงเดือนด้วยซ้ำ ฉันตระหนักดีว่าสิ่งนี้ไม่ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ แต่สิ่งนี้อาจมีคุณค่าอย่างเหลือเชื่อ

การใช้เวลาทั้งวันกับโปรเจ็กต์ที่คุณไม่ชอบ เช่น งานธุรการหรือการประชุม อาจรู้สึกลำบากใจ แต่การปิดกั้นโครงการเหล่านั้นให้เป็นวันเดียวอาจทำให้เวลาที่เหลือในสัปดาห์ของคุณมีประสิทธิผลและสนุกสนานมากขึ้นอย่างไม่มีขีดจำกัด คุณมีอิสระที่จะรับมือกับความท้าทายของผู้ประกอบการที่ทำให้เลือดไหลเวียนได้

4. สร้างธีมวัน

หากคุณเป็นคนที่ต้องจดจ่อกับหลายสิ่งหลายอย่างในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ คุณอาจพบว่าการสร้างธีมสำหรับแต่ละวันมีประโยชน์มากกว่าการบล็อกวันของคุณให้เป็นงานแต่ละอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าวันจันทร์เป็นวันระดมความคิด/วางแผน วันอังคารเป็นวันบริหาร ฯลฯ

หากคุณใช้เส้นทางนี้ ฉันแนะนำให้จัดตารางเวลาอย่างน้อยหนึ่งวันครอบครัวเสมอ จะช่วยให้คุณมีเวลาให้กับคนสำคัญในชีวิตและให้เวลาสมองได้พักผ่อน

ประโยชน์ของการตั้งเวลาบล็อก

เมื่อคุณได้คำตอบแล้ว การกำหนดตารางเวลาการบล็อกคืออะไร? และรู้วิธีใช้ให้ถูกวิธี คุณจะพบกับสิทธิประโยชน์มากมาย นี่เป็นเพียงไม่กี่

การผัดวันประกันพรุ่ง

หากคุณมีกำหนดการและรู้ว่าคุณมีเวลาเพียงชั่วโมงเดียวในการทำงานบางอย่างให้เสร็จ การหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งจะง่ายกว่ามาก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีหยุดผัดวันประกันพรุ่ง โปรดดูที่ บทความนี้ .โฆษณา

สร้างการประมาณเวลาที่สมจริง

เมื่อคุณทำงานกับการบล็อกเวลามาระยะหนึ่งแล้ว คุณจะได้เรียนรู้ว่ากิจกรรมใดใช้เวลามากที่สุด/น้อยที่สุด คุณอาจต้องปรับตารางเวลาในช่วงเดือนแรกหรือประมาณนั้นเพื่อให้ถูกต้อง แต่อดทนรอ คุณจะยังคงเรียนรู้ที่จะประมาณการตามเวลาจริงของงานนั้นๆ

พัฒนาโฟกัสและความสนใจมากขึ้น

เมื่อตารางงานของคุณไม่มีที่ว่างมากสำหรับการเลื่อนดูโซเชียลมีเดียหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน คุณจะพบว่าสมองของคุณทุ่มเทให้กับ ให้ความสนใจ ให้กับงานที่ทำอยู่ คุณจะตอบสนองต่อขีดจำกัดที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเองและจะมุ่งมั่นทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

ความคิดสุดท้าย

ผู้ก่อตั้งส่วนใหญ่ต้องการอิสรภาพ ทว่า ตารางงาน งาน และบรรทัดฐานทางสังคมของโรงเรียนทำให้เราต้องทำงานกับกำหนดการแบบเดิมๆ และทัศนคติเชิงโต้ตอบ ก่อนที่เราจะรู้ตัว เราได้สร้างตารางการทำงานขึ้นใหม่ซึ่งย้อนไปถึงศตวรรษที่ 19 แม้กระทั่งในบริษัทของเราเอง การจัดกำหนดการบล็อกไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือในการเพิ่มผลผลิตเท่านั้น มันเป็นวิธีการทวงเวลาของคุณกลับคืนมา^[7].

ในช่วง 14 ปีที่ JotForm ของฉัน ฉันตระหนักดีว่าการเติบโตของธุรกิจหมายถึงการทำสิ่งที่สร้างผลกระทบมากที่สุดให้มากขึ้น ฉันไม่ประสบความสำเร็จเสมอไป แต่ฉันพยายามทุ่มเทเวลาและพลังงานในส่วนที่มีความสำคัญ และฉันรู้ว่างานยุ่งไม่ได้มีความหมายเหมือนกันกับประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณรู้สึกแบบเดียวกัน ให้ลองบล็อกเวลาดู แบ่งปันการทดลองของคุณในการจัดกำหนดการกับเพื่อนร่วมงานและสมาชิกในครอบครัวเพื่อให้พวกเขาเข้าใจการเปลี่ยนแปลงและสามารถสนับสนุนคุณได้

สุดท้าย อย่ากังวลว่าจะต้องทำให้ถูกต้องทันที คุณอาจต้องอยู่ภายใต้ประทุนของปฏิทินของคุณและคนจรจัดสักหน่อย ค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ จากนั้นปกป้องกำหนดการใหม่ของคุณในทุกกรณี

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลา

• การบริหารเวลาคืออะไรและจะจัดการเวลาของคุณอย่างไรอย่างชาญฉลาด
• 7 เคล็ดลับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ
• วิธีการมุ่งเน้นและเพิ่มผลผลิตของคุณ (คู่มือขั้นสุดท้าย)

เครดิตภาพเด่น: วิลเลียม อีเวน ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง